Doanh nghiệp của bạn có đang tối ưu hóa quy trình? Tránh xa ngay 4 tư duy này

Tối ưu hóa quy trình hiểu một cách đơn giản là giảm sự phức tạp nhưng tăng tính hiệu quả của quy trình làm việc. Đó là hoạt động mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng có nhu cầu. Nhưng cũng là hoạt động mà rất nhiều doanh nghiệp đang làm sai nhưng không hề hay biết. Liệu doanh nghiệp của bạn có đang sai lầm trong hoạt động này? Hãy đọc bài viết dưới đây và tìm ra giải pháp.

Những tư duy sai lầm của doanh nghiệp về tối ưu hóa quy trình

1. Không xác định được thời điểm

Khi nhu cầu của thị trường thay đổi, sản phẩm, dịch vụ cần có sự thay đổi để thích ứng. Theo đó, quy trình làm việc cũng cần được tối ưu và cải tiến để phù hợp với thời cuộc.

Hầu hết tất cả doanh nghiệp đều biết rằng quy trình là thứ thiết yếu, tác động đến mọi hoạt động của doanh nghiệp. Nhiều người cho rằng việc tối ưu hóa quy trình cần được tiến hành khi chúng bất ổn. Điều đáng nói ở đây là không nhiều doanh nghiệp tự trả lời được câu hỏi khi nào chúng ta nhận thấy quy trình đang bất ổn. 
Không ít doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ xây dựng quy trình theo thói quen và kinh nghiệm. Điều này vô tình khiến họ rất khó nhận diện sự lỏng lẻo hay phức tạp của quy trình nếu như không có sự phản hồi.

Ở một phương diện khác, đối với các doanh nghiệp quy mô lớn, việc nhận biết những bất ổn trong quy trình có lẽ không quá khó. Nhưng để tối ưu hóa chúng thì lại khó. Bởi với sự cồng kềnh về bộ máy tổ chức, các công đoạn sản xuất có tính liên quan, số lượng nhân sự lớn với nhiều phòng ban, việc thay đổi quy trình trở thành một thách thức. Vì vậy, các doanh nghiệp lớn thường trì hoãn và thiếu quyết đoán trong việc tối ưu hóa quy trình.

2. Áp dụng theo khuôn mẫu cứng nhắc

Thay vì sử dụng một khuôn mẫu cứng nhắc từ một tổ chức hay đơn vị nào khác, việc tối ưu hóa quy trình cần được xây dựng dựa trên mục tiêu, chiến lược và phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp.

Đối với một số doanh nghiệp, các tập đoàn, công ty tên tuổi trên thế giới hoặc trong nước chính là hình mẫu để học hỏi, tiếp thu và ứng dụng. Đấy là tư duy tích cực. Tuy nhiên, hành động này sẽ trở thành mặt trái nếu như doanh nghiệp sử dụng đúng nguyên mẫu quy trình của doanh nghiệp khác để áp dụng lên công ty mình.
Trong quá trình tối ưu hóa quy trình, việc học hỏi những công ty hình mẫu khác về mặt tư duy là điều nên làm. Nhưng cần cân nhắc kỹ về tính phù hợp khi áp dụng lên công ty mình. Cần nhớ rằng mỗi doanh nghiệp là một tổ chức riêng biệt trên thương trường với quy mô và lợi thế cạnh tranh khác nhau. Cách làm của họ phù hợp với chiến lược, mục tiêu phát triển của riêng họ.
 
Có thể giữa doanh nghiệp A và doanh nghiệp B có sự tương đồng về quy mô và lĩnh vực đi chăng nữa, thì chiến lược phát triển, năng lực và văn hóa và trải nghiệm đội ngũ vẫn có sự dị biệt. Đó là lý do mà hầu hết các mô hình quản trị thành công rực rỡ ở quốc gia này, nhưng áp dụng ở quốc gia khác không mang lại hiệu quả.

3. Tối ưu hóa quy trình để chạy theo tiêu chuẩn

Tối ưu hóa quy trình là để giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng, không phải để chạy theo một tiêu chuẩn nào khác.

Về mặt ngữ nghĩa, tối ưu hóa quy trình đơn giản là giảm sự phức tạp, tăng tính hiệu quả của quy trình làm việc. Nhưng về mặt thực thi, điều này không hề đơn giản. Không ít doanh nghiệp đặt mục tiêu tối ưu hóa quy trình, nhưng vô tình phức tạp hóa khi tiến hành không đúng cách. Mà một trong số những sai lầm thường thấy của doanh nghiệp là tối ưu hóa quy trình để phù hợp với một tiêu chuẩn nào đó. Thực chất, việc doanh nghiệp hướng đến những chuẩn mực nhất định là điều tốt, nhưng cần xem xét đến tính phù hợp đối với đội ngũ thực thi.

Chẳng hạn như doanh nghiệp nỗ lực để đạt chuẩn ISO, đó là một mục tiêu tích cực và đáng để theo đuổi. Nhưng nếu doanh nghiệp gồng mình xây dựng những hệ thống quy trình chỉ để phục vụ cho việc đánh giá theo tiêu chuẩn ISO, mà không có tính thực tế, thậm chí phức tạp hóa quy trình làm việc thì đó là điều không cần thiết. Vì vậy, doanh nghiệp có thể xem tiêu chuẩn ISO như là một mục tiêu tham khảo, và linh hoạt lựa chọn vận dụng những điều khoản, yêu cầu của tiêu chuẩn này sao cho phù hợp với định hướng, chiến lược phát triển của công ty. Trước khi tiến hành hãy tự đặt ra câu hỏi mục đích của việc tối ưu hóa quy trình thực chất là gì.

3 lưu ý khi tối ưu hóa quy trình cho doanh nghiệp

1. Càng tinh gọn càng hiệu quả

Sự tinh gọn sẽ tạo ra tính năng động, hiệu quả. Sự áp đặt được tạo ra bởi những chi tiết thừa trong quy trình sẽ triệt tiêu những bộ óc sáng tạo và những giải pháp hiệu quả.

Nhiều người cho rằng quy trình càng chi tiết, càng cụ thể sẽ giúp rút ngắn thời gian đào tạo đội ngũ, giúp họ hiểu rõ những việc cần làm và giảm thiểu những sai lầm trong quá trình thực thi. Có lẽ điều này đúng trong một số trường hợp nhất định, như các lĩnh vực công nghiệp cần sự chính xác về mặt công thức chế tạo sản phẩm chẳng hạn. Tuy nhiên, nó không đúng với các lĩnh vực còn lại, đặc biệt là những lĩnh vực dịch vụ và sáng tạo.

Thực chất, tối ưu hóa quy trình không có gì là phức tạp, mà đơn giản là thêm vào các bước cần thiết và bớt đi những bước không phù hợp để vừa đảm bảo tính chuẩn xác, vừa nâng cao hiệu suất trong quá trình ứng dụng. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần xác định đúng đâu là những bước thiếu và thừa ấy, tránh phức tạp hóa và tiểu tiết hóa. Bởi càng đi vào tiểu tiết, càng dễ rơi vào tình trạng áp đặt.

2. Lắng nghe và coaching là thiết yếu

Lắng nghe ý kiến của những người thực thi là cách để quy trình trở thành sự dung hòa giữa chiến lược, mục tiêu của ban lãnh đạo với đội ngũ thực thi.

Một điều rất thường gặp ở hầu hết các doanh nghiệp là: quy trình được xây dựng và tối ưu hóa bởi đội ngũ lãnh đạo, quản lý. Trong khi những người ứng dụng quy trình ấy trong quá trình làm việc lại chính là đội ngũ thực thi bên dưới. Vậy quy trình ấy chắc hẳn phù hợp với tư duy, quan điểm của những người đứng đầu. Nhưng liệu chúng có phù hợp với tư duy của những người trực tiếp sử dụng? Sự không phù hợp đó cùng với sự không chống đối trong tư duy của người thực thi là một trong những nguyên nhân khiến cho quy trình không phát huy hiệu quả.
 
Vì vậy, đối với việc tối ưu hóa quy trình, lắng nghe ý kiến của những người thực thi là cách để quy trình trở thành sự dung hòa giữa chiến lược, mục tiêu của ban lãnh đạo với đội ngũ thực thi.
 
Tuy nhiên, mọi sự thay đổi đều dẫn đến khó thích nghi. Khi có sự thay đổi về quy trình, doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động coaching, kèm cặp cả về tư duy lẫn năng lực thực thi, giúp đội ngũ nhận thức rõ ý nghĩa việc họ phải làm, đồng thời hình thành thói quen mới phù hợp với quy trình mới.

3. Công nghệ 4.0 chính là trợ thủ đắc lực

Phần mềm quản trị không chỉ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian trong việc xây dựng, tối ưu hóa quy trình, mà còn đồng bộ hóa cách hiểu, phương thức ứng dụng cũng như làm rõ mối liên hệ giữa các phòng ban trong quá trình thực thi.

Công nghệ 4.0 ra đời đã thay đổi thói quen của thế giới, cả trong công việc lẫn trong đời sống. Hàng loạt những phần mềm, ứng dụng ra đời để đơn giản hóa những hoạt động phức tạp thường ngày, giúp rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả.
 
Hiểu một cách sâu xa, bản thân những phần mềm quản trị hoặc những ứng dụng mà chúng ta đang sử dụng thường nhật đều là sản phẩm của những quy trình được tinh gọn hóa. Chúng được viết ra bằng cách lập trình từng quy trình trong quá trình giải quyết một nhu cầu nào đó của con người. Chẳng hạn như các phần mềm quản lý công việc được viết ra để thay thế cho những bảng excel với các công thức phức tạp. Chúng lập trình những công thức và quản trị thông tin một cách có hệ thống, bài bản. Vì lẽ đó, các phần mềm quản trị trở thành một trong những trợ thủ đắc lực của doanh nghiệp trong quá trình xây dựng và tối ưu hóa quy trình.

Nguồn: Toppion Group