Hệ thống quản trị dự án giúp agency tăng trưởng, hiệu quả và bền vững

Hiệu quả công việc có thật sự chỉ được đánh giá tại nơi làm việc theo như cách mà mọi người thường nghĩ không? Làm thế nào để thúc đẩy và cải thiện năng suất qua một công cụ phần mềm? Để trả lời được những câu hỏi này, chúng ta cần tìm hiểu nhiều hơn về cách mà hệ thống quản trị dự án được sử dụng trong doanh nghiệp quảng cáo. Tất cả đều chỉ liên quan đến ba lĩnh vực, là Cách Thức Tổ chức, Công Nghệ và Giao Tiếp. Vì ba khía cạnh này liên quan chặt chẽ với nhau để duy trì hoạt động của một doanh nghiệp.

Cách Thức Tổ Chức

Theo David Mielach, từ Business Daily News, cách thức tổ chức của chúng ta là chìa khóa để duy trì năng suất. Ông nói: "Bằng cách tổ chức công việc hàng ngày và lựa chọn những ưu tiên quan trọng nhất, chúng ta sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian, và đạt hiệu quả tốt hơn với cùng với sự cải thiện của dịch vụ.". Điều này khá bình thường bởi vì chúng ta chỉ có thể tập trung vào một nhiệm vụ quan trọng trong hàng tá những nhiệm vụ khác, giải quyết từng nhiệm vụ một cho đến khi hoàn thành dự án.

Và theo Renee Warren, từ Hubspot, "Khi phải quản lý quá nhiều tài khoản khách hàng khác nhau, với một khối lượng công việc quá tải. Chúng ta dễ dàng rơi vào bẩy của việc cố gắng hoàn thành mọi thứ mỗi ngày. Và kết quả đạt được không như mong muốn." Năng lượng quá ít để có thể giải quyết một khối lượng công việc đồ sộ chỉ trong một thời gian ngắn, có thể gây ra sự mất kiểm soát, thiếu sót thông tin, ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của agency. Nếu như mọi nhân viên đều cố gắng hết sức để giải quyết, nhưng kết quả không như mong muốn, thì có thể tác động xấu trực tiếp đến khách hàng. Vậy thì, làm sao để vượt qua những rào chắn đó?

Một cách để vượt qua những rào chắn vô tổ chức trong doanh nghiệp là sử dụng hệ thống quản trị như WorkBook. Hệ thống có thể giúp nhân viên của bạn sắp xếp và duy trì nhiệm vụ đúng tiến độ. Bằng cách cho phép lên lịch làm việc với từng khách hàng, từng nhân viên và theo dõi tiến độ của nguồn lực, tiêu chuẩn hóa quy trình quản trị dự án chuyên nghiệp sẽ tạo ra những kết quả tốt nhất từ mọi nỗ lực. Hệ thống đồng thời cũng giảm thiểu những nhầm lẫn trong việc tổ chức công việc, gia tăng hiệu quả tổng thể cho một doanh nghiệp quảng cáo.

Công Nghệ

Kể từ khi bắt đầu nền văn minh của nhân loại, chúng ta đã xây dựng các công cụ thô sơ để giúp nâng cao hiệu suất công việc, từ chiếc bánh xe đầu tiên cho đến cỗ máy tính hiện đại ngày nay; chúng ta đã thật sự đưa công nghệ áp dụng vào đời sống. Hệ thống quản trị dự án không khác biệt lắm so với các bánh xe cỗ xưa hoặc một chiếc máy bay chiến đấu, vì tất cả đều hướng đến sự tiện dụng và hỗ trợ cho một mục đích, chính vì vật, công nghệ đóng vai trò khá quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp quảng cáo.

Công nghệ quảng cáo đang bị rút cạn trên mọi phương diện và nếu chúng ta phủ nhận việc nhân viên cần có một công cụ hữu dụng để thể cải thiện năng suất, giúp duy trì mối quan hệ khách hàng một cách bền vững hơn, thì nên cân nhắc đến việc tiếp tục hay đóng cửa, bởi vì đối thủ cạnh tranh và khách hàng của chúng ta không đủ kiên nhẫn để chờ một sự thay đổi. Ngày nay, đứng trước hàng trăm ngàn sự lựa chọn khác nhau, các đối thủ luôn cải thiện cách thức pitching dự án. Thay vì cải thiện hình thức, lợi thế cạnh tranh của chúng ta là làm sao để cải thiện quy trình làm việc cho việc phát triển chất lượng dịch vụ, xây dựng đội ngũ nhân sự mạnh mẽ và làm việc nhất quán bằng cách triển khai hệ thống quản trị.

Giao Tiếp

Một lần nữa, Renee Warren cũng nhấn mạnh rằng: "Các thứ tự ưu tiên và mong đợi của khách hàng luôn thay đổi trong suốt vòng đời của dự án, chính vì thế, vai trò của người quản lý là đảm bảo cho mọi người làm việc với nhau một cách nhất quán. Đây là lúc để đưa ra những phản hồi, chia sẻ thông tin quan trọng của khách hàng để có thể giúp mọi nhân viên gánh vác khối lượng công việc cùng nhau". Sẽ không dễ dàng gì trong việc chấp nhận mất đi nữa ngày làm việc khi có một thay đổi nhỏ của dự án. Cho nên giao tiếp là một khía cạnh khá quan trọng để đảm bảo hiệu suất công việc. Giúp các doanh nghiệp quảng cáo thỏa mãn các mong muốn của khách hàng, sử dụng kinh phí hợp lý, đảm bảo chất lượng dịch vụ. Nhân viên không thể lãng phí một nửa ngày hoặc thậm chí một phút trên mỗi dự án.

Hệ thống quản trị dự án giúp tránh những hiểu lầm trong giao tiếp. Khi mà các nhân sự của team Account, Business đi công tác xa mà không có mặt tại văn phòng. Hệ thống quản trị dự án giúp họ dễ dàng cập nhật những thay đổi tức thì, từ phía khách hàng, bằng việc đăng nhập và thay đổi. Hệ thống quản trị dự án là một công cụ giúp cho các nhân viên làm việc nhất quán với nhau, không còn khoảng cách về vị trí địa lý hay không gian làm việc. Hệ thống cho phép cập nhật những kỳ vọng hiện tại và mong muốn tương lai của khách hàng, giúp cho mọi nhân viên làm việc với năng suất tốt và tạo ra môi trường làm việc thoải mái.

Chúng ta có cần một hệ thống để quản trị dự án?

Mỗi chúng ta nên cân nhắc và luôn đặt ra những câu hỏi để kiểm chứng sự hữu dụng của một hệ thống. Câu hỏi đầu tiên là "Liệu nhân viên của bạn có tự tin về mức độ hiệu quả của công việc hiện tại hay không?" Thay vì cảm thấy lãng phí thời gian vào các phương thức truyền thống trong giao tiếp và theo dõi thông tin dự án, thì ta nên tìm hiểu rõ về lợi ích của hệ thống quản trị dự án. Còn lại, chúng ta có thể sẽ tìm ra giải pháp để cho các bộ phận giao tiếp hiệu quả hơn. Nếu như nhóm Creative và nhóm Social không làm việc nhất quán để đạt được mong đợi của khách hàng, thì hãy liên hệ với đội ngũ tư vấn của WorkBook của chúng tôi.

Những vấn đề tương tự đã xảy ra với các agency quảng cáo trên thế giới phần nào đã giúp WorkBook thấu hiểu được nhu cầu và bề dày kinh nghiệm trong việc đưa ra giải pháp hệ thống quản trị cho doanh nghiệp.

Nếu như các agency quảng cáo đang muốn trang bị trong mình một hệ thống quản trị dự án chuyên nghiệp, nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranh. Hãy liên lạc với đội ngũ tư vấn WorkBook qua email.

Thông tin liên hệ:

WorkBook APAC
53/10 Trần Khánh Dư, P. Tân Định
Q.1, TP. HCM, Việt Nam.
Phone: +84 08. 6299 4199
Mobile: +84 98 446 0775