Boundary Spanner – “Người bắc cầu” qua hai thế kỷ, từ “cầu nối” tới “kết nối”
Chuyên gia từ tổ chức giáo dục toàn cầu Dale Carnegie nhấn mạnh tầm quan trọng của nhân vật Boundary Spanner – “người bắc cầu” trong doanh nghiệp, khẳng định rằng việc tìm kiếm và phát triển nhóm người này vẫn nằm trong top các hoạt động ưu tiên của tổ chức.
Boundary Spanner qua hai thế kỷ, từ “cầu nối” tới “kết nối”
Thuật ngữ Boundary Spanner (người mở rộng biên giới, người bắc cầu) được các nhà xã hội học phương Tây ứng dụng từ những năm 1950, chỉ những người có vai trò liên kết mạng lưới nội bộ của tổ chức với các tổ chức bên ngoài nhằm khai thác thông tin đa chiều.
Thời điểm này, nhiệm vụ của “người bắc cầu” dừng lại ở việc liên lạc giữa bộ máy bên trong (Internal) với những người bên ngoài tổ chức (External) trong mảng R&D. Điển hình là việc giao tiếp với các nhà phát triển sản phẩm và các bên muốn mua lại bản quyền sản phẩm.
Trước đây, Boundary Spanner chỉ có vai trò kết nối tổ chức với người ngoài tổ chức
Nguồn: Envato
Trong cuốn “Cơ cấu tổ chức và vai trò mở rộng ranh giới”, Howard Aldrich và Diane Herker đã chỉ ra Boundary Spanner đóng vai trò là cầu nối trong giao tiếp, thực hành đàm phán với mục đích giúp Internal và External hiểu được nhau.
Tuy nhiên, ở thế kỷ 21, khi giá trị của giao tiếp nội bộ ngày càng được chú trọng thì vai trò của Boundary Spanner trong doanh nghiệp được nâng lên một tầm cao mới với nhiều “nhiệm vụ” trọng yếu.
Trước khi giới thiệu với người ngoài về tổ chức của mình, “người bắc cầu” cần giúp nhân sự trong nội bộ công ty hiểu và thấm nhuần mọi hoạt động về tổ chức. Họ cần hiểu được lịch sử, lý tưởng và những giá trị cốt lõi mang đậm bản sắc tạo sức mạnh cạnh tranh cho tổ chức ở hiện tại, kết nối nâng tầm tư duy và thúc đẩy hành động của đội ngũ.
Một khi đảm bảo được những yếu tố này, Boundary Spanner có thể giúp đội ngũ nhân sự hướng đến những tầm nhìn xa thể hiện kỳ vọng và khát khao chinh phục và phát triển bền vững của công ty.
Boundary Spanner làm được gì trong giao tiếp nội bộ?
Boundary Spanner trong giao tiếp nội bộ là tối quan trọng bởi vì một khi giao tiếp nội bộ trơn tru và đạt hiệu quả cao, nhân sự trong doanh nghiệp mới có sự thấu hiểu đối với công việc mà họ được giao và thấu hiểu lẫn nhau, tạo tiền đề cho sự phát triển năng lực của tổ chức (Organizational Development).
Đây cũng là nội dung của chuỗi toạ đàm được tổ chức bởi Dale Carnegie Việt Nam – tổ chức giáo dục nhượng quyền thương hiệu toàn cầu, cung cấp các giải pháp đào tạo chuyên sâu cho doanh nghiệp, nâng cao và phát triển năng lực tổ chức với kinh nghiệm hơn 100 năm trong trong lĩnh vực tư vấn phát triển tiềm năng và hiệu quả làm việc của nguồn nhân lực.
Bà Nguyễn Trịnh Khánh Linh – Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc Dale Carnegie Việt Nam
Tại toạ đàm thuộc chủ đề 2 “Sức mạnh của đội ngũ nhân sự có năng lực giao tiếp rõ ràng và khả năng hợp tác cao”, bà Nguyễn Trịnh Khánh Linh – Chủ tịch kiêm Tổng Giám đốc Dale Carnegie Việt Nam đã đưa ra các nội dung thiết yếu về vai trò của giao tiếp nội bộ: “Sức mạnh của giao tiếp nội bộ là khi mỗi người có khả năng nói lên được chính kiến và thoải mái để chia sẻ những gì mình nghĩ, nhất là khi những ý kiến đó có thể đóng góp cho tổ chức”.
Cũng tại toạ đàm này, lãnh đạo và cấp quản lý nhân sự của các công ty, tập đoàn đã chia sẻ nhiều câu chuyện của mình về vấn đề giao tiếp, truyền thông nội bộ trong tổ chức mà họ đang làm việc.
Đơn cử, đại diện Hanesbrand Vietnam cho biết khi truyền tải một chiến lược, nội dung đến hơn 12.000 lao động trong công ty, sẽ có rất nhiều ý kiến phản hồi, bao gồm đồng tình lẫn không đồng tình. Bộ phận nhân sự – Boundary Spanner lúc này sẽ phải là người đứng ra giải thích nhằm giúp người lao động hiểu được thấu đáo nội dung và để toàn bộ nhân lực cùng “nhìn về một hướng”.
Đây là một ví dụ cho tầm quan trọng của “người bắc cầu” trong doanh nghiệp bởi chính họ sẽ nắm giữ vai trò kết nối những đội nhóm làm việc riêng lẻ, thiếu gắn kết, những cá nhân với ý kiến chưa đồng nhất xích lại gần nhau để xử lý các khúc mắc, vấn đề từ đó tạo ra những mối liên hệ chung vì mục tiêu và tầm nhìn dài hạn của doanh nghiệp.
Boundary spanner giúp kết nối các cá nhân trong nội bộ tổ chức
Nguồn: Envato
Nếu các cá nhân trong tổ chức, doanh nghiệp có nhiều ý kiến trái chiều nhưng không được phản hồi hay giải đáp thoả đáng sẽ dễ dẫn đến trường hợp không hài lòng và tạo nên các thông tin truyền miệng bất lợi cho doanh nghiệp, thậm chí đỉnh điểm có thể dẫn tới đình công.
Vì thế, không chỉ tạo ra sợi dây liên kết bền chặt, “người bắc cầu” còn có tầm ảnh hưởng và sự tác động lớn trong việc ngăn chặn vấn đề đình công hay giảm thiểu các mưu đồ “tạo phản”. Họ sẽ giúp xử lý vấn đề một cách tinh tế, khéo léo bằng cách đàm phán, giao tiếp và cùng các bên giải quyết mọi chuyện một cách “thấu tình đạt lý”.
Một khi sự việc được xử lý, toàn bộ doanh nghiệp mới có thể tiếp tục mục tiêu, kế hoạch đề ra ban đầu và thậm chí còn có thể làm tốt hơn, nếu ý kiến của nhân sự nêu ra có tính thuyết phục và có đóng góp cao. Ngược lại, nếu vấn đề không được giải quyết ổn thoả sẽ là điểm lớn của doanh nghiệp, là mầm mống cho những sự cố phát sinh hay khủng hoảng khôn lường, một khi không thay đổi sẽ khó mà đạt được mục tiêu đề ra.
Doanh nghiệp quy mô lớn như Vietnam Airlines cũng đã từng gặp phải khủng hoảng nội bộ vào năm 2018.
Thương hiệu lớn như Vietnam Airlines cũng từng rơi vào khủng hoảng truyền thông nội bộ và cần đến sự giúp đỡ của Boundary Spanner
Thời điểm đó, hàng loạt phi công Việt Nam cảm thấy không hài lòng với mức lương thấp hơn phi công nước ngoài, nhưng lại không bày tỏ rõ ràng và trực tiếp quan điểm của mình với cấp lãnh đạo. Thay vào đó, họ đồng loạt đình công và đăng những thông tin bất lợi cho doanh nghiệp lên mạng xã hội.
Để xử lý vấn đề giao tiếp và giải toả khúc mắc với phi công, Vietnam Airlines cần đến các Boundary Spanner để kết nối nhân sự với ban lãnh đạo và đưa ra thoả thuận, cách giải quyết hợp lý, có lợi cho cả hai bên.
Kết quả của sự việc sau khi các boundary spanners “ra tay” đã trở nên tích cực hơn: các phi công Việt đã được tăng lương như nguyện vọng, còn về phía công ty cũng đã học được bài học về tầm quan trọng của việc tiếp thu ý kiến, nguyện vọng của phi công.
Làm sao để xây dựng đội ngũ Boundary Spanner?
Boundary Spanner đóng vai trò quan trọng như thế nên không ít doanh nghiệp trên toàn thế giới muốn mở rộng mạng lưới “người bắc cầu” nội bộ này.
Đơn cử, hãng điện thoại nức tiếng một thời Nokia có chiến lược phát triển đội ngũ “người bắc cầu” từ những bước đầu tiên. Những người mới vào thường được giới thiệu với ít nhất mười người ở trong và ngoài bộ phận làm việc của họ, giúp các nhân viên có mối quan hệ nội bộ tốt hơn và cũng nhằm mở rộng mạng lưới Boundary Spanner cho doanh nghiệp.
Tại Việt Nam, khái niệm Boundary Spanner trong quản trị nội bộ vẫn còn mới mẻ, khiến nhiều tổ chức vẫn đang loay hoay tìm cách tạo dựng nên đội ngũ này.
Đội ngũ Dale Carnegie Việt Nam
Chia sẻ tại toạ đàm, bà Nguyễn Trịnh Khánh Linh cho biết việc tìm kiếm và đào tạo đội ngũ “người bắc cầu” có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào người lãnh đạo: “Ở Dale Carnegie, nếu muốn tạo ra sự thay đổi ở nhân viên thì chúng tôi sẽ tạo ra sự thay đổi ở lãnh đạo trước. Văn hoá của Dale là cân bằng giữa những giao tiếp tạo ra tính hiệu quả trong công việc nhưng vẫn tạo ra những phẩm chất sống tử tế trong công việc bình thường”.
Bà Linh nhấn mạnh để biến đội ngũ nhân sự thành Boundary Spanners, lãnh đạo trước tiên phải “làm gương”, “tiên phong” trở thành một “người bắc cầu” thực thụ thông qua sự chia sẻ và gắn kết. Được biết, “làm gương”, “tiên phong” cũng là một trong những giá trị cốt lõi của tổ chức giáo dục lấy triết lý “đắc nhân tâm” làm nền tảng này.
Lãnh đạo với cương vị là một “người bắc cầu” tiên phong cần chứng minh được sức lan toả của mình trong việc truyền thông nội bộ của doanh nghiệp: lan toả từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và truyền ngang giữa các bộ phận. Để mọi người cùng nhận thấy mục tiêu chung và quyết tâm hành động vì nó, lãnh đạo không thể chỉ quan sát và giao phó trách nhiệm cho nhân viên mà còn phải trở thành linh hồn của đội ngũ, là người kết nối các nhân sự lại với nhau.
Một sự kiện do Dale Carnegie Việt Nam tổ chức năm 2016
Nhìn xa hơn, vai trò của một lãnh đạo ở cương vị “người bắc cầu” là thu hút nhân tài, giữ chân người có năng lực và chuyên môn cao nhờ khả năng khiến các thành viên yêu quý công ty, khuyến khích tinh thần làm việc hăng say và sự chủ động.
Cũng theo các nội dung chia sẻ thuộc tọa đàm của Dale Carnegie Việt Nam, giao tiếp và hợp tác chính là đòn bẩy đưa lực lượng nhân sự phát triển vượt bậc, và ban lãnh đạo cấp cao đóng vai trò then chốt trong việc tạo ra văn hoá giao tiếp rõ ràng và bền vững.
Điều này một lần nữa khẳng định lại vai trò của người lãnh đạo trong việc tìm kiếm và đào tạo đội ngũ “người bắc cầu”: Muốn nhân sự của mình trở nên cởi mở và đoàn kết, trước tiên hãy trở thành một hình mẫu như vậy.
Dale Carnegie Việt Nam (Trường Doanh nhân Đắc Nhân Tâm) thành lập năm 2007, là đơn vị được phép nội địa hoá và triển khai hệ thống giải pháp phát triển năng lực của Dale Carnegie toàn cầu. Dale Carnegie đã hợp tác với nhiều công ty, tổ chức ở Việt Nam; đào tạo, huấn luyện và tư vấn cho hơn 50.000 học viên, trong đó có nhiều người là lãnh đạo cấp cao, quản lý cấp trung và trưởng nhóm.
Dale Carnegie Việt Nam mang đến giải pháp Huấn luyện Trực tiếp Trực tuyến (Live Online Learning), giúp khách hàng tham gia huấn luyện và đúc kết được năng lực hoàn thiện công việc hiệu quả.
Tham khảo ngay thông tin tại: https://huanluyentructieptructuyen.dalecarnegie.vn/
* Nguồn: Trends Vietnam