Doanh Nghiệp Tiết Kiệm 80% Chi Phí Nhờ Đưa Công Nghệ Vào Quản Trị Nhân Sự

Một bài toán lớn đang được các doanh nghiệp đặt ra trong bối cảnh hiện nay. Đó là làm thế nào để tiết giảm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả trong công tác quản trị nhân sự? Đặc biệt khi nền kinh tế đang chịu ảnh hưởng nặng nề từ Covid-19, thì mọi giải pháp được đưa ra để tối ưu ngân sách đều được ưu tiên hành động.

Song song với đó là sự phát triển vượt bậc hiện nay cùng với việc các doanh nghiệp đi đầu đang dần ứng dụng công nghệ vào công tác quản trị nhân sự và vận hành doanh nghiệp thì thành công sẽ là điều tất yếu.

Số hóa ngành nhân sự hiện đang là một chủ đề nóng với những chuyên gia hoạt động trong lĩnh vực nhân sự. Đó là bởi tầm nhìn của những chuyên gia này nhận thấy công nghệ kỹ thuật số có tiềm năng làm thay đổi đế chế quản trị nhân sự như thế nào và họ thực sự muốn nắm bắt điều đó.

Khó khăn trong phương pháp quản lý nhân sự truyền thống

Khái niệm chuyển đổi số doanh nghiệp hiện nay đã không còn là điều gì lạ lẫm đối với các doanh nghiệp hiện đại. Đặc biệt là chuyển đổi số trong công tác vận hành doanh nghiệp, điều này đóng vai trò to lớn trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai. Tuy nhiên, mục tiêu chuyển đổi số vẫn còn đặt ra rất nhiều thách thức cho doanh nghiệp khi đa phần doanh nghiệp hiện nay vẫn đang tâm lý e dè thay đổi.

Qua một cuộc khảo sát gần đây của Bộ công thương và UNDP trên 2.659 doanh nghiệp thuộc 18 nhóm ngành công nghiệp về độ sẵn sàng tiếp cận với cuộc cách mạng công nghệ 4.0. Có tới 82% doanh nghiệp chỉ đang ở vị trí sắp “tham gia”, 61% doanh nghiệp đứng ngoài cuộc đua và chỉ có 21% doanh nghiệp vừa mới “nhập cuộc đua” đầy cam go này.

Điều này cho thấy, hiện nay số lượng doanh nghiệp chậm chân trong cuộc đua chuyển đổi số là rất hơn. Những doanh nghiệp này đã, đang và sẽ vẫn loay hoay trên con đường tìm ra giải pháp tối ưu trong công tác quản trị nhân sự thời kỳ công nghệ mới. Sự chậm chân này dù không muốn nhưng các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải thừa nhận những điểm yếu kém, khó khăn trong phương pháp quản trị truyền thống đem lại.

Những bất cập trong công tác quản lý nhân sự truyền thống có thể dễ dàng nhận thấy qua những vấn đề sau

• Dữ liệu nhân sự bị phân tán, không đồng bộ do đó công tác rà soát, tra cứu thông tin bị đứt quãng, mất thời gian. Lãng phí thời gian tìm kiếm và chi phí lưu trữ giấy tờ, hồ sơ nhân sự
• Nhà quản lý nhân sự gặp khó khăn trong hoạt động theo dõi biến động nhân sự, tăng/giảm lao động, đặc biệt đối với doanh nghiệp quy mô lớn, mô hình kinh doanh chuỗi/chi nhánh
• Khó khăn trong việc theo dõi và tuân thủ quy định bảo hiểm cho người lao động và các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến quá trình
• Công tác đánh giá, kiểm soát chất lượng công việc không hiệu quả dẫn đến thiếu căn cứ trong hoạt động điều phối, bổ nhiệm hay tăng cấp vị trí cho nhân sự
• Công tác tổng hợp bảng lương, tính lương, tra soát KPI tốn quá nhiều thời gian và lực lượng nhân sự thực hiện
• Hoạt động tuyển dụng không hiệu quả mà vẫn tiêu tốn một khoản chi phí không nhỏ

Hoạt động quản trị nhân sự truyền thống khiến dữ liệu phân tán, không đồng bộ và mất thời gian tìm kiếm

Nếu như trước đây khi chưa có nền công nghệ kỹ thuật số phát triển vượt bậc, các doanh nghiệp vẫn phải gồng mình quản trị nhân sự theo phương pháp truyền thống. Thì nay, với sự nỗ lực phát triển không ngừng nghỉ của các nhà nghiên cứu ứng dụng phần mềm thì việc đưa tới một giải pháp hỗ trợ toàn diện cho công tác vận hành doanh nghiệp là điều thực sự đáng mừng.

Ngày nay với tốc độ phát triển của xã hội, dòng chảy công nghệ số cũng như những mô hình kinh doanh mới được định hình thì phương pháp quản lý cũ đã không còn phù hợp do có quá nhiều mặt hạn chế. Điển hình trong đó là sự rườm rà thiếu tính linh hoạt trong quy trình dẫn đến mất thời gian và tốn kém chi phí. Cũng từ những hoạt động chiếm nhiều thời gian chết đó đã ảnh hưởng không nhỏ lên năng suất và hiệu quả công việc. Thay vì nhân sự tập trung vào công tác nghiệp vụ thì lại mất đến 40% thời gian một ngày để giải quyết các tác vụ hành chính không cần thiết. Không những vậy, sự tốn kém trong chi phí hành chính văn phòng còn nằm ở việc quy trình doanh nghiệp có quá nhiều giấy tờ, hồ sơ, đơn từ, thiết bị phục vụ công tác in ấn và lưu trữ thông tin.

Nhìn chung lại những bất cập đó đều dẫn đến một hệ quả mà mọi doanh nghiệp đều có thể lường trước được, đó là sự tốn kém chi phí quản lý và làm giảm sút tỷ lệ tăng trưởng.

Trong một nghiên cứu uy tín được cung cấp gần đây tại Anh Quốc, doanh nghiệp đã tiết kiệm được 91,400 bảng Anh và tăng 46,8% lợi nhuận chỉ sau 2 tháng doanh nghiệp áp dụng công nghệ nền tảng số vào công tác quản lý và vận hành doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp nếu tiếp tục vẫn giữ lối mòn trong phương pháp quản trị nhân sự thì khả năng bị bỏ lại trên đường đua bởi đối thủ sẽ sớm thành hiện thực.

Vậy chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là gì?

Có thể hiểu ngắn gọn, Chuyển đổi số nhân sự là quá trình thay đổi theo hướng tự động hóa dữ liệu các hoạt động trong quy trình quản trị nhân sự. Hay nói cách khác, chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là hoạt động tinh gọn và tối ưu nguồn nhân lực hiện có.

Theo báo cáo Xu hướng nguồn nhân lực năm 2017 của Deloitte: “Chuyển đổi số nhân sự là một thách thức kép mà bộ phận quản trị nhân sự phải đương đầu, trong đó là chuyển đổi hoạt động nhân sự, chuyển đổi lực lượng lao động và cách thức thực hiện quy trình”.

Do đó, hoạt động chuyển đổi số nhân sự không chỉ là sự thay đổi về lực lượng nhân sự mà đó là cả một sự biến đổi liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp để đạt được mục tiêu số hóa doanh nghiệp.

Chuyển đổi số nhân sự – hoạt động tự động hóa dữ liệu các hoạt động trong quy trình quản trị nhân sự

Ứng dụng của công nghệ trong hoạt động quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự là lĩnh vực được tác động mạnh mẽ nhất khi mà mọi sự thay đổi của công nghệ diễn ra. Công nghệ làm thay đổi vai trò của người quản lý nhân sự ở một mức độ khá rõ rệt. Ngày càng có nhiều chức năng trong bộ phận nhân sự của doanh nghiệp đang được dần thay thế bằng quy trình tự động hóa.

Với mục đích nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và quản trị nhân sự. Công nghệ ngày nay được xây dựng dựa trên các nền tảng khác nhau cũng được sử dụng rộng rãi trên hầu hết mọi lĩnh vực của doanh nghiệp.

Một giải pháp về quy trình tinh gọn và khép kín được đưa ra với những hiệu quả ứng dụng không ngờ cho doanh nghiệp. Từ công tác số hóa hồ sơ nhân sự, quản lý và theo dõi biến động nhân sự, tự động hóa bảng chấm công, tự động tính lương, tự động đánh giá KPI,…. Hay thậm chí đến những công việc đòi hỏi cả một quy trình rườm rà và tốn kém như quy trình tuyển dụng.

Tiết kiệm thời gian, loại bỏ hoàn toàn hoạt động thủ công

• Số hóa hồ sơ nhân sự: Bằng việc thay thế các nghiệp vụ thủ công như quản lý danh sách nhân sự, nhập thông tin cá nhân, bảng lương, lưu trữ giấy tờ, hợp đồng,… bằng việc số hóa mọi thông tin đồng bộ và toàn diện nhất
• Quản lý và theo dõi quá trình công tác: Ứng dụng phần mềm sẽ tự động ghi nhận toàn bộ lịch sử làm việc, bổ nhiệm gắn với cấp bậc cụ thể của từng nhân viên
• Theo dõi biến động nhân sự: Hệ thống chủ động báo cáo, ghi nhận sự biến động, tăng/giảm của nhân sự theo thời gian thực

Ứng dụng công nghệ vào quản trị nhân sự giúp hoàn toàn loại bỏ các hoạt động thủ công

Tinh gọn và tự động hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng – đào tạo – kết nối

• Số hóa quy trình tuyển dụng: Hệ thống phần mềm sẽ tự động xử lý các công việc như tìm kiếm CV, lọc CV. Hoạt động phỏng vấn, đánh giá, tái tuyển dụng sẽ được hỗ trợ tối đa bằng khả năng tự động hóa nhằm tối ưu về chi phí
• Tự động hóa quy trình tuyển dụng giúp loại bỏ được các hoạt động rườm rà, không cần thiết. Giúp cải thiện 85% thời gian quản lý của phòng nhân sự, giảm thiểu khối lượng công việc và nhân sự xử lý
• Tạo và quản lý nguồn ứng viên bằng khả năng số hóa CV và lưu trữ trực tuyến, nâng cao tương tác với ứng viên
• Tăng cường kết nối nhân sự nhằm tạo ra môi trường số giữa nhà quản lý và nhân viên có thể dễ dàng trao đổi, tương tác. Từ đó minh bạch toàn bộ quy trình làm việc, tiến tới xây dựng văn hóa doanh nghiệp đoàn kết và chuyên nghiệp.

Thông tin chấm công, bảng lương minh bạch và chính xác

• Hệ thống phần mềm quản trị nhân sự sẽ thiết lập hệ thống KPI cho từng vị trí thông qua các tiêu chí về bộ chỉ tiêu, hệ số đánh giá, tỷ lệ quy đổi, đơn vị tính một cách chi tiết nhất
• Giúp nhà quản lý tự động đánh giá KPI từ kết quả thực hiện công việc, tiết giảm đến 90% thời gian cho nhà quản lý trong hoạt động tổng hợp và phân tích thủ công
• Hệ thống đánh giá KPI chính xác và minh bạch, hỗ trợ cấp nhà quản lý và lãnh đạo cơ căn cứ để đánh giá năng lực và điều phối nhân sự

Chặng đường dài của doanh nghiệp trong cuộc chuyển mình công nghệ

Nhờ vào những ứng dụng của công nghệ, doanh nghiệp ngày nay có nhiều cơ hội hơn trong hoạt động quản trị nhân sự. Công nghệ đã giúp doanh nghiệp nâng cấp vận hành hệ thống quản trị nhân sự, ứng dụng tự động hóa, chuẩn hóa và tinh gọn mọi quy trình qua đó nâng cấp trải nghiệm người lao động, mang đến lợi ích về chi phí và tiết kiệm thời gian.

Ngoài ra, công nghệ còn đưa giải pháp bằng các công cụ phân tích kết quả minh bạch, chính xác, được ứng dụng trong việc phân tích năng lực và kết quả hoạt động của nhân viên mà không dựa vào cảm tính của cấp quản lý.

Lợi ích từ góc độ trưởng phòng nhân sự

• Công tác xử lý công nợ hàng tháng được thực hiện dễ dàng, chính xác
• Tiết kiệm nguồn ngân sách lớn cho doanh nghiệp thông qua hỗ trợ hoạt động tuyển dụng
• Tổng hợp và lưu trữ thông tin nhân sự được đồng bộ trên hệ thống, loại bỏ hoàn toàn chi phí tốn kém cho giấy tờ, hồ sơ
• Tinh gọn quy trình vận hành và quản trị doanh nghiệp giúp rút ngắn thời gian
• Đánh giá, ghi nhận năng lực nhân viên thông qua tự động hóa đánh giá KPI một cách

Lợi ích từ góc độ các cấp lãnh đạo

• Nguồn lực lao động được tối ưu, tập trung giải quyết các hoạt động nghiệp vụ chính
• Nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu rủi ro chảy máu chất xám bởi các hoạt động không cần thiết
• Xây dựng môi trường văn hóa nội bộ kết nối và chia sẻ tốt hơn
• Tiết kiệm khoản chi phí lớn như chi phí văn phòng, chi phí nhân sự, chi phí tuyển dụng,…

Ngoài việc ứng dụng thành công nền tảng kỹ thuật số vào công tác vận hành mà công nghệ hiện đại đã đem đến giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp. Những bên cạnh đó trong thời đại chuyển đổi số này đòi hỏi doanh nghiệp cần phải phát triển nguồn nhân lực có kỹ năng để đáp ứng nhu cầu phát triển doanh nghiệp. Do vậy, doanh nghiệp hiện nay cũng cần có phương án tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có.

Thông qua việc doanh nghiệp cần đánh giá, rà soát lại đội ngũ hiện trường trong chiến lược phát triển kinh doanh. Kể cả trong kế hoạch ngắn hạn, hoạt động tìm kiếm nhân lực phù hợp từ bên ngoài hiện không còn là giải pháp tối ưu. Bởi với tình trạng hiện tại, tình trạng thiếu hụt nhân lực có kỹ năng phù hợp cho chuyển đổi số xảy ra không chỉ ở Việt Nam mà còn trên toàn thế giới.

Những rào cản này đang khiến cho chi phí tuyển dụng ngày một tăng cao, doanh nghiệp đang phải nỗ lực đưa ra mức lương thưởng cạnh tranh để thu hút nhân tài. Vì lẽ đó, các doanh nghiệp Việt cần xác định được mục tiêu để đưa ra giải pháp phù hợp với tình hình thực tế.

Chi phí cho hoạt động tuyển dụng nhân sự được tiết kiệm tối đa nhờ có ứng dụng công nghệ

Xác định những tiêu chí ứng dụng công nghệ hiệu quả nhằm tối ưu chi phí

Bên cạnh đó, cùng với sự phát triển của các ứng dụng công nghệ, doanh nghiệp Việt hiện nay hoàn toàn có khả năng triển khai các chương trình đào tạo nhằm phát triển phù hợp cho chính doanh nghiệp mình. Mức độ điều chỉnh những giải pháp ứng dụng này có thể được thực hiện tới từng bộ phận chức năng, từng cá nhân lao động.

Rút ra từ kinh nghiệm của một số tập đoàn lớn trên thế giới, công với sự trợ giúp từ các ứng dụng công nghệ, giải pháp đào tạo nguồn nhân lực cần cân nhắc những khía cạnh sau

• Nội dung chương trình đào tạo nguồn nhân lực số cần có trải nghiệm thực tế đi cùng thay vì chỉ đào tạo lý thuyết đơn thuần

• Hàm lượng nội đào tạo quy trình cần tinh gọn và dễ nhớ, nội dung cần được cá nhân hóa để phù hợp với từng trình độ và nhu cầu khác nhau

• Doanh nghiệp cần tạo không gian để đội ngũ nhân sự có sự so sánh lý thuyết với thực tế trải nghiệm nhằm hiểu sâu hơn về hiệu quả

• Các cấp lãnh đạo và nhân viên cần chuẩn bị thái độ và tư duy tích cực để xác định điều gì cần cải thiện mỗi cá nhân để ứng dụng hiệu quả kiến thức công nghệ

Doanh nghiệp để triển khai thành công mô hình ứng dụng công nghệ kỹ thuật số vào vận hành doanh nghiệp chắc chắn đòi hỏi các nhà lãnh đạo không chỉ hiểu vấn đề ở một khía cạnh. Do đó, để tiến tới một nền công nghệ số hiện đại và tiết kiệm, các cấp lãnh đạo cần phải trang bị đầy đủ kiến thức cho bản thân mình. Có như vậy, doanh nghiệp mới không bị tụt hậu trong cuộc cạnh tranh công nghệ số khốc liệt này.

Nguồn: Fastwork.vn