5 Sai lầm phổ biến khi tổ chức year end party cho công ty

Bữa tiệc tất niên công ty sẽ trở nên mất vui vì những lý do đến từ công tác tổ chức. Hãy cùng tìm hiểu những sai lầm phổ biến khi tổ chức year end party cho công ty để có một bữa tiệc cuối năm thật nhiều ý nghĩa và để lại những ấn tượng đẹp cho người tham dự.

Year End Party không chỉ là một bữa tiệc

Tiệc tất niên công ty hay còn gọi là year end party là sự kiện thường niên được các doanh nghiệp tổ chức vào dịp cuối năm. Mọi người thường có quan niệm tiệc tất niên cuối năm là một bữa tiệc giao lưu, ăn uống trước khi kết thúc công việc của một năm. Tuy nhiên, ý nghĩa của sự kiện year end party vượt xa hơn thế.

Tiệc tất niên công ty là sự kiện truyền thông nội bộ có nghĩa quan trọng với doanh nghiệp. Sự kiện này được tổ chức nhằm mục đích tổng kết lại hoạt động trong năm vừa qua, đề ra những mục tiêu và định hướng cho năm tới. Đồng thời, tri ân và khen thưởng cho những cá nhân, bộ phận có thành tích xuất sắc để tiếp thêm động lực cho một năm mới nhiều thành công hơn. Do đó, sự kiện year end party của công ty cần được tổ chức chu đáo và cẩn thận để tránh mắc phải những sai lầm sẽ được trình bày trong phần tiếp theo của bài viết.

Những sai lầm cần tránh khi tổ chức year end party cho công ty

• Kịch bản sự kiện year end party rời rạc, chắp vá

Đây là một trong những sai lầm hàng đầu cần tránh khi tổ chức sự kiện year end party cho công ty, đặc biệt là ở các công ty starup, doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với chi phí không nhiều, các doanh nghiệp thường chọn phương án để các bộ phận nội bộ tự đứng ra tổ chức thay vì hợp tác với các công ty chuyên tổ chức sự kiện.

Tuy nhiên, các nhân viên trong công ty đôi khi lại không có kinh nghiệm trong lĩnh vực sự kiện, dẫn đến việc xây dựng kịch bản một cách rời rạc và chắp vá, không tạo được mạch chương trình thống nhất xuyên suốt sự kiện.

• Lựa chọn chủ đề sự kiện quá nhàm chán

Mỗi sự kiện đều có một chủ đề riêng được thiết kế và lựa chọn dựa trên bảng yêu cầu sáng tạo của doanh nghiệp. Ý tưởng và chủ đề sự kiện tạo nên sự mới lạ và khác biệt cho bữa tiệc tất niên cuối năm. Vì thế cần tránh sao chép hoàn toàn ý tưởng tổ chức year end party từ sự kiện của những năm trước.

• Khảo sát địa điểm tổ chức year end party không cẩn thận

Địa điểm tổ chức cũng là một phần quan trọng cần lưu ý khi tổ chức tiệc tất niên. Tùy vào quy mô của sự kiện mà doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức tiệc ngoài trời hoặc trong nhà.

Địa điểm là nơi trực tiếp diễn ra sự kiện. Do đó, nếu không khảo sát chi tiết có thể ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, thi công và tổ chức sự kiện. Nếu để đến sát ngày tổ chức mới phát hiện thì rất khó xử lý, chẳng hạn như hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình led không thể lắp đặt theo yêu cầu, …

• Thiết kế sự kiện tất niên kém thu hút

Thiết kế sự kiện bao gồm tất cả các hạng mục liên quan đến bữa tiệc tất niên, từ thư mời đến backdrop, sân khấu, photobooth, … Thiết kế sự kiện tất niên tạo nên phần hình ảnh cho toàn bộ chương trình, là điểm chạm trực tiếp đối với những người tham dự. Vì thế, doanh nghiệp nên đầu tư vào phần thiết kế và sản xuất cho sự kiện. Thiết kế nổi bật và ấn tượng không những tạo nên dấu ấn cho khách mời tham dự. Bên cạnh đó còn tạo nên hiệu quả truyền thông khi khách mời check-in, like, share và phát trực tiếp trong sự kiện.

• Không chuẩn bị các phương án dự phòng rủi ro trong sự kiện

Quản trị rủi ro là một phần bắt buộc trong bất cứ sự kiện nào.

Việc lập kế hoạch quản trị rủi ro giúp nhà tổ chức phác thảo được các sự cố bất ngờ có thể xảy ra để có phương án xử lý sao cho thích hợp. Bên cạnh những yếu tố bất khả kháng như thiên tai, thời tiết, … còn có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện year end party mà nhà tổ chức có thể lường trước được. Các công ty tổ chức sự kiện thường có quy trình xử lý sự cố chặt chẽ dựa trên kinh nghiệm tổ chức lâu năm. Đây là một lợi thế của các event agency so với việc doanh nghiệp tự tổ chức.

Đừng để bữa tiệc year end party bị phá hỏng chỉ vì những sai lầm không đáng có…

Để có thể tổ chức tiệc tất niên cho công ty thành công và ấn tượng đòi hỏi những kiến thức và kỹ năng nhất định về sự kiện. Làm sao để chương trình không chỉ ấm cúng, vui vẻ mà còn khơi gợi được những ý nghĩa lớn lao và sự tự hào của nhân viên công ty là điều các chủ doanh nghiệp luôn hướng đến.

Sự kiện year end party cũng là hoạt động nội bộ góp phần vào việc thể hiện văn hóa doanh nghiệp với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi được bám sát trong toàn bộ chương trình. Chính vì vậy, đừng để sự kiện year end party bị phá hỏng chỉ vì những sai lầm ngớ ngẩn và không đáng có…

Có nhiều nguyên nhân có thể khiến bữa tiệc tất niên bị “bể show”, nhưng trong đó đa phần đến từ sự thiếu kinh nghiệm và khả năng xử lý trong quá trình tổ chức. Do đó, doanh nghiệp nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và có nhiều kinh nghiệp tổ chức year end party để có một sự kiện thành công tốt đẹp.

Trên đây là những sai lầm cần tránh khi tổ chức year end party do FS Event tổng hợp và đúc kết được từ sau nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực event. Chúc bạn sẽ có một bữa tiệc tất niên công ty ấn tượng và đáng nhớ.

Thành Công

Nguồn: FS Event