Chuyên gia tư vấn xây dựng quy trình cho doanh nghiệp

Chuyên gia tư vấn xây dựng quy trình cho doanh nghiệp là người đồng hành cùng những người lãnh đạo trên hành trình chuẩn hóa, đóng gói doanh nghiệp. Không chỉ hướng đến mục đích mở rộng quy mô, mà còn hướng đến mục tiêu phát triển bền vững và trường tồn. Đặc biệt là trong bối cảnh kinh tế nhiều bất định như hiện tại, việc chuẩn hóa và cải tiến quy trình đóng vai trò quan trọng trong việc kiến tạo nền tảng để doanh nghiệp thích ứng và bứt phá.

Hiểu đúng về quy trình 

Hiểu một cách đơn giản thì quy trình phương pháp (cách làm) nhanh nhất và đơn giản nhất mà chúng ta cần thực hiện, từ khâu đầu tiên của quá trình từ sản xuất sản phẩm cho đến khi sản phẩm đến tay khách hàng.

Quy trình là một trong những thuật ngữ mà hầu hết mọi doanh nghiệp đều sử dụng trong giao tiếp hằng ngày nơi công sở. Tuy nhiên, để định nghĩa chính xác quy trình là gì và làm thế nào để xây dựng một quy trình đúng chuẩn thì không phải ai cũng có thể trả lời.

Về mặt ngữ nghĩa, quy trình là trình tự phải tuân theo để hoàn thành một công việc nào đó. Đối với lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, hiểu một cách đơn giản thì quy trình phương pháp (cách làm) nhanh nhất và đơn giản nhất mà chúng ta cần thực hiện, từ khâu đầu tiên của quá trình từ sản xuất sản phẩm cho đến khi sản phẩm đến tay khách hàng. Đồng thời phân chia đối tượng thực thi, hệ thống hóa công việc, các quy định, luật định liên quan, giúp người thực thi đơn giản hóa, tăng hiệu suất và kiểm soát công việc một cách khoa học. Vì vậy, xây dựng quy trình là việc không thể thiếu, dù là đối với một công ty startup hay một doanh nghiệp đã tồn tại nhiều năm trên thị trường.

Hơn ai hết, chuyên gia tư vấn xây dựng quy trình cho doanh nghiệp là người thấu hiểu tường tận về quy trình, cũng như phương thức xây dựng quy trình phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp. Vì vậy, họ có thể được xem là những người mở đường, giúp doanh nghiệp đi đến mục tiêu một cách nhanh hơn và đơn giản hơn.

Chuyên gia tư vấn xây dựng quy trình - người mở đường

Là người quan sát, nghiên cứu những chuyển biến của thị trường, kiến tạo giải pháp, chuyên gia tư vấn càng góp phần quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xây nền tảng, tái khởi động và chuyển mình.

Không phải ngẫu nhiên mà mô hình quản trị của Toyota (Nhật Bản) lại được rất nhiều người trên toàn thế giới quan tâm. Và tại Việt Nam, không phải bỗng dưng mà Vinamilk hay Vingroup trở thành case study mà nhiều doanh nghiệp luôn mong muốn học hỏi. Bởi lẽ họ xây dựng và đóng gói được mô hình quản trị với những quy trình hiệu quả và tối ưu.

Hầu hết doanh nghiệp đều quan tâm đến việc xây dựng quy trình. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng xây dựng thành công quy trình cho riêng mình mà không cần đến sự hỗ trợ của chuyên gia tư vấn. Những nhà lãnh đạo, quản lý có thể làm rất tốt việc hoạch định chiến lược, mục tiêu. Đội ngũ kỹ sư có thể hoàn thành xuất sắc những công việc chuyên môn. Nhưng việc hệ thống hóa quy trình lại không phải là thế mạnh của họ.

Thực chất, việc xây dựng quy trình không quá khó, nhưng cũng không phải là điều đơn giản. Nó không chỉ đòi hỏi thời gian, nhận lực mà còn đòi hỏi sự đánh giá khách quan cũng như một tư duy hệ thống hóa tài tình. Đó cũng chính là lý do vì sao chuyên gia tư vấn xây dựng quy trình cho doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn.

Từ đầu năm 2020, nền kinh tế toàn cầu đứng trước nguy cơ khủng hoảng. Khi bối cảnh kinh tế bị tác động, thói quen người tiêu dùng cũng có sự thay đổi mạnh mẽ, doanh nghiệp không thể sử dụng những phương thức cũ, chưa kể đến sự cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ khi biên giới thị trường ngày một mờ dần, trở nên hội nhập. Trước tình hình đó, phần lớn các doanh nghiệp đều phải khởi động trạng thái “bình thường mới” để thích nghi. Là người quan sát, nghiên cứu những chuyển biến của thị trường, kiến tạo giải pháp, chuyên gia tư vấn càng góp phần quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xây nền tảng, tái khởi động và chuyển mình.

Vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn chuyên gia tư vấn xây dựng quy trình cho doanh nghiệp?

Chiến lược, kế hoạch là bản đồ, la bàn để doanh nghiệp tiến đến mục tiêu thích nghi, để hướng đến tầm nhìn dài hạn. Nhưng để bể bước vào công cuộc thích nghi ấy, bước chân đầu tiên mà doanh nghiệp cần làm là xây dựng quy trình để hiện thực hóa chiến lược, kế hoạch ấy. Nói một cách đơn giản, trong bối cảnh kinh tế nhiều biến động này, doanh nghiệp không thay đổi mục tiêu, tầm nhìn, nhưng có thể thay đổi con đường, cách làm để đạt được nó.

Cốt lõi của hoạt động tư vấn không phải là làm thay, mà là đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp thực thi những mục tiêu được đặt ra, giúp doanh nghiệp có đủ năng lực đứng vững và phát triển về sau. Với vai trò “quân sư”, chuyên gia tư vấn xây dựng quy trình cho doanh nghiệp vẽ lại bức tranh toàn cảnh về tầm nhìn, mục tiêu của doanh nghiệp. Đồng thời, đưa ra những giải pháp, chiến lược trọng tâm mang tầm công ty, các chỉ tiêu đo lường cụ thể. Đặc biệt là giải pháp cụ thể cho từng bộ phận phòng ban và đặt biệt là các giải pháp về công nghệ, con người, hệ thống…

Lúc này, chuyên gia tư vấn xây dựng quy trình cho doanh nghiệp là vừa là người mở đường, vừa là người đồng hành để kiên tạo giải pháp, giúp:

• Đơn giản hóa những nhiệm vụ phức tạp

• Cải thiện hiệu suất công việc

• Tiết kiệm thời gian, chi phí được cắt giảm nhờ tối ưu, cải tiến các hoạt động vận hành

• Quản trị rủi ro hiệu quả

• Tạo nền tảng để chuyển mình và bứt phá

Cốt lõi của hoạt động tư vấn không phải là làm thay, mà là đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp thực thi những mục tiêu được đặt ra, giúp doanh nghiệp có đủ năng lực đứng vững và phát triển về sau.

Mặt khác, một trong những yếu tố quan trọng để lựa chọn đồng hành cùng chuyên gia tư vấn xây dựng quy trình cho doanh nghiệp là bởi không phải chỉ vẽ ra bản đồ, chiến lược trên giấy, chuyên gia còn là người truyền đạt, kèm cặp đội ngũ để hiểu rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng quy trình cũng như đảm bảo đội ngũ đủ năng lực để thực thi nhằm đảm bảo những lý thuyết phải được áp dụng.

Quá trình thực hiện những giai đoạn này đồng thời cũng là quá trình “thay da đổi thịt” cho doanh nghiệp. Giúp những nhà lãnh đạo xác định được những gì còn thiếu và hạn chế trong quy trình hiện tại. Như vậy có thể điều chỉnh, tối ưu để thu về kết quả tốt hơn ở tương lai. 

Tóm lại, chuyên gia tư vấn xây dựng quy trình cho doanh nghiệp dù không phải là “máu mủ ruột rà” của doanh nghiệp, nhưng sẽ là người đồng hành cùng doanh nghiệp kiến tạo nền tảng vững chắc, khắc phục những điểm yếu trong bộ máy doanh nghiệp và vẽ nên bản đồ phát triển bứt phá trong tương lai.

Nguồn: Toppion Group.