Lời khuyên dành cho các PR Pro khi tiếp cận với Báo chí và Người làm nội dung
Tiếp cận với báo chí và giới phóng viên chưa bao giờ là dễ dàng, đặc biệt là đối với các đối tượng làm truyền thông từ phía doanh nghiệp (brands). Các brands thường mắc phải sai lầm khi chỉ liên hệ với báo chí qua những email lạnh lùng chứa đựng các Thông cáo báo chí khô cứng mỗi khi cần đăng tải thông tin.
Vậy làm thế nào để gửi thông tin doanh nghiệp đến báo chí để không bị từ chối/ bỏ qua hoặc thậm chí không được mở đọc. Sau đây là chia sẻ của một vài chuyên gia trong lĩnh vực nội dung và báo chí tại Việt Nam.
1. Brian Letwin – Saigoneer
Sự nghiệp của ông Brian bắt đầu ở New York khi làm việc cho một cơ quan chuyên về SEM và SEO vào năm 2006. Sau đó, ông tiếp tục làm việc cho các cơ quan quốc tế lớn như Mediacom, nơi ông tập trung vào xây dựng các phương tiện truyền thông và chiến lược kỹ thuật số cho các thương hiệu đa quốc gia.
Sau khi làm việc ở phía nhà xuất bản, anh chuyển đến Việt Nam, thành lập Saigoneer vào năm 2013 và Urbanist Hanoi vào năm 2017.
* Lời khuyên của ông dành cho các chuyên gia PR đang cố gắng gửi thông tin cho ông là gì?
Những bài phát biểu PR và thông cáo báo chí viết sẵn thường rất nhạt nhẽo. Doanh nghiệp hay nhãn hàng có thể cung cấp tài liệu một cách hiệu quả nhưng nên tập trung vào nội dung kể chuyện, điều quan trọng là thông tin được trình bày theo cách thú vị để phân biệt một sản phẩm hoặc chiến dịch của mình hoàn toàn khác biệt với những người khác. Quan trọng hơn, cần nhớ rằng nếu thông tin khô khan, mọi người sẽ không vượt qua được đoạn đầu tiên.
Chúng tôi thấy hàng chục thông cáo báo chí và yêu cầu PR hàng tháng, vì vậy hãy đảm bảo rằng những gì bạn gửi nổi bật so với đám đông.
* Thông thường hình thức/ nội dung PR nào sẽ khiến ông cảm thấy không hài lòng?
100% email theo khuôn mẫu. Chiến lược tốt nhất là điều chỉnh thông tin của doanh nghiệp cho phù hợp với từng chiến dịch, dựa trên việc biên tập hoặc điều chỉnh nội dung. Doanh nghiệp có nhiều khả năng chạy nội dung nào đó hơn nếu bạn cho họ biết lý do tại sao nội dung đó có liên quan hoặc thú vị đối với độc giả của họ.
* Ông mong muốn nhận thông tin qua hình thức nào?
Bằng email.
* Trong thời điểm nền kinh tế bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh COVID-19 như hiện nay, người làm nội dung/ PR của doanh nghiệp cần làm gì trong hoạt động truyền thông của mình?
Trước hết, hãy nhìn nhận một cách tích cực. Mọi người đều đang trải qua một khoảng thời gian khó khăn vì vậy điều cuối cùng họ muốn là được củng cố. Đây là cơ hội tốt để ngành công nghiệp thử các chương trình và phong cách nhắn tin mới với giả định rằng mọi thứ sẽ không sớm trở lại bình thường, bất chấp mọi người đều khao khát trở về thế giới trước COVID-19. Chúng tôi hiện đang phải đối mặt với hai lựa chọn – tiếp tục làm mọi thứ theo cách chúng tôi luôn có và hy vọng vào điều tốt nhất hoặc chủ động xoay vòng các sản phẩm và thông điệp của chúng tôi. Và để có thể vươn lên, lựa chọn thứ 2 vẫn là điều nên làm.
2. Matthew Cowan – Bureau Asia
Matt khởi đầu với The Bureau Asia – một kênh F&B, du lịch và phong cách sống, vào năm 2018. Ông cũng là biên tập viên quản lý và nhà văn tự do cho các ấn phẩm khác trong khu vực Đông Nam Á. Matt có trụ sở tại TP.HCM từ năm 2010 và trong thời gian đó đã phát triển sở thích uống cocktail và ăn uống cao cấp, vẫn không có gì lạ khi thấy ông ấy đạp xe trên phố để tìm kiếm những món ăn đường phố ngon nhất.
* Lời khuyên của ông dành cho các chuyên gia PR đang cố gắng gửi thông tin cho ông là gì?
Hãy dành thời gian để làm quen với thương hiệu của tôi và những câu chuyện mà trang thông tin của tôi kể. Hãy tự tin rằng câu chuyện của bạn là một câu chuyện hay, nhưng đừng bao giờ cố gắng vùi nó vào tay người khác.
* Thông thường hình thức/ nội dung PR nào sẽ khiến ông cảm thấy không hài lòng?
Những bức ảnh chất lượng kém, những bản phát hành cần chỉnh sửa thêm, và những trang mạng xã hội mà tôi phải tự đi tìm.
* Ông mong muốn nhận thông tin qua hình thức nào?
Bằng Google docs.
* Trong thời điểm nền kinh tế bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh COVID-19 như hiện nay, người làm nội dung/ PR của doanh nghiệp cần làm gì trong hoạt động truyền thông của mình?
Rõ ràng, chính xác, thống nhất và trung thực. Đừng giống như một số chính phủ trên thế giới gửi những thông điệp hỗn hợp không một chút rõ ràng khiến mọi người bối rối.
3. Lưu Khánh Hưng – Tạp chí WowWeekend
Ông Hưng đã làm việc trong ngành truyền thông và báo chí được 7 năm. Ông đã từng làm việc với các khách hàng như Vietnam Airlines, Vietcombank, PV Gas.
* Theo ông, người làm PR cần chú ý những điểm gì trong cách thức tiếp cận báo chí?
Nên chủ động cung cấp thông tin chính xác, thường xuyên, bất cứ khi nào nhà báo liên hệ đến, cố gắng xây dựng mối quan hệ để thông tin truyền tải đúng và nhanh nhất. Việc cung cấp thông tin chính xác sẽ giảm tỷ lệ “đói tin” từ nhà báo, từ đó dẫn đến tiếp cận những nguồn tin rác, không đúng sự thật, gây ảnh hưởng tới doanh nghiệp
Nếu báo chí đã đưa tin tốt rồi, hãy theo sát để lan toả tin tốt ấy nhiều hơn nữa. Nếu như thông tin sai, cũng cần kiên trì, giải thích, cung cấp thông tin đúng. Người làm PR cần cảm thông cho báo chí về những áp lực, nghiệp vụ hay chuyên môn của họ. Hãy hạn chế tối đa việc có hiểu lầm với các phóng viên, vì một khi bạn còn làm việc trong lĩnh vực PR dù công ty này hay công ty khác, bạn vẫn sẽ phải tiếp xúc với họ. Nếu có bất hoà xảy ra, cần cố gắng xử lý mọi chuyện theo cách dĩ hoà vi quý nhất.
Các chuyên viên PR nên chủ động xây dựng thông cáo báo chí để hướng sự tập trung của các phóng viên, nhà báo về những nội dung chính yếu trong buổi họp báo, tránh lan man tới những vấn đề khác như thông tin đời tư lãnh đạo, những chuyện bên lề người nổi tiếng nếu đang đại diện cho công ty…
Nếu có thể, hãy phát triển quan hệ với báo chí như những người bạn: nắm bắt hoàn cảnh, sở thích, bút danh, ngày sinh nhật, cập nhật thông tin về công việc, cuộc sống của họ… Nên có những khoản “chi phí phóng viên” để hỗ trợ cho các tin tức sau này, đặc biệt đừng gây áp lực với cánh phóng viên.
* Đứng ở cương vị người làm truyền thông, hình thức/ nội dung PR nào sẽ khiến ông chú ý tới nhiều hơn (hoặc thường bỏ qua nhiều hơn)?
Đứng ở phương diện cá nhân:
Những nội dung mà doanh nghiệp cung cấp có ích cho cộng đồng/ độc giả sẽ thu hút được sự quan tâm, cụ thể gần đây là các tin về ý thức bảo vệ môi trường, cộng đồng.
Hình thức:
- Dạng để cập nhật thông tin: Tiêu đề ngắn gọn, vào trọng tâm, đoạn diễn giải 3-5 dòng
- Dạng để đọc sâu: Ngoài bài viết cần có hình ảnh chân thật hay video
(Vì độc giả hiện nay không hứng thú với việc đọc chữ nhiều, đa phần cập nhật nguồn tin được cung cấp rộng lớn, thông tin nào ấn tượng thì mới vào đọc.)
* Ông mong muốn nhận thông tin qua hình thức nào?
Qua Email.
* Trong thời điểm nền kinh tế bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh, người làm nội dung/ PR của doanh nghiệp cần làm gì trong hoạt động truyền thông của mình?
Không nên quá tập trung vào việc thúc đẩy những chiến dịch giảm giá kích cầu hay nhận diện thương hiệu vào lúc này, mà nên hướng sự chia sẻ chung tay vì cộng đồng nhiều hơn.
Một số chia sẻ thêm từ góc nhìn của các nhà làm nội dung và phóng viên báo chí tại khu vực Châu Á – Thái Bình Dương cho chủ đề này có thể download tại đây.
PR Newswire Việt Nam