Khi nào doanh nghiệp nên thành lập Phòng quản lý dự án (PMO)?

Khi quy mô của công ty tăng lên, việc duy trì các dự án trong tầm kiểm soát, đi theo định hướng về chiến lược của công ty cũng như đảm bảo chất lượng trở thành việc ít khả thi đối với cấp quản lý.

Chúng ta có thể thấy thực tế tại nơi làm việc: ngay cả khi tất cả mọi người đều cố gắng thực hiện tốt công việc của mình, thì dự án vẫn có khả năng thất bại và không mang lại nhiều giá trị cho công ty – bởi thiếu đi chiến lược và định hướng từ những người lãnh đạo.

Khi chạy nhiều dự án cùng một lúc, quá tập trung vào chi tiết khiến mọi người có thể quên đi bức tranh toàn cảnh của công ty. Dẫn đến toàn team có thể làm rất nhiều việc mà hiệu quả mang lại không cao. Đó cũng chính là lúc Phòng Quản lý dự án ra đời (Project Management Office) giúp các công ty lớn quản lý nhiều dự án khác nhau một cách tối ưu nhất. PMO cũng có thể được xem là nền tảng cho những văn hoá / phương pháp quản trị dự án.

PHẦN 1: PMO LÀ GÌ?

PMO – Project Management Office, có thể hiểu là 1 vai trò, hoặc 1 phòng bạn chịu trách nhiệm giám sát và quản lý các dự án trong toàn công ty. Nhiệm vụ của PMO có thể là việc lên kế hoạch và quản lý dự án trực tiếp, cũng có thể tổ chức và quản lý dự án một cách tổng quan, đặt KPIs và chuẩn hoá phương pháp quản tri dự án trong toàn tổ chức. Phòng Quản lý dự án cũng đồng thời giúp giảm công việc cho những người trực tiếp thực thi (nhờ sự trợ giúp của phương pháp tốt và công cụ) cũng như đảm bảo cho dự án lớn đạt được thành công. Vậy có nghĩa là, PMO sẽ được ứng dụng tốt và phát huy tối đa hiệu quả trong những công ty quy mô lớn, có nhiều dự án lớn với sự tham gia của liên phòng ban.

PHẦN 2: VAI TRÒ CỦA PMO LÀ GÌ? ĐẶT VÀ ĐO LƯỜNG KPIs

Theo một nghiên cứu từ PMI, vai trò chính nhất của phòng PMO là đặt và đo lường KPIs. Nhưng thực tế, vai trò của PMO còn bao gồm rất nhiều việc khác giúp công ty tăng trưởng với nguồn lực phù hợp:

• Chuẩn hoá các phương pháp quản trị dự án
• Trực tiếp quản lý dự án
• Đào tạo những nhà quản trị dự án (Project Managers)
• Quản lý portfolio của công ty
• Quản lý tài nguyên của công ty (Resources management)

Nếu bạn quan tâm và đang tìm một giải pháp cho tổ chức, cùng đọc tiếp để tìm hiểu rõ hơn về PMO.

1. PMO giúp đặt KPIs cho dự án

Làm thế nào để biết một dự án được gọi là “thành công”?

Sự thành công này sẽ được đo lường bằng các tiêu chí và chỉ số cụ thể – là KPIs là milestones quan trọng của dự án. Đặt ra các tiêu chí và con số này là trách nhiệm của PMO.

Một số Chỉ số chủ chốt (key metrics) giúp đo lường tiến độ dự án kế hoạch và thực tế như:

• Tỷ lệ hoàn thành dự án đúng hạn
• Thời gian kế hoạch so với thời gian đã dành
• Chênh lệch ngân sách
• Các mốc thời gian được hoàn thành đúng như dự tính

Tất nhiên là ngoài ra còn nhiều chỉ số khác, tuỳ thuộc vào mục tiêu của công và từng dự án mà sẽ có những KPIs khác nhau.

2. PMO giúp chuẩn hoá phương pháp và thực thi dự án

Đây là một vai trò quan trọng của Phòng PMO: chuẩn hoá phương pháp quản lý dự án, framework, công cụ để quản lý dự án trong toàn công ty. Điều này không chỉ để giúp mọi người làm việc với nhau dễ dàng hơn (vì cùng nói chung một “ngôn ngữ”) mà còn giúp cho việc quản lý tài nguyên của công ty dễ dàng hơn, giúp tối ưu hiệu quả làm việc và sự tăng trưởng của công ty.

Nếu tất cả mọi người trong công ty đều làm việc trên cùng một nền tảng, với quy trình làm việc giống nhau thì mọi người sẽ dễ dàng hiểu ý nhau và làm việc tốt hơn. Điều này giúp người quản lý dự án dễ theo dõi và có những điều chỉnh giúp tối ưu công việc.

3. PMO giám sát dự án, đào tạo và cung cấp Project Managers

Vai trò của PMO là đào tạo và cung cấp Project Managers để quản lý các dự án trong công ty. Đây cũng là cách nhanh (và hiệu quả nhất) để đảm bảo chuẩn hoá tốt các phương pháp quản lý, công cụ sử dụng, cũng như đảm bảo việc truyền thông thông tin giữa các team dự án và toàn công ty được liền mạch.

4. Dẫn dắt công ty trưởng thành hơn trong quản trị dự án

Nhìn chung, mục tiêu phòng PMO là giúp việc quản lý dự án trong công ty trở nên hiệu quả hơn. Bằng cách chuẩn hoá công cụ (để quản lý và thực thi dự án), đặt KPIs phù hợp, tổ chức các chương trình đào tạo Project Managers, công ty có thể tối ưu toàn bộ quá trình.

Một tổ chức khi đã đạt được độ trưởng thành trong quản lý dự án có khả năng đạt mục tiêu trong mức ngân sách dự kiến ban đầu tới 21%.

5. Quản lý tài nguyên của công ty

Vai trò của PMO là quản lý và phân bổ nguồn tài nguyên, tiền bạc, nguồn lực phù hợp cho từng dự án. Với các team hay các dự án quy mô nhỏ, đây không phải là vấn đề gì qúa to tát. Nhưng với các công ty lớn chạy nhiều dự án dài, đây là câu chuyện mang tính “sống còn”. Để làm được điều này (quản lý và phân bổ nguồn tài nguyên đúng nơi – đúng lúc), phòng PMO cần có góc nhìn tổng quan về những gì đang diễn ra.

6. Quản lý porfolio của dự án

Một số phòng PMO có vai trò trong việc quản lý portfolio của dự án, và thậm chí một nhánh của công ty. Đây có thể gọi là project porfiolio management office.

Ví dụ: PPMO của chi nhánh khu vực Châu Á có thể chịu trách nhiệm cho hiệu quả kinh doanh tại khu vực này, chứ không phải chỉ chịu trách nhiệm cho dự án.

Bạn đọc có thể tìm hiểu thêm về Project Portfolio Management qua bài viết: https://www.flexidata.vn/vi/kinh-doanh/quan-ly-du-an-va-quan-ly-danh-muc-du-an-khac-gi-nhau/

PHẦN 3: 5 LỢI ÍCH CHÍNH CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN

Các công ty mong đợi gì từ PMO? Hãy cùng tìm hiểu thêm ở phía dưới:

1. Tiết kiệm chi phí

Những công ty có phòng Quản lý dự án nhận thấy có 33% dự án được thực hiện dưới mức ngân sách. Chi phí tiết kiệm cho mỗi dự án trung bình là $175,000. Phòng PMO giúp tăng tốc dự án và phân phối nguồn lực phù hợp hơn. Bạn có thể làm gì tiếp theo nếu tiết kiệm được $200,000+? Tái đầu tư cho hoạt động marketing hoặc một tính năng mới cho sản phẩm là một ý tưởng tuyệt vời.

2. Năng suất được cải thiện

Trung bình, một công ty có phòng Quản lý dự án nhận thấy năng suất làm việc được cải thiện 25%. Với mô hình quản trị dự án tốt hơn, KPIs để đo lường tiến độ, mọi người sẽ cụ thể hơn đâu là yếu tố cần tập trung.

Tại một số công ty không có PMO, những người có chuyên môn riêng (thường gọi là Specialist) đôi khi phải đảm nhận thêm vai trò quản trị – điều này đôi khi tạo ra khó khăn mà tính hiệu quả của công việc cũng không cao. Đó chính là lý do PMO ra đời để đảm nhận lại phần việc đó – giúp cho những người có chuyên môn riêng biệt tập trung vào chuyên môn của họ – thứ mang lại giá trị cao hơn.

3. Ít dự án thất bại hơn

Số dự án thất bại cũng giảm 25% nhờ có phòng PMO. Bạn thử tưởng tượng 25% dự án đó nếu thất bại thì tốn bao nhiêu nguồn lực? Bất kể thời gian nào đầu tư vào một dự án thất bại là lãng phí. Theo sát dự án – feedback và điều chỉnh liên tục cả trong giai đoạn lên kế hoạch và thực thi sẽ giúp chúng ta tránh được những sai sót không đáng có nếu được phát hiện sớm.

4. Đống nhất với mục tiêu

Mục tiêu dự án và mục tiêu chiến lược của toàn công ty cũng được cải thiện 43% nhờ PMO. Điều này nghe có vẻ hiển nhiên nhưng không. Khi tập trung quá nhiều vào chi tiết, chúng ta đôi khi quên mất định hướng và bức tranh chung của toàn công ty. Khi đó, vai trò của PMO giống như la bàn, giúp tất cả mọi ngời đi cùng một hướng – theo chiến lược phát triển và tầm nhìn của toàn công ty.

5. Khách hàng hài lòng hơn về chất lượng của dự án cũng như dịch vụ của công ty

Trung bình, công ty nhận thấy có 27% sự tăng lên trong độ hài lòng của khách hàng nếu có PMO. Lý do đằng sau đó là:

• Dự án ít bị delay và thất hứa
• Nhiều sự thay đổi và cải thiện trong customer experience được thực hiện
• Mục tiêu dự án hướng đến mục tiêu của toàn công ty

PHẦN 4: VẬY CÓ NHỮNG “KIỂU” PMO NÀO?

Dưới góc nhìn quy mô, PMO thường có 2 dạng:

• Enterprise-wide PMO (EPMO): EPMO tập trung vào chiến lược kinh doanh tổng quan và hỗ trợ những dự án phía dưới align với tầm nhìn của công ty.

  

  Tất nhiên, điều này cũng có nghĩa là những thay đổi có quy mô lớn sẽ chuyển sang Agile để tập trung triển khai nhanh hơn.

• Department-specific PMO (DPMO): DPMO tập trung vào giám sát trực tiếp các dự án – tham gia vào đào tạo các Project Manager để giám sát dự án, đo lường KPIs,.. mục tiêu là đảm bảo cho phần thực thi dự án đạt đến hiệu quả tối đa nhất có thể.

Dưới góc nhìn quản lý, PMO sẽ có 3 kiểu:

• Supportive PMO: tập trung vào chuẩn hoá, hướng dẫn high-level, và hướng dẫn
• Controlling PMO: chạy dự án và đảm bảo những tiêu chuẩn được thực thi hiệu quả
• Directive PMO: đào tạo Project Managers và giao phó những dự án cho những PM phù hợp

PHẦN 5: MUỐN THÀNH LẬP PHÒNG QUẢN LÝ DỰ ÁN – 4 ĐIỀU CẦN CÂN NHẮC TRƯỚC KHI QUYẾT ĐỊNH?

1. Dự án của công ty đã đủ “lớn” để đầu tư chưa?

Như thế nào là lớn? Đây là lúc cân nhắc đến câu chuyện chi phí đầu tư cho một PMO và giá trị mà PMO mang lại cho công ty.

2. Mục tiêu mà công ty ưu tiên trong thời điểm hiện tại là gì?

Chuẩn hoá hướng tiếp cận và đảm bảo sự thành công cho dự án, hay l hoạt động chính với vai trò điều phối trực tiếp / giám sát viên? Kiểu PMO phù hợp (supportive, controlling, directive) sẽ là vai trò còn thiếu trong tổ chức ở thời điểm hiện tại. Cân nhắc những điều này sẽ giúp tổ chức đưa ra một hình dung cụ thể về phòng PMO mà công ty cần ở thời điểm hiện tại.

3. Specialist vs Generalist? Những người có chuyên môn cao có đang phải “kiêm” công việc quản trị không?

Những nhân viên có chuyên môn có đang phải dành nhiều thời gian cho những tasks liên quan đến quản trị không? Nếu có, đã đến lúc công ty cần một PMO để chịu trách nhiệm cho những công việc liên quan đến quản trị và điều phối.

4. Nếu nâng cấp quy trình và công cụ quản lý dự án, công ty có giảm bớt nhiều gánh nặng hơn cũng như có thêm nhiều lợi ích hơn không? Nếu có, và câu trả lời là “Đỡ đi rất nhiều” thì đã đến lúc cân thiết thành lập một phòng Quản lý dự án cho công ty.

PHẦN 6: CÔNG CỤ CẦN THIẾT ĐỂ THÀNH LẬP PHÒNG QUẢN LÝ DỰ ÁN

Để phòng PMO hoạt động hiệu quả hơn, nếu chỉ tuyển “đúng người” là chưa đủ. Để đảm bảo những gì PMO đưa ra được truyền đạt đúng và rộng rãi trong toàn công ty, một công cụ phù hợp là điều cần thiết.

Thậm chí không thể thành lập phòng PMO quá bài bản, những công cụ này vẫn có thể giúp team chuẩn hoá phương pháp tiếp cận và cộng tác tốt hơn để thúc đẩy năng suất toàn team.

1. Project documentation

Một bộ tài liệu về dự án giúp chuẩn hoá phương pháp quản trị xuyên suốt toàn bộ tổ chức, giúp note lại các giá trị và nguyên tắc cốt lõi trong quản trị dự án của công ty hoặc các tài liệu nội bộ.

2. Project roadmap

Bài toán tiếp theo là tạo project roadmap cho những dự án quan trọng trong công ty. Roadmap giữ cho mọi người trong team tập trung vào mục tiêu chung. Tuy nhiên, roadmap không phải là một thứ cố định, roadmap luôn luôn thay đổi để đáp ứng với thị trường, nhu cầu của khách hàng và mục tiêu của công ty. Đó cũng chính là lý do một roadmap phiên bản số – có thể thay đổi bất cứ lúc nào sẽ giúp ích và tiện lợi rất nhiều.

3. High-level project plans

High-level project plans về cơ bản là công thức tổng quan để đưa roadmap dự án thành hiện thực. Format tốt nhất sẽ tuỳ vào phương pháp tổng thể và quy trình làm việc của từng team.

Ví dụ, một phòng Sáng tạo làm việc để thiết kế một tính năng UX mới sẽ có workflow làm việc khác với team Phát triển phần mềm.

Tại monday.com, phòng R&D của chúng tôi sử dụng Scrum framework, vậy nên team đó sẽ dựa vào các template của Scrum sprint planning để làm việc.

Sự minh bạch trong công việc – thông qua việc chúng ta có thể biết được ai đang làm gì, tiến độ làm việc của họ, và tiến độ của dự án có thể giúp cho những buổi Scrum meeting hàng ngày diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.

4. Resource management

Quản lý nguồn tài nguyên hiệu quả là điều quan trọng đối với mọi tổ chức. Và điều đó bắt nguồn từ việc theo dõi và giám sát toàn bộ nguồn tài nguyên của công ty. Ví dụ, khi một dự án đã qua giai đoạn thiết kế ban đầu, những designer nên được giải phóng để tiếp tục thực hiện những dự án khác. Làm thế nào để nhanh chóng đưa ra những quyết định này? Việc xây dựng phòng PMO cũng như có một bảng quản lý tài nguyên chung là một ý tưởng đáng để ứng dụng.

5. Feature / product backlog

Nếu team bạn đang sử dụng Scrum framework hoặc các framework tương tự để thực thi Agile, bạn cần mở rộng và ưu tiên thứ tự cho danh sách các tính năng mong muốn của sản phẩm (product backlog) một cách liên tục.

6. KPI báo cáo và dashboards cập nhật theo thời gian thực (real-time reports & dashboard)

Làm thế nào để bạn biết được phòng PMO (hoặc bộ công cụ và hướng dẫn về quản lý và thực thi dự án) đang hoạt động tốt hay không? Để biết được điều này, bạn cần theo sát các chỉ số KPI. Nếu những con số này được cải thiện, điều đó có nghĩa là mọi thứ đang đi đúng hướng.

Đối với Sales và Marketing team tập trung vào thị trường mới, những chỉ số cần quan tâm ở đây là leads và sales. Còn KPIs cho sự phát triển thì có thể là tỉ lệ commitment và mức độ hài lòng của khách hàng.

…

ĐẶT NỀN MÓNG CHO THÀNH CÔNG

Quản lý dự án mà không có sự hỗ trợ từ các công cụ phù hợp thì rất khó để tác động / có sức ảnh hưởng lớn đến các phòng ban. monday.com giúp công ty có một nền tảng để tạo ra Phòng quản lý dự án kết nối và làm việc khăng khít với nhau, và với các phòng ban còn lại. Nền tảng làm việc của monday.com giúp các thông tin của dự án được minh bạch – điều này giúp người quản lý rất nhiều trong việc điều phối và quản lý tất cả dự án của công ty.

Mọi người quan tâm đến nền tảng có thể dùng thử monday.com tại đây hoặc liên hệ Flexidata để hẹn một buổi online meeting để hiểu thêm về cách quản lý tất cả dự án và danh mục dự án sẽ được tổ chức như thế nào trên monday.com.

Flexidata là nhà tư vấn và cung cấp giải pháp làm việc nhóm hiệu quả (high effective teamwork) cho phân khúc khách hàng vừa và lớn trên WorkOS.