Agency là gì? 5 tiêu chí để doanh nghiệp chọn thuê Agency

Mặc dù đây không phải là một chủ đề mới lạ với các anh em marketer, nhưng nay mình vẫn muốn viết lại. Toàn bộ thông tin được mình tổng hợp nghiên cứu và đúc kết từ kinh nghiệm làm việc qua một số Agency. Hy vọng có thể mang đến cho mọi người một "làn gió mới".

Ngày nay, khi nền kinh tế số dần chiếm ưu thế. Hành vi mua sắm của khách hàng cũng bắt đầu dịch chuyển sang kênh Online. Không có lý do gì các doanh nghiệp lại bỏ lỡ một “mỏ vàng” đắt giá như vậy. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng thành công khi tự triển khai các chiến dịch quảng cáo trên Internet. Bởi vì thiếu sự chuyên môn hóa. Chính vì thế, sự hiện diện của các Agency sẽ giúp các doanh nghiệp giải quyết bài toán trên.

Agency là gì?

Hiểu một cách chính xác, Agency là các công ty dịch vụ chuyên về lĩnh vực truyền thông và quảng cáo cho các doanh nghiệp (Client) trên mạng Internet, hay còn gọi là Marketing Agency hoặc Phòng Marketing Thuê Ngoài. Theo nhu cầu của thị trường Online nên các agency hiện nay phần lớn cung cấp dịch vụ về mảng Digital và một số ít về các mảng phụ hỗ trợ khác.

Ngoài ra, một số Agency sẽ mở rộng thêm một số dịch vụ như quản lý các trang mạng xã hội, lập kế hoạch SEO (Search Engine Optimazation) cho Website, triển khai và kiểm soát các chiến dịch chạy quảng cáo Google Adword, Facebook Ads,… Hiện nay, các Agency chủ yếu được phân chia thành các mảng như sau:

• Research Agency: Chuyên nghiên cứu thị trường và phân tích số liệu
• Branding Agency: Tập trung mạnh mảng xây dựng và lan tỏa thương hiệu cho doanh nghiệp
• Creative Agency: Chuyên design các sản phẩm visual phục vụ mục đích marketing
• Digital Agency: Bao gồm các mảng Online như xây dựng kênh Social, Paid Ads, SEO, …
• Event Agency: Phụ trách các mảng về Offline như tổ chức event, activation

Agency ra đời từ khi nào?

Agency cũng như các công ty dịch vụ đã ra đời từ rất lâu. Nhưng còn các Digital Agency bắt đầu thịnh hành nhất vào thời điểm 2014 – 2015. Sau khi hàng loạt “ông lớn”: Facebook, Instagram, Youtube, …trở nên thân quen với người Việt Nam, kéo theo là hàng loạt nhu cầu quảng cáo số của các doanh nghiệp cùng mong muốn tiếp cận khách hàng nhiều hơn có thể. Thời điểm đó, ngân sách cho các chiến dịch Digital chiếm đến 70-80%, thậm chí là 100% trong tổng chi cho các hoạt động tiếp thị (không bao gồm Trade Marketing).

Nhiệm vụ của Agency

Mỗi doanh nghiệp (Client) khi hoạt động đều có mục tiêu đặt ra ban đầu, nhưng sẽ có những việc nằm ngoài khả năng của họ, thường gặp đặc biệt ở mảng Marketing. Và nhiệm vụ quan trọng nhất của Agency là cung cấp dịch vụ để hoàn thành các mục tiêu Marketing của doanh nghiệp. Trong đó sẽ có các công việc như:

• Planning: Lập kế hoạch Marketing để đạt được mục tiêu doanh nghiệp mong muốn
• Execution: Triển khai các công việc, hoạt động như đã lập kế hoạch
• Tracking & Measuring: Theo dõi và đo lường hiệu quả từ các hoạt động để có hướng thay đổi kịp thời
• Analytic: Phân tích hành vi, suy nghĩ (insight) của các đối tượng khi triển khai chiến dịch
• Report: Báo cáo lại toàn bộ các hoạt động cũng như hiệu quả chiến dịch cho doanh nghiệp (Client)

Digital Marketing Agency bao gồm những bộ phận nào?

Sau khi hiểu sơ lược về khái niệm cũng như lịch sử ra đời, tiếp theo chúng ta sẽ tìm hiểu xem một Digital Agency được cấu tạo từ những bộ phần nào. Trong các Agency, 5 vị trí không thể thiếu đó là: Content Writer/ Copywriter; Account Excutive; Strategic Planner; Designer; Developer.

• Content Writer/ Copywriter

Chịu trách nhiệm trong việc lên kết hoạch nội dung, từ việc lên ý tưởng đến triển khai. Đối với những Agency quy mô lớn, team Content sẽ chia ra 2 bộ phận: Copywriter và Content Writer. Trong đó, Copywriter sẽ chịu trách nhiệm lên ý tưởng, kiểm soát, đảm bảo nội dung sẽ được triển khai đúng với Content Guidline. Content Writer sẽ viết các nội dung và đảm bảo sản xuất đúng với thời gian trong kế hoạch. Đối với những Agency quy mô nhỏ, Start-up thì chỉ cần một vị trí Content Writer. Team content thường sẽ làm việc trực tiếp với Designer để trao đổi và định hướng hình ảnh bám sát với nội dung.

• Account Excutive

Là cầu nối giữa khách hàng và Production Team. Vai trò chính của Account sẽ làm sao để cân bằng giữa yêu cầu của khách hàng so với năng lực triển khai của team. Ngược lại, cố gắng tạo động lực, truyền cảm hứng cho team để có thể tìm thêm nhiều phương án để có thể đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra, Account sẽ là người kiểm soát tiến độ triển khai chiến dịch, đảm bảo thúc đẩy các đầu công việc sao cho bám sát kế hoạch nhất có thể.

• Strategic Planner

Chịu trách nhiệm lên kế hoạch tổng thể cho chiến dịch Digital. Có thể nói, vị trí này giữ vai trò rất quan trọng trong Agency. Từ thời điểm Account nhận yêu cầu từ khách hàng, Strategic Planner sẽ cùng team đánh giá, xây dựng ý tưởng. Sau đó, Account sẽ mang ý tưởng này trình bày với khách hàng và thuyết phục họ hợp tác. Yêu cầu ở một Strategic Planner là kiến thức, sự am hiểu về xu hướng thị trường, hoạt động và thuật toán của các kênh Digital. Từ đó có thể phân tích chỉ số, đưa ra các nhận định, xác định cách tiếp cận khách hàng để cho ra kết quả cụ thể: tương tác, Leads,…

• Designer

Chịu trách nhiệm thiết kế hình ảnh truyền thông dựa trên định hướng và nội dung từ các Content Writer. Tuy nhiên, không phải cứ thiết kế là xong. Designer còn phải “thổi hồn” cho những hình ảnh đó, sao cho thật thu hút người dùng trên Internet. Designer thường sẽ thiết kế các loại hình: Facebook Post, Banner, Template Website, Avatar – Cover – Frame (Facebook Page), Brochure,…

• Developer

Chịu trách nhiệm phát triển hệ thống cho Agency. Đồng thời, sẽ lập trình để website có thể chạy live từ các bản thiết kế của Designer.

Trên đây là 5 vị trí cần có trong một Digital Marketing Agency. Ngoài ra, tại các Agency lớn sẽ còn có các vị trí khác như Product Manager, Business Analystic (BA), Community Specialist,… Việc thấu hiểu các bộ phận tại một Agency không những giúp doanh nghiệp đánh giá quy mô mà còn có thể lựa chọn những đơn vị phù hợp với mình.

5 Lưu ý khi doanh nghiệp quyết định lựa chọn thuê Digital Marketing Agency

1. Khắt khe quy trình tuyển chọn

Bắt đầu với việc tìm kiếm bằng Google từng ứng cử viên cung cấp dịch vụ. Đầu tiên, hãy kiểm tra chính hình ảnh đại diện bản thân của agency đó trên các kênh truyền thông và website riêng của họ. Bạn có thấy bất kỳ quảng cáo được trả tiền nào nhắc đến họ? SEO trên trang web của họ như thế nào?

Khi tìm kiếm về agency, đừng quên tìm kiếm những từ khóa đi kèm như “lừa đảo” hay “gian lận”, và hãy cẩn thận khi tìm thấy các kết quả cho thấy khách hàng có phản ứng tiêu cực đối với họ. Ngoài ra, sử dụng form liên lạc trên website của họ khi lần đầu tiếp cận, đi kèm là cuộc gọi sau đó cùng các câu hỏi được chuẩn bị sẵn. Cách này sẽ cho bạn trải nghiệm được dịch vụ chăm sóc khách hàng của digital agency, ngay cả khi bạn chưa trực tiếp làm việc với họ.

Đừng quên đặt câu hỏi về quá trình công việc, và tìm hiểu xem phòng marketing thuê ngoài của bạn có outsource cho bất kỳ công việc nào không, nếu có, với đối tác nào và công việc nào?

2. Kiểm tra độ tín nhiệm của agency

Hiện nay có khá nhiều Agency ra đời, bao gồm global và local. Trong đó có Agency sẽ hoạt động đa lĩnh vực nhưng lại có công ty chỉ phục vụ cho một ngành nhất định. Và để tìm được đơn vị phù hợp với doanh nghiệp là điều không phải “một sớm một chiều”. Công việc này mất khá nhiều thời gian.

Tuy nhiên, không hẳn là quá khó để tìm kiếm một Agency phù hợp. Sau đây là một vài tiêu chí có thể giúp doanh nghiệp tìm kiếm một Digital Marketing Agency chất lượng.

• Lĩnh vực chuyên môn

Như đã đề cập bên trên, dựa trên nhu cầu quảng cáo số, nhiều Agency đã được ra đời. Từ Local đến Global, từ đa lĩnh vực đến chuyên môn hóa một ngành. Sự đa dạng sẽ khiến cho các doanh nghiệp rất khó khăn để lựa chọn. Tuy nhiên, dù hoạt động như thế nào, mỗi Agency sẽ đều có một điểm mạnh cho riêng mình. Chẳng hạn, có Agency mạnh về việc phát triển các kênh Social Media. Hay có Agency mạnh về Performance Marketing. Cụ thể là qua các hình thức tính phí như: CPA (Cost Per Action), CPC (Cost Per Click),….

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích chính là gì. Branding? Thu thập Leads? Ra đơn hàng? Từ đó sẽ dễ dàng tìm kiếm đơn vị quảng cáo hơn. Làm việc đúng sở trường sẽ là động lực thôi thúc chúng ta tìm hiểu. Đồng thời luôn giúp tràn đầy nguồn cảm hứng hơn, đúng không?

• Năng lực triển khai

Thông thường các Agency sẽ có những Proposal, Profile để tóm tắt cho doanh nghiệp thấy năng lực của họ. Ngoài ra, một số Agency sẽ thiết kế riêng cho mình những bộ Case Study. Trong đó sẽ trình bày tóm tắt cách họ đã giải quyết những yêu cầu của Client như thế nào. Hãy dành thời gian để nghiên cứu những tài liệu đó. Đồng thời, hãy chủ động tìm kiếm lời nhận xét bằng việc hỏi thăm những đối tác đã từng làm việc với Agency đó. Việc đánh giá từ nhiều nguồn khác nhau sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể hơn về Agency. Biết được năng lực triển khai sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng hơn.

3. Yêu cầu bản báo cáo hàng ngày / hàng tuần / hàng tháng/ hàng quý

Nếu một agency không cung cấp bất kỳ báo cáo nào, hãy cẩn thận. Với Google Analytics, agency có thể theo dõi tất cả, từ web traffic cho đến các giao dịch đã được thực hiện thông qua quảng cáo hoặc qua trang web của bạn. Báo cáo là yêu cầu tối thiểu đối với bất kỳ phòng marketing thuê ngoài nào. Nếu mục báo cáo kết quả không được liệt kê trong bảng cung cấp dịch vụ, hãy yêu cầu. Dữ liệu khách quan của báo cáo giúp ngăn chặn scams, nhất là khi bạn nhận được kết quả không như mong đợi.

4. Tiên lượng được những phát sinh ngoài luồng

Cũng như bản hợp đồng được phòng marketing thuê ngoài đề xuất, bạn cũng nên làm điều tương tự với tư cách là một khách hàng. Nhờ vậy, công ty của bạn sẽ không gặp khó khăn với những rắc rối như khi marketing agency giao sản phẩm trễ thời hạn đã định hoặc bội chi ngân sách quảng cáo trên Google AdWords hoặc Facebook. Nếu cần thiết, bạn có thể yêu cầu đưa ra một số điều khoản thêm trong hợp đồng để bảo vệ công ty không phải mất tiền nếu sự cố xảy ra.

5. Lựa chọn chi phí phù hợp

Chi phí là một phần rất quan trọng trong. Nếu không muốn nói là nó quyết định rất nhiều vào việc lựa chọn phòng marketing thuê ngoài. Với những đơn vị đứng đầu ngành ở Hồ Chí Minh và Hà Nội: GroupM, Kantar Media, Ogilvy, Who Digital, Dentsu…thì ngân sách “đắt xắt ra miếng” là điều hiển nhiên. Các Agency này sẽ phù hợp với những doanh nghiệp có nguồn vốn dồi dào. Tuy nhiên, đừng vì thế mà vội vàng lựa chọn những công ty có bảng báo giá quá thấp. Một bảng kế hoạch với báo giá hợp lý là khi nó thể hiện được những tình huống dự đoán để lường trước. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp của Agency thay vì một bảng báo giá sơ sài, thiếu sót.

Lời kết

Theo xu hướng thị trường online tăng trưởng mạnh trong những năm gần đây, các doanh nghiệp nên hướng đến lựa chọn agency có giải pháp Performance Marketing (Đo lường hiệu quả dựa trên kết quả cụ thể), thay vì tốn kém chi phí vào những mục tiêu Like, Tương tác trên mạng xã hội nhưng không đem lại hiệu quả doanh thu nào.