Sales Structures: Phân tích 3 mô hình tổ chức phòng kinh doanh đạt hiệu suất cao

Tuỳ thuộc vào lĩnh vực hoạt động và văn hoá mỗi doanh nghiệp, mỗi đội kinh doanh sẽ có một cách tổ chức phù hợp để nâng cao năng suất và khai thác thị trường tối đa. Sự tăng trưởng mạnh mẽ trong kinh doanh không chỉ cần những nhân sự tài năng, sáng tạo mà quan trọng hơn là người quản lý phải biết tìm ra cách thức tổ chức đúng đắn, phù hợp.

Theo số liệu của Havard Business Review: Có tới 50% phòng ban kinh doanh xuất sắc đều có quy trình kinh doanh được xác lập thành văn bản rõ ràng, so với tỷ lệ 28% các tổ chức kinh doanh kém hiệu quả.

Trong bài này, SlimCRM sẽ chia sẻ 3 mô hình tổ chức phòng kinh doanh giúp các doanh nghiệp chuẩn hoá hoạt động, phát hiện ra những tồn tại trong đường ống bán hàng, khai thác tiềm lực nhân sự và doanh thu hiệu quả.

1. The Island – Cấu trúc hòn đảo

​

Đây là mô hình tổ chức phòng kinh doanh truyền thống, có ít tổ chức sử dụng, trong đó mỗi nhân viên phải bán càng nhiều sản phẩm/ dịch vụ càng tốt. Nhân viên sẽ được đào tạo trên một số nền tảng cơ bản: Được training, cung cấp thông tin sản phẩm, chính sách hoa hồng, văn phòng làm việc.

Trong mô hình hòn đảo, ngoại trừ người quản lý có quyền hạn cao nhất, mỗi thành viên trong phòng kinh doanh về cơ bản đều làm việc độc lập và là “lãnh đạo” của riêng họ. Nghĩa là nhân viên tự chịu trách nhiệm về quy trình bán hàng: Tự tìm khách hàng tiềm năng, lọc điều kiện và chốt giao dịch. Điều này thúc đẩy mỗi cá nhân có xu hướng tích cực hơn, nỗ lực hết mình trong cuộc cạnh tranh khốc liệt, không chỉ với đối thủ cạnh tranh, mà cả các thành viên trong nhóm.

Mô hình này thường áp dụng cho những công ty hoạt động trong lĩnh vực truyền thống như bất động sản hoặc dịch vụ tài chính. Ví dụ, một nhân viên kinh doanh các công ty bất động sản lớn có thể sở hữu một văn phòng của riêng mình. Nhân viên này tự bán hàng bằng cách đăng quảng cáo online, gọi điện cho danh sách khách hàng tiềm năng và giới thiệu các căn hộ mẫu.

Ưu điểm:

• Cần rất ít sự giám sát 1-1 giữa người quản lý và nhân viên kinh doanh
• Phù hợp với các quy trình kinh doanh đơn giản chỉ gồm 1 hoặc 2 bước bán hàng

Nhược điểm:

• Tạo ra môi trường cạnh tranh khốc liệt trong công ty
• Công ty ít có quyền kiểm soát thương hiệu đối với sản phẩm/ dịch vụ bởi mỗi nhân viên kinh doanh có những phong cách bán hàng riêng
• Rất khó để thu thập và tổng hợp dữ liệu kinh doanh quan trọng từ các cá nhân đơn lẻ

Áp dụng:

• Thường không phải là lựa chọn tối ưu với các startup bởi tính chất cạnh tranh quá mức
• Phù hợp hơn với những công ty hoạt động trong thị trường có sẵn với mức độ cạnh tranh cao
• Quy trình bán hàng của công ty càng ít phức tạp và mang tính giao dịch cao càng tốt

Tăng năng lực bán hàng và tạo ra nhiều doanh thu hơn với SlimCRM. Dùng thử tại đây

2. The Assembly Line – Mô hình dây chuyền

​

Mô hình dây chuyền chính là yếu tố góp phần thúc đẩy cuộc cách mạng công nghiệp và xây dựng dây chuyền lắp ráp di động Model T nổi tiếng của hãng ô tô Ford. Đây là mô hình đạt hiệu quả tối đa dựa trên chuyên môn hoá lực lượng lao động và sắp xếp tuần tự theo quy trình sản xuất.

Bạn có thể áp dụng cấu trúc dây chuyền cho đội ngũ bán hàng với nguyên liệu thô chính là những khách hàng tiềm năng, họ được chăm sóc và sàng lọc trong chu kỳ bán hàng. Mô hình dây chuyền sẽ chia nhỏ lực lượng bán hàng theo chức năng thành 4 nhóm khác nhau:

• Lead Generation Team (LG): Chịu trách nhiệm thu thập tên, số điện thoại, email và dữ liệu cần thiết của những người quan tâm đến sản phẩm/ dịch vụ.
• Sales Development (SD): Có trách nhiệm chốt các đơn hàng. Họ sẽ gọi điện cho các SQLs, demo sản phẩm, xoá bỏ các mối lo ngại, thúc đẩy các thoả thuận và cố gắng tối đa để chốt các đơn hàng.
• Account Executives (AE): Chịu trách nhiệm chốt giao dịch. Họ gọi cho các khách hàng tiềm năng đủ điều kiện, thúc đẩy demo, tiếp nhận phản hồi, đưa ra mọi nỗ lực để chốt giao dịch thành công.
• Customer Success (CS): Sau khi giao dịch hoàn tất, khách hàng mới sẽ được chuyển cho nhóm này. Họ tập trung vào chăm sóc và nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng, tăng giá trị lâu dài (LTV). Họ cũng cố gắng upsell hoặc cross-sell để tăng doanh số.

Mô hình dây chuyền thúc đẩy nhóm bán hàng chuyên môn hoá các chức năng và vai trò khác nhau. Mỗi bước của chu trình bán hàng đều có một nhóm chuyên trách. Khi khách hàng đi qua các giai đoạn: Từ khách hàng tiềm năng, đến cơ hội đủ điều kiện, đến khách hàng mới, họ sẽ được chuyển cho nhóm tiếp theo. Chính vì mỗi nhóm đều có chức năng chuyên biệt, bạn có thể giới hạn trách nhiệm cho mỗi nhóm phụ trách các KPI bán hàng khác nhau.

Bằng cách nâng cao mức độ chuyên môn hoá nhóm bán hàng, việc bạn theo dõi sâu sát và nhanh chóng phát hiện những khó khăn đang cản trở sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Ví dụ: Mục tiêu chung được đặt ra cho cả phòng kinh doanh là 12 đơn hàng thành công trên mỗi 100 leads (tỷ lệ chốt deal 12%). Nếu kết quả đạt được chỉ là 5% thì việc đánh giá từng giai đoạn trong phễu để tìm ra vấn đề dễ dàng hơn so với các mô hình khác. Giả sử các nhân viên AE đã đạt tỷ lệ chuyển đổi SQL thành khách hàng là 25%, nhưng các nhân viên SD lại chỉ đạt 20% khi chuyển đổi ra SQL từ nguồn lead ban đầu.

Lúc này, bạn có thể xem xét kỹ lưỡng hơn và nhận ra những vấn đề đang gặp phải với nhóm SD. Liệu các thành viên trong nhóm chỉ đơn giản không chăm sóc thành công các lead ban đầu, hay còn do các nguyên nhân khác. Bạn có thể tiến hành đào tạo thêm hoặc tuyển thêm nhân sự SD để đảm bảo mục tiêu kinh doanh.

Kể cả khi ban đầu phòng kinh doanh chỉ có 2 nhân viên, bạn vẫn có thể xây dựng bộ máy chuyên môn hoá. Một người sẽ tập trung vào tìm kiếm các lead và ký kết các hợp đồng mới, và người còn lại sẽ duy trì các khách hàng sẵn có.

Sử dụng quy tắc 80/20 để xác định thời điểm cần thiết phải thiết lập bộ phận tiếp theo trong mô hình dây chuyền. Nếu nhân viên kinh doanh của bạn dành trên 20% thời gian cho một nghiệp vụ phụ nào đó, đồng nghĩa với việc bạn cần tách riêng nó ra và tìm nhân sự chuyên môn để đảm nhận. 

Ưu điểm:

• Tạo ra khả năng dự đoán chính xác cao và dễ dàng đo lường trong doanh nghiệp
• Giúp dễ dàng truy vết các vấn đề trong phễu và giải quyết triệt để
• Tạo khả năng chuyên môn hoá cao tổ chức bán hàng từ đó gặt hái nhiều hiệu quả hơn

Nhược điểm:

• Không có đủ nhân lực cho công việc, nếu công ty chỉ có 1-2 sales
• Có thể gặp trường hợp không phân loại rõ ràng khách hàng trong phễu gây ra tranh cãi
• Việc chuyên môn hoá cao dễ khiến sales quên đi mục tiêu kinh doanh chung, thay vào đó là các con số và chỉ số riêng

Áp dụng:

• Phù hợp với các startup: Giảm độ phức tạp chu kỳ bán hàng, tăng hiệu quả và mở rộng quy mô nhóm, tuy nhiên đòi hỏi sự chuyên môn hoá càng cao khi phát triển kinh doanh
• Điểm mạnh là tạo ra và lặp lại quy trình chuẩn xác đối với việc tìm kiếm và nuôi dưỡng nguồn khách hàng tiềm năng, nếu bạn triển khai đúng cách, doanh số của công ty sẽ tăng nhanh chóng

3. The Pod – Mô hình nhóm

​

Với mô hình này, phòng kinh doanh được chia thành các nhóm đa chức năng, đảm nhận toàn bộ phễu bán hàng với các thành viên đóng những vai trò khác nhau. Mô hình nhóm sẽ lấy khách hàng là trung tâm.

Sự thành công được đo lường bằng các mục tiêu nhóm, mỗi thành viên có cái nhìn toàn diện về toàn bộ công ty. Mối liên kết giữa các nhóm cũng hiệu quả và có ý nghĩa hơn so với liên kết giữa các cá nhân đơn lẻ.

Ví dụ: Một nhóm bán hàng 6 người sẽ bao gồm 3 SD, 2 AE và 1 CS. Thay vì có các nhóm lớn, bạn tạo ra các nhóm nhỏ với các vai trò chuyên biệt và mỗi nhóm chịu trách nhiệm về toàn bộ hành trình của những khách hàng cụ thể.

Bạn vẫn sử dụng các vai trò chuyên môn hoá đã nêu ở trên, với các SD, AE và CS nhưng thay vì để tất cả SD hoặc AE cạnh tranh với nhau thì các nhóm sẽ cạnh tranh với các nhóm khác. Mỗi nhóm làm việc cùng nhau để giành được khách hàng và gặt hái thành quả sau đó. Điều này giúp nhân viên linh hoạt hơn và đưa ra các ý tưởng một cách độc lập.

Ưu điểm:

• Các nhóm làm việc gắn bó chặt chẽ, họ không chỉ quan tâm đến các bước riêng trong quy trình mà còn quan tâm đến toàn bộ hành trình của khách hàng.
• Tạo ra sự cảm thông, thấu hiểu nhiều hơn trong nội bộ nhóm và giao tiếp tốt hơn trong phòng ban
• Tạo sự linh hoạt và nhanh nhẹn hơn

Nhược điểm:

• Cá nhân có ít cơ hội để cạnh tranh, thúc đẩy lẫn nhau để phát triển vượt trội
• Dễ gây ra xích mích giữa các thành viên trong một nhóm

Áp dụng:

• Đặc biệt phù hợp cho các startup đã có thành công nhất định, cần tối ưu hoá các nguồn lực hiện có để khai thác các thị trường và ngành nghề mới.
• Gây nhiều khó khăn trong lĩnh vực cạnh tranh, có nhiều công ty có mô hình kinh doanh theo dây chuyền đang hoạt động ổn định. Bởi lẽ hiệu quả giao dịch của mô hình nhóm dựa theo tính linh hoạt chứ không ổn định.
• Lực lượng bán hàng có tính linh hoạt cao và sẵn sàng cho các thách thức và cơ hội mới khi thiết lập kinh doanh ổn định.

Chú ý: Đừng bỏ qua văn hoá doanh nghiệp

Có 2 mục tiêu cần đạt được khi xác định mô hình phòng kinh doanh:

• Đạt được kết quả tối đa
• Tạo ra văn hoá tốt nhất phù hợp với tổ chức

Gợi ý

Học hỏi đối thủ và áp dụng phù hợp, không bắt buộc phải bắt chước, điều quan trọng mang lại những kết quả tích cực với doanh nghiệp. Hãy luôn ghi nhớ: “Đội ngũ kinh doanh của bạn có những đặc trưng nào? Loại hình văn hoá doanh nghiệp đặc trưng nào mà bạn và nhân viên đang hướng đến?” giúp bạn định hướng mô hình tổ chức phù hợp nhất.

* Nguồn: blog.close.com