Review Bitrix24: Đọc kỹ hướng dẫn trước khi dùng – Phần 2

Bitrix24 chắc chắn không phải là phần mềm hoàn hảo, nhưng vẫn sẽ giúp ích khá nhiều trong quá trình quản lý và vận hành của một Agency.

Bài viết có thể chứa quan điểm riêng của tác giả.

Có một sự thật là hấu hết những ai lần đầu tìm hiểu về Bitrix24 đều bị “choáng ngợp” bởi hệ thống tính năng của nó. Thậm chí, có người dù sử dụng phần mềm này đã lâu nhưng cũng chưa khai thác hết chúng.

Do đó, nếu doanh nghiệp không muốn mất nhiều thời gian và tiền bạc trong việc sử dụng các nền tảng công nghệ nói chung và Bitrix24 nói riêng, thì nên tìm những người tư vấn tận tâm.

Tiếp theo phần 1, nay tôi sẽ review Bitrix24 một cách cụ thể và dễ hiểu nhất. Đầu tiên, Bitrix24 có đến 5 nhóm tính năng lớn:

• Virtual Office (Enabling collaboration): Đây là nhóm tính năng mà tất cả mọi doanh nghiệp đều cần. Nếu biết cách tận dụng, bạn có thể “di chuyển” toàn bộ văn phòng làm việc lên nền tảng online. Nơi cung cấp hàng nghìn công cụ để nhân viên các cấp bậc có thể cộng tác và làm việc mọi lúc, mọi nơi một cách hiệu quả. Đây là lý do vì sao sau COVID-19, Bitrix24 đã được hơn 8 triệu doanh nghiệp trên toàn cầu sử dụng.
• Task & Project management: Nhóm tính năng này cũng dành cho mọi loại hình doanh nghiệp. Đây là tính năng “đắt giá” của Bitrix24 khi phân việc theo 2 quy tắc Important only và Auto focus. Nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của người dùng, tính năng này luôn được liên tục cải tiến.
• CRM: Đây là nhóm tính năng sẽ tốn rất nhiều “giấy mực” để phân tích đầy đủ và tường tận theo đặc tính kinh doanh B2B hay B2C. Nếu doanh nghiệp đang tìm một giải pháp lớn như CRM với mức giá tầm trung thì Bitrix24 là một lựa chọn lý tưởng.

Nguồn: Unsplash

• Bitrix24 Site (CMS): Mặc dù không phải là tính năng tốt nhất, nhưng theo tôi đây là nhân tố giúp Bitrix24 có thể hoàn thiện các giải pháp cho lĩnh vực Marketing & Sales để thu hút khách hàng tiềm năng dễ dàng hơn bao giờ hết. Ví dụ như tính năng tạo nhiều landing page để chạy Ads trong vòng “một nốt nhạc”, có CTA link đến CRM form... Hơn thế nữa, mọi thứ đều được tích hợp với CRM của Bitrix24.
• Ecommerce (Online Store): Đây đích thị là tính năng mà từ các hệ thống bán lẻ đến doanh nghiệp bán hàng online đều đang tìm kiếm. Vì thế, tôi sẽ viết một phần riêng để nói về điều này và phân tích một chút về chiến lược D2C (Direct to Consumer) khi được triển khai trên nền tảng Bitrix24. Một cách dễ hiểu, Bitrix24 có thể giúp bạn vận hành cửa hàng online với đầy đủ công cụ để livestream bán hàng, giao hàng, thanh toán online... một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Chỉ với 3 tính năng Virtual Office, Task & Project management và B2B CRM, Bitrix24 có thể giải quyết được 90% các vấn đề mà Agency gặp phải ở phần 1.

Hơn nữa, với phiên bản Mobile App được ra mắt vào ngày 23/10/2020, Bitrix24 sẽ là trợ thủ đắc lực của sếp và Account – những người thường làm việc từ xa, có thể xử lý 70% công việc chỉ bằng chiếc điện thoại thông minh hoặc tablet, 30% còn lại với laptop.

Nếu trước đây ứng dụng chỉ đáp ứng phần chat và quản lý task đơn giản, thì phiên bản mới này tập trung hoàn thiện 4 nhóm tính năng lớn là Chat, Tasks, Video Calls và News Feed. Cụ thể:

• Chat: Với nguyên lý “làm việc trên nền tảng mạng xã hội”, tính năng chuyển đoạn chat bất kỳ thành task với phân quyền và deadline ra đời. Điều này giúp sếp giao việc từ xa một cách thuận tiện.
• Tasks: Điều tiếp theo khiến sếp hài lòng, đó là tính năng Important only. Nghĩa là những task được Bitrix24 định nghĩa là quan trọng sẽ được ưu tiên hiển thị trên Counter. Vậy như thế nào là task quan trọng?
  • Awaiting approval (Chờ được phê duyệt). Ví dụ, hợp đồng từ Account, báo giá cho Client A, yêu cầu thanh toán từ Kế toán... là những task cần sếp phê duyệt và được đánh dấu là quan trọng nhất. Chúng sẽ luôn hiện lên thông báo, cũng như nhắc nhở cho đến khi bạn hoàn thành.
  • Overdue task (Trễ hạn) hoặc gần Deadline (Hạn chót).
  • New comment (Bình luận mới), Unread comment (Bình luận chưa đọc) hoặc Mentioned (Đề cập đích danh).
  • Responsible (Chịu trách nhiệm hoàn thành).
• Video calls: Mặc dù đây là tính năng miễn phí nhưng được đầu tư khá tốt. Video calls giúp sếp họp online mọi lúc mọi nơi với team nội bộ. So với Zoom thì không hề kém cạnh.
  • Chất lượng HD, với lượng người dùng có thể truy cập cùng lúc lên đến 24 người.
  • Không giới hạn thời lượng cho mỗi cuộc gọi.

• News Feed: Một cách dễ hiểu, đây là Facebook dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Điều này giúp nhân viên chỉ tập trung vào các tin tức nội bộ mà không bị xao nhãng như khi lướt Facebook thật. Đây là minh chứng sống động nhất cho nguyên lý “làm việc trên nền tảng mạng xã hội” của Bitrix24. Tính năng này giúp sếp dễ dàng kết nối và cập nhật tin tức dù làm việc từ xa hoặc tăng tương tác với nhân viên qua các bài đăng, bình luận, hỏi ý kiến hoặc đăng các bài tuyên dương nhân viên.

Như đã đề cập trước đó, còn lại 30% là các vấn đề về báo cáo mà sếp có thể dùng laptop để giải quyết. Phần này có 2 nội dung chính:

• Báo cáo về tiến độ công việc theo dự án hoặc nhân viên. Tôi sẽ làm rõ ở phần Tasks & Project management.
• Báo cáo Sales Performance, cũng như tỉ lệ chuyển đổi ở mỗi phân đoạn của Sales funnel, liên quan trực tiếp đến CRM. Phần này tôi xin phép sẽ review chi tiết.

Tôi tự tin nói rằng Bitrix24 sẽ giải quyết triệt để 100% lo âu của Account Manager (AM) và các nhóm chức năng khác trong Agency, “nếu bạn làm theo hướng dẫn trước khi dùng”. Vì có khá nhiều công ty sử dụng Bitrix24 khi chưa hiểu rõ và vội kết luận rằng nó không hiệu quả. Điều này do nhiều nguyên nhân:

• Có quá nhiều nhóm tính năng, công ty không hiểu ý nghĩa, cách sử dụng từng tính năng trong từng bối cảnh và doanh nghiệp.
• Có quá nhiều hướng dẫn được phát tán trên mạng, đa phần các hướng dẫn chính thức từ hãng đều bằng tiếng Anh. Nếu doanh nghiệp cần hướng dẫn tiếng Việt thì nên mua khoá đào tạo vì các tính năng của Bitrix24 được cập nhật liên tục. Trong khi đó, các hướng dẫn miễn phí đa phần đều rời rạc hoặc “lỗi thời”.
• Chưa chọn được đơn vị tư vấn có tâm và có tầm. Số lượng đối tác tư vấn của Bitrix24 ở Việt Nam “mọc lên như nấm” với chất lượng khó kiểm chứng. Nếu bạn muốn tìm công ty đồng hành, có thể tham khảo tại đây.

Quay trở lại các khó khăn của AM khi phải là người quản lý dự án, kết nối, cộng tác đa chiều từ Client đến team nội bộ, Bitrix24 sẽ giúp giải quyết vấn đề như thế nào?

Trước tiên là Client.

Với nhóm tính năng “Virtual Office – Văn phòng ảo”, Bitrix24 có tất cả các phương tiện và tài nguyên cần thiết để việc cộng tác và quản lý diễn ra thuận tiện nhất:

• Drive: Bitrix24 cung cấp ổ lưu trữ miễn phí và có thể tích hợp với Google Drive, Dropbox, OneDrive.
• Online Documents & Knowledge Base: Wiki kết hợp với hệ thống Bitrix24 có giao diện kéo thả dễ sử dụng.
• Calendar: Có thể đồng bộ tính năng trên nhiều thiết bị như laptop, điện thoại thông minh.
• Email tích hợp: Chứa đầy đủ hệ sinh thái từ Outlook, Gmail, Yahoo, iCloud, Office365.
• RPA – Robotic Process Automation: Quy trình online tự động.
• Check in/ check out giờ làm ngay trên phần mềm làm việc.
• Cây sơ đồ tổ chức gắn với profile từng nhân viên (liên kết với Employee profile, chat, video call để dễ dàng kết nối).
• Hệ thống báo cáo online.
• Workgroup & Extranet (Nhóm làm việc nội bộ và bên ngoài).

Trong đó, Workgroup là không gian làm việc chung. Thông thường, tôi sẽ tư vấn cho AM nên tạo Workgroup cho các vấn đề lớn. Ví dụ, Workgroup cho dự án của Client A sẽ chứa tất cả các tasks, cuộc thảo luận, tài liệu liên quan đến Client A. Cụ thể, tính năng này có thể giải quyết được rất nhiều vấn đề liên quan đến Client như sau:

• Mời Client vào làm việc chung bằng email, phân quyền cho Client để không làm rối nội bộ. Họ sẽ theo dõi được toàn bộ tiến trình làm việc của team dựa trên các tasks được tạo trong Workgroup.
• Mời team nội bộ và phân quyền cho mỗi thành viên tương ứng.
• Kiểm soát thời gian bắt đầu và kết thúc mỗi dự án. Điều này giúp thành viên trong team nhận thức được dự án sẽ dừng hay phải hoàn thành lúc nào, do đó các task nhỏ trong Workgroup khi tạo deadline bắt buộc nằm trong phạm vi thời gian của Workgroup.
• Một Workgroup sẽ sở hữu phương tiện và các tài nguyên làm việc sau:

  • Activity Feeds (AF): AF có vai trò, tính năng và giao diện như một nhóm trên Facebook. Các thành viên khi cần hỏi ý kiến, cập nhật thông tin quan trọng... nhưng không muốn nhắn trong group chat chung thì có thể đăng bài tại đây, tag người có liên quan vào. Các thông tin quan trọng bạn ghim lại để mọi người đều có thể thấy. Như vậy, các chủ đề lớn cần trao đổi sẽ cô đọng trong mỗi post và không dễ trôi như khi nhắn trong group chat.

​​​​​​

• Tasks trong Workgroup: Với 2 tính năng Important only và Auto focus, đây có thể được xem là công cụ quản lý task hiện đại và chuẩn mực.

  • Phương thức quản lý task đa dạng, có thể giải quyết nhiều loại hình công việc khác nhau: Gantt dùng để set task phụ thuộc phù hợp với Planner; Kanban giúp theo dõi tiến độ công việc từ giai đoạn này đến giai đoạn khác; List cung cấp cái nhìn toàn diện về các task một cách nhanh gọn; Calendar hiển thị số lượng công việc theo ngày, tuần, tháng; Deadline mô tả chi tiết tình trạng của công việc so với timeline, được sắp xếp theo thứ tự từ Overdue, gần Deadline (màu đỏ), In-progress (màu xanh).
  • Important only: Như đã đề cập ở đầu bài, phần Counter trong Tasks & Project management sẽ giúp bạn tập trung vào những task quan trọng ở từng thời điểm cụ thể. Ở đây sẽ nói thêm về Task role, trong Bitrix24 có 4 Task roles, mỗi role sẽ có những quyền riêng. Nhìn vào đây, bạn sẽ biết task đó có quan trọng hay không và ở mức độ nào.
    • Responsible: Bạn là người chịu trách nhiệm hoàn thành task này.
    • Assisting: Bạn đóng vai trò là người hỗ trợ.
    • Set by me: Bạn là người tạo task này và có quyền giao cho người khác phụ trách.
    • Observer: Bạn là người quan sát và điều chỉnh khi có bất cứ vấn đề gì xảy ra.
  • Tìm kiếm & lọc task: Ngoài hỗ trợ cho việc hiển thị task Important only, Counter còn giúp bạn tìm kiếm và lọc task một cách nhanh chóng và thông minh theo nhiều tiêu chí như Deadline, Tag, Activities, Role.
  • Auto focus: Tính năng này giúp Account hạn chế làm phiền những người khác trong cùng 1 task hay group task bằng công cụ pings. Ví dụ, bạn có thông tin mới cần cập nhật trong task cho Responsible, nhưng không muốn làm phiền Observe hoặc Assisting bởi các thông báo không liên quan, thì có thể dùng tính năng này để chỉ thông báo cho người phụ trách. Ngoài ra, Account dễ dàng di chuyển task quan trọng lên top list để tiện theo dõi hay nhanh chóng cập nhật trạng thái của những task quan trọng.
  • Audio tasks: Trong trường hợp không thể gõ bàn phím, bạn có thể tạo task bằng giọng nói của chính mình.

Ngoài ra, Bitrix24 còn rất nhiều tính năng nhỏ khác để hỗ trợ bạn làm việc hiệu quả hơn.

Drive: Ngoài việc là ổ lưu trữ tất cả các tài liệu phát sinh trong dự án để làm tài nguyên chung cho cả Workgroup, Drive ở Bitrix24 có thêm 2 tính năng sau:

• Mỗi Workgroup sẽ có 1 ổ lưu trữ riêng chỉ dành cho các tài liệu trong phạm vi của Workgroup này.
• Tính năng chia sẻ link với độ bảo mật cao khi cho phép cài đặt password và thời gian hiệu lực khi share các tài liệu quan trọng ra ngoài hệ thống Bitrix24.

Online Document & Knowledge Base: Cho mỗi Workgroup, bạn được sở hữu một nền tảng Online Document và Knowledge Base với nguyên lý làm việc tương tự như Google Docs, cho phép tạo lập tài liệu, chia sẻ quyền truy cập... cực kỳ tiện lợi. Cụ thể:

• Các bài brief của Client khi được tạo thành Online Document, bạn sẽ biết số lần chỉnh sửa, khác biệt giữa các brief ra sao.
• Muốn làm các thông tin dịch vụ, proposal hay báo giá thật chuyên nghiệp và chỉn chu thì có thể chèn hình ảnh, clip minh hoạ ngay Knowledge Base.
• Dễ dàng tìm lại tất cả các tài liệu liên quan tới dự án khi cần. Điều này rất hiệu quả và tiết kiệm thời gian đối với công ty như Agency.

Phần 3 sẽ tiếp tục review Bitrix24 dành cho AM, nhưng “đào sâu” hơn về tính năng Tasks & Projects management ở cấp độ cao quản lý rất nhiều dự án.

Kara – Admin Martech for Marketing