2 lỗ hổng chí mạng trong doanh nghiệp: Không kiểm soát dòng tiền và không chuẩn bị quỹ dự phòng

Kiến thức quản lý tài chính thì ai cũng cần phải biết nếu muốn duy trì và phát triển hoạt động của doanh nghiệp và mỗi cá nhân. Cùng SlimCRM.vn tìm hiểu ngay nhé !

1/ Lỗ hổng số 1: KHÔNG CÓ QUỸ DỰ PHÒNG TIỀN MẶT - Pin dự phòng giúp doanh nghiệp ổn định và sống sót.

Đặc biệt lưu ý: Chỉ được sử dụng khi gặp trạng thái cấp bách, ngoài ra tuyệt đối không được động vào..

• Lúc gặp khủng hoảng, thiên tai, đại dịch nghiêm trọng
• Doanh thu sụt giảm mạnh
• Xuất hiện cơ hội giúp doanh nghiệp tăng trưởng đột phá

Đáng buồn là có tới 95% doanh nghiệp hiện nay ở Việt Nam đều không có quỹ này, tâm thế chủ quan không lường trước về khủng hoảng kinh tế đã khiến cho rất nhiều doanh nghiệp ngậm trái đắng phải giải thế và phá sản. Đại dịch Covid là bài học xương máu minh chứng cho điều trên.

Vậy thì có những cách nào để tạo nên quỹ dự phòng? Điều này phụ thuộc vào mức độ ổn định của chi phí doanh nghiệp trong vòng một năm. Cụ thể có 2 loại

• Lập quỹ khi chi phí ổn định cả năm

Cách tính: Quỹ dự phòng = Tổng chi phí x Số tháng dự trữ

Ví dụ: Giả sử, chi phí trung bình của bạn là 20.000 đô la mỗi tháng và bạn muốn giữ khoản dự trữ sáu tháng, hãy nhân 20.000 đô la x 6 tháng và dự trữ tiền mặt của bạn sẽ bằng 120.000 đô la.

• Lập quỹ khi chi phí tăng giảm theo mùa vụ

Cách tính: Qũy dự phòng = (Chi phí tháng cao điểm x Số tháng) + (Chi phí tháng thấp điểm x Số tháng)

Ví dụ: Giả sử, tháng chi phí cao là 150.000 triệu và tháng thấp điểm là 20.000 triệu . Để xây dựng dự trữ tiền mặt trong sáu tháng , lấy 20.000 x 5 tháng (100.000) để có được tổng số tiền trong 5 tháng đầu tiên . Sau đó thêm cộng thêm tháng có chi phí cao (150.000) sẽ ra tổng là 250.000 triệu.

2/ Lỗ hổng số 2: MẤT KIỂM SOÁT DÒNG TIỀN

Với doanh nghiệp nhỏ, dòng tiền được coi là "dòng máu" duy trì sự sống, hoạt động.

Những dấu hiệu cho thấy chủ doanh nghiệp đang mất kiểm soát về dòng tiền

• CEO không có thông tin mới nhất về dòng tiền. Dữ liệu kinh doanh rời rạc, chưa được tập hợp được số liệu
• Không theo dõi thu nhập/chi phí trong suốt cả năm, thay vào đó là vật lộn với đống hóa đơn giấy hay các file excel rời rạc

Tại sao mất kiểm soát dòng tiền lại rất nguy hiểm?

• Không có thông tin dòng tiền, dữ liệu kinh doanh rời rạc, không thể tập hợp được dữ liệu => CEO không biết doanh nghiệp đang đứng ở đâu, dễ mất phương hướng, bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh quan trọng
• Xuất hiện sự vô tổ chức, nhiều hóa đơn bị bỏ qua, bị xót, thâm hụt tài chính, số tiền lớn chưa thanh toán .

4 chỉ số quan trọng của dòng tiền mà chủ doanh nghiệp bắt buộc phải nắm được

• Doanh thu và chi phí hôm nay/ tuần này/ tháng này là bao nhiêu

- Làm thể nào để theo dõi được doanh thu ? Thực hiện bằng cách theo dõi liên tục các hóa đơn ( Khách hàng nào đã thanh toán, khách nào đang quá hạn thanh toán, doanh nghiệp kiếm được bao nhiêu tiền mỗi ngày / tuần/tháng ?)

- Làm thế nào để theo dõi chi phí ? Thực hiện bằn g cách phân loại các chi phí của doanh nghiệp (tiền thuê văn phòng, tiền thuế, trả lương nhân viên..)

• Những hóa đơn nào đã thanh toán, chưa thanh toán, hóa đơn nào đang quá hạn?
• Số tiền mặt trong quỹ là bao nhiêu?
• Dự báo thu chi ngắn hạn ra sao?

3/ Công cụ để kiểm soát dòng tiền trong doanh nghiệp

Các phần mềm kế toán đều có thể kiểm soát tốt dòng tiền nhưng thường có độ trễ và giao diện không thân thiện với người quản lý. Rất may, các phần mềm CRM hiện đại lại đã có đầy đủ các tính năng giúp CEO nắm bắt thông tin về dòng tiền trong doanh nghiệp một cách hiệu quả và tức thì.

Cụ thể:

• Doanh thu và chi phí trong hôm nay / tuần này / tháng này là bao nhiêu ? Xem ở đâu? [ Dashboard trang chủ ] hoặc menu [ Tài chính > Chi phí ]

• Các hóa đơn đã thanh toán / chưa thanh toán và đang quá hạn ? Xem ở đâu? [ Dashboard trang chủ ] hoặc [ Bán hàng > Hóa đơn ]

• Số tiền mặt trong quỹ? Xem ở đâu? Menu [ Tài chính > Tồn quỹ ]

Bỏ qua theo dõi dòng tiền đồng nghĩa đưa doanh nghiệp tới bờ vực phá sản.

Theo dõi chi tiết hơn slide để biết cách khắc phục 2 lỗ hổng và áp dụng công cụ để tăng dòng tiền cho doanh ngiệp => https://bit.ly/3bH3hhr

Cảm ơn bạn đã đọc bài, mong nhận được góp ý từ các bạn !
****

Cre: Team Content SlimCRM.vn