Khám phá ngay bí quyết xây dựng KPIs bất bại.

Xây dựng KPIs trở thành nhu cầu tất yếu của các doanh nghiệp nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng công cụ KPIs thành công. Với bề dày kinh nghiệm tư vấn và xây dựng KPIs cho các doanh nghiệp, Toppion không ngại chia sẻ những yếu tố quan trọng trong quá trình xây dựng KPIs hiệu quả cùng bạn.

“Bạn không thể quản lý những thứ bạn không thể đo lường.” -  Peter Drucker.

Muốn xây dựng KPIs phải bắt đầu từ việc hiểu đúng về KPI.

KPIs là một cụm từ gây ám ảnh cho không ít nhân viên văn phòng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh. Nhiều người cảm thấy đó là những con số gây áp lực, mỗi ngày đi làm đều phải gồng mình đuổi theo những con số. Tuy nhiên, nếu không có những con số, chúng ta sẽ lấy tiêu chí nào để đánh giá mức độ hoàn thành công việc? Hơn nữa, KPIs cũng không chỉ đơn thuần là những con số.

“Trở ngại lớn nhất trong việc xây dựng và áp dụng hiệu quả công cụ KPIs cho doanh nghiệp là hiểu sai về KPIs. Do đó, muốn xây dựng KPIs thành công phải khởi đi từ việc hiểu đúng KPIs là gì."

Chúng ta đều biết, KPIs là từ viết tắt của cụm từ Key Perforrmance Indicators, được hiểu là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu suất của một cá nhân hay một bộ phận của công ty. Về mặt thuật ngữ, KPIs có thể phân thành hai loại: KPIs chiến lược (hướng đến việc hiện thực hóa những mục tiêu dài hạn) và KPIs chiến thuật (hướng đến việc thực hiện những mục tiêu ngắn hạn). Song, trên thực tế, KPIs được phân chia thành nhiều loại chỉ tiêu khác nhau tùy thuộc vào từng lĩnh vực. Ví dụ như KPIs của Tài chính sẽ khác với KPIs của Marketing, cũng sẽ không giống với KPIs của Nhân sự.

Muốn xây dựng KPIs thành công thì bước đầu tiên phải khởi đi từ việc hiểu đúng bản chất của KPIs. Những cách hiểu sai về KPIs sẽ là trở lực rất lớn trong việc xây dựng và áp dụng hiệu quả KPIs cho doanh nghiệp.

KPIs – quản lý những gì có thể đo lường.

KPIs là một công cụ quản trị và thực thi chiến lược, hỗ trợ cho việc thực hiện và kiểm soát quá trình hiện thực hóa các mục tiêu để đạt được tầm nhìn của doanh nghiệp. Trong bất cứ kế hoạch nào, dù là mục tiêu ngắn hạn hay dài hạn thì chúng ta vẫn cần một thang đo để đánh giá quá trình thực hiện và kết quả đạt được. Ở tầm vĩ mô, KPIs tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp. Ở tầm vi mô, công cụ này tập trung vào năng suất của cá nhân hoặc phòng ban.

“KPIs là công cụ quản trị và thực thi chiến lược, hỗ trợ thực hiện và kiểm soát quá trình hiện thực hóa các mục tiêu để đạt được tầm nhìn của doanh nghiệp."

Một trong những tính chất quan trọng của KPIs là tính lượng hóa. Nó giúp doanh nghiệp đánh giá nguồn lực đầu vào, quá trình thực hiện, sử dụng nguồn lực có hiệu quả hay không, kết quả đầu ra như thế nào. Chính nhờ tính lượng hóa mà chúng ta có thể quản lý được những kế hoạch lớn nhỏ, ngắn dài của doanh nghiệp. Từ đó, nó giúp quá trình vận hành, quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn. Cùng với BCS (“Thẻ điểm cân bằng”), bộ đôi KPIs/BSC là hai cánh tay đắc lực giúp doanh nghiệp định hướng và tập trung vào mục tiêu chiến lược.
Như vậy, chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của việc xây dựng và áp dụng KPIs cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, ý thức được tầm quan trọng của công cụ, có được công cụ trong tay mà không biết cách sử dụng thì cũng không khác chi viên ngọc chưa được mài giũa, có tiềm năng mà không được khai phá và tận dụng giá trị một cách triệt để.

Mục đích xây dựng KPIs không đơn thuần là một công cụ đo lường.

Khi tiếp cận với KPIs, các doanh nghiệp đều đặt ra câu hỏi: Làm thế nào để đo lường được hiệu năng của nhân viên? Làm thế nào để có được một chế độ lương thưởng công bằng? Nhưng đó đều không phải là sứ mạng, là mục đích cốt lõi của KPIs. Như chúng ta đã bàn ở trên, hiểu đúng KPIs là bước đầu tiên xây dựng KPIs thành công. Nếu KPIs chỉ là một công cụ đo lường hiệu năng cho nhân viên, thay vì tạo động lực để nhân viên làm viên, nó lại trở thành áp lực vô hình, đôi khi khiến nhân viên bất mãn, hoặc dẫn đến tình trạng làm chống chế cho qua chuyện.

“Sử dụng KPIs chỉ như một công cụ ràng buộc hiệu suất, phân chia lương thưởng là sử dụng sai phương pháp luận khi xây dựng KPIs."

Chính vì xây dựng KPIs chỉ như một công cụ đo lường nên các doanh nghiệp rơi vào vòng luẩn quẩn, các KPIs đưa ra đều đạt được nhưng mục tiêu doanh nghiệp đề ra lại chẳng thể hoàn thành. Toppion gọi hiện tượng này là sử dụng sai phương pháp luận khi xây dựng KPIs.

Bên cạnh tính lượng hóa, KPIs còn mang tính chất kết nối, là sự kết nối giữa công việc thường ngày của đội ngũ, với mục tiêu của phòng ban và tầm nhìn của doanh nghiệp. Giúp nhân viên nhận ra sự nối kết này sẽ giảm bớt những gánh nặng về chỉ số, bởi KPIs không chỉ là thang đo đánh giá cho cá nhân, mà cả doanh nghiệp cùng phải đồng hành, “ghé vai cùng gánh” với nhau trên hành trình thực hiện mục tiêu, sứ mệnh của doanh nghiệp. Đặc biệt không chỉ nên tập trung xây dựng KPIs chỉ như một công cụ đo lường đơn thuần mà phải có tính định hướng, phục vụ cho mục tiêu của doanh nghiệp.

Xây dựng KPIs trên nền tảng tư duy (Mindset).

Dựa trên thực tế cùng kinh nghiệm tư vấn trực tiếp cho các doanh nghiệp, Toppion nhận ra đội ngũ lãnh đạo các doanh nghiệp đều hiểu tường tận về khái niệm cũng như phương pháp xây dựng KPIs nhưng cuối cùng KPIs vẫn chỉ là những con số nằm trên mặt giấy. Lý do nằm ở sự không tương thích giữa tư duy của lãnh đạo và tư duy của đội ngũ thực thi, đồng thời doanh nghiệp chưa xây dựng được nền tảng văn hóa đủ vững với tầng sâu nhất là các giả định căn bản ngầm hiểu.

“Muốn xây dựng KPIs thành công, đội ngũ lãnh đạo và thực thi phải có cùng tư duy, chung tầm nhìn và có những nguyên tắc văn hóa chung làm tiền đề."

Điều kiện tiếp theo để xây dựng KPIs thành công là phải xây dựng dựa trên nền tảng tư duy (mindset) từ cấp lãnh đạo đến những cấp thực thi. Bởi lãnh đạo là người xây dựng KPIs nhưng để hiện thực nó vẫn cần đội ngũ thực thi, nếu tư duy giữa hai cấp này không tương thích thì hệ thống KPIs có tuyệt vời đến đâu cũng không thể thành công được. 

Song song với đó, văn hóa doanh nghiệp là nền tảng để toàn bộ doanh nghiệp có những giá trị chung, nguyên tắc chung để làm kim chỉ nam. Nếu như không xây dựng được văn hóa doanh nghiệp vững chắc, doanh nghiệp sẽ không thể có được sự đồng thuận và chung tay của đội ngũ trong việc cùng xây dựng KPIs. Do đó, tương thích về mặt tư duy (mindset) giữa cấp lãnh đạo và cấp thực thi cùng với nền tảng vững chắc của văn hóa doanh nghiệp là yếu tố quan trọng giúp quá trình xây dựng KPIs thuận lợi hơn.

Xây dựng KPIs dựa trên các mối tương quan của KPIs với công cụ quản trị khác.

Các doanh nghiệp thường dùng mô hình xương cá để hình dung việc áp dụng các công cụ quản trị và thực thi chiến lược của doanh nghiệp. Nếu ví đầu cá là BSC thì những chiếc xương cá là KPIs. Do đó, giữa KPIs và BSC có mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau. BSC của doanh nghiệp sẽ chi phối BSC của các phòng ban và ảnh hưởng đến việc đưa ra KPIs cho cá nhân. Như vậy, xây dựng KPIs mà không dựa trên tương quan với BSC thì KPIs ấy không có ý nghĩa. Ngược lại, xây dựng BSC mà không phân chia thành từng KPIs cụ thể thì việc sử dụng công cụ BSC cũng chưa tối ưu. Cần có sự phối hợp giữa KPIs và các công cụ quản trị chiến lược khác để có thể quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất.

Tựu trung, để xây dựng KPIs thành công cần có sự tương tác, hỗ trợ giữa KPIs cá nhân với các phòng ban, hướng tới việc thực hiện BSC chiến lược của doanh nghiệp.

“Xây dựng KPIs thành công cần có sự tương tác, hỗ trợ giữa KPIs cá nhân với các phòng ban, hướng tới việc thực hiện BSC chiến lược của doanh nghiệp."

Khởi đi từ việc hiểu đúng bản chất của KPIs, xây dựng KPIs dựa trên tư duy, văn hóa doanh nghiệp và kết hợp với các công cụ quản trị khác không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng thành công KPIs mà còn giúp doanh nghiệp có được hệ thống quản trị và thực thi chiến lược tối ưu. Song, việc xây dựng KPIs cũng là một hành trình dài mà doanh nghiệp cần đầu tư một cách nghiêm túc, không chỉ là về tài lực mà còn về cả nhân lực để có được những chuyên viên nội bộ phát triển KPIs cho doanh nghiệp của mình. 

Nguồn: Toppion Group.