Tổ chức giáo dục toàn cầu Dale Carnegie giới thiệu mô hình giao tiếp “Bàn tay năm ngón”
Hiểu một cách đơn giản thì “Bàn tay năm ngón” (BT5N) chính là sự kế thừa tinh thần cốt lõi của các mô hình giao tiếp doanh nghiệp truyền thống nhưng ở mức độ khoa học, thực tế và linh hoạt hơn.
Vẫn là các nội dung về kết nối đội ngũ hiệu quả, gây dựng sự thấu hiểu hay mang khuynh hướng áp dụng tinh thần quản trị yêu thương; thay vì dừng lại ở việc gửi đến một “bách khoa toàn thư” để doanh nghiệp tự hoàn thiện mô hình giao tiếp đặc thù, “Bàn tay năm ngón” lại chia nhỏ những nội dung ấy thành 5 tiêu chí cần và đủ (5 ngón tay) để đạt được giao tiếp doanh nghiệp hiệu quả. Nhờ đó, mô hình mới giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định được mục tiêu hướng đến, tự sàng lọc được được những lỗ hổng cần củng cố hoặc điểm mạnh cần phát huy trong văn hoá giao tiếp tại cơ sở.
Nói cách khác, với BT5N, văn hoá giao tiếp doanh nghiệp đã tiệm cận hơn với khả năng giao tiếp có chủ đích, mô hình giao tiếp sau khi hình thành cũng bền vững hơn và mang tính ứng dụng cao hơn. Tuy nhiên, nói như vậy không có nghĩa là BT5N đơn giản chỉ là chuyện “bình cũ rượu mới". Trên thực tế, mô hình này còn có những phát triển riêng, nổi bật nhất chính là việc mở rộng đối tượng tiếp nhận nhờ cải thiện về hình thức trình bày.
Với BT5N, văn hoá giao tiếp doanh nghiệp đã tiệm cận hơn với khả năng giao tiếp có chủ đích, mô hình giao tiếp sau khi hình thành cũng bền vững hơn và mang tính ứng dụng cao hơn.
Ngôn ngữ dễ theo dõi, nội dung được dẫn dắt qua những câu hỏi thực tế, tính trực quan cao (hình ảnh 5 ngón tay) và đề cập trực diện các chủ đề “thời sự" trong doanh nghiệp hiện nay (minh bạch, truyền cảm hứng), dễ thấy BT5N không chỉ phù hợp với đối tượng quản lý cấp cao (C-level), người có chuyên môn về quản trị/ nhân sự mà còn với cả cộng đồng nhân viên hoặc những người yêu thích tìm hiểu khoa học về quản trị.
Đây chính là nhân tố quan trọng tạo ra hiệu quả đồng bộ trong việc triển khai mô hình giao tiếp doanh nghiệp – một trong những tiêu chí đánh giá mức độ hiệu quả của hầu hết các mô hình giao tiếp hiện nay. Như tên gọi của mô hình này, một bàn tay gồm lòng bàn tay và mỗi ngón tay, sẽ đại diện cho từng “chiến thuật” giúp mỗi thành viên và đồng đội trao đổi, phối hợp ăn ý, hiệu quả và gắn kết hơn.
1. Lòng bàn tay: Giao tiếp có chủ đích
Là bộ phận gắn kết cả năm ngón tay, lòng bàn tay đại diện cho tiêu chí quan trọng nhất của mô hình – sự giao tiếp có chủ đích. Giao tiếp ở mô hình mới tập trung vào sự tuỳ biến để phù hợp với đặc thù của nhiều bối cảnh và mục tiêu khác nhau. Nhờ đó, ở mỗi cấp, mỗi phòng ban, mỗi công việc… đội ngũ sẽ có được phương thức giao tiếp phù hợp nhất, hạn chế tối đa tình trạng áp đặt, nặng lý tính trong xử lý công việc như mô hình giao tiếp truyền thống.
“Lòng bàn tay” trong mô hình BT5N giúp văn hoá doanh nghiệp tiệm cận hơn với năng lực giao tiếp có chủ đích. Để làm được điều này, mô hình chỉ ra 2 phương pháp:
- Tập trung vào ý nghĩa vấn đề (Why): Thường xuyên tự hỏi về giá trị của giao tiếp và đặt nó trong bức tranh tầm nhìn, sứ mệnh tổ chức.
- Tập trung vào cách tiếp cận vấn đề (How): Để mỗi cuộc hội thoại trở nên có chủ đích hơn, nhà lãnh đạo/ quản lý nhóm cần tập trung vào các “bánh xe” to nhất như chiến lược tổ chức, đào tạo, truyền cảm hứng, gắn kết đội nhóm...
Là bộ phận gắn kết cả năm ngón tay, lòng bàn tay đại diện cho tiêu chí quan trọng nhất của mô hình – sự giao tiếp có chủ đích
2. Ngón tay cái: Phản ứng nhanh, nhạy bén (Responsive)
Là ngón khoẻ nhất của bàn tay, ngón cái được chọn đại diện cho năng lực giúp củng cố sức mạnh của việc giao tiếp: năng lực kiểm soát và xử lý nhanh các tình huống giao tiếp.
Phản ứng nhanh giúp tổ chức tránh được các sự cố trên nhiều phương diện. Đơn cử như sự vụ “Sữa học đường” của Vinamilk hồi năm 2019. Giữa tình thế “mũi tên” dư luận nhắm vào – hệ quả từ khi bài báo “Để Vinamilk đưa sữa bột pha lại vào Sữa học đường là coi thường phép nước” (trang tin giaoduc.net.vn), chính khả năng kiểm soát giao tiếp (với dư luận) tốt và sự nhanh nhạy, dứt khoát trong xử lý tình huống (phản hồi văn bản chính thức, giải thích trên quan điểm pháp luật, tận dụng sức mạnh cộng đồng…), Vinamilk đã giải oan cho mình.
Tương tự ở môi trường công sở, khả năng xử lý nhanh cũng có thể giúp nâng cao mức độ hài lòng của nhân viên, nhất là khi việc giao tiếp liên quan đến các chủ đề nhạy cảm như thưởng, phạt. Nhân viên cảm thấy hài lòng, sự gắn kết của họ với với doanh nghiệp sẽ được củng cố; nhờ đó, hiệu suất và mức độ cống hiến cho tổ chức sẽ dễ dàng cải thiện theo.
Ngón cái được chọn đại diện cho năng lực giúp củng cố sức mạnh của việc giao tiếp: năng lực kiểm soát và xử lý nhanh các tình huống giao tiếp
3. Ngón tay trỏ: Tính bao hàm trong hội thoại (Inclusive)
Ngón trỏ đại diện cho các yếu tố thiên về tinh thần quản trị trong giao tiếp, được cụ thể hoá thành cụm từ “tính bao quát” (inclusive). Theo đó, tính bao quát trong năng lực quản trị chính là khả năng tôn trọng, ủng hộ tính đa dạng trong các cuộc hội thoại, sự kiên nhẫn và thấu hiểu dành cho đội ngũ.
Càng ở những vị trí cao trong tổ chức, tính bao quát trong giao tiếp càng khẳng định tầm quan trọng. Bởi nó vừa thể hiện tư duy tổng thể, vừa khẳng định năng lực “đưa ra thông điệp xử lý vấn đề” của lãnh đạo.
Tính bao hàm trong giao tiếp là yếu tố khẳng định năng lực của các nhà lãnh đạo. Tuy nhiên, trong giao tiếp cần đưa ra thông điệp bao hàm, đồng thời thể hiện sự đồng cảm, ngôn từ lẫn hình thức biểu đạt phù hợp với mỗi cá nhân.
“Khi trao đổi với tập thể trên cương vị lãnh đạo, thay vì chỉ tập trung giao tiếp 1-1 hay chỉ chăm chăm sai khiến đội ngũ ‘làm theo chỉ thị’, hãy tìm cách để tất cả cùng cảm nhận được sự hiện diện thoải mái của mình” – một chuyên gia đào tạo Dale Carnegie Việt Nam lưu ý.
Tính bao hàm trong giao tiếp là yếu tố khẳng định năng lực của các nhà lãnh đạo
4. Ngón giữa: Tính minh bạch (Transparency)
Nắm vai trò trung tâm bàn tay, ngón giữa đại diện cho yếu tố giúp duy trì sự cân bằng trong giao tiếp: tính minh bạch.
Ngày nay, khi các nhân viên môi trường công sở rất dễ sa chân vào “bể tin đồn thất thiệt" chưa được kiểm chứng, nhà quản lý/ lãnh đạo càng cần nỗ lực công khai nhiều thông tin nhất có thể trong phạm vi nội bộ cho phép.
Chính sự dịch chuyển cấu trúc nhân sự từ mô hình phân cấp sang mô hình đội nhóm (teamwork) và làn sóng làm việc từ xa (work from home) thời COVID-19, một mặt giúp doanh nghiệp hình thành nên các quy trình quản lý – theo dõi tiến độ thuận tiện, một mặt tạo nên rào cản cho các cuộc hội thoại minh bạch, gần gũi.
Tính minh bạch trong giao tiếp thực sự gặp nhiều thách thức trước làn sóng work from home và làm việc đội nhóm trong mùa dịch.
Ngón giữa đại diện cho yếu tố giúp duy trì sự cân bằng trong giao tiếp: tính minh bạch.
Thử hình dung một phiên họp trực tuyến có đông người tham dự, môi trường mạng không tiện để mọi người trao đổi trực tiếp, cũng không tạo đủ không gian – thời gian để từng cá nhân trình bày trọn vẹn quan điểm, chia sẻ các thông tin quan trọng.
Chiến thuật để rèn luyện khả năng giao tiếp minh bạch đã được đại diện Dale Carnegie Việt Nam tóm gọn tại toạ đàm Phát triển Năng lực Tổ chức vào quý II/2021 bằng 1 câu: “Hãy luôn tôn trọng sự thật”.
5. Ngón áp út: Hướng đến giải pháp cụ thể (Solution-oriented)
Ngón áp út đại diện cho những yếu tố đem lại giá trị thực tiễn cho hoạt động giao tiếp – nhất là giao tiếp về các chiến lược, kế hoạch công việc mới… Đó là khả năng đưa ra giải pháp.
Không quan trọng tốn bao nhiêu thời gian, được trình bày bởi bao nhiêu ý tưởng/ luận điểm, tranh luận mất bao năng lượng... giao tiếp thực sự có giá trị thực tiễn chỉ khi đưa ra được giải pháp vào cuối buổi họp/ buổi thảo luận. Điều này đặc biệt phù hợp trong bối cảnh hiện nay khi các tổ chức đang đặt tính hiệu suất (productivity) lên hàng đầu thông qua các cấu trúc làm việc theo đội nhóm trong doanh nghiệp.
Kết quả cuối cùng của mọi cuộc hội thoại là một điểm mấu chốt trong mô hình BT5N. Để đạt được khả năng của “ngón áp út", lãnh đạo/ người điều phối cần xoáy vào khai thác các giải pháp khả thi bằng tư duy hành động, thay vì công kích một cá nhân nào hoặc “bới móc” đặc điểm tính cách của họ.
Đồng thời, cấp trên cũng cần chân thành lắng nghe ý kiến đóng góp từ nhân viên, không nên mất kiên nhẫn hoặc tỏ thái độ nóng lòng để không bỏ lỡ nhiều ý tưởng hay từ họ. Mặt khác với nhân viên, việc lãnh đạo luôn thấu hiểu tâm tư, tình cảm của họ sẽ là liều thuốc tinh thần động viên họ cố gắng và tích cực làm việc.
6. Ngón út: Giao tiếp truyền cảm hứng (Inspirational)
Cuối cùng là ngón út tuy bé nhỏ nhưng lại giúp hoàn thiện một bàn tay. Điều này ứng với khả năng truyền cảm hứng – năng lực hỗ trợ hoàn thiện các năng lực giao tiếp khác để chúng đạt hiệu quả cao nhất.
Theo quan điểm từ các giáo trình của viện Dale Carnegie, lãnh đạo truyền cảm hứng là người có khả năng chia sẻ súc tích, ngắn gọn mọi thông điệp, khơi gợi sự đồng thuận và tính gắn kết đội ngũ, khiến họ duy trì niềm tin vào tổ chức và hành động với tinh thần cống hiến.
Câu chuyện thành công của Thế Giới Di Động thể hiện qua các chỉ số kinh doanh, phát triển tổ chức và gắn kết đội ngũ, tất cả đều in đậm dấu ấn truyền cảm hứng mạnh mẽ từ “đầu tàu” doanh nghiệp – Chủ tịch Nguyễn Đức Tài.
Ông Nguyễn Đức Tài
Nguồn: ICT News
Quan niệm của ông về quan hệ giữa sếp và nhân viên là “cùng đồng hành”, cùng tạo ra thành quả và thúc đẩy doanh nghiệp đạt được mục tiêu chung. Chính điều cốt lõi này đã truyền nhiệt huyết phấn đấu, tạo nên kỳ tích nhà bán lẻ số 1 Việt Nam ở hiện tại.
Với tổ chức Dale Carnegie Việt Nam, cái tâm lãnh đạo chính là điều kiện cần để truyền cảm hứng tích cực và tinh thần sáng tạo, vượt mọi thách thức cho các thành viên trong tổ chức.
Dale Carnegie Việt Nam (Trường Doanh nhân Đắc Nhân Tâm) thành lập năm 2007, là đơn vị được phép nội địa hoá và triển khai hệ thống giải pháp phát triển năng lực của Dale Carnegie toàn cầu. Dale Carnegie đã hợp tác với nhiều công ty, tổ chức ở Việt Nam; đào tạo, huấn luyện và tư vấn cho hơn 50.000 học viên, trong đó có nhiều người là lãnh đạo cấp cao, quản lý cấp trung và trưởng nhóm.
Dale Carnegie Việt Nam mang đến giải pháp Huấn luyện Trực tiếp Trực tuyến (Live Online Learning), giúp khách hàng tham gia huấn luyện và đúc kết được năng lực hoàn thiện công việc hiệu quả.
Tham khảo ngay thông tin tại: https://huanluyentructieptructuyen.dalecarnegie.vn/
* Nguồn: Trend Vietnam