Cẩm nang "Làm việc từ xa hiệu suất cao" mùa virus từ Haravan

Trước tình hình dịch bệnh bùng phát, nhiều doanh nghiệp đang chuyển dịch theo hướng Remote Working - Làm việc từ xa. Đây là bước đi phù hợp ở giai đoạn hiện tại, tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm cảm thấy lúng túng khi thay đổi vì không nắm được Quy trình, Phương pháp & Công cụ phù hợp để vận hành từ xa.

Nhằm đồng hành cùng các doanh nghiệp. Haravan gửi đến ấn phẩm "Cẩm nang Làm việc từ xa hiệu suất cao". Tài liệu bao gồm các hướng dẫn mà Haravan đã ứng dụng cho 350+ nhân viên khi đối mặt với nguy cơ bùng dịch và cần đảm bảo sự vận hành liên tục, ổn định của tổ chức.

Tài liệu sẽ giúp các doanh nghiệp:

• Đảm bảo vẫn vận hành tốt trong trường hợp bùng phát dịch
• Giảm nguy cơ lây lan chéo giữa các nhân viên
• Tiết kiệm một phần chi phí cố định
• Nhân viên giữ được đà làm việc và bắt nhịp nhanh sau khi tình hình được kiểm soát

Xin lưu ý rằng tài liệu này chỉ nên áp dụng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các tập đoàn lớn sẽ đòi hỏi rất cao ở khâu quản lý và cần những đề xuất khác.

Một vài nội dung trong cẩm nang "Làm việc từ xa hiệu suất cao"

Bước 1. Tuân thủ 06 nguyên tắc khi làm việc từ xa

1. Integrity (Trách nhiệm)

• Hoàn thành trọn vẹn những gì mà mình cam kết.
• Đảm bảo deadline.
• Đúng giờ.

2. Honesty (Trung thực)

Trung thực và minh bạch về thông tin và tiến độ công việc.

3. Availability (Sẵn sàng)

• Đảm bảo bạn luôn có mặt trong giờ làm việc (bao gồm cả online kênh chat, email, và điện thoại).
• Đảm bảo hỗ trợ những thứ cần thiết để đồng đội có thể hoàn thành công việc của họ.

4. Proactiveness (Chủ động)

Hãy chủ động trong công việc, đừng để người khác phải nhắc nhở nhiều.

5. Asynchronous Communication (Giao tiếp bất đồng bộ hoặc chậm trễ)

• Giao tiếp từ xa không thể đảm bảo 100% như ngồi cạnh nhau tại văn phòng.
• Hãy chấp nhận những trường hợp chat/ email mà chưa thấy phản hồi ngay.

6. Preparation (Chuẩn bị)

Mỗi cá nhân cần chuẩn bị kỹ càng trước khi họp/ gọi điện/ thảo luận.

Bước 2: Thống nhất về công cụ trong team

• Chat: Telegram, Skype, Zalo,...
• Họp: Google Meet

- Google sẽ tự tạo liên kết dẫn đến cuộc họp khi tạo lời mời trong Google Calendar
- Nếu Google Meet có vấn đề thì cân nhắc Cisco Webex hoặc Zoom

• Lịch: Google Calendar
• Quản lý công việc: Nếu chưa có nền tảng quản lý riêng thì có thể cân nhắc Gitlab/ Trello/ Base Camp
• Tài liệu: G Suite (Docs, Sheets, Slides...)

Bước 3: Thống nhất về các cuộc họp định kỳ

1. Họp báo cáo đồng bộ hàng ngày: Chia sẻ tình hình công việc mỗi ngày với mọi người trong nhóm.
2. Họp bàn kế hoạch: Lên kế hoạch tuần.
3. Họp đánh giá định kỳ: Đánh giá lại kết quả của tuần.
4. Cuộc họp phát sinh: Họp trao đổi ngoài dự kiến.

Chú ý:

• Các cuộc họp 1, 2, 3 trong danh sách bên trên là bắt buộc cho tất cả các bộ phận/ phòng ban khi làm việc từ xa.
• Tùy theo đặc thù của mình, từng bộ phận/ phòng ban có thể bổ sung thêm các quy định khác.

* Báo cáo đồng bộ công việc hàng ngày

Mục đích: Chia sẻ tình hình công việc mỗi ngày với mọi người trong nhóm.

Kênh:

• Trao đổi trong các nhóm chat hoặc điền vào Google Sheet Template (xem ví dụ bên dưới).
• Các phòng ban đặc trưng có thể gọi điện qua Google Meet.

Thời lượng: 2 phút x số thành viên.

Thời gian: Tùy từng phòng ban. (Khuyến khích là 8:30 sáng)

Nội dung: Mỗi người tự trả lời 3 câu hỏi:

• Hôm trước tôi đã làm những gì?
• Hôm nay tôi sẽ hoàn thành những gì?
• Tôi đang gặp khó khăn hoặc cần hỗ trợ những gì?

Lưu ý: Nếu phòng ban có dùng công cụ quản lý công việc, thì phải bình luận vào đó và mọi người cập nhật tiến độ công việc trước giờ họp.

Lời khuyên

Nên tạo tập tài liệu (G Suite: Docs, Sheets, Slides) cho các thông tin quan trọng để mọi người có thể tìm hiểu, khỏi mất công hỏi nhau.

• Ai làm việc gì và ai là người hỗ trợ?
• Xác định nơi lưu trữ tài liệu và chia sẻ chung trong nhóm.
• Ghi thành tài liệu các kết quả công việc, các thảo luận hoặc các thông tin trao đổi và chia sẻ trong nhóm. Đừng để thông tin trong email của 1 ai đó, rồi khi cần thì không tìm được.

Thực hành văn hóa tự tìm hiểu trước khi hỏi, ví dụ như đọc trong bộ tài liệu của nhóm, tìm trên Google, tìm trên công cụ quản lý công việc.

Cẩn trọng và thông cảm khi giao tiếp từ xa:

• Khi không nhìn thấy mặt nhau, từ ngữ hoặc tông giọng cũng có thể gây hiểu lầm. Do đó, cần cẩn trọng trong cách dùng từ trong giao tiếp.
• Thông cảm cho nhau, tập trung vào điểm chính của cuộc hội thoại, không suy diễn, không khó chịu, không bắt bẻ từ ngữ.

Ưu tiên cuộc gọi thoại và video hơn là chat và email, trừ khi đối phương đang bận.

Nếu ko thể tương tác trực tiếp, thì nên dùng công cụ quay màn hình để diễn giải những chủ đề phức tạp. (Công cụ gợi ý: Loom)

Hi vọng cẩm nang sẽ phần nào giúp quý doanh nghiệp an tâm vận hành kinh doanh và tăng trưởng trong mùa virus. Bạn có thể đóng góp các lưu ý, công cụ, lời khuyên và chia sẻ câu chuyện của doanh nghiệp bạn về “Làm việc từ xa hiệu suất cao” tại đây.

Nếu bạn thấy hướng dẫn này hữu ích, đừng ngần ngại chia sẻ với bạn bè và đồng nghiệp, những người có thể hưởng lợi từ nó.

Tài liệu chỉ mang tính tham khảo. Việc ứng dụng sẽ tùy vào tình hình dịch bệnh thực tế và từng doanh nghiệp. Tải full tài liệu miễn phí tại đây.

Tham khảo các giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp vượt khó & tăng trưởng bán hàng tại Haravan