Quy trình tự động hóa quản lý hóa đơn định kỳ cho doanh nghiệp

Hóa đơn định kỳ là nguồn doanh thu đều đặn của doanh nghiệp. Việc tự động hóa được quy trình thanh toán này vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, dự báo được dòng tiền và nâng hiệu suất làm việc cho bộ phận chuyên trách.

Vậy khi nào nên sử dụng hóa đơn định kỳ? Những mô hình doanh nghiệp nào nên áp dụng ? Chúng ta cùng xem chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.

Hóa đơn định kỳ (Recurring invoice) là gì ?

Hóa đơn định kỳ là hóa đơn được gửi cho khách hàng đều đặn hàng tháng với chi phí cố định, nhằm thanh toán một dịch vụ/chi phí mà doanh nghiệp sử dụng.

Việc thiết lập hóa đơn định kỳ trong các hệ thống phần mềm giúp doanh nghiệp gửi hóa đơn đến khách hàng một cách tự động, tạo ra quy trình làm việc chuyên nghiệp và cải thiện dòng tiền cho tổ chức (khách hàng thanh toán đúng hẹn)

Khi nào thì sử dụng hóa đơn định kỳ ?

Hóa đơn định kỳ được thiết lập khi khách hàng sử dụng một hoặc nhiều dịch vụ với chi phí cố định hàng tháng. Bằng việc thiết lập hóa đơn định kỳ, cho phép bạn gửi hóa đơn tự động đến khách hàng theo thời gian đã cài đặt trong hệ thống. Nhân sự phụ trách không phải lên lịch nhắc nhở hoặc mất thêm thời gian để sao chép hóa đơn và gửi mỗi lần.

Khi tự động hóa quản lý hóa đơn định kỳ, doanh nghiệp giảm được các tác vụ lặp đi lặp lại trong công việc và có nhiều thời gian hơn để tập trung nhiều cho những công việc khác.

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn định kỳ

Một tính năng tưởng chừng đơn giản nhưng lại chứa đựng những lợi ích tuyệt vời đối với những người phải thường xuyên phải thực hiện công việc liên quan đến hóa đơn, ví dụ như bộ phận kế toán chẳng hạn. Dưới đây là những lợi ích có thể bạn chưa biết đến.

Theo khảo sát của Smartsheet, cứ 10 người thì có 4 người dành ít nhất 2 giờ để thực hiện các công việc, quy trình lặp đi lặp lại thường xuyên như thu thập, chuyển đổi và nhập dữ liệu... chiếm nhiều thời gian nhất.

Cải thiện và thúc đẩy dòng tiền doanh nghiệp
Lợi ích đầu tiên của hóa đơn định kỳ chính là góp phần tạo ra nguồn doanh thu hàng tháng ổn định. Chúng giúp cải thiện dòng tiền của doanh nghiệp từ tháng này sang tháng khác, doanh nghiệp có đủ tiền để trang trải chi phí và điều hành hoạt động kinh doanh.

Thông qua số lượng các hóa đơn định kỳ này, doanh nghiệp cũng có thể dự báo được dòng tiền sẽ thu về trong tháng.

Tiết kiệm thời gian và loại bỏ các chi phí ẩn khác
Thử tưởng tượng, bạn mất vài phút mỗi ngày để tạo, theo dõi và xử lý từng hóa đơn. Hãy cộng thời gian đó lại sẽ là con số rất lớn và với khoảng thời gian này bạn có thể làm thêm những công việc gì.

Tiết kiệm thời gian làm việc chính là một trong những lợi ích tuyệt vời từ việc quản lý hóa đơn định kỳ một cách tự động.

Ảnh: Smartsheet.com

Thúc đẩy "tốc độ" thanh toán của khách hàng
Việc thanh toán hóa đơn định kỳ cũng giống thói quen của mỗi người khi thanh toán các dịch vụ sinh hoạt như: tiền điện thoại, thuê nhà... bằng cách gửi hóa đơn định kỳ hàng tháng sẽ khuyến khích khách hàng tuân thủ quy trình thanh toán của doanh nghiệp.

Trên một số phần mềm tạo hóa đơn định kỳ, ngoài việc tạo, còn có tính năng nhắc nhở khách hàng sắp đến ngày thanh toán/hóa đơn đã quá hạn bao nhiêu ngày...cũng góp phần thúc đẩy khách hàng thanh toán đúng hẹn.

Ngoài ra, tính năng liên kết với thẻ tín dụng của khách hàng trên phần mềm cũng giúp quá trình thanh toán của họ nhanh hơn và thuận tiện.

Tiết kiệm thời gian theo dõi các khoản thanh toán
Nhờ phần mềm quản lý hóa đơn định kỳ tự động, bộ phận phụ trách sẽ giảm tối đa các tác vụ lặp lại trong công việc hàng ngày với hóa đơn, không còn khó xử mỗi khi gọi điện "đòi nợ" khách hàng.

Ở góc độ khách hàng, họ cũng không phải cần phải nhớ ngày thanh toán vì đã có phần mềm nhắc nhở, gửi qua email. Đồng thời, họ cũng không bị mất thêm chi phí vì thanh toán quá hạn.

Tự động hóa quy trình thanh toán của doanh nghiệp

Bằng việc sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn định kỳ, bạn chỉ phải tạo hóa đơn một lần với các thông số như: tên khách hàng, ngày hóa đơn, ngày hết hạn/nhắc nhở thanh toán, phương thức thanh toán, số tiền....sau đó chọn tính năng gửi định kỳ, hóa đơn sẽ được gửi tự động đến khách hàng theo lịch trình được thiết lập và bạn không phải thực hiện công việc sao chép thủ công như mọi khi.

Trên phần mềm, bạn cũng có thể xem lại các hóa đơn định kỳ trước khi gửi. Hoặc tùy chỉnh số tiền thanh toán trong tháng đó nếu như bị chênh so với thông thường hoặc xem khách hàng đã mở hóa đơn hay chưa...

Tập trung vào những việc làm quan trọng
Bằng cách tiết kiệm thời gian, bạn có thể tập trung vào các công việc khác, làm được nhiều việc hơn, cải thiện hiệu suất cá nhân tốt hơn. Và đặc biệt, không bị cảm giác nhàm chán khi phải thực hiện thường xuyên các công việc giống nhau nhiều lần.

Ảnh: Smartsheet.com

Ai nên sử dụng hóa đơn định kỳ?

Nếu doanh nghiệp bạn đang cung cấp một loại dịch vụ hoặc sản phẩm mà thường xuyên phải gửi hóa đơn hàng tháng cho khách hàng thì bạn nên xem xét đến việc thiết lập hóa đơn định kỳ.

Một số doanh nghiệp thường xuất hóa đơn định kỳ như:

• Công ty cho thuê (căn hộ, tòa nhà văn phòng, thiết bị, v.v.)
• Các dịch vụ dựa trên tài khoản đăng ký (thiết kế đồ họa, phần mềm, photoshop, v.v.)
• Công ty tiếp thị, dịch vụ quảng cáo
• Chuyên gia tư vấn

....
Còn bây giờ, doanh nghiệp của bạn đã có công cụ tạo và quản lý hóa đơn định kỳ chưa ?

Công cụ tạo và quản lý hóa đơn định kỳ dễ sử dụng

Người sử dụng hóa đơn định kỳ nhiều nhất trong doanh nghiệp có lẽ không ai khác chính là bộ phận kế toán. Tuy nhiên, ở phần mềm kế toán thì lại không có được tính năng tạo hóa đơn định kỳ này mà vẫn phải nhập tay một cách thủ công.

Mặt khác, nếu sử dụng một số phần mềm nước ngoài thì chi phí lại khá đắt và đương nhiên người dùng sẽ phải lưu trữ và nhập dữ liệu ở nhiều phần mềm khác nhau. Chưa kể đến những khó khăn về cách sử dụng và ngôn ngữ.

Với SlimCRM, việc tạo và quản lý hóa đơn định kỳ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết. Đây là một tính năng nằm trong menu Bán hàng. Người dùng chỉ cần bật tính năng "hóa đơn định kỳ" khi tạo Hóa đơn lúc ban đầu, hệ thống sẽ tự động thiết lập và làm việc thay bạn. Người dùng có thể:

• Xem/sửa hóa đơn định kỳ
• Gửi nhắc nhở hết hạn cho hóa đơn
• Gắn nhãn hóa đơn
• Lập lịch tần suất gửi hóa đơn định kỳ
• Thiết lập ngày hóa đơn, ngày thanh toán
• Lịch sử hóa đơn
• Ghi chú, nhắc nhở
• Gửi vào email hoặc SMS
• Tải hóa đơn về dạng PDF
• Đính kèm phiếu giảm giá
• Xem hóa đơn với tư cách khác hàng
• Xuất hóa đơn điện tử
• Theo dõi lượt xem hóa đơn
• Checking tình trạng gửi email đi
• Lọc hóa đơn dễ dàng theo nhiều tiêu chí (thanh toán/chưa thanh toán/quá hạn/theo năm/theo tài khoản...)

Thiết lập hóa đơn định kỳ trong SlimCRM

SlimCRM là một giải pháp quản trị, kết hợp tất cả các khía cạnh về Tài chính, Công việc, Nhân sự và Khách hàng trong một hệ thống. Vì thế, tính năng Hóa đơn được liên kết với các menu khác như Công việc, Dự án, Khách hàng....người kế toán hoặc nhân viên bán hàng đều có thể tạo và quản lý hóa đơn định kỳ một cách dễ dàng mà không phải sử dụng thêm phần mềm nào khác. Bạn chỉ phải đăng nhập một phần mềm duy nhất và quản trị được mọi thứ.

Ở cấp độ quản lý, có thể xem nhanh tình trạng các hóa đơn định kỳ thông qua nút Lọc trên hệ thống, để từ đó dự đoán được dòng tiền của doanh nghiệp, điều này sẽ góp phần giải phóng phần nào sự phụ thuộc vào báo cáo từ các bộ phân liên quan.

Chỉnh sửa và theo dõi hóa đơn trong phần mềm

Theo dõi hóa đơn mở hay chưa

Đặc biệt, SlimCRM đã tích hợp sẵn hóa đơn điện tử, người dùng có thể xuất hóa đơn và tra cứu dễ dàng.

Đừng để công việc tạo thêm gánh nặng và sự nhàm chán, doanh nghiệp nên tự động hóa những công việc nhỏ nhất như quản lý hóa đơn định kỳ là một ví dụ, sẽ góp phần cải thiện hiệu suất ngày một tốt hơn.

Quý doanh nghiệp quan tâm có thể đăng kí tư vấn và sử dụng miễn phí tại đây.

• Website: SlimCRM.vn
• Hotline tư vấn: 0899.172.899 - 096.262.9444