17 mẫu email dịch vụ khách hàng trúng đích và hiệu quả từ HubSpot năm 2020

Có hàng trăm tình huống phát sinh từ khách hàng cần phải giải quyết bằng email trong thời gian sử dụng sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp (mời chào dùng thử, khuyến mãi, đổi trả sản phẩm, tạo cuộc hẹn, hoàn tiền, giải quyết kỹ thuật, bla bla..). Nếu bạn không muốn tốn thời gian để nghĩ cách trả lời thấu đáo vừa thỏa mãn khách hàng vừa tiết kiệm công sức cho sales, và cũng không muốn lặp lại nhiều lần một thao tác với nhiều khách hàng. Bạn có thể tham khảo danh sách mẫu email dưới đây, được biên dịch từ tài liệu của Hubspot.com

​

1- Mẫu email cảm ơn

Dùng khi nào

• Ngay sau khi họ mua hàng,
• Ngày kỷ niệm của họ với công ty bạn
• Khi họ giới thiệu khách hàng khác cho bạn.

Lưu ý: Trong một email cảm ơn, bạn không nên cố gắng bán cho họ một cái gì đó. Đó đơn giản là một cơ hội để thể hiện sự đánh giá cao của bạn đối với họ.

👉 Nội dung mẫu

​

2 - Mẫu email khảo sát

Có một số khảo sát bạn có thể gửi cho khách hàng: Mức độ hài lòng, đặc điểm nhân khẩu học, điểm nỗ lực của khách hàng (CES). Mỗi bảng câu hỏi cung cấp dữ liệu có giá trị cho công ty bạn. Tuy nhiên, rất có thể khách hàng sẽ nhìn thấy liên kết đến một bảng câu hỏi và ngay lập tức đóng email. Hãy khéo léo đưa họ tham gia bằng cách đề cập đến sự ngắn gọn của nó và nó rất có ích cho công ty bạn.

Mẹo: Cân nhắc sử dụng lời "cảm ơn trước" thể hiện sự lịch sự từ phía bạn.

​

3- Mẫu email phản hồi khi khách hàng đang tức giận

Khách hàng có thể tức giận từ các yếu tố bên ngoài và không nhất thiết là doanh nghiệp bạn. Hãy giữ bình tĩnh, thả lỏng và suy nghĩ hợp lý trước khi trả lời email phản hồi.

6 bước trả lời email khi khách hàng GIẬN DỮ

• Trả lời càng sớm càng tốt.

• Xin lỗi vì trải nghiệm tiêu cực của họ.

• Thừa nhận sai lầm của bạn.

• Giải thích những gì có thể đã xảy ra sai sót

• Cung cấp một ưu đãi, hoàn trả, hoặc giảm giá.

• Cho phép họ để lại các câu hỏi, ý kiến ​.

4 - Mẫu email phản hồi khiếu nại của khách hàng

Sự tức giận thường có thể từ nhiều yếu tố hoặc không có lý do, trong khi một khiếu nại thường dựa trên sự thật. Bạn sẽ có một cơ hội lớn để biến một khách hàng phàn nàn thành một khách hàng hài lòng. Khi họ đã dành thời gian để viết email thì bạn cũng nên làm như vậy. Điều quan trọng là vẫn hùng hồn và lịch sự, ngay cả khi khiếu nại làm bạn thất vọng.

5- Mẫu email theo dõi dịch vụ khách hàng

Một khách hàng đang sử dụng dịch vụ bên bạn có thể không mong đợi được theo dõi thường xuyên, nhưng đó là điều sẽ khiến họ đánh giá cao hơn nữa. Thêm vào đó, nó cũng chỉ ra rằng công ty của bạn không chỉ đơn thuần là bán hàng mà còn thúc đẩy các mối quan hệ khách hàng tích cực hơn.

​

6- Mẫu email hỗ trợ kỹ thuật

Mẫu email hỗ trợ kỹ thuật thường để xử lý các vấn đề không khẩn cấp. Nó cho phép bạn có được nhiều thông tin hơn về tình huống này vì khách hàng có thể dành thời gian viết ra những câu trả lời thấu đáo cho câu hỏi của bạn. Tận dụng điều này và đặt một số câu hỏi chuyên sâu trong email để tìm ra giải pháp nhanh nhất có thể.

7- Mẫu email giữ liên lạc

Thật đáng tiếc khi một khách hàng rời bỏ bạn - đặc biệt là một người đã trung thành với công ty trong một thời gian. Hãy cho họ thấy rằng, dù thế nào, bạn vẫn quan tâm đến họ và muốn những gì tốt nhất cho họ. Điều tuyệt vời là họ sẽ quay lại với bạn với vòng tay rộng mở trong tương lai.

8- Mẫu email chào mừng

Xin chúc mừng! Bạn đã có một khách hàng hoặc thuê bao mới. Tuy nhiên, khi dữ liệu khách hàng của công ty ngày càng lớn, hãy chắc chắn bạn không quên viết email cho người mới. Đó là lý do tại sao việc gửi email chào mừng là rất quan trọng . Điều này sẽ giúp họ làm quen với công ty và cũng cho họ thấy rằng mỗi khách hàng cá nhân đều quan trọng với bạn. Ngoài ra, đây là một cơ hội tốt để gửi cho họ những nội dung hữu ích

Nội dung 9 mẫu còn lại

9. Mời dùng thử miễn phí

10. Nhắc nhở gia hạn

11. Mẫu tìm kiếm khách mới từ khách hàng hiện tại

12. Mẫu email yêu cầu đánh giá từ khách hàng

13. Mẫu email hoàn tiền cho khách

14. Mẫu email trao đổi sản phẩm

15. Mẫu email giảm giá sản phẩm

16. Mẫu email hoàn tiền khi khách đủ điều kiện

17 . Mẫu email hoàn tiền khi thanh toán vượt mức

Link chi tiết 9 mẫu tiếp theo: https://bit.ly/3faNCrQ

Tham khảo: Hubspot.com

Biên dịch và tổng hợp: Team content SlimCRM.vn