Giải mã sự thành công của chuyển đổi số

Những nỗ lực thay đổi truyền thống đã không dễ dàng, chuyển đổi số thậm chí còn khó khăn hơn. Nhưng kết quả từ những chuyển đổi hiệu quả đã chỉ ra năm yếu tố giúp bạn thành công.

Khi công nghệ kỹ thuật số đang định hình lại các ngành công nghiệp, nhiều công ty đã nỗ lực thay đổi với quy mô lớn để đạt được lợi ích từ xu hướng này, hay chỉ đơn giản là nhằm bắt kịp đối thủ cạnh tranh. Theo một khảo sát của McKinsey Global về chuyển đổi số, 8/10 người được hỏi cho rằng tổ chức của họ đã thực hiện những nỗ lực đó trong suốt 5 năm. Tuy nhiên thành công trong việc chuyển đổi số là rất hiếm hoi. Trong những nghiên cứu mới nhất cho thấy có ít hơn 1/3 công ty thực hiện chuyển đổi thành công trong việc cải thiện hiệu suất và duy trì được khả năng đó, còn kết quả mới nhất cho thấy tỷ lệ chuyển đổi số thành công là rất thấp.

Những người báo cáo chuyển đổi thành công cũng chỉ ra 21 cách giúp quá trình chuyển đổi số hiệu quả hơn. Có thể chia những đặc điểm này thành 5 nhóm: lãnh đạo, xây dựng năng lực, trao quyền cho người lao động, nâng cấp công cụ và giao tiếp. Những danh mục này sẽ đề xuất cách thức giúp công ty có thể cải thiện khả năng chuyển đổi số.

Chuyển đổi đã khó, chuyển đổi số càng khó hơn

Qua nhiều năm nghiên cứu về việc chuyển đổi số, chúng tôi nhận thấy rằng tỷ lệ thành công cho nỗ lực này luôn thấp: ít hơn 30%. Kết quả năm nay cho thấy chuyển đổi số dường như khó hơn nhiều lần. Chỉ 16% người được hỏi cho rằng chuyển đổi số cho doanh nghiệp đã cải thiện hiệu suất thành công và trang bị cho họ khả năng thích ứng thay đổi trong thời gian dài. 7% cho biết hiệu suất có cải thiện nhưng những cải thiện về sau không được duy trì lâu.

Thậm chí những ngành có chuyên môn về công nghệ, như công nghệ cao (High-tech), truyền thông (Media), viễn thông (Telecom) cũng gặp khó khăn khi chuyển đổi số. Trong những ngành này, tỷ lệ thành công hiện chưa vượt quá 26%. Những ngành truyền thống như dầu khí, ô tô, cơ sở hạ tầng, dược phẩm, việc chuyển đổi số trở nên thách thức hơn khi tỷ lệ thành công rơi vào khoảng 4 đến 11%.

Tỷ lệ thành công cũng khác nhau dựa trên quy mô công ty. Tại các tổ chức ít hơn 100 nhân sự, người tham gia khảo sát cho rằng tỷ lệ thành công từ việc chuyển đổi cao hơn 2,7 lần so với công ty có hơn 50.000 nhân sự.

Nguồn: Freepik

Cấu trúc của hoạt động chuyển đổi số

Dù việc nỗ lực thay đổi có thành công hay không, nhìn chung quá trình chuyển đổi số hiện nay đều có một số điểm chung. Đầu tiên, doanh nghiệp có xu hướng nhìn vào bên trong khi thực hiện thay đổi, 68% cho biết mục tiêu phổ biến nhất khi chuyển đổi số đó là số hoá mô hình hoạt động của tổ chức. Ít hơn 50% cho rằng mục tiêu của họ là ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới hoặc tương tác với đối tác thông qua kênh kỹ thuật số. Chuyển đổi số cũng có xu hướng mở rộng phạm vi. 8/10 người trả lời rằng nỗ lực thay đổi gần đây của họ liên quan đến đa chức năng, đơn vị kinh doanh hoặc cả tổ chức. 

Ngoài ra, việc áp dụng công nghệ đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số. Trung bình những người được hỏi cho rằng tổ chức của họ sử dụng 4 trong 11 công nghệ, chẳng hạn công cụ web truyền thống được sử dụng nhiều nhất trong các nỗ lực chuyển đổi.

Kết quả khảo sát cho thấy những công ty chuyển đổi thành công thường sử dụng nhiều công nghệ hơn các công ty khác. Việc này có vẻ không hợp lý vì càng nhiều công nghệ sẽ dẫn đến việc chuyển đổi phức tạp hơn, do đó cơ hội để thành công cũng sẽ thấp hơn. Nhưng kết quả khảo sát cho thấy những tổ chức khi sử dụng nhiều công nghệ phức tạp như trí tuệ nhân tạo (AI), Internet of Things (IoT) và công nghệ Neural Machine-learning nâng cao lại chuyển đổi thành công hơn những công ty khác.

Chìa khoá dẫn đến chuyển đổi số thành công

Sở hữu công nghệ chỉ là một phần của câu chuyện. Kết quả khảo sát chỉ ra công ty nên tận dụng công nghệ như thế nào để tạo ra sự khác biệt trong việc chuyển đổi số so với những công ty còn lại.

Nghiên cứu chỉ ra một tập hợp các yếu tố có thể cải thiện cơ hội chuyển đổi số thành công. Các yếu tố này được chia thành 5 nhóm:

• Có nhà lãnh đạo hiểu biết về kỹ thuật số
• Xây dựng năng lực cho lực lượng lao động trong tương lai
• Trao quyền cho nhân viên để làm theo cách mới
• Nâng cấp công cụ số hàng ngày
• Giao tiếp thường xuyên thông qua phương pháp truyền thống và kỹ thuật số

Có nhà lãnh đạo hiểu biết về kỹ thuật số

Thay đổi trên diễn ra tại các cấp bậc trong quá trình chuyển đổi số, đặc biệt là khi đề cập đến năng lực và khả năng. Gần 70% người được hỏi cho biết đội ngũ lãnh đạo của họ đã thay đổi trong quá trình chuyển đổi số – phổ biến là nhà lãnh đạo đã có nền tảng về công nghệ kỹ thuật số khi tham gia nhóm quản lý.

Thực vậy, việc bổ sung nhà lãnh đạo có am hiểu công nghệ là một trong những chìa khoá dẫn đến việc chuyển đổi thành công. 

Đó là sự tham gia với những vai trò xác định trong việc chuyển đổi bao gồm: lãnh đạo của những sáng kiến cá nhân, lãnh đạo của những chương trình quản lý hay bộ phận chịu trách nhiệm chuyển đổi – những người này cống hiến toàn thời gian cho những nỗ lực thay đổi. Một điều quan trọng nữa đó là sự cam kết của họ vào sự chuyển đổi.

Việc bổ sung nhà lãnh đạo có am hiểu công nghệ là một trong những chìa khoá dẫn đến việc chuyển đổi thành công. 

Một kết quả khác chỉ ra rằng khi đạt thành công do chuyển đổi, doanh nghiệp đó thường có một nhà lãnh đạo hiểu biết về công nghệ. Ít hơn 1/3 số người trả lời rằng tổ chức đã có Giám đốc Kỹ thuật số (Chief Digital Officer – CDO) để hỗ trợ việc chuyển đổi. Nhưng điều này lại giúp việc chuyển đổi thành công cao hơn 1,6 lần so với những công ty khác.

Xây dựng năng lực cho lực lượng lao động

Kết quả khảo sát xác nhận rằng phát triển tài năng và kỹ năng của lực lượng lao động trong doanh nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng nhất dẫn đến thành công trong nỗ lực số hoá. Trong số 21 chìa khoá để thành công, có 3 yếu tố liên quan đến năng lực của lực lượng lao động. Đầu tiên là xác định lại vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân để điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu chuyển đổi. Việc này giúp làm rõ vai trò và năng lực của từng cá nhân mà tổ chức cần. Những người được hỏi cho thấy rằng chuyển đổi số sẽ thành công gấp 1,5 lần khi áp dụng điều này.

2 chìa khoá khác liên quan đến việc tiếp cận vai trò cụ thể của nhà tích hợp và nhà sáng kiến công nghệ, những người giúp thu hẹp khoảng cách giữa doanh nghiệp truyền thống và chuyển đổi số. Họ sẽ thúc đẩy năng lực nội bộ của các thành viên trong tổ chức. Người tích hợp là người thúc đẩy và tổng hợp các phương pháp kỹ thuật số vào cách làm việc hiện có. Bởi vì họ thường có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh và hiểu khía cạnh công nghệ, họ là người nối phần truyền thống và phần kỹ thuật số của doanh nghiệp. Nhà sáng kiến công nghệ cần có những kỹ năng chuyên biệt về kỹ thuật để dẫn dắt công ty trong sáng tạo công nghệ kỹ thuật số.

Ngoài 3 chìa khoá này, các công ty chuyển đổi thành công sẽ tiếp cận nhân tài tốt hơn những công ty khác. Thành công của việc chuyển đổi sẽ cao gấp 3 lần khi một tổ chức đã đầu tư đúng vào nhân tài công nghệ.

Thành công cũng dễ đến khi tổ chức mở rộng kế hoạch nguồn lực và phát triển nhân tài. Ví dụ, 27% người được khảo sát cho rằng chuyển đổi sẽ thành công hơn khi doanh nghiệp đặt mục tiêu tuyển dụng cho những vị trí liên chức năng hay toàn bộ công ty dựa trên những kỹ năng cần phải có – gần như cao gấp 2 lần so với những công ty không có những mục tiêu như vậy.

Trong quá trình tuyển dụng, sử dụng đa dạng phương pháp tiếp cận ứng viên cũng hỗ trợ thành công. Chiến thuật tuyển dụng truyền thống, chẳng hạn tuyển dụng công khai và giới thiệu từ nhân viên trong công ty, không có tác động rõ ràng đến sự thành công, nhưng phương pháp mới hơn hoặc không phổ biến lại có tầm ảnh hưởng. Thành công sẽ đạt ít nhất gấp 2 lần tại tổ chức có chiến dịch tuyển dụng đổi mới (ví dụ tuyển người chơi game hoặc tìm thông điệp ẩn trong code như 1 phần của quy trình tuyển dụng) hoặc tổ chức hội nghị công nghệ hay “hackathons”.

Trao quyền làm việc theo cách mới

Chuyển đổi số đòi hỏi thay đổi về văn hoá và hành vi, ví dụ như chấp nhận rủi ro có tính toán, tăng cường hợp tác và lấy khách hàng làm trung tâm, như những nghiên cứu của chúng tôi đã chỉ ra trước đó. Trong cuộc khảo sát này, kết quả cho thấy có 2 cách chính để công ty có thể chuyển đổi số thành công.

Đầu tiên là củng cố hành vi và cách thức làm việc mới thông qua những cơ chế thủ tục, được coi như là hành động hỗ trợ thay đổi của tổ chức. Một chìa khoá liên quan đến thành công của chuyển đổi số đó là thiết lập các thực hành liên quan đến làm việc theo cách mới. Những người được hỏi cho biết tổ chức đã thiết lập ít nhất 1 cách làm việc mới, ví dụ như học hỏi liên tục hoặc tạo môi trường làm việc mở, như một phần của thay đổi sẽ thành công hơn những tổ chức khác. Một yếu tố khác đó là cho phép nhân viên góp ý cách thực hiện số hoá và áp dụng nó vào đâu. Khi người lao động đưa ra ý tưởng của họ về việc cách doanh nghiệp có thể áp dụng số hoá ở đâu, đáp viên cho biết sẽ có khả năng thành công cao hơn 1,4 lần.

Cách tiếp cận thứ 2 là trao quyền cho nhân viên để đảm bảo họ có vai trò chính trong việc củng cố sự thay đổi. Thành công phụ thuộc vào lãnh đạo cấp cao và những người tham gia trong suốt quá trình chuyển đổi. Một yếu tố liên quan là khuyến khích nhân viên thách thức cách làm cũ. Một số người cho biết lãnh đạo cấp cao và những người tham gia vào những vai trò cụ thể của việc chuyển đổi sẽ có nhiều khả năng thành công hơn đồng nghiệp (gấp 1,5 lần với lãnh đạo cấp cao và 1,7 lần với những người có vai trò chính trong việc chuyển đổi). Một yếu tố khác để thành công là việc chấp nhận rủi ro. Thành công có nhiều khả năng xảy ra hơn khi nhà lãnh đạo cấp cao và nhà lãnh đạo tham gia vào quá trình chuyển đổi và khuyến khích nhân viên thử nghiệm ý tưởng mới. Ví dụ thông qua việc tạo các sản phẩm mẫu thử (prototype) và cho phép nhân viên học từ những thất bại của những thử nghiệm đó. Chìa khoá thứ 3 để thành công đó là những người có vai trò quan trọng đảm bảo đơn vị của họ phối hợp với đơn vị khác khi thực hiện chuyển đổi. Khi người được hỏi cho biết lãnh đạo cấp cao và những người có vai trò chuyển đổi làm điều đó thì khả năng thành công sẽ cao hơn 1,6 và 1,8 lần so với người khác.

Cung cấp công cụ hàng ngày để nâng cấp kỹ thuật số

Đối với tổ chức trao quyền cho nhân viên làm việc theo cách mới, kết quả của khảo sát cho biết cách thức, mức độ, công cụ số hoá và quy trình hỗ trợ chuyển đổi thành công. Khi chúng tôi hỏi những người thực hiện khảo sát về 7 thay đổi trong cấu trúc của doanh nghiệp của họ kể từ khi bắt đầu chuyển đổi số. 3 trong số những thay đổi trên, mỗi thay đổi đều bao gồm việc sử dụng những công cụ số kỹ thuật thành một chuẩn chung của doanh nghiệp, có khả năng thành công cao hơn.

Chìa khóa đầu tiên là áp dụng công cụ kỹ thuật số để tiếp cận thông tin dễ dàng hơn trong tổ chức sẽ tăng gấp đôi khả năng chuyển đổi thành công. Thứ hai là triển khai công nghệ giúp nhân viên, đối tác hoặc cả 2 có thể tự sử dụng, khả năng thành công sẽ cao hơn gấp 2 cho những tổ chức thực hiện những điều đó. Chìa khoá thứ ba đó là tập trung vào công nghệ cho việc vận hành của công ty, có nghĩa là tổ chức sửa đổi quy trình hoạt động tiêu chuẩn bằng công nghệ mới. Ngoài những yếu tố trên, quyết định dựa trên dữ liệu và khả năng sử dụng công cụ có tính tương tác cũng tăng gấp đôi khả năng thành công khi chuyển đổi.

Giao tiếp thường xuyên thông qua phương pháp truyền thống và kỹ thuật số

Có thể thấy trong các nỗ lực thay đổi truyền thống, giao tiếp đóng vai trò quan trọng đối với chuyển đổi số. Cụ thể hơn, một chìa khoá của thành công là khi nói về câu chuyện thay đổi sẽ giúp nhân viên hiểu tổ chức đang hướng đến đâu, tại sao công ty lại thay đổi, và tại sao thay đổi này lại cần thiết. Khi các tổ chức áp dụng phương thức này, việc chuyển đổi thành công sẽ cao gấp 3 lần. 

Chìa khoá thứ 2 đó là khi những lãnh đạo cấp cao ủng hộ sự cấp bách của việc chuyển đổi trong tổ chức và dùng giao tiếp làm trọng tâm. Các kết quả khác cũng cho thấy khi truyền thông về việc thay đổi và chuyển tiếp những thay đổi này xuống bên dưới một cách thuyết phục sẽ giúp công ty chuyển đổi thành công hơn. Yếu tố ảnh hưởng đó trong việc truyền đạt thông tin là mục tiêu KPI và thời gian chuyển đổi rõ ràng.

Bạn dễ dàng nhận thấy rằng sử dụng giao tiếp từ xa và kỹ thuật số để truyền đạt tầm nhìn của việc chuyển đổi sẽ thành công hơn so với việc gặp trực tiếp hay các kênh truyền thống. Khi nhà quản lý cấp cao và nhà lãnh đạo chủ động sử dụng kênh kỹ thuật số mới để tiếp cận nhân viên từ xa, tỷ lệ thành công sẽ cao hơn gấp 3 lần.

Tổng kết

Trong khi một số người cho rằng chuyển đổi số thường phát triển trong ngắn hạn và không thể giúp công ty duy trì sự thay đổi, bài học vẫn có thể rút ra từ những người báo cáo chuyển đổi thành công. Kết quả khảo sát gợi ý các bước mà công ty có thể thực hiện để tăng cơ hội thành công cho mình:

Xây dựng lại hình ảnh nơi làm việc

Kết quả cho thấy thành công đòi hỏi nhà lãnh đạo hiểu biết về kỹ thuật số và lực lượng lao động có khả năng thực hiện thay đổi chuyển đổi số, điều mà nghiên cứu khác của McKinsey cũng xác nhận. 

Thành công đòi hỏi nhà lãnh đạo hiểu biết về kỹ thuật số và lực lượng lao động có khả năng thực hiện thay đổi chuyển đổi số.

Tác động của lực lượng lao động thông qua việc số hoá, tự động hoá và xu hướng công nghệ khác là rất quan trọng, các công ty cần đầu tư và tìm nguồn lực có kỹ năng và năng lực khác nhau. Cho dù tổ chức bắt đầu thực hiện chuyển đổi số hay chưa, việc quan trọng ở đây đó là các công ty cần tư duy những ảnh hưởng của số hoá đến doanh nghiệp của họ, trong tương lai gần cũng như lâu dài và các kỹ năng cần có để bắt kịp tiến độ. Một bước quan trọng khác là tổ chức có thể phát triển chiến lược về lực lượng lao động để xác định kỹ năng và khả năng liên quan đến digital mà hiện họ có – và sẽ có – nhằm đáp ứng mục tiêu trong tương lai.

Nâng cấp “phần cứng” của tổ chức

Kỹ thuật số đòi hỏi cách làm việc mới cũng như thay đổi tổng thể văn hoá tổ chức, nhân viên nên được trao quyền làm việc khác biệt để bắt kịp với tốc độ phát triển của doanh nghiệp. Triển khai các công cụ kỹ thuật số và nâng cấp quy trình, mô hình hoạt động – hay phần cứng của tổ chức – sẽ hỗ trợ cho việc thay đổi thành công. Tất nhiên là nhà lãnh đạo cũng đóng vai trò quan trọng bằng cách xoá bỏ cách làm việc cũ (ví dụ giám sát và kiểm soát). Vì không phải tất cả các nhà lãnh đạo đều có kinh nghiệm để hỗ trợ và đưa ra những thay đổi, đề xuất chương trình phát triển lãnh đạo giúp nhà lãnh đạo cùng nhân viên tạo ra thay đổi cần thiết trong tư duy và hành vi của mình.

Thay đổi cách giao tiếp

Giao tiếp tốt luôn là yếu tố thành công then chốt trong nỗ lực thay đổi truyền thống, và cũng quan trọng không kém trong việc chuyển đổi số. Trong bối cảnh kỹ thuật số, công ty cần sáng tạo hơn ở các kênh họ thường sử dụng để cho phép cách làm việc mới, nhanh chóng hơn cũng như thay đổi về tư duy và hành vi mà quá trình chuyển đổi số yêu cầu. Một thay đổi là chuyển đổi từ kênh truyền thống chỉ hỗ trợ giao tiếp 1 chiều (ví dụ email trong toàn công ty) và hướng đến nhiều nền tảng tương tác hơn (ví dụ kênh social media nội bộ), cho phép việc đối thoại trở nên cởi mở hơn trong tổ chức. Một chìa khoá khác để giao tiếp tốt đó là phát triển thông điệp ngắn gọn và thậm chí là được “thiết kế” cho người trong tổ chức, hơn là những cách truyền thông tin một cách dài dòng, lê thê.

* Nguồn: McKinsey