Cách tính ngân sách một dự án SEO chính xác nhất

Trong 5 năm tư vấn dịch vụ SEO cho hơn 1000 doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy ngân sách là trở ngại lớn nhất khi một doanh nghiệp có mong muốn làm SEO. Một phần do ngân sách dự án SEO lớn hơn ngân sách doanh nghiệp dự kiến đầu tư cho SEO, ngoài ra đa số doanh nghiệp đều có chung một thắc mắc là cách tính ngân sách dự án SEO sẽ như thế nào. Chúng tôi tin rằng với mỗi báo giá SEO mà doanh nghiệp thu thập được từ các Agency, mỗi báo giá sẽ có ngân sách khác nhau, thậm chí sự chênh lệch nhau rất lớn.

Chính vì vậy, hôm nay mình sẽ đưa ra góc nhìn chi tiết về các tính toán ngân sách của một dự án SEO để doanh nghiệp có thể hiểu và dễ dàng chọn lựa cho mình giải pháp phù hợp nhất.

1. Quy trình tính toán ngân sách dự án SEO

Yếu tố ảnh hưởng lớn nhất tới ngân sách của dự án SEO:

• Chắc chắn phải là bộ TỪ KHÓA. Bộ từ khóa càng cạnh tranh, ngân sách sẽ càng cao và ngược lại

Yếu tố tạo nên ngân sách của dự án SEO:

• NGUỒN LỰC. Cần tính toán nguồn lực, ngân sách đầu tư cho các thành phần nguồn lực bỏ ra, từ đó sẽ có ngân sách dự án SEO.

Bộ từ khóa mang tới cho doanh nghiệp giải pháp SEO phù hợp. Còn nguồn lực mang tới một ngân sách SEO phù hợp. Đây là 2 yếu tố quan trọng bậc nhất và ảnh hưởng lẫn nhau khi biết bộ từ khóa, chúng ta mới tính toán được nguồn lực. Và dĩ nhiên đây mới chỉ là 2 yếu tố chính, để tính toán được nguồn lực sẽ trải quá một quá trình không hề đơn giản như sau:

Bước 1: Phân tích

Sẽ có 3 hạng mục mà chúng ta cần phân tích chính:

• Phân tích kết quả hiện tại của website. Dữ liệu này sẽ cho chúng ta biết website hiện đang có kết quả gì không, có traffic hay từ khóa nào lên TOP không.
• Phân tích thực trạng website dựa trên Onsite - Content - Offpage. Dữ liệu sẽ cho chúng ta biết được thực trạng website đang như thế nào. Một website mới sẽ có chiến lược SEO hoàn toàn khác với một webs 2 năm, và càng khác với một website 5 năm,......
• Phân tích đối thủ. SEO là cuộc chiến cao thấp với nhau, nếu mình muốn lên TOP chắc chắn phải có đối thủ rớt TOP. Vậy hiểu được đối thù, hiểu nguồn lực đối thủ bỏ ra sẽ giúp mình có dữ liệu tốt hơn để lên phương án SEO phù hợp

Một phương án SEO phù hợp PHẢI bắt nguồn từ dữ liệu nghiên cứu khoa học, nếu không, tất cả phương án đều có sự chính xác thấp và hoàn toàn là may rủi

Bước 2: Đề xuất phương án & chiến lược

Sau khi có đủ dữ liệu nghiên cứu, Agency cần bắt đầu đề xuất phương án SEO phù hợp cho doanh nghiệp.

Lưu ý: Bước này chỉ thành công nếu phân tích đủ sâu, dữ liệu phân tích có độ chính xác cao

Agency cần đề xuất 4 phương án chi tiết cho doanh nghiệp cần SEO:

• Từ khóa SEO chính đề xuất
• Chiến lược Content
• Chiến lược quảng bá (offpage)
• Phương án tối ưu website (Onsite)

Content - Onsite - Offpage là bộ 3 chân kiềng của SEO và là 3 hạng mục không thể thiếu cho bất kì dự án nào. Phương án SEO dựa trên 3 chân kiềng này cần phải phù hợp với nguồn lực doanh nghiệp, kế hoạch kinh doanh và phù hợp với tính chất của sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Sẽ chẳng có chiến lược nào tốt mà không có dữ liệu nghiên cứu, vì thế bước 1 phải hết sức cẩn thận và tỉ mỉ.

Từ khóa SEO là yếu tố quan trọng nhất, bởi vì chiến lược phụ thuộc rất nhiều vào bộ từ khóa.

Bước 3: Timeline thực thi dự án

Chiến lược và phương án ở bước 2 chỉ dừng lại ở mức tổng quan, sau đó chúng ta cần cụ thể hóa chiến lược bằng timeline chi tiết qua từng tháng và qua từng giai đoạn.

Bước 4: Tính toán nguồn lực

Một dự án SEO sẽ kéo dài từ 6-12 tháng tùy từng dự án, với tính chất dài hạn như thế, cần hoạch định nguồn lực ngay từ ban đầu, khi thực thi dự án sẽ dễ dàng quản trị hơn. Và quan trọng hơn hết cho chính doanh nghiệp, đây chính là phần sẽ giúp cho doanh nghiệp hiểu ngân sách dự án tới từ những đâu.

Tổng kết lại:

Quy trình tính toán ngân sách sẽ trải qua đủ 4 bước trên, chỉ làm được bước sau nếu bước trước đó được hoàn thành tỉ mỉ. Nếu tính ngân sách không dựa trên dữ liệu nghiên cứu và nguồn lực từ chiến lược, độ chính xác của ngân sách là HOÀN TOÀN RẤT THẤP

2. Thành phần của nguồn lực trong cách tính ngân sách dự án SEO

Ở phần đầu bài, chúng ta đã được hiểu quy trình tính toán ngân sách với độ chính xác cao nhất. Ở phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về nguồn lực.

Nguồn lực để đẩy và duy trì một dự án SEO bao gồm:

• Nguồn lực về khối lượng công việc: Nguồn lực này thiên về số lượng như số lượng Content, số lượng backlink,.........
• Nguồn lực về công cụ. SEO cần nhiều công cụ trả phí mang thiên hướng phân tích, hỗ trợ quá trình SEO có đủ dữ liệu để dễ dàng thực thi
• Nguồn lực thực thi tối ưu SEO: Những công việc thực thi chính trong dự án
• Nguồn lực quản lý dự án SEO
• Nguồn lực dự phòng.

2.1 Nguồn lực về khối lượng công việc

Đây là những công việc có thể tính toán được ngân sách dựa trên khối lượng công việc như Content, mua Backlink, Mua Google Map. Đây cũng là nguồn lực có ngân sách dễ tính toán và rõ ràng nhất. Các công việc này hoàn toàn có thể được Out Source ra một đơn vị thứ 3 thực thi.

• Giá content trên thị trường là 100-200.000/bài
• Giá của backlink đi mua là 300.000 - 5.000.000/bài
• Google Map giá dao động là 800.000 - 1.200.000/Map

Ngoài ra còn một số hạng mục nữa như Social Entity, và dĩ nhiên những hạng mục này tùy vào chiến lược dự án. Có dự án cần, có dự án lại không nhất thiết phải cần làm.

Thông thường, nguồn lực về khối lượng công việc chiếm 15-20% tổng ngân sách dự án

2.2 Nguồn lực về công cụ

Công cụ hỗ trợ là một phần không thể thiếu trong SEO, có thể kể đến một số công cụ trả phí và chức năng của nó:

• Ahref: Công cụ kiểm tra traffic và backlink của bất kỳ website nào
• Bộ SEO Power Suite: Bộ công cụ hỗ trợ check lỗi website nổi tiếng trên thế giới
• Screaming Frog SEO Spider: Công cụ hỗ trợ tối ưu Content
• Lar Index: Công cụ giúp website nhanh được Google lập chỉ mục
• Serprobot: Công cụ kiểm tra thứ hạng từ khóa, tự động cập nhật thứ hạng từ khóa hàng ngày.

Và dĩ nhiên là tùy thuộc chiến lược từng dự án để có kế hoạch sử dụng công cụ nào phù hợp, tránh việc mua nhiều sẽ bị lãng phí nguồn lực.

Các công cụ hỗ trợ SEO đều được sản xuất ở nước ngoài nên giá cũng không rẻ, nguồn lực về công cụ sẽ chiếm 5-8% ngân sách dự án

2.3 Ngân sách thực thi tối ưu SEO

Khối lượng công việc và công cụ chỉ là bề nổi của một dự án SEO. Khi chúng ta đẩy triển khai các công việc đấy, khả năng website lên TOP lâu dài là KHÔNG THỂ.

Ngân sách thuộc nguồn lực này này dành cho các công việc do chính nguồn nhân sự của Agency trực tiếp thực thi, đòi hỏi mức độ chuyên môn về SEO và Marketing cao. Đây là nguồn lực có sự ảnh hưởng lớn nhất cho chất lượng của bất kì dự án SEO nào.

Các công việc quan trọng thuộc nguồn lực thực thi tối ưu bao gồm:

• Lên bộ kế hoạch SEO (10%)
• Tối ưu onsite để website chuẩn SEO và tốt cho người dùng (10%)
• Tối ưu cấu trúc cho website (15%)
• Thực thi các công việc Offpage (10%)
• Cài đặt đo lường và tối ưu hành vi người dùng (5%)
• Kiểm tra và tối ưu hệ thống content (20%)
• Kiểm tra và tối ưu hệ thống Offpage (15%)
• Kiểm tra và tối ưu hệ thống Technical cho website (15%)

Lưu ý: Số % bên cạnh là số % thời gian thông thường cần bỏ ra cho mỗi dự án, tuy nhiên số % này sẽ có sự thay đổi tùy thuộc vào chiến lược từng dự án.

Ngân sách thực thi tối ưu SEO chiếm 45-50% tổng ngân sách dự án

2.4 Ngân sách nguồn lực quản lý 

Với mỗi dự án, hệ thống công việc và nhân sự là lớn theo sự cạnh tranh của dự án. Vậy để nhân sự và hệ thống công việc đi đúng chiến lược cũng như có sự linh hoạt cao, và cuối cùng là tạo ra hiệu quả thực tế là ranking hay traffic, quản trị dự án luôn là bài toán không dễ dàng với các Agency.

Phần ngân sách này sẽ thiên về quản lý bao gồm quản lý nhân sự và quản lý dự án

2.4.1. Quản lý nhân sự

Trong một dự án SEO, sẽ có những nhân sự chịu trách nhiệm cho những chuyên môn khác nhau. Bạn sẽ chuyên content, bạn chuyên SEO, bạn chuyên Offpage.

Để cả team phối hợp lại với nhau tốt, các công việc tạo ra được hiệu quả chung, công việc cả team chạy đúng tiến độ sẽ phải được quản lý cần ban quản lý cấp cao bao gồm SEO Leader, trưởng phòng SEO và giám đốc kỹ thuật, là những người có chuyên môn rất cao.

Với một dự án càng cạnh tranh, khối lượng công việc cùng số lượng nhân sự đông, công việc quản lý nhân sự sẽ càng phức tạp và tốn nhiều thời gian hơn. Nói tóm gọn, quản lý nhân sự là ngân sách dành cho ban quản lý cấp cao thiên về quản lý con người, để cả team làm việc tốt, đoàn kết, phối hợp nhau tốt để cùng cố gắng đạt mục tiêu chung.

2.4.2. Quản lý dự án

Nếu như quản lý nhân sự thiên về con người, quản lý dự án thiên về quản lý chiến lược và dự án. Như chúng ta đã biết, nếu chỉ có công việc thì chắc chắn dự án sẽ không thể thành công. Thứ giúp cho công việc dự án đạt hiệu quả cao nhất chính là công tác quản lý/quản trị dự án SEO.

Ở SEODO, Giám đốc kỹ thuật là người tham vấn và tư vấn chiến lược dự án.

Trưởng phòng SEO là người lead cuộc họp dự án hàng tuần, nếu dự án đang đi không đúng thì sẽ là người tư vấn thay đổi chiến thuật để có sự thay đổi hướng tới hiệu quả hàng tuần.

SEO Leader là người trực tiếp theo dõi, triển khai và follow chiến lược, đảm bảo dự án đi đúng chiến lược, là người chịu trách nhiệm chính cho dự án.

Để quản trị dự án tốt, SEODO còn sử dụng các công cụ chuyên quản trị dự án như OKRs, Asana, Base Work để hỗ trợ các team quản trị dự án dễ dàng hơn.

Và rõ ràng và dự án càng cạnh tranh, nhân sự càng đông, công việc trở nên phức tạp, nguồn lực quản lý sẽ trở nên nhiều hơn

Ngân sách nguồn lực quản lý nhân sự và dự án sẽ chiếm 20-25% tổng ngân sách dự án.

2.5 Ngân sách cho nguồn lực dự phòng

Để nói về sự chắc chắn thành công cho bất kỳ dự án SEO nào, sẽ chẳng có Agency nào chắc chắn tỷ lệ thành công là 100%. Sự thật là SEO luôn luôn có những rủi ro tiềm tàng. Mọi chiến lược không hẳn 100% là đúng. Có những lý do khiến cho chiến lược không đạt mục tiêu:

• Bước đầu nghiên cứu chưa quá sâu, có một số ngành đặc thù khó hiểu hơn, từ đó dữ liệu nghiên cứu có sự chính xác không cao
• Số lượng công việc quá nhiều, quá trình kiểm tra chất lượng có thiếu sót khiến cho chất lượng công việc không như mong muốn
• Trong quá trình thực thi, các đối thủ cùng đang làm SEO, từ đó chiến lược ban đầu mình đề ra sẽ có sai số
• Ước tính khối lượng công việc có sự sai lệch so với kết quả mong muốn
• Google update trọng số, khiến cho trọng số trong SEO có sự biến thiên
• Đối thủ chơi xấu (mấy ngành cạnh tranh hay có)

Khi đó, chúng ta sẽ bắt buộc có kế hoạch dự phòng. Từ đó sẽ sử dụng tất cả mọi nguồn lực trên nhưng với nguồn lực ít hơn chiến lược ban đầu. Việc dự phòng sẽ đảm bảo dự án ngoài chiến lược ban đầu, còn luôn tồn tại kế hoạch dự phòng. Tỷ lệ thành công dự án sẽ tăng lên đáng kể.

Ngân sách nguồn lực cho nguồn lực dự phòng luôn chiếm 10% tổng ngân sách dự án

Kết luận

Trên đây là 5 nguồn lực khiến cho một dự án SEO đi đến thành công, chỉ cần thiếu đi 1 nguồn lực, chắc chắn tỷ lệ thành công dự án sẽ không thể tốt được. Hi vọng với bài viết này, các doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm SEO Agency có thể nắm được cách tính ngân sách của một dự án SEO. Từ đó đưa ra quyết định lựa chọn Agency phù hợp, để không rơi vào hoàn cảnh "tiền mất tật mang"