Công cụ đo lường hiệu quả doanh nghiệp BSC và điều kiện tiên quyết để thành công

BSC được xem như một công cụ có thể bổ sung các chỉ số đo lường phi tài chính vào chiến lược hoạt động của tổ chức, bên cạnh các chỉ số đo lường tài chính truyền thống, giúp cho hoạt động của tổ chức trở nên “cân bằng” hơn.

Theo thống kê của Hiệp hội BSC Hoa Kỳ, hiện nay 65% trong số 1.000 doanh nghiệp lớn nhất thế giới (qua bầu chọn của tạp chí Fortune) đã ứng dụng BSC (The Balanced Scorecard – Thẻ điểm cân bằng) vào quản trị chiến lược. Trong một cuộc nghiên cứu gần đây của Bain & Company, kết quả cho thấy BSC là công cụ đứng thứ 5 trong top 10 công cụ quản trị được ứng dụng rộng rãi nhất trên thế giới và đã xuất hiện tại gần 100 quốc gia.

BSC sẽ “lên ngôi” trong thế kỷ 21?

BSC được giới thiệu chính thức lần đầu tiên năm 1992 từ hai tiến sĩ người Mỹ là Robert Kaplan và David Norton – như là một công cụ có thể bổ sung các chỉ số đo lường phi tài chính vào chiến lược hoạt động của tổ chức, bên cạnh các chỉ số đo lường tài chính truyền thống, giúp cho hoạt động của tổ chức trở nên “cân bằng” hơn.

Định nghĩa về BSC không phức tạp và xa lạ nhưng thực sự các doanh nghiệp Việt Nam đều không hiểu thấu đáo về BSC, vì vậy hầu hết chưa ứng dụng hoặc ứng dụng nhưng không khai thác được giá trị thực sự của BSC.

Doanh nghiệp được đánh giá tốt khi kết quả kinh doanh cuối cùng thể hiện các chỉ số tài chính tốt. Tuy nhiên, các chỉ số tài chính chỉ mang tính ngắn hạn, hệ quả, không miêu tả được diễn biến của quá trình, không dự báo được tương lai dài hạn, càng không phản ánh được các bước chiến lược. Lúc này, rủi ro tiềm ẩn nằm ở sự chưa hài lòng của khách hàng. Nếu doanh nghiệp có chỉ số tài chính tốt nhưng khách hàng không hài lòng thì chắc chắn ở năm kế tiếp, các chỉ số tài chính này sẽ sụt giảm. Trong trường hợp các chỉ số tài chính tốt và khách hàng hài lòng, doanh nghiệp theo thông thường sẽ có khuynh hướng mở rộng quy mô để phát triển.

Nếu không đào tạo, tái lập được người lãnh đạo cùng đội ngũ kế thừa có đủ năng lực, khả năng thay thế để theo kịp chiến lược phát triển thì doanh nghiệp sẽ lại gặp khủng hoảng trong dài hạn.

Điều này dẫn đến xuất hiện một nguy cơ khác là nếu quy trình và hệ thống không theo kịp tốc độ phát triển, doanh nghiệp lập tức đứng trước khả năng bị gãy quy trình – hệ thống và không kiểm soát được rủi ro. Hậu quả là khách hàng không hài lòng và tài chính đi xuống. Một viễn cảnh lý tưởng hơn, doanh nghiệp đã có tài chính tốt, khách hàng hài lòng và có được quy trình cùng hệ thống đáp ứng nhu cầu phát triển – điều kiện mơ ước đối mới mọi công ty thì doanh nghiệp vẫn đang đối mặt với cái chết dài hạn khác nữa bởi vẫn còn một yếu tố quan trọng cần đáp ứng. Đó là yếu tố nhân sự sẵn sàng thay thế. Nếu không đào tạo, tái lập được người lãnh đạo cùng đội ngũ kế thừa có đủ năng lực, khả năng thay thế để theo kịp chiến lược phát triển thì doanh nghiệp sẽ lại gặp khủng hoảng trong dài hạn.

Nếu BSC được hiểu như vậy thì không dễ gì mà phát minh này có mặt tại 65% trong số 1.000 doanh nghiệp hàng đầu thế giới. Ngoài những yếu tố cơ bản được nêu trên, thực chất BSC là một công cụ thể hiện vai trò chiến lược rõ nét mà các công cụ khác không có.

Điều kiện tiên quyết để triển khai BSC thành công

Mặc dù, BSC là công cụ quản trị có tầm ảnh hưởng lớn trong thế kỷ 21 và được sử dụng rộng rãi, nhưng việc ứng dụng BSC và thực tiễn từng doanh nghiệp là điều không dễ. Qua kinh nghiệm được đúc kết trong hơn 20 năm BSC được ứng dụng trên khắp thế giới, có 5 điều kiện tiên quyết để triển khai thành công.

1. Tư duy lãnh đạo và quản lý (Leadership Mindset)

Quyết định ứng dụng một mô hình quản trị mới vào tổ chức đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang muốn có sự thay đổi thực sự. Có thể doanh nghiệp đang phải đối mặt với cuộc cạnh tranh mới khốc liệt; đang phát triển quá nhanh và cần những bước đi bền vững; hay đang trên đà đi xuống do phương thức quản trị kém hiệu quả, cần tái thiết cấu trúc. Dù ở hoàn cảnh nào đi nữa, sự thay đổi phải bắt đầu từ nhận thức của ban lãnh đạo, tức phải thấy được tính cấp thiết phải thay đổi.

Tuy nhiên, nếu chỉ có lãnh đạo cấp cao nhận thức điều này thì không đủ để tạo nên sức mạnh. Vai trò và sự ủng hộ của đội ngũ quản lý cấp trung là vô cùng quan trọng. Nói một cách khác, chính “tầm” của đội ngũ lãnh đạo và quản lý sẽ quyết định “tầm” của tổ chức. Nếu “tầm” không thay đổi mà doanh nghiệp lại triển khai một công cụ quản trị hiện đại, sẽ vô tình kéo công cụ hiệu quả đó trở nên “tầm thường”.

Sau khi đồng quan điểm về tính cấp thiết phải thay đổi, đội ngũ lãnh đạo và quản lý cần có chung một hướng nhìn về bức tranh toàn cảnh tương lai của doanh nghiệp, khi đó “nút khởi động” mới thật sự bắt đầu.

2. Cam kết của ban lãnh đạo (Leadership Commitment)

Chính sự nhất quán và kiên trì trong chỉ đạo là yếu tố then chốt quyết định thành công.

Nhận thức tính cấp thiết phải thay đổi là tiền đề quan trọng cho việc khẳng định cam kết từ ban lãnh đạo và đội ngũ quản lý cấp trung. Doanh nghiệp cần có nhiều công cụ truyền thông nội bộ khác nhau để khẳng định cam kết này, giúp truyền lửa và tạo sự đồng lòng cho tất cả nhân viên bên dưới. Bất kỳ quá trình chuyển đổi nào cũng cần có thời gian và nguồn lực để thực thi. Chính sự nhất quán và kiên trì trong chỉ đạo là yếu tố then chốt quyết định thành công.

3. Hiểu đúng và sự thống nhất về phương pháp luận triển khai BSC (Methodology Understanding)

Ngay từ đầu, ban lãnh đạo và đội ngũ quản lý cấp trung cần phải hiểu đúng về vai trò của BSC cũng như thống nhất về phương pháp luận, cách thức và lộ trình triển khai thực tế. Khi đó, quá trình truyền thông sẽ được triển khai đồng bộ từ cấp cao nhất đến cấp nhân viên thực thi công việc hàng ngày. Dựa trên kiến thức nền tảng cùng với các công cụ triển khai BSC từ Palladium Kaplan – Norton Balanced Scorecard và Hiệp hội BSC Hoa Kỳ (Balanced Scorecard Institute – BSI) kết hợp với gần 10 năm kinh nghiệm triển khai thực tiễn BSC/KPIs tại Việt Nam, TOPPION đã cho ra đời mô hình 10 bước triển khai BSC/KPIs. Đây được xem là mô hình chuẩn để các Doanh nghiệp có thể áp dụng triển khai cho chính công ty mình.

Mô hình 10 bước triển khai BSC/KPIs

Trong những năm đầu mới xuất hiện, BSC chỉ đơn thuần được xem như công cụ giúp bổ sung các chỉ tiêu phi tài chính. Sau đó, BSC mới được ứng dụng trong vai trò giúp kết nối với chiến lược của tổ chức và năm 2001, BSC bắt đầu được xem là công cụ thực thi chiến lược. Tuy nhiên, BSC thật sự là công cụ xây dựng, thực thi, quản trị và truyền tải chiến lược trong phạm vi toàn tổ chức. Nếu chỉ sử dụng BSC như một công cụ đo lường và kiểm soát hiệu suất của các bộ phận khác nhau và không nhìn thấy mối liên quan trong đó, BSC sẽ bị giới hạn tính hiệu quả và cuối cùng sẽ bị thất bại.

4. Năng lực thực thi của đội ngũ quản lý cấp trung (Execution Capability)

Đã nói đến BSC là phải nói đến chuỗi các giải pháp chiến lược trọng tâm (KSI – Key Strategic Initiatives) gắn chặt với các mục tiêu chiến lược, để từng bước đạt được tầm nhìn của tổ chức. Những dự án trọng điểm này đều cần có những “vị tư lệnh” đặc biệt, chịu trách nhiệm 100%, thường do các vị trí quản lý cấp trung đảm trách, với sự hỗ trợ điều phối chung của ban chiến lược và chuyển đổi do ban lãnh đạo trực tiếp điều hành.

Chính năng lực thực thi dự án, kỹ năng giải quyết vấn đề, tính kỷ luật và sự linh hoạt trong phương thức triển khai, kỹ năng động viên đội ngũ là những yếu tố then chốt mà đội ngũ quản lý phải có, để giúp triển khai BSC thành công.

5. Văn hoá tổ chức hướng đến kết quả (Productivity Culture)

Bất kỳ công cụ quản trị nào cũng đều hướng đến mục tiêu nâng cao năng suất và kết quả làm việc của đội ngũ, giúp đạt được các mục tiêu chung của tổ chức và BSC cũng không ngoại lệ. Tuy nhiên, nếu vai trò của BSC chưa được hiểu rõ và phương thức truyền thông nội bộ không hiệu quả, sẽ dẫn đến hiểu sai về công cụ này, tạo cảm giác BSC giống như công cụ “xiềng xích”.

Điều tiên quyết đó là ban lãnh đạo đã thật sự xây dựng được văn hoá làm việc hướng đến kết quả và truyền thông đến tất cả nhân viên, dù là khối kinh doanh trực tiếp hay khối hỗ trợ. Khi tư tưởng được “đả thông”, mọi việc sẽ rất dễ dàng.

* Nguồn: TOPPION GROUP