Chuyên gia tối ưu hóa quy trình doanh nghiệp là ai?

Chuyên gia tối ưu hóa quy trình doanh nghiệp sẽ giúp những nhà lãnh đạo nhìn rõ những lỗ hổng trong quá trình thực thi chiến lược và lấp đầy chúng, giúp doanh nghiệp hanh thông phát triển và vươn đến mục tiêu. Quá trình này gồm 2 giai đoạn: tái tạo phần cứng và cài đặt phần mềm.

Tái tạo phần cứng

Quy trình lõi chính là nơi quy tụ mọi tinh hoa của doanh nghiệp, nó là khung xương nâng đỡ để để doanh nghiệp của bạn tồn tại và phát triển.

Doanh nghiệp cũng giống như cơ thể một con người, được cấu tạo từ khung xương (phần cứng) với hệ thống quy trình và phần mềm tư duy cùng văn hóa doanh nghiệp nội tại.Nói đến quy trình, hẳn rất nhiều doanh nghiệp cho rằng họ biết cách xây dựng, sử dụng và cải tiến hệ thống quy trình một cách hiệu quả nhất. Tuy nhiên, không nhiều doanh nghiệp biết cách xác định và tối ưu hóa quy trình lõi. Phần lớn doanh nghiệp sử dụng khái niệm quy trình để mô tả những gì họ thực hiện, nhưng lại mơ hồ khi các chuyên gia tối ưu hóa quy trình doanh nghiệp đặt ra câu hỏi thế nào là quy trình lõi và cách thức để cải thiện quy trình, hệ thống của tổ chức.

Quy trình lõi chính là nơi quy tụ mọi tinh hoa của doanh nghiệp, nó là khung xương nâng đỡ để để doanh nghiệp của bạn tồn tại và phát triển. Đó là những bước “xương sống” của doanh nghiệp từ lúc tiếp cận khách hàng cho đến khi sản phẩm đến tay khách hàng, thu tiền và chăm sóc để khách hàng quay trở lại. Muốn xác định được quy trình lõi này, doanh nghiệp cần trả lời được câu hỏi: Quy trình lõi của công ty bạn gồm có bao nhiêu bước và gồm những bước cốt lõi nào? Nếu thiếu một trong những bước đó, liệu bạn không thể cung cấp sản phẩm, dịch vụ đến tay khách hàng một cách bền vững hay không?

Bởi đa phần doanh nghiệp đều mơ hồ với những câu hỏi trên, nên vai trò của chuyên gia tối ưu hóa quy trình doanh nghiệp là rất quan trọng. Hơn ai hết, họ là người hiểu rõ bước nào cần rút gọn, đoạn nào cần cắt, cần thả và đoạn nào cần bổ sung. Họ là người giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình bài bản, chuẩn mực thỏa các điều kiện:

- Quy trình ngắn nhất
- Tốc độ nhất
- Tự kiểm soát tốt nhất
- Ổn định nhất
- Chi phí tối ưu nhất

Thỏa những điều kiện này, quy trình không chỉ mang lại hiệu suất làm việc lý tưởng, mà còn giúp doanh nghiệp kiến tạo lợi thế cạnh tranh.

Cài đặt phần mềm

Mấu chốt quyết định sự thành công không phải là quy trình ấy khó hay dễ, hay hay dở, mà ở tính sẵn sàng của người ứng dụng.

Chúng ta đã gọi những hệ thống, quy trình của doanh nghiệp như là khung xương của một con người, thì tư duy, văn hóa chính là trung tâm não bộ, điều khiển mọi hoạt động của cơ thể ấy. Muốn một con người thay đổi, phải bắt đầu từ việc thay đổi tư duy. Muốn doanh nghiệp có bước chuyển mình, thay đổi phương thức làm việc, cũng cần phải bắt đầu từ chính tư duy.

Từ lâu trong nước đã du nhập và học hỏi rất nhiều phương thức xây dựng quy trình từ nhiều nước trên thế giới, nhưng số lượng doanh nghiệp có thể tự mình ứng dụng những quy trình đó để tạo ra hiệu quả kinh doanh là không nhiều. Thực chất, mọi công thức, mô hình đều có những điểm đặc sắc và lợi ích riêng. Mấu chốt quyết định sự thành công khi ứng dụng không phải là quy trình ấy khó hay dễ, hay hay dở, mà ở tính sẵn sàng của người ứng dụng. Vì vậy, điều kiện tiên quyết trước khi tiến hành tái cấu trúc doanh nghiệp nói chung là phải đả thông tư tưởng. Đó cũng chính là điều kiện đủ để các chuyên gia tối ưu hóa quy trình doanh nghiệp tiến hành các bước cải tiến quy trình lõi.
Vậy hoạt động đả thông tư tưởng này là gì, và làm thế nào để đạt được?
 
Thông thường, những cây cổ thụ tươi tốt đều có phần gốc rễ vững chắc và bám sâu dưới lòng đất. Nguyên lý này cũng hoàn toàn đúng đối với doanh nghiệp. Muốn doanh nghiệp vững mạnh và phát triển trường tồn, cần xây dựng nền tảng đủ mạnh. Nền tảng đó xuất phát từ chính văn hóa đang tồn tại và chi phối doanh nghiệp.

Trong khi đó, văn hóa là yếu tố được cấu thành từ chính tư duy, giả định ngầm hiểu trong doanh nghiệp. Do đó, muốn quy trình được tối ưu hóa một cách hiệu quả, cần làm cho đội ngũ thực thi hiểu rõ mục đích và ý nghĩa của hoạt động này và có một nền văn hóa với những nguyên tắc phù hợp. Mà muốn có nền văn hóa phù hợp, cần bắt đầu từ việc thay đổi tư duy.

Chuẩn hóa được tư duy, xây dựng được văn hóa làm việc phù hợp là cơ sở trọng yếu để chuyên gia tối ưu hóa quy trình doanh nghiệp. Bởi bản chất chuyên gia là người đồng hành, hỗ trợ doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định. Còn sử dụng các quy trình ấy để tạo ra hiệu quả, kế thừa và tiếp tục phát triển chúng chính là đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không sẵn sàng, việc tối ưu hóa xem như đã thất bại từ khi chưa bắt đầu.

Muốn doanh nghiệp vững mạnh và phát triển trường tồn, cần xây dựng nền tảng đủ mạnh. Nền tảng đó xuất phát từ chính văn hóa đang tồn tại và chi phối doanh nghiệp.

Tóm lại, tối ưu hóa quy trình là một trong những hoạt động thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp, dù ở bất kỳ quy mô hay lĩnh vực nào. Bởi sự thay đổi là tất yếu. Với tốc độ hiện đại hóa đang ngày một nhanh hơn, nếu doanh nghiệp không tối ưu hóa cách làm thì lạc hậu là nguy cơ hiện hữu trước mắt. Hoặc là tiến hóa, hoặc là bị đào thải là quy luật của tự nhiên.

Và nếu như lãnh đạo là người khai sinh và nuôi nấng đứa con doanh nghiệp, thì chuyên gia tối ưu hóa quy trình doanh nghiệp là người cố vấn, đồng hành chăm sóc và định hướng để đứa con tinh thần ấy ngày một lớn mạnh, phát triển một cách toàn diện cả về thể chất lẫn tinh thần để bắt kịp tốc độ thay đổi của thị trường.

Nguồn: Toppion Group.