10 Xu hướng Event 2020 sẽ phát triển tại Việt Nam - Phần 1

Bước sang thập kỉ 2020, cả thế giới đang đối diện với nhiều khó khăn bởi đại dịch cúm toàn cầu COVID-19. Dù vậy, chúng ta cần phải vượt qua khó khăn và phát triển mạnh mẽ hơn. Để thực hiện điều đó, chúng ta nên lên kế hoạch cho hướng đi của mình như thế nào?

Chúng tôi tin rằng, những xu hướng event năm 2020 sẽ truyền được cảm hứng cho bạn. VietNam Event Group - VEG đã tổng hợp và chia sẻ những xu hướng trên thế giới có thể sẽ phát triển trong tương lai mà các agency tại Việt Nam sẽ quan tâm và mong muốn tiếp cận.

Dưới đây là 10 xu hướng sẽ phát triển tại Việt Nam trong tương lai:

1. “Cá nhân hóa” cho người tham dự
2. Online Event & Online Working
3. Tập trung vào phát triển bền vững
4. Nâng cao an ninh và an toàn sự kiện
5. Trải nghiệm những địa điểm độc đáo mới lạ
6. Cải thiện kết nối internet trong event
7. Wearable Tech
8. Sử dụng AI trong việc tổ chức và phân tích event
9. Ứng dụng Game hóa (Gamification)
10. Công nghệ nhận diện khuôn mặt

1. Xu hướng “cá nhân hóa” cho người tham dự

Những người tham dự sẽ có sở thích khác nhau, những nhu cầu tiếp cận các chủ đề khác nhau trong sự kiện và cá nhân hóa là biện pháp tối ưu cho người tham dự có những lựa chọn đúng hướng. Đây sẽ là một trong những xu hướng lớn nhất của năm 2020. Việc cá nhân hóa sự kiện sẽ thu hút người tham dự góp phần thúc đẩy thành công của sự kiện. Có nhiều cách để có thể cá nhân hóa sự kiện:

• Tuỳ chọn lịch trình tham dự theo sở thích cá nhân tại các hội nghị lớn: Người tham dự sẽ được lựa chọn những lĩnh vực, phiên hội nghị đúng với sở thích và nhu cầu. Tự tạo lịch trình trải nghiệm sự kiện một cách riêng biệt của cá nhân.
• Gợi ý hoạt động dựa trên dữ liệu: Cùng với nguồn dữ liệu lớn, AI đang tạo ra nhiều cơ hội cá nhân hóa hơn như khả năng tạo lịch trình sự kiện duy nhất cho mỗi người tham dự hoặc cung cấp gợi ý với các sự kiện phù hợp với sở thích gần đó. Ví dụ: là một markerter, bạn sẽ được hướng đến tham sự buổi workshop về xây dựng nội dung sáng tạo.
• Gửi những nội dung đã được cá nhân hóa: Cá nhân hóa nội dung có thể có nhiều hình thức, một cách đơn giản là bao gồm tên của người tham dự trong email để mang lại cho khách hàng cảm giác được quan tâm.

Đạo diễn Bill Nguyen cùng EventEkip của mình trong một sự kiện.

2. Lên kế hoạch cho Online event & Online working

Cùng với tình hình khó khăn của đại dịch toàn cầu COVID-19 và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, online event sẽ trở thành xu hướng do có nhiều ưu điểm và dễ dàng triển khai trong giai đoạn hiện nay. Sử dụng Livestream hay tổ chức Video Conference là những dạng online event căn bản nhất. Giờ đây chúng ta có thể sử dụng công nghệ để lên kế hoạch cho một sự kiện trực tuyến ở những “địa điểm” mà họ chưa bao giờ được trải nghiệm. Để làm được điều đó, bạn cần tham dự các online event để học hỏi cách thức tổ chức một sự kiện trực tuyến.

Sân khấu một online event của ecovadis.

Ngoài ra, sự tiến triển vượt bậc của công nghệ đã giúp đơn giản hóa việc liên hệ giữa các đối tác dù ở gần hay ở xa. Bạn hoàn toàn có thể tổ chức các cuộc họp với thành viên trong đội ngũ cũng như khách hàng bằng nhiều công cụ như Skype, Facebook, Zalo, Viber và xử lí công việc qua các công cụ Microsoft Online, tổ chức và chia sẻ tài liệu qua Google Drive hay Trello.

Một hội thảo trực tuyến được tổ chức thông qua ứng dụng Zoom.

3. Tiếp tục tập trung vào phát triển bền vững

Thế giới đang nóng lên - cả nghĩa bóng và nghĩa đen. Những lo ngại xung quanh biến đổi khí hậu là một trong những chủ đề chính của năm 2020. Chính vì vậy, xu hướng ngành sự kiện năm nay và nhiều năm tới là sẽ phát triển theo hướng thân thiện với môi trường, góp phần cải thiện môi trường và thiên nhiên.

Có nhiều cách để hạn chế ảnh hưởng của sự kiện đối với môi trường. Từ việc nói không với nhựa sử dụng một lần trong sự kiện, chuyển sang hệ thống bán vé kỹ thuật số, cung cấp kiến thức bảo vệ môi trường cho những người tham dự đến việc cung cấp nhiều hơn các gian hàng thực phẩm hữu cơ và sử dụng sản phẩm theo mùa... Sau mỗi sự kiện, việc quyên góp vật phẩm, thức ăn còn sót lại cho các tổ chức từ thiện địa phương tránh lãng phí cũng là cách để làm “xanh” môi trường của chúng ta.

Bên cạnh đó, các đơn vị tổ chức sự kiện có thể thay thế một số sự kiện bằng các sự kiện trực tuyến, tăng cường sử dụng vật liệu tái chế trong thiết kế sự kiện. Những bước nhỏ này sẽ thúc đẩy ngành sự kiện tiến tới việc giảm lượng chất thải và tác động đến trái đất.

Booth thân thiện với môi trường của thương hiệu Timberland.

4. Nâng cao an ninh và an toàn sự kiện

Trong năm 2019 vừa qua, chúng ta chắc hẳn đã nghe đến những sự cố liên quan đến an ninh, an toàn tại một số sự kiện nào đó. Thật vậy, các mối quan tâm về an ninh và an toàn hiện nay vẫn chưa được đề cao và thực hiện một cách nghiêm chỉnh.

Là một nhà tổ chức sự kiện, trách nhiệm của chúng ta là giữ an toàn cho những người tham dự. Chúng ta cần phải cải tiến các phương án an ninh trong sự kiện một cách hiệu quả nhất. Cụ thể, cần tổ chức các cuộc họp với các nhân viên tại địa điểm tổ chức cũng như mọi người trong đội ngũ để chắc chắn rằng tất cả các thành viên đều hiểu rõ về các kế hoạch an ninh của sự kiện. Mọi người trong ekip cần biết cách thức liên lạc trong trường hợp khẩn cấp và có khả năng giải quyết khủng hoảng. Hơn nữa, xung quanh địa điểm sự kiện của bạn cần có các bản đồ có hướng dẫn lối thoát hiểm và thông tin về địa điểm sơ tán. Ưu tiên số một của chúng ta là tất cả người tham dự đều an toàn tại sự kiện.

Đội bảo vệ tại một sự kiện.

Ngoài ra, một vấn đề “nóng” cần được xem xét là các “tiêu chuẩn về an toàn” trong lúc thi công và vận hành một sự kiện, hay một sân khấu âm nhạc. Năm vừa qua có không ít những vụ việc tai nạn xảy ra về chập điện, cháy nổ… hay các tình huống biểu diễn xảy ra sự cố do không đảm bảo về an toàn đã làm những nhà tổ chức sự kiện chú trọng hơn đến các tiêu chuẩn tuy không mới nhưng chưa được thực hiện thật tốt.

Ca sĩ có thể bị té ngã khi đang tham gia trình diễn.

5. Trải nghiệm những địa điểm độc đáo, mới lạ

Việc di chuyển sự kiện khỏi các địa điểm quen thuộc như khách sạn, sân vận động… và tổ chức tại các địa điểm mới lạ hơn là một trong những xu hướng lớn nhất năm 2020. Điều bạn cần phải suy nghĩ khi tìm cho mình một địa điểm độc lạ là nó nên phù hợp với nhãn hàng, mục tiêu của sự kiện và tổng thể mood and tone của sự kiện. Và một thách thức khi lựa chọn những địa điểm khác biệt so với những địa điểm truyền thống đó chính là nguồn cung cấp điện và wifi. Hãy tìm những giải pháp trước khi lựa chọn địa điểm đó để mang lại những trải nghiệm tuyệt vời nhất cho các khách hàng của bạn!

Một số địa điểm khác lạ có thể mang lại nguồn cảm hứng cho những sáng tạo của bạn như khu sảnh chính của một văn phòng, nhà kho, các khu công nghiệp, trang trại, viện bảo tàng và nhiều hơn thế nữa.

Đám cưới ở Bảo tàng nghệ thuật Detroit, Michigan, Hoa Kỳ.

Nếu như không thể có được một địa điểm thật sự khác biệt thì việc làm nên một không gian sự kiện công phu, hoành tráng cũng là một cách mang đến trải nghiệm độc đáo giành cho khán giả.

Sân khấu trình diễn thời trang của Chanel.

Những xu hướng sự kiện này sẽ chiếm lĩnh ngành công nghiệp Event vào năm 2020. Chúng tôi hy vọng bạn thấy hữu ích và có thể áp dụng các xu hướng phù hợp nhất với sự kiện của bạn.

Bài viết với sự tham khảo từ trang Event Manager Blog, helloendless.com và biên tập dựa trên thực tế tại Việt Nam. Xin vui lòng góp ý thêm bên dưới, đồng thời chia sẻ kinh nghiệm và ý kiến của bạn với các nhà tổ chức sự kiện khắp Việt Nam, để ngành event ngày càng phát triển rực rỡ hơn sau mùa dịch Corona.

(Xem tiếp phần 2)

Bill Nguyen là Đạo diễn sân khấu và Nhà Sản xuất sự kiện, với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành Tổ chức sự kiện cho nhiều chương trình sự kiện lớn cấp tỉnh/thành phố và các sự kiện lớn của các nhãn hàng. Ngoài ra, ông còn là chuyên gia tư vấn chiến lược về truyền thông và sự kiện cho các nhãn hàng lớn như: Samsung, Canon, Castrol, Toshiba, Mercedes-Benz, Unilever…

Bill Nguyễn
Đạo diễn & Nhà tổ chức sự kiện