Hành trình trở thành Event Production Manager: Vai trò chưa lời giải (Phần 1)

Tôi sẽ chia sẻ hành trình trở thành một Production Manager (PM) – “đứa con rơi” của ngành sự kiện, hay còn được gọi là Event Production Manager.

Bàn về hành trình trở thành Event Production Manager bao gồm 2 phần:

• Phần 1: Event Production Manager – Vai trò chưa lời giải.
• Phần 2: Làm sao để có thể trở thành một Event Production Manager.

Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ về phần 1: Event Production Manager – Vai trò chưa lời giải.

Giám sát sản xuất sự kiện – Họ có thật sự cần thiết?

Giai đoạn năm 2019, thông tin về Production Manager (PM) trong ngành sự kiện thật sự không nhiều, thậm chí đến nay cũng chưa có nhiều bài tuyển dụng vị trí Giám sát sản xuất sự kiện. Câu hỏi đặt ra là có phải vị trí này không cần thiết hay vẫn chưa nhận được sự chú trọng của nghề làm sự kiện.

Mặc dù có những sự kiện quy mô lớn, nhưng đôi khi cũng không có sự xuất hiện của một PM đúng nghĩa, mà chỉ là những nhân viên giám sát và báo cáo lại cho sếp từ xa. Vậy, các đối tác cung ứng (Supplier) sẽ phải làm thế nào? Thông thường, họ sẽ tự giải quyết dự án bằng chính kinh nghiệm của mình, tự định vị, chia lịch và quyết định làm thế nào để hoàn thành nhanh chóng, có lợi cho mình hoặc kịp bàn giao cho các bên tiếp theo.

Dĩ nhiên cách làm này chỉ mang tính chất tương đối, khi không có một người chịu trách nhiệm cao nhất, đứng ra quản lý và giám sát chung cho toàn dự án. Các bên cung ứng cũng sẽ có ít cơ hội và thời gian để trao đổi trong các cuộc họp trước khi chương trình diễn ra.

Mặc dù có những sự kiện quy mô lớn, nhưng đôi khi cũng không có sự xuất hiện của một PM đúng nghĩa

Mặc dù, các Supplier sẽ làm việc cùng nhau vì mục tiêu hoàn thành dự án, nhưng đôi khi “bằng mặt nhưng không bằng lòng”. Điều này dẫn đến các sự kiện không như khách hàng mong muốn. Hay sâu xa hơn, các đơn vị cung ứng sẽ có những hiểu lầm không tốt về nhau.

Ở góc nhìn mở, tôi nhận thấy, trong suốt quá trình tổ chức sự kiện dù lớn hay nhỏ, người làm PM luôn là vị trí cần thiết. Họ là người đặt nền móng của quá trình bắt đầu triển khai sự kiện. Để tổ chức một sự kiện, ít nhiều cần phải có các hạng mục sản xuất căn bản như thiệp mời, standee, backdrop chụp hình, máy chiếu, âm thanh, ánh sáng, quà tặng và nhiều thứ khác liên quan đến phần cứng, phần mềm... Những phần này đâu đó sẽ thuộc trách nhiệm của người làm giám sát sản xuất hoặc kiêm luôn vai trò triển khai thực hiện.

Với những dự án có phần sản xuất nhỏ, các hạng mục không quá nhiều, công ty sẽ tận dụng luôn Project Lead/ Event Manager/ hoặc các bạn có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện từ 2 năm trở lên để theo dõi và làm việc với đối tác cung ứng.

Trong suốt quá trình tổ chức sự kiện dù lớn hay nhỏ, người làm PM luôn là vị trí cần thiết.

Ngược lại, các dự án có mức đầu tư lớn, số lượng hạng mục nhiều, các công ty sẽ cần người làm giám sát sản xuất với vai trò độc lập, có khả năng chuyên môn và nhiều kinh nghiệm hơn để bốc tách, phân bổ và chia lịch làm việc tốt nhất cho các đối tác cung ứng khác. Bạn sẽ thấy hình bóng của một PM trong các dự án như chương trình triển lãm ô tô, lễ hội âm nhạc hay liveshow của ca sĩ...

Theo dõi thị trường tuyển dụng ngày nay, bạn sẽ bắt gặp các thông tin đăng tuyển Event Manager/ Account Manager/ Event Supervisor... và một ít thông tin tuyển dụng PM. Vậy các vị trí PM trong công ty đến từ đâu? Qua tìm hiểu, tôi nhận thấy đa phần các công ty sẽ tuyển PM qua lời giới thiệu của các bậc tiền bối đi trước. Họ có thể là người có kinh nghiệm làm việc nhiều năm trong ngành sự kiện hoặc những bạn có khả năng thông qua các dự án, công việc, trải nghiệm đã từng làm việc cùng nhau.

Vì lý do đó, người làm PM đa phần là người đã từng làm qua nghề sự kiện trong một thời gian nhất định, đã từng tham gia vào các dự án lớn hoặc sống trong một môi trường công ty, mà tại đó họ may mắn được rèn luyện và đúc kết nhờ vào nhiều chuỗi sự kiện lớn nhỏ. Người làm PM có kinh nghiệm tổ chức sự kiện từ 3 năm trở lên sẽ có đủ “độ chín” của nghề để tự bứt phát và tạo một vị trí riêng trong cách làm việc của mình.

Trong các dự án như triển lãm ô tô show Việt Nam thường cần PM

Người làm PM thường sẽ có các định nghĩa công việc khác nhau. Có thể tạm chia thành 2 nhóm:

• Nhóm 1 – Các bạn làm giám sát sản xuất đơn thuần: Đây là người phụ trách giám sát kỹ thuật toàn bộ các hạng mục gọi là phần cứng (như sản xuất sân khấu, kết cấu khung, khu chụp ảnh, booth trưng bày, góc trải nghiệm sản phẩm hay đôi khi có thể là thư mời, quà tặng...). Ở vị trí này, người làm PM có thể tham gia ngay từ giai đoạn đấu thầu dự án hoặc nhận trách nhiệm khi triển khai sản xuất đến việc giám sát hoàn thiện hạng mục (sản phẩm) 100% và bàn giao lại cho team vận hành. Sau đó sẽ hỗ trợ giám sát bảo trì, đảm bảo an toàn trong lúc sự kiện diễn ra và cuối cùng chịu trách nhiệm trong khâu tháo dỡ trả mặt bằng. Vai trò này thường phù hợp với các bạn bắt đầu làm sản xuất trong tầm 3 năm trở lên.
• Nhóm 2 – Nhóm này được xem như một PM hoàn hảo cả về kiến thức và kinh nghiệm làm việc. Ở giai đoạn này thường là những người có kinh nghiệm làm việc từ 5 năm trở lên. Bên cạnh việc giám sát sản xuất như trên, người PM phải phụ trách thêm việc giám sát các thiết bị có liên quan về mặt công nghệ, các thiết bị lắp đặt như âm thanh, ánh sáng, màn hình led, hiệu ứng...

Người làm PM có kinh nghiệm tổ chức sự kiện từ 3 năm trở lên sẽ có thể bứt phát và tạo một vị trí riêng trong cách làm việc của mình.

Ngoài ra, khái niệm tiếp theo có thể coi là bản nâng cấp cao nhất tại thời điểm hiện tại, PM là người giám sát toàn bộ các hạng mục phần cứng, phần mềm, thiết bị, hiệu ứng và tham gia vào cả phần chạy, phối hợp điều phối chương trình: giám sát kỹ thuật, chia Front of House (FOH), chia bảo vệ, lịch tập luyện... Đây có thể xem là một bước tiến cho người làm PM, chuẩn bị “biến hình” thành một Show Producer.

Làm Production Manager – Có phải giỏi về kỹ thuật chuyên môn?

Nhiều người hiểu rằng người làm PM sẽ là người vận hành kỹ thuật hoặc giỏi về kỹ thuật như cân chỉnh, dàn dựng âm thanh, điều khiển ánh sáng, chạy lập trình... Điều này không hoàn toàn đúng, vì còn tuỳ thuộc vào mục tiêu và năng lực của PM. Họ có thể học hỏi để trở thành một anh kỹ thuật giỏi về ánh sáng, âm thanh, kết cấu… hoặc giữ vai trò cầu nối giữa yếu tố con người với con người hay trong vai một người giám sát và truyền tải các thông điệp giữa nội bộ và đối tác cung ứng. Nhìn chung, người làm PM không phải là người làm về kỹ thuật.

Dù không quá giỏi về âm thanh, nhưng đôi khi họ có khả năng hiểu được khán giả, hiểu được khách hàng hoặc khả năng cảm âm để báo bộ phận kỹ thuật âm thanh điều chỉnh khi cần thiết. Đôi khi người làm PM không biết nhiều về pháo hoa hay cách lập trình nhưng họ biết khi nào cần phải tạo hiệu ứng nổ để mang đến những màn trình diễn thu hút khán giả. Hay có những người không giỏi về việc điều khiển đèn hay lập trình hệ thống chiếu sáng, nhưng lại biết nên đầu tư chiếc đèn ấy ở mức độ nào thì hợp lý cho khách hàng hoặc phải đặt tại vị trí nào, chỉ để làm vui lòng khách hàng.

Người làm PM sẽ đứng ở vai trò giám sát và cân bằng công việc giữa các bên, nhiều hơn là chỉnh sửa, thi công hoặc điều khiển phần mềm.

Nói đơn giản người làm PM sẽ đứng ở vai trò giám sát, quan sát và cân bằng công việc giữa các bên nhiều hơn là chỉnh sửa, thi công hoặc điều khiển bất cứ phần mềm nào. Nhiệm vụ chính của họ là đưa ra các yêu cầu từ khách hàng và tham gia giải quyết các yêu cầu đó với những đơn vị cung ứng, sao cho “vẹn cả đôi đường”.

Trong lúc làm việc, PM sẽ tiếp xúc nhiều với bộ phận kỹ thuật. Lúc này, họ có thể học hỏi được nhiều điều hay mà chỉ có người làm kỹ thuật mới biết được. Điều này giúp PM có thêm kiến thức, hiểu được quy tắc một vài bộ môn không thuộc chuyên ngành của mình, giúp PM có thêm kỹ năng nghề.

Người làm PM là người hiểu rõ các công việc diễn ra trước, trong và sau sự kiện. Từ đó, họ sẽ có những phương án và kế hoạch chuẩn bị từ đầu để có thể phối hợp với các đơn vị cung ứng đưa ra những cách làm tốt nhất, hạn chế rủi ro và vấn đề phát sinh. Ngoài ra, người làm PM giỏi có thể giải thích các vấn đề mang tính chất khô khan và khó hiểu của bộ phận kỹ thuật thành những điều đơn giản đến khách hàng khó tính hoặc “cảm thông” khi cần thiết.

Để trở thành một PM có tâm và có tầm, hãy có nhiều người bạn là bộ phận kỹ thuật. Họ sẽ là bạn, là thầy, là những người đồng hành với bạn trong suốt hành trình làm nghề.

Để trở thành một PM có tâm và có tầm, hãy có nhiều người bạn là các anh em kỹ thuật

Production Manager – Từ cá nhân đến tập thể

Cách đây khoảng 5 năm, người làm PM thường làm việc một mình với vai trò freelancer cho các dự án lớn. Các công ty sẽ thuê các PM bên ngoài, những người có khả năng làm việc độc lập khá tốt trong giai đoạn bắt đầu triển khai dự án.

Người làm PM freelancer thường có kinh nghiệm lâu năm và thành thạo trong nghề. Các kỹ năng làm việc của freelancer một phần đến từ việc đã trải qua nhiều môi trường công ty, biết được nhiều đối tác khác nhau giúp họ có được khả năng thích ứng nhanh khi làm việc một mình hay làm việc theo nhóm và đôi khi phải lãnh đạo nhóm đó. Lúc này người làm PM phải vừa hoàn thành vai trò freelancer, vừa phải hoà nhập tốt với các thành viên được cung cấp. Đôi lúc đây là sự kết hợp hay, nhưng cũng có những xung đột diễn ra trong quá trình triển khai và dù gì đi chăng nữa thì cũng phải đi cùng nhau đến khi dự án diễn ra và thành công theo nhiều cách khác nhau.

Hiện tại, nhiều công ty sự kiện được thành lập với đội ngũ riêng chuyên về sản xuất kết hợp cùng team vận hành triển khai. Trong công ty sẽ có các bạn làm PM độc lập, kết hợp cùng nhiều thành viên khác để tạo thành một team giám sát sản xuất khi cần thiết. Đây cũng được xem là một tín hiệu tốt trong nghề, khi các công ty có sự chú trọng hơn đến việc giám sát sản xuất, lựa chọn đối tác, phân chia thời gian và công việc hợp lý hơn.

PM freelancer có khả năng thích ứng nhanh khi làm việc một mình và làm việc theo nhóm
Nguồn: Envato

Dễ thấy rằng, ngày nay đã có nhiều bạn làm giám sát sản xuất trong các dự án hơn, đôi khi là một người, 2 người hoặc một team để chia ra quản lý nhiều hạng mục khác nhau trong từng dự án. Nhờ vậy, người làm giám sát về sản xuất ngày càng nhiều hơn và dần có được chỗ đứng trong các công ty sự kiện.

Khi các công ty có nhóm sản xuất liệu người làm PM freelancer có hết việc? Câu trả lời là không.

Quy luật có cạnh tranh thì mới có phát triển, các PM freelancer vẫn có lợi thế riêng, đặc biệt là với các dự án quá lớn, công ty sự kiện đa phần sẽ không đủ nhân lực để giám sát toàn bộ hoạt động của sản xuất hoặc triển khai. Khi đó họ sẽ lại thuê PM freelancer.

Khi cần người làm PM, đa phần các công ty sẽ thuê theo nhóm hoặc người làm PM chính sẽ đề xuất đội hình của mình với một chi phí hợp lý, giúp các công ty có thể tiết kiệm nguồn nhân lực cho các dự án hoặc công việc khác.

PM freelancer tồn tại bằng sự liên minh, kết hợp với nhau để cùng vượt qua COVID-19
Nguồn: Envato

Mặc dù ảnh hưởng từ cơn đại dịch COVID-19 làm cho các sự kiện lớn, nhỏ phải tạm hoãn hoặc huỷ nhưng những người làm PM freelancer vẫn có được cách sống riêng. Họ tồn tại bằng sự liên minh, kết hợp với nhau để cùng vượt qua khó khăn, “thu mình luyện quân” chờ cơ hội cho các dự án lớn. Ngoài ra, cũng có những cá nhân lập nên team cung cấp đầy đủ các dịch vụ trong sự kiện với đội hình là ekip dự án.

Bạn có quan tâm trở thành một Event Production Manager? Hãy chia sẻ về hành trình của bạn.