7 Sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch sự kiện

Lập kế hoạch là một trong những khâu quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện. Trong bài viết này, hãy cùng FS Event tìm hiểu những sai lầm khi lập kế hoạch sự kiện và cách khắc phục để có một sự kiện thành công.

Trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện, chỉ cần “sai một ly là đi một dặm”. Điều này đặc biệt đúng với ngành sự kiện khi chỉ cần một sơ suất nhỏ cũng có thể phá hủy hoàn toàn sự kiện đã được chuẩn bị hàng tháng trời trước đó. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến cần lưu ý khi lập kế hoạch sự kiện.

Không tạo được điểm nhấn cho toàn bộ sự kiện

Đây chính là sai lầm khi lập sự kiện lớn nhất mà nhiều nhà tổ chức và doanh nghiệp thường mắc phải. Có hai yếu tố cần lưu ý lên ý tưởng và thiết kế điểm nhấn (key moment) cho sự kiện. Đó là sự sáng tạo và tính liên quan.

Một sự kiện đều đều, nhàm chán và không để lại chút nào ấn tượng cho người tham dự thì sẽ không có ý nghĩa. Tuy nhiên, sự kiện có ý tưởng tổ chức mới lạ và độc đáo nhưng lại không phù hợp với tính chất và văn hoá của doanh nghiệp lại càng khiến mọi thứ tồi tệ hơn.

Truyền thông sự kiện với quá nhiều thông điệp

Một trong những điều cần nhớ khi truyền thông cho sự kiện là truyền tải thông điệp xuyên suốt và nhất quán. Đừng quá tham lam khi chọn cùng lúc nhiều thông điệp. Vì như thế vô tình sẽ tạo nên sự nhiễu loạn cho người tiếp nhận và kết quả là thông điệp sẽ bị bỏ qua.

Hãy chọn ra thông điệp truyền thông quan trọng nhất của sự kiện. Từ đó, truyền tải một cách đơn giản, dễ hiểu và nhất quán trên tất cả các kênh và phương tiện truyền thông. Đó là cách để khách hàng mục tiêu dễ dàng tiếp nhận và ghi nhớ thông điệp của bạn.

Thiết kế trải nghiệm khách hàng quá kém

Thiết kế trải nghiệm khách hàng ngày càng đóng vai trò quan trọng hơn trong các sự kiện. Tuy nhiên, nhiều nhà tổ chức thường bỏ qua vấn đề này vì cho rằng không quan trọng. Đó là một sai lầm lớn.

Trải nghiệm khách hàng cần được thiết kế liền mạch cả trước, trong và sau sự kiện.

Đừng chỉ chăm chăm vào việc thiết kế sân khấu thật hoành tráng hay trang trí sự kiện thật lộng lẫy mà bỏ quên những vị khách tham dự sự kiện. Trải nghiệm khách hàng cần được thiết kế liền mạch cả trước, trong và sau sự kiện. Từ ngay giai đoạn tìm hiểu và đăng ký, đến việc đón tiếp và sáng tạo trải nghiệm trong sự kiện và chăm sóc khách hàng sau mỗi chương trình đều cần được chú ý để tạo nên trải nghiệm liền mạch và ấn tượng cho khách hàng.

Không có hiểu biết sâu về công nghệ

Các công nghệ hiện đại ngày càng được sử dụng nhiều hơn trong các sự kiện. Và việc sử dụng các công nghệ mà không có sự hiểu biết sâu sắc về nó sẽ là một sai lầm tai hại có thể làm hỏng toàn bộ chương trình.

Ảnh minh hoạ

Để tiết kiệm chi phí, một số doanh nghiệp chọn phương án tự tổ chức thay vì chọn các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vì thế, phải thuê ngoài các thiết bị công nghệ và tự vận hành trong sự kiện. Và khi các thiết bị này gặp sự cố trong quá trình tổ chức thì không thể khắc phục ngay lập tức vì không có kinh nghiệm xử lý làm gián đoạn toàn bộ sự kiện.

Dịch vụ F&B tệ hại

Đối với các sự kiện như hội nghị khách hàng, tiệc tất niên cuối năm, gala dinner… thường đi kèm với dịch vụ F&B (Food & Beverage). Dịch vụ này thường do các nhà hàng, khách sạn hoặc các đối tác cung cấp cho đơn vị tổ chức. Một số doanh nghiệp thường ít chú ý đến phần dịch vụ F&B khi khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng F&B có liên quan mật thiết với nhiều khía cạnh khi tổ chức sự kiện. Bao gồm trải nghiệm ăn uống của khách hàng, chất lượng dịch vụ của nhà hàng, khách sạn và quan trọng nhất là yếu tố vệ sinh an toàn thực phẩm. Đã có trường hợp khách tham dự sự kiện bị ngộ độc thực phẩm đồng loạt do thực phẩm và quy trình chế biến kém chất lượng. Điều này có thể làm ảnh hưởng đến uy tín của cả doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện.

Không chuẩn bị sẵn đội ngũ ghi âm, ghi hình

Việc chuẩn bị đội ngũ ghi âm, ghi hình cho sự kiện cũng là một vấn đề cần đặc biệt chú ý. Đặc biệt là trong giai đoạn truyền thông kỹ thuật số hiện nay. Nhiều đơn vị tổ chức thường giao toàn bộ phần việc này cho bộ phận quay phim, chụp ảnh mà không chuẩn bị sẵn các kịch bản từ trước.

Do đó, người thực hiện không nắm được rõ ràng các ý đồ và yêu cầu của nhà tổ chức. Dẫn đến việc khó khăn cho việc xử lý dữ liệu và dựng phim về sau để lưu trữ và triển khai trên các phương tiện truyền thông.

Bỏ qua các hoạt động truyền thông sau sự kiện

Khi lập kế hoạch truyền thông sự kiện thì khoảng thời gian sau sự kiện thường không được chú trọng vì lúc này sự kiện đã được tổ chức xong. Tuy nhiên, đây lại là một sai lầm rất phổ biến vì giai đoạn này đóng vai trò vô cùng quan trọng khi truyền thông sự kiện.

Đối với nhà tổ chức sự kiện, các hoạt động truyền thông, tương tác với khách hàng chính là một trong những tiêu chí để đánh giá hiệu quả của sự kiện cũng như rút ra những kinh nghiệm quý báu cho những lần tổ chức sau. Đối với doanh nghiệp, truyền thông sau sự kiện không phải chỉ thực hiện trên các kênh truyền thông đại chúng mà nên được triển khai để gia tăng tương tác và xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng.

Để có một sự kiện hoàn hảo…

Như vậy, FS Event vừa điểm qua một số sai lầm phổ biến khi lập kế hoạch tổ chức kiện mà bạn cần lưu ý. Dù là doanh nghiệp hay các công ty sự kiện, hy vọng đây sẽ là nguồn tham khảo hữu ích để tăng cường hiệu quả khi tổ chức. Rất mong nhận được các chia sẻ và kinh nghiệm từ các anh em trong nghề.

Thành Công
* Nguồn: FS Event