Bạn đã hiểu đúng về tái cấu trúc chưa? Tìm hiểu ngay 4 nguyên tắc triển khai.
Tái cấu trúc là gì là một trong những từ khóa được tìm kiếm rất nhiều trong thời gian qua. Bởi đó là một trong những nhu cầu thiết yếu của doanh nghiệp, đặc biệt là trong giai đoạn kinh tế có nhiều biến động.
Theo khảo sát của chúng tôi, có đến 98% doanh nghiệp tại Việt Nam có nhu cầu tái cấu trúc. Hoạt động này cũng trở thành xu hướng, không chủ với doanh nghiệp tư nhân mà còn phổ biến trong khối doanh nghiệp nhà nước. Nhưng trong quá trình đào tạo, tư vấn và kèm cặp cho doanh nghiệp, khi TOPPION đặt ra câu hỏi tái cấu trúc là gì thì không nhiều lãnh đạo có thể trả lời một cách mạch lạc, chuẩn xác. Có vẻ như tái cấu trúc vẫn đang là một vấn đề khiến nhiều người bối rối. Trong khi đó, nếu tìm kiếm từ khóa “tái cấu trúc là gì” trên internet, chúng ta có thể nhận được 12.000.000 kết quả hiển thị. Với con số kết quả như thế, với nhiều trường phái định nghĩa khác nhau, vậy hiểu về tái cấu trúc như thế nào là đúng?
Để mang đến cách hiểu chính xác và tường tận về tái cấu trúc cũng như phương thức triển khai tái cấu trúc thành công, TOPPION đúc kết thành khái niệm và nguyên tắc dưới đây:
Tái cấu trúc là gì?
Để định nghĩa tái cấu trúc là gì, có lẽ vẫn còn nhiều sự khác biệt trong quan điểm và cách nhìn. Nhiều người cho rằng tái cấu trúc là việc xem xét, cấu trúc lại một phần, một số phần của một bộ phận hoặc một tổ chức. Tuy nhiên, đó chỉ là bề nổi của hoạt động tái cấu trúc mà thôi.
Tái cấu trúc là quá trình cải thiện một cách tổng thể các phương diện của doanh nghiệp, bao hàm tất cả các phương diện: tư duy (mindset), năng lực (skillset) và toàn bộ hệ thống quản trị thực thi (toolset).
Để giúp doanh nghiệp dễ hình dung về tái cấu trúc cũng như nguyên lý của nó, chuyên gia Loan Văn Sơn (Tư vấn trưởng kiêm Chủ tịch Hội đồng quản trị Tập đoàn Huấn luyện và Tư vấn triển khai TOPPION) đã hình tượng hóa quá trình này như cấu tạo và nguyên lý của một chiếc xe. Hãy quan sát mô hình “chiếc xe quản trị” dưới đây:
Với mô hình “chiếc xe quản trị” này, phần bánh trước được cấu tạo bởi năng lực lãnh đạo (skillset), bánh sau được cấu tạo bởi hệ thống quản trị (toolset). Khung xương của chiếc xe này không gì khác chính là yếu tố văn hóa và nhân lực.
Trong hành trình tái cấu trúc, mỗi bộ phận cấu tạo sẽ giữ một nhiệm vụ riêng như sau:
Bánh xe trước làm nhiệm vụ:
1. Chia sẻ tầm nhìn, văn hóa, chiến lược
2. Tìm kiếm và phát triển nhân tài
3. Tạo cảm hứng cho đội ngũ
4. Thách thức, huấn luyện đội ngũ, phát triển nhân tài
5. Kết nối đội ngũ
6. Thực thi
7. Dẫn dắt hình mẫu
Bánh xe sau được tạo thành từ 4 thành tố, mỗi thành tố giữ một vai trò. Nhưng chúng nhất định phải liên kết chặt chẽ với nhau để tạo thành một chỉnh thể. Cụ thể là:
1. Kết nối chiến lược và tài chính:
- Tầm nhìn
- Giá trị và hành vi mong đợi
- Các ưu tiên chiến lược
- Mục tiêu (SMART)
- Đo lường và thẻ điểm
- Diễn giải mục tiêu
2. Quản trị nhân tài:
- Quản lý hiệu suất
- Phát triển nhân lực
- Phát triển lãnh đạo
- Phát triển kế thừa
- Tuyển dụng nhân tài
- Cơ cấu tổ chức
3. Chính sách động lực:
- Lương
- Phúc lợi
- Thưởng
- Công nhận
- Khen tặng
- “Tác động” cá nhân
4. Quy trình lõi:
- Quản lý hệ thống
- Tập trung vào quy trình lõi
- Loại bỏ “chỗ đau”
- Hệ thống phản hồi khách hàng
- Hệ thống truyền thông nội bộ
Quá trình tái cấu trúc được khởi động và điều khiển bởi tư duy (mindset) của người lãnh đạo. Đây chính là động cơ quyết định đường đi, cách đi và tốc độ của toàn bộ chiếc xe. Nếu tư duy đúng đắn và logic, xe đi đúng đường.
Như vậy, đáp án của TOPPION cho câu hỏi tái cấu trúc là gì không phải là hoạt động tái cơ cấu của một bộ phận nào trên chiếc xe ấy cả, mà tái cấu trúc là phải tiến hành nâng cấp một cách đồng bộ ở tất cả các cơ quan, đồng thời đảm bảo chúng phối hợp với nhau một cách ăn khớp, hài hòa.
Hiểu một cách đơn giản, tái cấu trúc là quá trình chuẩn hóa từng bộ phận: bánh trước năng lực (skillset), bánh sau hệ thống quản trị (toolset) và động cơ điều khiển (mindset) của “chiếc xe doanh nghiệp”, giúp nâng cấp toàn diện, cải thiện hiệu suất và tốc độ của chiếc xe này.
Các nguyên tắc cần nhớ khi tiến hành tái cấu trúc
1. Muốn nâng cấp doanh nghiệp, phải nâng cấp tư duy
Khi lãnh đạo doanh nghiệp băn khoăn, trăn trở với câu hỏi tái cấu trúc là gì thì đó là một tín hiệu đáng mừng. Bởi điều đó cho thấy nhu cầu về sự nâng cấp doanh nghiệp có tồn tại trong tư duy của họ. Biết điều mình không biết chính là khởi đầu cho một sự thay đổi theo hướng tích cực.
Trong toàn bộ các dự án tư vấn và kèm cặp mà TOPPION triển khai, 100% đều phải bắt đầu từ việc thay đổi tư duy. Trước hết là tư duy của lãnh đạo và đội ngũ quản lý, tiếp đến là toàn bộ đội ngũ thực thi.
Hầu hết doanh nghiệp khi rơi vào tình thế khó khăn, khủng hoảng, việc đầu tiên mà họ nghĩ đến là cắt giảm chi phí, cắt giảm nhân sự,… Tuy nhiên, điều này không phải là giải pháp đúng đắn. 90% hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp được quyết định bởi tư duy của nhà lãnh đạo. Khi đứng trước một khiếm khuyết của doanh nghiệp, việc đầu tiên cầu làm là thay đổi tư duy để nhận biết “chỗ đau” và tìm kiếm giải pháp vá lành hiệu quả. Vì vậy, điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp đổi mới và chuyển mình là phải thay đổi tư duy của người đứng đầu, từ đó mới tiến hành vẽ lại chiến lược, tối ưu hóa nguồn lực.
Tuy nhiên, lãnh đạo thay đổi tư duy, quyết tâm nâng cấp không đồng nghĩa với việc tái cấu trúc sẽ đảm bảo thành công. Bởi sự thành công ở đây được quyết định bởi rất nhiều yếu tố, mà yếu tố quan trọng phải kể đến chính là đội ngũ thực thi. Nếu lãnh đạo quyết tâm cải tổ, nhưng đội ngũ thực thi không thấu cảm mục đích của hoạt động này thì khả năng thành công là rất thấp. Nói nôm na là những nhà lãnh đạo có mục tiêu, có nhiệt huyết nhưng không có nguồn lực để thực thi thì là lực “bất tòng tâm”.
Vì vậy, không chỉ riêng những nhà lãnh đạo sẵn sàng về mặt tư duy, mà còn phải đồng nhất tư duy ấy đến toàn bộ đội ngũ thực thi. Cũng giống như khi tham gia đua thuyền, muốn chiếc thuyền tiến về phía trước, đội chơi phải đồng nhất đích đến và cùng một nhịp chèo. Nếu mỗi người nhìn về một hướng, mỗi người một cách chèo, chiếc thuyền ấy chỉ xoay vòng và chao đảo trên mặt nước mà thôi.
Khi đứng trước một khiếm khuyết của doanh nghiệp, việc đầu tiên cần làm là thay đổi tư duy để nhận biết “chỗ đau” và tìm kiếm giải pháp vá lành hiệu quả.
2. Văn hóa là điều kiện cần
Khi không còn sự vướng mắc về tái cấu trúc là gì, đã đồng nhất về mục tiêu và chiến lược thì thứ giúp doanh nghiệp thực thi chính là văn hóa doanh nghiệp. Văn hóa chính là các nguyên tắc, giá trị, những giả định ngầm hiểu giúp doanh nghiệp thống nhất từ tư tưởng đến cách làm.
Vì sao chúng ta gọi văn hóa là điều kiện cần để quá trình tái cấu trúc diễn ra hiệu quả?
Quay trở lại với mô hình chiếc xe bên trên, chúng ta ví văn hóa như là khung xe. Nếu không có bộ khung ấy, bánh xe, động cơ sẽ bám vào đâu để hoạt động? Khi nâng cấp bánh xe, động cơ lên một đẳng cấp nhất định, nhưng khung xe lại mục rỗng thì nguy cơ sụp đổ sẽ càng nhanh hơn.
Thực chất, không có doanh nghiệp nào là không có văn hóa. Chỉ có văn hóa ấy được hình thành một cách có chủ đích hay không có chủ đích; và phù hợp với mục tiêu, chiến lược mà doanh nghiệp đề ra trong quá trình tái cấu trúc hay không mà thôi. Điều quan trọng là chúng ta cần xem xét những yếu tố không phù hợp và xây dựng những nguyên tắc văn hóa mới phù hợp với những định hướng mới.
Nếu tiến hành tái cấu trúc một cách vội vã mà chưa xem xét đến sự phù hợp của yếu tố văn hóa đồng nghĩa với việc gia tăng nguy cơ thất bại.
3. Tính đồng bộ và liên kết là điều kiện đủ
Giả sử khi chúng ta tiến hành nâng cấp bánh xe trước, nhưng không nâng cấp bánh sau và khung xe, không thể tăng tốc, bởi phải “gánh vác” cả một bộ máy vận hành phía sau. Cũng giống như tái cấu trúc nhưng chỉ nâng cấp năng lực lãnh đạo mà bỏ qua hệ thống quản lý và thực thi, doanh nghiệp vẫn có thể phát triển, nhưng tốc độ chậm chạp và nặng nề.
Nếu chỉ nâng cấp bánh sau, xe có thể tăng tốc, nhưng loạng choạng, đánh võng. Cũng giống như tái cấu trúc chỉ nâng cấp hệ thống quản trị thực thi mà bỏ qua việc thay đổi tư duy và kỹ năng lãnh đạo, doanh nghiệp có thể sẽ hiệu quả trong thời gian đầu, nhưng sau đó lại rơi vào vòng lẩn quẩn và kiệt sức. Bởi tái cấu trúc đòi hỏi bản thân lãnh đạo cũng như đội ngũ có được tư duy phù hợp, phải có đủ kỹ năng để ứng dụng những công cụ quản trị hiện đại. Hãy hình dung điều này cũng giống như khi ai đó tặng cho bạn chiếc xe Rolls Royce, nhưng bạn lại dùng chúng để thồ hàng hóa vậy.
Tái cấu trúc không phải là tiến hành nâng cấp bất cứ bộ phần nào khi cần, cũng không phải hỏng chỗ nào, sửa chỗ ấy, mà là một cuộc cải cách toàn diện và đồng bộ.
4. Quyết tâm đủ lớn, dũng cảm đủ nhiều
Nguyên tắc cuối cùng nhưng cũng góp phần quan trọng không kém đến sự thành bại của dự án tái cấu trúc là sự quyết tâm của lãnh đạo và đội ngũ. Bởi dù doanh nghiệp có nỗ lực tìm kiếm lời giải cho bài toán tái cấu trúc là gì, có đầu tư tiền bạc, công sức bao nhiêu vào dự hoạt động này mà không có sự quyết tâm thì cũng chỉ lãng phí mà thôi. Nếu bạn mong muốn đứng trên đỉnh núi, nhưng lại không có quyết tâm để leo núi thì làm cách nào để đủ sức leo lên?
Tóm lại, tái cấu trúc là việc phải làm. Tuy nhiên, đó không phải là điều dễ làm. Bởi đó là quá trình tự phá vỡ, đòi hỏi bản thân nhà lãnh đạo không chỉ phải phải sẵn sàng, quyết liệt, mà còn phải can đảm và chịu “đau” để trưởng thành và phát triển hơn nữa.
Nguồn: Toppion Group.