Định hình không gian công sở tương lai trong thời kỳ chuyển đổi số

Trải qua một mùa dịch COVID-19 đã khiến cho mô hình công sở tương lai thay đổi rất nhiều, không chỉ là một không gian rộng mở chia sẻ với mọi nhân viên mà còn là những viên gạch khởi đầu xây dựng cho nền tảng văn hoá doanh nghiệp dựa trên các công cụ nhắn tin qua mạng.

Văn phòng công sở đã có rất nhiều thay đổi về không gian làm việc trong cả “nghĩa đen” và “nghĩa bóng”. Chẳng hạn những tập đoàn tiên phong áp dụng công nghệ tại Việt Nam như Viettel, VNG, FPT, Thế giới di động… đã và đang cho thấy một không gian công sở hoàn toàn khác biệt.

Sự chuyển đổi này không chỉ về cơ sở vật chất, văn phòng vật lý mà sẽ còn ảnh hưởng môi trường, văn hoá làm việc của doanh nghiệp.

Không gian công sở sẽ khác rất nhiều

Tại những tập đoàn nhà nước lớn hoặc các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì mô hình văn phòng vẫn theo mô típ truyền thống với các vách ngăn theo từng ô làm việc, đều rất quen thuộc với nhiều người.

Tất cả mọi người đều có một góc nhỏ làm việc, tách biệt với bên ngoài và toàn cảnh sẽ là một không gian lớn với hàng trăm con người ngồi cùng một hướng, chung một kiểu bàn, cùng một màu sắc, ít có sự giao tiếp với nhau, càng tôn lên hình ảnh nhân viên như biến thành những cỗ máy vô tri đang bị vắt kiệt chất xám mỗi ngày.

Tuy nhiên, chỉ vài năm nữa thôi, việc ứng dụng của mô hình chuyển đổi số trong tương lai có thể sẽ tác động rất lớn đến những hình ảnh nêu trên, có thể đã đến lúc chúng ta phải nói lời tạm biệt với mô hình văn phòng truyền thống.

Bởi vì nhiều nhân viên bắt đầu làm việc toàn thời gian tại nhà hoặc chỉ đi làm vào một số ngày nhất định trong tuần nên việc xây dựng một văn phòng với những ô làm việc cá nhân có thể sẽ trở nên thừa thãi và gây lãng phí tài nguyên cho doanh nghiệp.

Ngày nay, các nhân viên trong công ty sẽ dùng thời gian để trao đổi và tương tác khách hàng thông qua các cuộc họp, gọi điện thoại, gửi emails tăng đến 50% và chiếm khoảng 80% tổng thời gian làm việc trong một ngày. Đặc biệt là 98% các doanh nghiệp cho biết nhân viên của họ thường xuyên sử dụng điện thoại thông minh để giải quyết công việc một cách hiệu quả hơn, nhưng đồng thời chính điều này cũng mang lại nhiều vấn đề liên quan đến an ninh dữ liệu cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, vướng mắc lớn nhất hiện nay chính là văn hoá doanh nghiệp trong môi trường công sở đã có nhiều sự khác biệt lớn khi mà lực lượng lao động hiện tại đã và đang tồn tại đủ 3 thế hệ gồm: 6X, 7X (thế hệ X), 8X, 9X (thế hệ Y) và thế hệ Z (sinh từ năm 2000). Trong đó, thế hệ Y, Z là những người mong mỏi được làm việc từ xa nhiều nhất và họ đang chiếm số lượng lớn trong nhiều tổ chức doanh nghiệp. Bên cạnh đó, là sự hiện diện của những người thuộc thế hệ X cũng không thể bị lãng quên.

Do vậy, nhiệm vụ của doanh nghiệp chuyển đổi chính là tạo ra một không gian công sở phù hợp cho cả ba nhóm thế hệ làm việc gắn bó và cộng tác với nhau.

Nếu nhiều người ở thế hệ X đã quen với cách làm việc cổ điển, với khu vực cá nhân độc lập, thì những người trẻ lại có xu hướng đề cao sự thoải mái tại nơi công sở. Nên không gian công sở sẽ được thiết kế theo mô típ mở để thuận tiện cho việc di chuyển, cũng như thúc đẩy khả năng kết nối giữa đồng nghiệp trong công ty. Khi đó, nhân viên làm việc từ xa có thể thoải mái lựa chọn vị trí làm việc phù hợp với yêu cầu công việc, tự do hoạt động theo phong cách của cá nhân.

Do vậy, nhiều doanh nghiệp tiên phong đã và đang thiết kế lại nơi làm việc, cung cấp cả 2 sự lựa chọn cho nhân viên: bàn ghế theo kiểu truyền thống với không gian làm việc riêng tư, hoà trộn với những khu vực phức hợp trang bị những chiếc ghế sofa hoặc ghế lười êm ái.

Đồng thời, doanh nghiệp cũng đang tích hợp những chi tiết thiết kế hướng tới việc chăm sóc sức khoẻ tinh thần và thể trạng cho nhân viên. Chẳng hạn các khu vực trồng cây xanh được đưa vào văn phòng để tạo ra bầu không khí trong lành, kèm với đó là các phòng tập chức năng như Gym, Yoga… giúp nhân viên giải toả căng thẳng sau những giờ làm việc tập trung cao độ.

Một đặc điểm khác ở không gian công sở tương lai chính là các phòng họp quá khổ với sức chứa từ hàng chục, đến hàng trăm người cũng sẽ trở nên thừa thãi và lãng phí trong thời đại mà con người sẽ làm việc từ xa nhiều hơn. Thay vào đó, kích thước lý tưởng của phòng họp cũng sẽ giảm xuống đáng kể, chỉ có sức chứa từ 4 đến 6 người là tối đa.

Lý giải về việc này, kiến trúc sư Trần Lê Quốc Bình, CEO công ty thiết kế QBI cho biết: “Các phòng họp sẽ thay đổi theo hướng đa chức năng, sử dụng linh hoạt, diện tích thu nhỏ và tối ưu hoá thời gian sử dụng. Đặc biệt phòng họp có thể kết nối với thiên nhiên nhằm cân bằng, giúp giảm stress khi mọi người trở nên quá căng thẳng. Thậm chí, Google đã biến các phòng họp của mình thành những khu rừng nhiệt đới để nhân viên tìm lại sự cân bằng trong cả lúc làm việc”.

Ngoài ra, nhiều nhân viên chỉ đến văn phòng khi cần thảo luận trực tiếp với đồng nghiệp hoặc thương thuyết với khách hàng. Quy mô những cuộc họp này thường không lớn, nhưng tính thất thường của chúng đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn có phòng trống để nhân viên có thể luân chuyển ra vào, họp khẩn cấp khi cần thiết.

Đồng thời, việc xây dựng phòng họp với kích thước nhỏ gọn cũng sẽ giúp tăng hiệu quả của buổi thảo luận.

Do vậy, để mỗi cuộc họp và thảo luận diễn ra đạt năng suất, số lượng người tham dự phải được tối giản hoá triệt để.

Công cụ nhắn tin trở thành văn hoá doanh nghiệp

Khi các doanh nghiệp ngày càng có nhiều nhân viên làm việc từ xa, tại nhà hoặc thậm chí ở các quốc gia khác, việc tích hợp các yếu tố công nghệ phù hợp để kết nối các cá nhân lại với nhau là điều vô cùng quan trọng.

Cách đây khoảng 5 năm, bên cạnh sự bùng nổ các thiết bị kỹ thuật số thông minh như: điện thoại, máy tính bảng, laptop… giúp nhân viên làm việc từ xa là sự phát triển không ngừng của những công cụ tin nhắn giao tiếp qua mạng như Skype, Viber, Zalo, Facebook… Rất nhiều tổ chức doanh nghiệp tại Việt Nam, đã và đang sử dụng các công cụ này như là kênh giao tiếp chính thống để trao đổi với nhân viên qua những công việc như: họp hành, giao nhiệm vụ, thương thuyết hợp đồng với khách hàng, trao đổi với đồng nghiệp...

Ông Võ Văn Dũng, quản lý Truyền thông và tiếp thị của công ty vi tính Nguyên Kim cho biết: “Trong thời đại hiện nay, truyền thông nội bộ và tương tác qua điện thoại, máy tính là điều rất quan trọng, nếu tổ chức việc này thành công sẽ giúp tối ưu công việc cho từng nhân viên.

Chẳng hạn để trao đổi với hơn 300 nhân viên trong công ty đang ngồi chung trong một cao ốc văn phòng rải đều ở 8 tầng lầu, chúng tôi thường sử dụng công cụ Facebook để tạo ra các nhóm nội dung bảo mật và truyền đạt thông tin nội bộ của Ban giám đốc xuống từng các phòng ban, hạn chế được nhiều cuộc họp gặp mặt không cần thiết trong công ty. Đồng thời, các nhân viên thông qua công cụ Facebook để đưa ra các ý kiến đóng góp cho ban giám đốc và mọi người đều làm việc dưới sự giám sát của hệ thống camera đặt trong toà nhà. Còn ban giám đốc, các lãnh đạo công ty có thể không cần đến văn phòng vẫn có thể theo dõi được tình hình kinh doanh, những hoạt động nội bộ của công ty”.

Theo nghiên cứu chuyển đổi số khu vực châu Á Thái Bình Dương do Microsoft thực hiện cùng IDC vào năm 2018, các doanh nghiệp tiên phong chuyển đổi số sẽ hưởng lợi gấp đôi so với các doanh nghiệp theo sau và những lợi ích đó sẽ càng rõ nét hơn vào 2020.

Như vậy, xu hướng chuyển đổi môi trường tương tác công sở qua các ứng dụng đang trở thành một “văn hoá doanh nghiệp” không thể thiếu trong công sở. Đó cũng là công cụ phù hợp nhất để cả 3 thế hệ trong công sở có thể tương tác, làm việc trực tiếp với nhau.

Ông Phạm Thế Trường – Tổng giám đốc Microsoft Việt Nam chia sẻ: “Một phần cốt lõi quyết định sự thành công trong công cuộc số hoá doanh nghiệp chính là con người và đây nên là khởi đầu của mọi cuộc chuyển đổi số. Con người nếu được ở trong một môi trường làm việc có thể đáp ứng được những xu hướng làm việc thời 4.0, sẽ trở nên hiệu quả hơn, sáng tạo hơn và từ đó, giúp doanh nghiệp số hoá nhanh chóng hơn”.

Do vậy, văn hoá doanh nghiệp trong thời đại chuyển đổi số chính là giúp các nhân viên của cả 3 thế hệ được học hỏi, sử dụng các công cụ tin nhắn, gia nhập vào các nhóm tin nhắn, học cách chia sẻ nội dung, đóng góp ý kiến, gửi báo cáo và thậm chí họp qua mạng cùng lúc bằng các phương tiện như điện thoại, laptop, máy tính bảng…

Nhận thấy những lợi ích to lớn từ việc chuyển đổi số, Sacombank đã có những bước chuyển đổi vô cùng tích cực trong việc số hoá doanh nghiệp, nhằm củng cố vị thế dẫn đầu tại thị trường Việt Nam.

Ông Trần Thái Bình – Phó Giám đốc Khối Công nghệ thông tin kiêm Giám đốc Trung tâm Công nghệ Ngân hàng số Sacombank cho biết: “Từ năm 2018, Sacombank đã khởi động nhiều dự án công nghệ, trong đó Office 365 là bộ công cụ của Microsoft trên nền tảng điện toán đám mây, còn Microsoft Teams là một ứng dụng thú vị tương tự Viber/ Zalo cũng tích hợp các chức năng trò chuyện, họp nhóm, chia sẻ màn hình/ công cụ văn phòng cơ bản và nâng cao; giúp thiết lập nền tảng hội thoại tối ưu, xây dựng không gian làm việc tiên tiến và tập trung, nâng cao hiệu quả làm việc nhóm”.

Sau hơn 6 tháng triển khai, tính từ 1/7/2019 đến nay, ứng dụng Microsoft Teams đã trở thành công cụ tương tác nội bộ chính cho hơn 6.000 nhân viên của Sacombank cùng sử dụng, trong đó bao gồm cả 3 thế hệ nhân viên trong và ngoài công ty.

Một lãnh đạo cấp trung thuộc thế hệ 7X của Sacombank nhận xét: “Trước đây, khi chưa sử dụng Microsoft Teams, đa phần mọi người sẽ trao đổi thông tin qua tin nhắn Viber/ Zalo/ Facebook tuy nhiên việc này lại không được bảo mật theo đúng tiêu chuẩn ngân hàng, đặc biệt điện thoại là công cụ rất dễ bị bẻ khoá đánh cắp thông tin. Ngoài ra, tin nhắn qua Viber/ Zalo không có hệ thống kiểm soát được thông tin, tài liệu trong cùng một nhóm có hàng trăm, ngàn người nên khi cần tìm kiếm lại thông tin sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Các tin nhắn qua Viber/ Zalo cũng chỉ được lưu trữ dựa trên thông tin có trong danh bạ điện thoại còn những tin nhắn của người lạ gửi đến thì không có sự sắp xếp khoa học nên gặp rất nhiều hạn chế”.

Theo ông Phạm Đinh Huy, chuyên viên sản phẩm của Microsoft cho biết: “Ứng dụng Microsoft Teams, có thể cho phép các nhân viên tìm kiếm lại thông tin, các tài liệu báo cáo trên các nhóm tin nhắn dễ dàng nhờ dựa vào AI (trí tuệ nhân tạo) do nhận biết thói quen người dùng thường xuyên trao đổi về nội dung gì, với ai và những tài liệu liên quan đến người dùng đó. Đặc biệt các trao đổi tin nhắn liên quan đến số tài khoản ngân hàng, các thông tin thẻ tín dụng sẽ được ứng dụng bảo mật và sàng lọc thông tin”.

Bên cạnh những sắp xếp khoa học được kế thừa từ nền tảng của giải pháp văn phòng Office 365, trong ứng dụng Microsoft Teams còn có những tối ưu cho người dùng làm việc từ xa hoặc hội thảo nhóm.

Chẳng hạn khi đi công tác, bạn đang ngồi tại một quán cà phê hoặc một bờ biển xinh đẹp nhưng không muốn làm ảnh hưởng tới những nhân viên khác khi họp qua mạng thì có thể thay đổi hình nền hoặc làm mờ khung cảnh phía sau, giúp mọi người tập trung vào việc họp nhóm tốt hơn.

Trường hợp khác, khi họp với các nhân viên nước ngoài bằng tiếng Anh thì trong ứng dụng cho phép hiển thị phụ đề theo thời gian thực, nghĩa là khi họp nhóm âm thanh nói tới đâu sẽ lập tức hiển thị phụ đề theo thời gian thực, trực tiếp tới đó giúp người dùng có thể hiểu ngay vấn đề nếu gặp trở ngại về ngôn ngữ khi nghe.

Nhìn chung, công sở tương lai của một tổ chức doanh nghiệp trong thời đại chuyển đổi số không chỉ là một không gian làm việc rộng mở tôn trọng nhu cầu cá nhân của từng nhân viên, giúp họ cân bằng giữa làm việc và nhu cầu cuộc sống mà còn là nơi có thể giúp cả 3 thế hệ nhân viên có thể gắn kết làm việc với nhau thuận tiện hơn.

Ngoài ra, các công cụ tin nhắn cũng sẽ trở thành nền tảng chính tạo ra văn hoá doanh nghiệp, lấy giá trị cốt lõi với truyền thông nội bộ là sự phát triển chính của doanh nghiệp trong tương lai.

Tuy nhiên, doanh nghiệp khi áp dụng mô hình không gian làm việc mới cũng cần lựa chọn cho mình một phương pháp truyền thông nội bộ phù hợp, càng chuyên môn hoá cao thì công cụ tin nhắn phải đòi hỏi tính bảo mật và an toàn cho hệ thống càng lớn.

Công sở tương lai vừa mở rộng với mọi nhân viên nhưng cũng cần có sự ràng buộc về bảo mật khi tương tác qua các công cụ tin nhắn để tránh tình trạng đánh cắp thông tin, tài sản trí tuệ của doanh nghiệp.

Anh Vũ / Brands Vietnam
* Nguồn: Brands Vietnam