Hướng dẫn chi tiết Remote Work (Work from home), kinh nghiệm từ một Agency

Một trong những điều quan trọng mà mọi nhân viên đều phải hiểu và chấp hành, đó là tuân thủ kỷ luật dù không trực tiếp đến công ty làm việc.

Bài viết dựa trên quan điểm của ông Mai Xuân Đạt, CEO Seongon - Google Marketing Agency.

Vào lúc viết những dòng này, Hà Nội và TP.HCM đều đã có những hành động quyết liệt nhằm đẩy lùi dịch bệnh COVID-19. Mọi hoạt động tụ tập đông người, hàng quán, karaoke, quán bar... đều buộc phải ngừng.

Các công ty bỗng dưng đối mặt với thách thức lớn nhất sau 2 tháng chống chọi với khó khăn kinh tế do dịch bệnh gây ra: viễn cảnh phải làm việc tại nhà. Với nhiều công ty, đây có thể là khủng hoảng cuối cùng.

Tôi có nhiều người bạn, không quen với việc làm Online, công ty của họ cũng vậy. Cũng có những người bạn đã bắt đầu cho toàn bộ nhân viên làm việc ở nhà... Và điểm chung của họ là đang rất luống cuống.

Vì vậy, tôi chia sẻ nội dung này với mong muốn góp 1 phần sức mình giúp những ai còn đang chật vật với thách thức work-from-home (WFH).

WFH không chỉ là vấn đề nhân sự có quen với "công nghệ" online không. Có rất nhiều trục trặc xảy ra trong quá trình bắt đầu, ngay cả đối với một công ty chuyên về dịch vụ Online như chúng tôi. Những ngày đầu, bản thân tôi đã phải quan sát liên tục và có những thay đổi trong quản lý điều hành, trong việc ra các quyết định. Từ thực tiễn 2 tuần triển khai, những gì tôi chia sẻ dưới đây hy vọng sẽ giúp ích cho mọi người.

A. Với doanh nghiệp

Làm ở nhà không hẳn dễ, đòi hỏi nhiều hành động dứt khoát.

1. Truyền thông nội bộ

Xác định rõ lý do, mục đích của việc này (nếu phải bắt buộc thì lý do là bất khả kháng). Ở công ty tôi, chúng tôi có 3 mục đích chính để quyết định chuyển toàn bộ công việc về nhà:

• Bảo vệ công ty khỏi sự cách ly toàn bộ nếu rủi ro tồn tại F0 tại công ty.
• Tiết kiệm chi phí hoạt động công ty.
• Tiết kiệm chi phí cá nhân.

Xác định rõ khó khăn và rủi ro:

Làm ở nhà không mất thời gian đi lại trên đường, ít tốn chi phí ăn uống, đảm bảo an toàn/ sức khỏe. Thế nhưng việc này không hề dễ, các bạn cần hiểu là làm ở nhà sẽ gặp khó khăn:

• Tự quản lý được bản thân chưa bao giờ là dễ.
• Vấn đề giao tiếp tương tác sẽ chậm hơn là trực tiếp.
• Điều phối công việc ban đầu chắc chắn sẽ chưa quen.
• Một số quy trình vốn hợp Offline thì phải Online hóa.

Khi toàn bộ nhân viên đã hiểu tường tận sự thay đổi này thì bắt đầu đến bước chuẩn bị.

2. Chuẩn bị

Phân loại các công việc và có hành động phù hợp với từng nhóm việc:

• Nhóm việc đã online hóa/ quen online/ vốn đã hay làm online: bỏ qua, không phải suy nghĩ. Ở công ty tôi may mắn vốn dùng email, chat, drive Google (tập thể hạn chế dùng docs hay sheet Google vì dễ chia sẻ, chuyển qua lại, chỉnh sửa). Các dự án đặc thù của Seongon là SEO, Google Ads đều được làm Online nên khá thoải mái.
• Nhóm việc vốn nửa online, nửa offline: tìm cách online hóa, dành thêm 1 phần sức lực vào đây là được.
• Nhóm việc vốn offline hoàn toàn: tập trung toàn bộ sức lực vào để online hóa. Khi tôi mới đề cập đến vấn đề làm Online, ngay hôm sau chị PGD Tài chính đã báo lại là toàn bộ quy trình đã chuyển thành Online (trình ký, giấy tờ duyệt...), thật sự rất bất ngờ.
• Nhóm việc không thể online: bản thân tôi vẫn phải đến công ty để ký duyệt, HCNS vẫn phải túc trực để hỗ trợ mọi người giấy tờ và trình ký. Nhưng đến ngày 26/3 (viết đến đây mới nhớ hôm nay ngày thành lập Đoàn), tôi hỏi trưởng phòng HCNS thì hóa ra cô này đã tính trước và ngay hôm qua đã chuyển hết máy móc về nhà... một nhân viên gần nhà mình.

Khi đảm bảo công việc đã có khả năng Online hóa gần như toàn bộ thì đến bước 3.

3. Công bố “kỷ luật thời chiến”

Đây là vấn đề sống còn. Như đã nói ở phần trên, có vài thứ khó khăn, nên cần có giải pháp và mọi người buộc phải tuân thủ 100%.

Tự quản lý bản thân:

• Giải pháp là chuyển qua điểm danh online bằng Fastwork (đang khuyến mãi 3 triệu trọn đời), khi checkin sẽ có ảnh chụp, yêu cầu nhân viên checkin tại bàn làm việc tại nhà.
• Toàn bộ công ty làm to-do-list mỗi ngày, trưởng nhóm kiểm tra vào đầu giờ sáng và báo cáo vào cuối giờ chiều. To-do-list thực sự hiệu quả, nó làm mỗi người không có thời gian mà tự nản đến nỗi tự thưởng cho mình một giấc ngủ thừa...
• Tự quản lý bản thân không dễ nên các quản lý phải đốc thúc được nhân viên của mình. Trong 3 ngày đầu tôi lập group gồm các quản lý, đưa ra file sheet Google yêu cầu mọi người làm các vấn đề theo chính xác chỉ thị, làm xong phải tick báo cáo đã làm. Lưu ý là quản lý thì có tinh thần trách nhiệm hơn nhân viên, nhưng quản lý cũng phải bị quản lý, nếu không là mất kỷ luật ngay. Sau 3 ngày khi mọi thứ thành nề nếp thì tôi để các quản lý tiếp tục tự làm việc.

Bộ quy tắc của Seongon

To-do-list của HCNS

Vấn đề giao tiếp tương tác sẽ chậm hơn trực tiếp:

Công cụ giao tiếp chính gồm Asana (quản lý task), Workplace của Facebook (Nhóm làm việc, chat, video call), Email, Google drive (docs, sheets). Trong đó:

• Workplace Facebook là nơi sinh hoạt chính của công ty, nó cũng giống như Facebook có Messeger, có Group, có profile nhưng tách biệt với Facebook nên không bị làm phiền. Cực kỳ hiệu quả khi dùng Workplace vì ở nơi đó chỉ có công việc.
• Chat Workplace là yêu cầu bắt buộc. Các team có liên hệ với khách hàng có thể dùng công cụ khác thì tùy, nhưng trao đổi nội bộ chỉ được dùng Workplace.
• Tuy nhiên sau ngày đầu thì tôi yêu cầu không được chat nhiều. Chat chỉ dùng để trao đổi nhanh, nó gây mất tập trung, khó tìm kiếm thông tin, khó tổng kết công việc.
• Sử dụng Group của Workplace để ra thông báo, up tài liệu, tổng kết cuộc họp, brainstorm...
• Asana thì được dùng để giao nhiệm vụ, trao đổi nhiệm vụ.
• Họp bằng Video call của Workplace hoặc Hangouts của Google. Seongon không dùng Zoom vì đã quen dùng của Google.
• Quản lý dự án, duyệt các nội dung thì chủ yếu share file docs và sheets của Google drive. Đặc thù bên tôi là các dự án Google Ads, SEO hay là Digital thì có sự tham gia của rất nhiều cá nhân, để tiện thì thường lập project trên sheets Google trước, nếu tất cả cùng đồng ý thì có thể cho vào Asana để giao việc cụ thể, quản lý các tác vụ, tương tác trong quá trình làm việc.
• Tôi lập Group riêng tên là X, là nơi post những thứ quan trọng trong lúc này! Đảm bảo không ai bỏ lỡ thông tin quan trọng từ công ty.

* Toàn bộ các công cụ kể trên đều dùng bản free.

Công việc khá ổn, tuy nhiên vấn đề thứ 4 sau đây mới là phần khó khăn.

4. Ổn định tâm lý

Con người cần có môi trường đặc thù để làm việc. Làm ở nhà cực kỳ là... khổ. Ai có gia đình thì sẽ còn bị phiền bởi nhiều việc khác.

Sau đây là các giải pháp:

Cập nhật thông tin thường xuyên từ cấp trên:

Tôi hay đăng tải thông tin vào đầu ngày, cuối ngày xem tình hình nhân viên thế nào; tôi cũng cập nhật các thông báo mới, các cuộc họp quan trọng để tất cả cùng nắm thông tin. Thậm chí tôi còn lập ra 1 group tên là “Reng Reng”, chuyên update các hợp đồng thành công để mọi người cùng chia sẻ niềm vui và quan trọng là tạo nhận biết công ty chưa đến nỗi bi đát (tâm lý con người là khi không thấy tin tức gì, thì đó là tin tức xấu).

Group X

Tin vui Reng Reng

Chia sẻ kỹ năng làm việc tại nhà:

• Xác định là đi làm, dù ở nhà vẫn phải kỷ luật.
• Tạo cho mình một chỗ riêng cho công việc (giải quyết vấn đề lẫn lộn giữa công việc và nghỉ ngơi, giữa mình và người trong gia đình; thậm chí Wowholiday còn đưa tips là vẫn mặc trang phục đi làm như bình thường).
• Kết hợp làm việc với "nuôi dưỡng tinh thần": giải lao nghe nhạc, vươn vai thể dục, tắt máy thư giãn...
• Tạo và quyết tâm hoàn thành to-do-list (giờ viết hiện tại là 12h50, tôi bị lỡ giờ ngủ trưa dù đang ở nhà, do việc bị chậm nên phải cố ngồi viết bài này, vì nó nằm trong to-do-list hôm nay, nếu bỏ qua thì sẽ phải... bỏ qua các việc khác mất!).
• Tăng cường trao đổi voice thay vì chỉ dùng chat để tiết kiệm thời gian.
• Sự xuất hiện (Online) thường xuyên của lãnh đạo là rất quan trọng.

... Và còn nhiều mẹo nữa.

Cho đến giờ thì mọi thứ có vẻ vẫn ổn. Nhưng thật tình là vẫn lo lắng. Tôi vẫn quan sát, thu thập thêm thông tin để đánh giá tình hình hoạt động của công ty. Nếu có “biến” là sẽ nghĩ giải pháp ngay chứ không ngồi đợi rủi ro ập vào đầu! Phải luôn sẵn sàng phản ứng.

Với một đội ngũ có tinh thần tốt, hiểu vấn đề đang phải đối mặt, thậm chí bạn sẽ bất ngờ với kết quả làm việc. Hôm 20/3 tôi nảy ra ý định mở hết khóa học trên website Academy SEONGON vì thấy nhiều doanh nghiệp chật vật quá, mở để các giám đốc học rồi tự chạy xem có cứu vãn doanh số được không... Nghĩ xong là tôi share ngay idea vào cộng đồng học viên Plato là Group BrandWalker. Ai ngờ mọi người ủng hộ nhiệt tình quá nên tôi quyết định... share lên status.

Tôi cũng chỉ nghĩ là share vậy, bảo các bạn phụ trách mở khóa các tài khoản là được. Rồi nhận được bất ngờ team Marketing + Code ngay lập tực triển khai một mạch các công việc của một dự án hoàn chỉnh để chạy Campaign này: sửa web, sửa rule user, làm tư liệu media để đăng web, Fanpage, làm email... Khối lượng công việc đồ sộ nhưng chỉ 1-2 ngày là tất cả vào việc cực nhanh, tinh thần cực cao. Chỉ vì sếp “lỡ lời”!

B. Với bản thân

Thật tình là với tôi thì chính xác ngày viết bài này là ngày đầu tiên tôi WFH, nhân viên thì ở nhà lâu rồi nhưng tôi vẫn đến công ty để ký giấy tờ.

Với kinh nghiệm đã chia sẻ và thấy nhân viên làm khá tốt, cùng với kinh nghiệm bản thân thì tôi có một vài chia sẻ để bạn có thể bắt đầu làm việc ở nhà thật tốt:

• Tâm lý phải nâng cao: việc này là đi làm trong một môi trường bản thân phải tự quản được mình, cực kỳ khó.
• Chuẩn bị Work Zone tại nhà: khu vực làm việc phải gọn gàng, đúng kiểu không gian làm việc khi ở công ty.
• Kỷ luật với chính mình: đi ngủ đúng giờ, dậy đúng giờ, điểm danh vẫn phải đúng giờ, không rời công việc khi vẫn trong giờ làm việc (đừng hứng lên đứng dậy pha mì, pha café), thậm chí là mặc đồ công sở.
• Tạo cho mình lịch trình hàng ngày và tuân thủ 100%: Mỗi ngày cần có to-do-list và quyết tâm thực hiện nó. Đặt lịch cho bản thân với mỗi to-do-list.
• Kết nối với đồng nghiệp: nếu to-do-list của mình có dính dáng tới người khác, hãy đặt lịch làm việc từ ngày hôm trước với họ. Không có chuyện hôm nay bạn làm, liên quan đến người khác bạn lại chạy đi tìm người ta như mọi khi ở công ty. Phải đặt lịch hẹn trước.
• Giữ sức khỏe và tinh thần: tập thể dục (vươn vai cũng được), nghe nhạc 1 chút, tạm tắt máy giữa các giờ làm việc căng thẳng.
• Chú ý công cụ làm việc: điện thoại luôn mở, cài thông báo cho các công cụ làm việc để không bị bỏ sót.
• Lắng nghe 100% mọi thông báo từ công ty.
• Ăn uống, nghỉ ngơi đầy đủ: đừng biến nhà thành 100% công việc, bạn sẽ sớm quỵ.

Work Zone của mỗi người.

Trên Facebook hiện có nhiều nhóm chat, group và các chuyên gia chia sẻ về vấn đề WFH hay Remote Work, bạn có thể tham khảo thêm trước khi bắt tay vào làm.

Chúc thành công và chúc toàn thể chúng ta vượt qua khó khăn dịch bệnh, khó khăn kinh tế và trở lại mạnh mẽ hơn.

Mai Xuân Đạt
SEONGON - Google Marketing Agency