Digital Transformation #23: Chuyển đổi số hoạt động kế toán, bảo mật là yếu tố tiên quyết
Năm 2020, Bizzi, một startup xử lý tự động hoá đơn điện tử đã huy động thành công khoản đầu tư hạt giống từ quỹ 500 Startups Vietnam. Trong bối cảnh đại dịch, nhà đầu tư đã nhìn thấy điều gì ở một startup mảng kế toán như Bizzi?
Để tìm hiểu về câu chuyện chuyển đổi số các hoạt động kế toán, Brands Vietnam đã có buổi trao đổi với ông Vũ Trọng Nghĩa, Đồng sáng lập và Giám đốc Điều hành của Bizzi.
* Đầu tiên, ông có thể chia sẻ về các xu hướng tác động đến chuyển đổi số trong mảng kế toán?
Trước hết, chúng ta có thể nhắc đến xu hướng có tác động mạnh mẽ nhất: sử dụng hoá đơn điện tử trong hoạt động doanh nghiệp.
Có thể nói tháng 7/2022 là một cột mốc đáng chú ý với ngành kế toán. Bởi từ thời điểm này, việc sử dụng hoá đơn điện tử là bắt buộc với tất cả doanh nghiệp. Trước đó, từ tháng 11/2019, Tổng cục Thuế đã khuyến khích doanh nghiệp chuyển đổi từ hoá đơn giấy sang hoá đơn điện tử.
Trong mảng tài chính – kế toán nói chung, hoá đơn là một chứng từ quan trọng. Tại Việt Nam, hoá đơn còn liên quan đến quá trình kê khai thuế. Do đó, việc chuyển đổi từ hoá đơn giấy sang hoá đơn điện tử giúp doanh nghiệp tinh giản nhiều bước nhập liệu hoá đơn cũng như dễ dàng trong đối chiếu, đối soát. Hiện nay trên thị trường, khá nhiều doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử, tôi cho rằng tỷ lệ lên đến 70-80% doanh nghiệp, đa phần hoạt động tại các thành phố lớn.
Chuyển đổi từ hoá đơn giấy sang hoá đơn điện tử giúp doanh nghiệp tinh giản nhiều bước nhập liệu cũng như dễ dàng trong đối chiếu, đối soát
Nguồn: Freepik
Xu hướng thứ hai là sự phát triển mạnh mẽ của việc tự động hoá quy trình bằng Robot (RPA – Robotic Process Automation). Trước đây, RPA hoạt động tương tự Macro trong Excel, giúp tự động hoá các thao tác lặp đi lặp lại khi xử lý dữ liệu kế toán theo lệnh lập trình sẵn. Hiện nay, công nghệ này đã có phiên bản RPA 4.0, được tích hợp công nghệ Machine Learning (ML – máy học), Artificial Intelligence (AI – trí tuệ nhân tạo), giúp xử lý ngôn ngữ tự nhiên tốt hơn, tăng độ chính xác.
Thứ ba là sự phổ biến của các giải pháp được triển khai trên nền tảng điện toán đám mây. Ưu điểm của những dịch vụ, giải pháp trên nền tảng điện toán đám mây nói chung là tốc độ triển khai nhanh với quy mô lớn, tính đồng bộ hoá và khả năng lưu trữ dữ liệu tập trung với các tiêu chuẩn về bảo mật. Ví dụ như với dịch vụ lưu trữ hoá đơn của Bizzi, doanh nghiệp có thể đăng ký trong vài phút là có thể sử dụng ngay, lưu trữ và đồng bộ hoá đơn từ bất cứ máy tính, nhà máy, cửa hàng nào.
* Như vậy, theo ông, động lực nào khiến các doanh nghiệp chuyển đổi số trong lĩnh vực này?
Có thể nói động lực lớn nhất trong thời điểm hiện tại khiến doanh nghiệp nhanh chóng chuyển đổi số hoạt động kế toán là COVID-19.
Động lực lớn nhất trong thời điểm hiện tại khiến doanh nghiệp nhanh chóng chuyển đổi số hoạt động kế toán là COVID-19.
Đầu tiên, có thể kể đến việc tổ chức và vận hành doanh nghiệp phải thay đổi rất nhiều để thích ứng với tình hình dịch bệnh. Doanh nghiệp khó có thể duy trì môi trường làm việc như trước đây. Triển khai làm việc tại nhà dẫn đến nhiều bất cập trong quy trình làm việc nếu lệ thuộc vào các hoạt động xử lý giấy tờ, chứng từ kế toán bằng thao tác thủ công. Đó là thời điểm hoá đơn điện tử toả sáng, giúp kế toán duy trì công việc xuyên suốt.
Thứ hai, với yêu cầu luôn tối ưu lợi nhuận, doanh nghiệp cần (1) tăng doanh thu hoặc/ và (2) giảm chi phí. Trong thời điểm khó có thể tăng doanh thu như bây giờ thì có lẽ việc ứng dụng các giải pháp số hoá nói chung giúp doanh nghiệp có thể giảm nhiều chi phí như chi phí vận hành, chi phí lưu trữ... và giúp kế toán có thời gian giải quyết các công việc khác tạo ra giá trị nhiều hơn. Ví dụ, một doanh nghiệp thường chi 5.000-6.000 đồng cho mỗi hoá đơn được xử lý. Còn khi ứng dụng công nghệ như RPA, chi phí có thể giảm xuống chỉ còn khoảng 1.000 đồng cho mỗi hoá đơn mà thôi.
Mặt khác, cũng cần lưu ý một động lực không nhỏ khác đó là quá trình chuyển đổi số giảm tối đa việc thất lạc hoá đơn và các sai sót trong quá trình nhập liệu. Có thể nói, các giải pháp chuyển đổi số hiện tại giúp doanh nghiệp quản lý các chứng từ dễ dàng hơn rất nhiều, có thể kể đến các dịch vụ lưu trữ đám mây giúp giải quyết nỗi lo mất, hư hỏng hoá đơn. Bên cạnh đó, công nghệ RPA tôi có nhắc đến ở trên còn có khả năng kiểm tra, xác thực các tiêu chí cần thiết (chữ ký điện tử, đối chiếu với cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế…) để đảm bảo tính hợp lệ của hoá đơn.
* Có thể thấy, ứng dụng số hoá trong hoạt động kế toán giúp doanh nghiệp tối ưu về mặt chi phí, giảm thiểu rủi ro cũng như đơn giản hoá quá trình vận hành. Vậy đâu là rào cản của các doanh nghiệp trong quá trình số hoá này?
Tôi nghĩ rào cản lớn nhất có lẽ đến từ mặt nhận thức về sự cần thiết.
Doanh nghiệp thường phải giải quyết khối lượng hoá đơn rất lớn mỗi ngày
Nguồn: Envato
Với các doanh nghiệp lớn, bài toán giải quyết khối lượng hoá đơn rất lớn mỗi ngày bắt buộc họ phải ứng dụng công nghệ. Ví dụ như trường hợp khoảng đầu năm 2021, Grab được yêu cầu phải xuất hoá đơn điện tử cho từng chuyến đi. Nhiều doanh nghiệp đột nhiên phải xử lý quá nhiều hoá đơn từ Grab tìm đến Bizzi để tự động hoá khâu nhận, kiểm tra và xuất dữ liệu.
Còn đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn, số lượng hoá đơn ít hơn khiến họ phân vân, cảm thấy việc số hoá là chưa cần thiết, dù hiểu tầm quan trọng của mảng kế toán tài chính trong vận hành doanh nghiệp.
Hiện nay, các doanh nghiệp nhỏ đa phần xử lý và quản lý hoá đơn thông qua kế toán hoặc các công ty dịch vụ kế toán. Tuy nhiên, chỉ đến khi việc thiếu chặt chẽ, sơ suất trong quản lý chứng từ gây ra các vấn đề liên quan đến thuế, chủ doanh nghiệp mới chú ý hơn việc hệ thống hoá, lưu trữ hoá đơn nói riêng và chuẩn hoá hoạt động kế toán nói chung.
* Tại sao ông quyết định khởi nghiệp Bizzi?
Cuối năm 2018, tôi bắt đầu chú ý đến quyết định khuyến khích sử dụng hoá đơn điện tử. Tôi tin đây là một cột mốc quan trọng thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp nhanh hơn.
Tuy nhiên, tại thời điểm đó, theo quan sát của tôi, đa phần các ông lớn như FPT, Viettel, BKAV đều chạy đua đầu tư và ra mắt các dịch vụ xuất hoá đơn điện tử đầu ra. Chưa đơn vị nào cung cấp giải pháp xử lý các hoá đơn đầu vào của doanh nghiệp. Như ở trên có nhắc, quá trình kiểm tra, đối soát hoá đơn đầu vào khá phức tạp và tốn thời gian. Tôi không muốn kế toán lãng phí thời gian vào những hoạt động nhập liệu như vậy.
Đó là lý do tháng 2/2020, tôi bắt đầu khởi nghiệp Bizzi, với giải pháp đầu tiên là tự động hoá xử lý hoá đơn đầu vào cho doanh nghiệp.
* Việc ứng dụng tự động hoá quản lý hoá đơn sẽ khiến công việc kế toán khác trước đây như thế nào?
Anh Vũ Trọng Nghĩa (trái) và anh Nguyễn Bảo Nguyên
Nguồn: Bizzi
Từ trước đến nay, kế toán là người phụ trách nhận, xử lý và sắp xếp hoá đơn của công ty. Hiện tại, nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ phát hành hoá đơn điện tử, dẫn đến hiện trạng mỗi đối tác lại gửi hóa đơn điện tử theo mỗi cách khác nhau. Như, có bên thì gửi đường link kèm mã tra cứu, bên thì gửi Username và Password, bên lại gửi file đính kèm PDF... Kế toán phải tìm cách, tải file XML (file có giá trị pháp lý) về kiểm tra, nhập liệu, lưu trữ... Bước này tốn rất nhiều thời gian, công sức của họ.
Giải pháp tự động hoá xử lý hoá đơn đầu vào của Bizzi có thể giúp kế toán tiết kiệm đến 80% thời gian so với quá trình xử lý thủ công. Dựa trên nền tảng tự động hoá ứng dụng ML, Bizzi hỗ trợ doanh nghiệp tự động nhận, lưu trữ hoá đơn điện tử với quy trình tải và quản lý hoá đơn tinh gọn. Song song, kế toán cũng có thể trích xuất dữ liệu phù hợp với phần mềm kế toán và hệ thống họ đang sử dụng để đối chiếu.
Khi ấy, khối lượng công việc của kế toán giảm đi rất nhiều, họ có thể dành thời gian nhiều hơn cho những nghiệp vụ kế toán khác như kiểm soát, quản lý dòng tiền... Đồng thời, kế toán cũng sẽ không cần lo lắng về các rủi ro thường thấy như: mất hoá đơn, trùng hoá đơn, hoá đơn không hợp lệ...
* Với các dữ liệu tài chính thì bảo mật là yếu tố luôn được doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Ông có thể chia sẻ về quá trình bảo mật dữ liệu khách hàng hoá đơn của Bizzi?
Đúng như vậy, dữ liệu tài chính luôn cần bảo mật tối đa. Chúng tôi đảm bảo quy trình mã hoá dữ liệu theo chuẩn các công ty kế toán hàng đầu thế giới. Hạ tầng Bizzi cũng được bảo mật với Amazon Web Services. Ngoài ra, Bizzi cũng áp dụng tiêu chuẩn quốc tế về quản lý thông tin ISO 27001. Tiêu chuẩn này vạch ra phương pháp để đánh giá các hệ thống quản lý an ninh thông tin và chứng nhận đạt chuẩn cho hệ thống đó. Nhờ vậy, Bizzi có cơ hội làm việc với nhiều khách hàng khó tính, yêu cầu khắt khe về bảo mật như các công ty được niêm yết trên sàn chứng khoán, công ty đa quốc gia...
Dữ liệu tài chính luôn cần bảo mật tối đa.
* Vậy định hướng phát triển của Bizzi trong thời gian sắp tới là gì?
Sứ mệnh ban đầu của Bizzi là ứng dụng công nghệ tự động hoá, RPA kết hợp với sức mạnh của AI, ML để tăng tính tự động hoá cho các quy trình kế toán.
Sau khi giải quyết câu chuyện xử lý hoá đơn đầu vào, chúng tôi đã tiếp tục ra mắt các giải pháp liên quan để hỗ trợ kế toán đối chiếu hoá đơn với các chứng từ khác như phiếu mua hàng nhập kho, đơn đặt hàng... Tất cả giải pháp đều nhằm rút gọn thời gian xử lý công việc lặp đi lặp lại cho đội ngũ kế toán của doanh nghiệp.
Ngoài ra, chúng tôi không chủ trương phát triển dịch vụ dàn trải mà sẽ hợp tác, tích hợp với các phần mềm, hệ thống khác để giải quyết triệt để bài toán của khách hàng. Hiện tại, chúng tôi cũng có tích hợp giải pháp quản lý hợp đồng điện tử của đối tác khác cho một doanh nghiệp xây dựng. Điều này giúp doanh nghiệp đơn giản hoá quy trình làm việc, không phải sử dụng quá nhiều phần mềm, hệ thống khác nhau.
* Cảm ơn những chia sẻ của ông.
Xem thêm bài viết cùng chuyên mục tại đây.
Diệu Uyên / Brands Vietnam
* Nguồn: Brands Vietnam