Ứng dụng AI quản trị dự án - Chìa khóa tối ưu nguồn lực hiện đại
Từ xa xưa, loài người đã hình thành ý thức tổ chức con người lại để thực hiện một dự án nào đó. Trong quá trình thực hiện, chúng ta luôn gặp phải thách thức làm thế nào quản lý dự án hiệu quả hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách và đảm bảo năng suất của thành viên.
Bài viết do Fastwork Việt Nam biên dịch Theo Forber | Tác giá: Ron Schmelzer, Managing Partner & Principal Analyst tại Cognilytica
Mục tiêu của dự án dù ở bất kỳ ngành nghề hay lĩnh vực nào cũng đều là việc quản lý sao cho nhóm, đội hoàn thành một mục tiêu cụ thể.
Hiện nay, các nhà quản lý không chỉ quản lý nhiều nhóm mà còn quản lý nhiều dự án tại cùng một thời điểm. Những dự án này thường bổ trợ cho nhau để hướng tới mục tiêu lớn hơn. Ví dụ với lĩnh vực có nhiều sự luân chuyển thì mục tiêu chính là tìm ra cách thức khiến cho quá trình luân chuyển đó trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Với quy trình vận hành trơn tru, người quản lý dự án không chỉ tạo ra kết quả tốt cho công việc mà còn thúc đẩy và đào tạo nhân viên hiệu quả.
Quản lý nhiều nhóm và nhiều dự án không phải là điều đơn giản
Ngày nay, công nghệ trí tuệ nhân tạo AI (Artificial Intelligence) được ứng dụng trong các phần mềm quản lý dự án nhằm đưa ra giải pháp tổng thể bao gồm lập kế hoạch, nghiên cứu mô hình quản lý và đề xuất phương án.
Những phần mềm này đã chứng minh hiệu quả thiết thực mà công nghệ AI mang tới cho hoạt động quản lý dự án.
AI – “Trợ lý” quản lý dự án thông minh
Điều đầu tiên, trí tuệ nhân tạo giảm thiểu sức lao động của con người bằng cách tự xử lý hiệu quả nhiều hoạt động trong các giai đoạn của dự án như lên lịch, nhắc nhở, theo dõi tiến trình. Nhờ đó, con người có thể yên tâm tập trung thời gian vào công việc mà không lo ngại bỏ lỡ bất kỳ công đoạn nào của dự án.
Các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án sẽ tích hợp công cụ giao tiếp và quản lý tạo ra một quy trình hoàn chỉnh. Trong tương lai gần, người quản lý hoàn toàn có thể mong chờ một AI Bot nhắc nhở bạn theo dõi một email hay nhắc nhở rằng sắp tới hạn trả lời email đó.
Trong khi hệ thống AI thực hiện các công việc ít chuyên sâu và lặp đi lặp lại, người quản lý có thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn của dự án. Yếu tố này không chỉ giúp nhà quản lý giải phóng sức lao động hiệu quả mà còn giúp xây dựng môi trường làm việc thoải mái, năng suất.
“Trợ lý” quản lý dự án AI giúp con người giảm thiểu sức lao động
Tiết kiệm thời gian với sự hỗ trợ của AI
Phần mềm quản lý dự án ứng dụng AI còn nổi bật với lợi ích tiết kiệm thời gian. Tính năng này cho phép nhà quản lý chỉ tập trung vào các quy trình phức tạp.
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, nhà quản lý dự án mất rất hơn một nửa thời gian làm việc để giải quyết các vấn đề hành chính như xử lý và theo dõi các cập nhật mới. Thật may mắn, Bot AI hoàn toàn có thể hỗ trợ các công việc ít chuyên sâu như vậy, giúp nhà quản lý dự án có thêm nửa thời gian trong ngày xử lý các công việc khác.
Ngoài ra, thời gian tiết kiệm được nhà quản lý có thể phân bổ cho việc đào tạo nhân viên, trao quyền và thúc đẩy họ đạt hiệu quả cao hơn nữa. Nếu người dẫn dắt không dành thời gian lắng nghe nhu cầu, trao đổi với từng thành viên thì dự án dễ dẫn đến chậm tiến độ do những khúc mắc chưa được giải quyết.
Phần mềm quản lý dự án ứng dụng AI tối ưu hóa thời gian làm việc
Nếu đi từ góc độ của các thành viên nhóm dự án thì các công cụ AI đang hỗ trợ họ tiết kiệm thời gian trong việc sắp xếp một núi công việc khổng lồ.
Cũng như nhà quản lý, thành viên nhóm cũng phải dành ra một lượng thời gian đáng kể để lưu trữ hồ sơ, báo cáo và chỉnh sửa. Khi chuyển hết công đoạn này sang hệ thống AI, thành viên nhóm dự án sẽ có thêm thời gian cải tiến sản phẩm của họ.
Điều này làm cho cả quá trình vận hành hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian, ngân sách vì nhân viên đạt được kết quả tốt hơn trong thời gian ngắn hơn.
AI – “Nhà phân tích” tuyệt vời của dự án
Từ góc nhìn về hiệu quả kinh doanh, AI cũng giống như một nhân viên tài năng của doanh nghiệp vì nó có khả năng quản lý các phân tích phức tạp. Khả năng này của AI cho phép một tổ chức quan sát tiến trình dự án và đưa ra định hướng cho giai đoạn tiếp theo.
Trong khi con người thường có những phán đoán cảm tính dựa vào thế giới quan của bản thân thì AI có thể nhìn bao quát dự án và đưa ra những phán đoán giá trị dựa vào số liệu đã thống kê được.
Phân tích dự án với AI chính xác và chi tiết
Trong quá trình giám sát ngân sách và kế hoạch, AI cũng dần học cách xác định những tác động có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án.
Bên cạnh đó, AI có một khả năng ở mức độ phức tạp hơn là theo dõi và đánh giá hành vi của con người từ các mẫu thu thập được.
Hệ thống AI có thể quan sát hành vi, nắm bắt thói quen, sắc thái của từng thành viên trong nhóm. Điều này tạo ra 2 lợi ích. Lợi ích thứ nhất là AI nhận ra những sự việc, tác động có khả năng cao dẫn đến xung đột trong lịch dự án và đề xuất một ngày thay thế phù hợp nếu mọi thứ dần đi chệch tiến độ. Lợi ích thứ 2 là dựa trên dữ liệu phân tích được, AI đề xuất khóa đào tạo phù hợp cho nhân viên để cải thiện năng suất làm việc.
Trong tương lai, hệ thống tích hợp AI còn có khả năng giải quyết các xung đột trong quá trình thực hiện công việc dự án của nhân viên làm việc từ xa, khác múi giờ.
Theo thời gian, các hệ thống quản lý dự án tích hợp AI sẽ có những bước phát triển mới về khóa học hành vi con người. Đó là một hệ thống có khả năng phân tích từng thành viên trong dự án để đưa ra dự đoán những nguy cơ tiềm ẩn và phương án giải quyết dựa theo phần tích cụ thể. Tựu chung lại, lợi ích tiềm năng mà AI mang tới cho hoạt động quản lý dự án là rất đáng kể và doanh nghiệp không nên bỏ qua cơ hội này.
Nguồn: Fastwork Việt Nam