Quản lý tài sản marketing online: “Đừng để mất trâu mới đi làm chuồng”

Ở bối cảnh hiện nay, hầu hết marketer đều tin rằng marketing online là một trong những yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp phát triển, vượt qua những khó khăn hay giải quyết bài toán nan giải như tìm kiếm khách hàng mới hoặc tối ưu chi phí quảng cáo. Trong bối cảnh COVID-19, marketing online lại một lần nữa khẳng định vị thế quan trọng của nó.

Không thể phủ nhận tầm quan trọng của Marketing hay Digital Marketing, nhưng rất ít chủ doanh nghiệp hiểu được ý nghĩa của việc bảo vệ và quản lý những tài sản online hay còn gọi là nền tảng để phục vụ hoạt động Digital Marketing.

Thật thiếu sót khi doanh nghiệp dành thời gian định kỳ hàng tháng để kiểm hàng tồn hay kiểm kê tài sản hữu hình của công ty hàng năm, nhưng lại quên đi việc tổ chức kiểm tra hệ thống tài sản online.

Điển hình là trong suốt khoảng thời gian làm tư vấn cho các doanh nghiệp, tôi đã thấy nhiều doanh nghiệp có doanh số hàng trăm tỉ mỗi năm, nhưng lại giao tài sản online của mình cho một người thiếu chuyên môn hay thiếu tính gắn kết lâu dài với doanh nghiệp và khi nhân sự này nghỉ việc thì nhiều trường hợp lại không bàn giao hệ thống tài khoản đầy đủ, hay thất thoát thông tin, khiến cho doanh nghiệp gặp nhiều rắc rối trong việc quản lý, triển khai hoạt động marketing.

Tài sản online của doanh nghiệp là gì?

• Hệ thống tất cả các nền tảng phục vụ cho hoạt động marketing online như: Website, fanpage, tài khoản quản trị quảng cáo Facebook (BM), hệ thống MCC của Google Ads, công cụ tracking, các hệ thống marketing phục vụ SMS, email marketing…
• Tài khoản quản trị quyền cao nhất của tất cả các nền tảng nói trên bao gồm cả những tài khoản quản trị Cloud, Domain, Hosting...
• Hệ thống quản lý dữ liệu khách hàng, hay danh sách khách hàng online…
• Những ý tưởng, hệ thống báo cáo Digital Marketing mà những người tiền nhiệm hay hiện tại đã và đang dày công xây dựng...

Tài sản online của doanh nghiệp là gì?
Nguồn: wahaya

Việc quản lý hệ thống tài sản online không tốt sẽ dẫn đến những hệ luỵ gì?

• Ví dụ, doanh nghiệp sở hữu một fanpage đã được xây dựng nhiều năm, đã đầu tư rất nhiều tiền để phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Nhưng vào một ngày “đẹp trời”, tài khoản này lại bị khoá hay mất đi do sự quản lý lỏng lẻo hay vì bất kỳ lý do gì khác. Điều này sẽ khiến doanh nghiệp gặp rắc rối lớn, khi phải tốn rất nhiều thời gian để cầu cứu, hay tranh chấp giành lại quyền quản trị fanpage. Trong suốt thời gian đó, doanh nghiệp phải triển khai các hoạt động “chắp vá” kéo theo nhiều hoạt động liên quan, mất đi tính ổn định và cũng như không thể tối ưu chi phí.
• Một ví dụ khác, doanh nghiệp đang có nhiều tài khoản quảng cáo Facebook, cũng như fanpage để phục vụ cho các nhãn hàng, được quản lý tập trung trên 1 BM (trình quản lý doanh nghiệp). Trong trường hợp này, người quản lý phải thêm nhiều tài khoản của nhân viên để phụ trách các công việc khác nhau: quản lý ads, đăng nội dung... Nhưng vô tình một hoặc một vài tài khoản trong số đó vi phạm chính sách Facebook, mà bạn không có quy trình kiểm tra để phát hiện kịp thời, hệ quả là một hoặc các tài sản mạng xã hội còn lại có thể bị khoá do “liên đới trách nhiệm” mà Facebook không cho biết rõ lý do. Có thể nói việc này giống như một con virus lây lan từ tài khoản này sang tài khoản khác trong chính doanh nghiệp mà bạn không hề hay biết.

Lời khuyên dành cho chủ doanh nghiệp

Tổ chức

• Quy hoạch bộ phận/ người tin cậy chuyên trách đồng quản lý tài sản online.
• Tổ chức quản lý tài khoản tập trung, nên dùng 1 hay 2 email bí mật để làm email admin quản lý hầu hết hệ thống online nếu có thể (không nên dùng email mà bạn đang sử dụng hàng ngày để làm email admin điều này có thể sẽ kém bảo mật).
• Tổ chức một danh sách và toàn bộ những tài sản online mà doanh nghiệp có, kèm theo tài khoản cũng như password của admin và chủ doanh nghiệp sẽ cất giữ.

Mẫu công cụ quản lý tài sản online đơn giản: https://bit.ly/3uyXHac

Để doanh nghiệp có thể tối ưu được hoạt động hay phòng ban bất kỳ thì ít nhất nó phải đạt được biên độ ổn định và vận hành đủ tốt

Phân quyền

• Việc cấp quyền cho các nhân viên tham gia vào hoạt động quản lý tài sản online cũng cần có quy định về chức vụ, công việc, quyền hạn.
• Có quy trình và cơ chế để cấp quyền, thêm hay xoá nhân viên trong công ty hay cả đối với đối tác là agency vào tài sản online của bạn.

Giám sát

• Thiết lập quy trình kiểm tra định kỳ tài sản online, nhất là kiểm tra chất lượng tài khoản người tham gia quảng cáo Facebook và hệ thống fanpage để phòng tránh hệ thống quảng cáo Facebook bị khoá vì yếu tố chủ quan.
• Nên có quy trình kiểm tra, bàn giao và tiếp quản tất cả những tài sản online mà nhân sự trong thời gian đương nhiệm quản lý.

Trong tư duy tối ưu, tôi luôn tin rằng để doanh nghiệp có thể tối ưu được hoạt động hay phòng ban bất kỳ thì ít nhất nó phải đạt được biên độ ổn định và vận hành đủ tốt, với Digital Marketing cũng vậy, doanh nghiệp chỉ có thể tối ưu được hiệu suất, chi phí, hay tỷ lệ chuyển đổi trên những hệ thống đủ ổn định.

Cuối cùng vẫn là đừng để “mất trâu rồi mới đi làm chuồng”, doanh nghiệp hãy bắt tay ngay vào việc tổ chức quy trình quản lý tài sản online để giúp cho tất cả các nền tảng luôn ở trạng thái an toàn và sẵn sàng tăng trưởng.