Cẩm nang "Vận hành kinh doanh trong mùa Virus" cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Tình hình dịch viêm phổi cấp do virus COVID-19 gây ra không chỉ ảnh hưởng đến đời sống xã hội mà còn tác động mạnh đến kinh tế. Hàng loạt doanh nghiệp đối mặt với khó khăn trong khi chưa ai có thể đoán trước được dịch sẽ diễn tiến ra sao.

Việc chuẩn bị tốt các kịch bản phòng/ chống dịch mà vẫn đảm bảo vận hành kinh doanh liên tục là ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay. Đó là lí do mà e-book "Vận hành kinh doanh trong mùa Virus" ra đời.

* Xin lưu ý rằng ấn phẩm này được biên soạn khi Trung Quốc đang là tâm dịch trên thế giới. Hiện nay, dịch bệnh đã bùng lên tại nhiều quốc gia và tiếp tục diễn biến khó lường. Những lưu ý trong e-book cần được áp dụng cho tất cả những nước đang là ổ dịch trên thế giới chứ không chỉ riêng Trung Quốc.

Hướng dẫn bao gồm các hoạt động quản trị rủi ro trong kinh doanh chính sau đây:

• Quản lý con người
• Quy trình kinh doanh
• Quản trị nhà cung cấp và khách hàng
• Truyền thông nội bộ và bên ngoài

Tài liệu này giúp các công ty:

• Bảo vệ sức khỏe cho nhân viên
• Giảm rủi ro công ty trở thành điểm bùng dịch
• Đảm bảo có kế hoạch dự phòng nếu nhân viên bị cách ly hoặc bị nhiễm bệnh
• Đảm bảo có các phương án thay thế nhà cung cấp và khách hàng để hoạt động doanh nghiệp có thể tiếp tục.

Và cập nhật mọi thông tin quan trọng cần biết về thị trường kinh doanh tại Việt Nam trong thời điểm này.

Một vài nội dung có trong cẩm nang "Vận hành kinh doanh trong mùa Virus":

Các doanh nghiệp được khuyến khích lập và thực hiện kế hoạch kinh doanh liên tục để giảm thiểu gián đoạn hoạt động và đảm bảo rằng doanh nghiệp vẫn vận hành trong suốt thời gian bùng phát virus. Doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau:

Quản trị con người

• Chỉ định nhân sự chịu trách nhiệm quản lý dịch. Người này cần đảm bảo các nhân viên đều biết và hiểu về kế hoạch kinh doanh liên tục và tuân thủ chúng trong giai đoạn này. Vai trò và trách nhiệm của người quản lý dịch được nêu trong Phụ lục 1.
• Xây dựng kế hoạch đảm bảo sự liên tục của công tác lãnh đạo trong trường hợp không có người ra quyết định và người điều hành.
• Xem xét sắp xếp công việc linh hoạt cho các nhân viên có nguy cơ cao, cũng như những nhân viên cần ở nhà vì những lý do khác liên quan đến dịch bệnh. Ví dụ: chăm sóc trẻ nghỉ học, chăm sóc thành viên gia đình đã đến các quốc gia hoặc khu vực bị ảnh hưởng bởi dịch...
• Xem xét các chính sách quản lý nhân viên như vắng mặt, nghỉ ốm, du lịch nước ngoài, đóng cửa các trụ sở và đưa các nhân viên không quan trọng từ các nước bị ảnh hưởng nặng về nước.
• Hoãn tất cả các chuyến đi và các chuyến công tác không cần thiết đến vùng dịch.

Nếu việc đi công tác đến các khu vực bị ảnh hưởng là bắt buộc và không có phương án thay thế (hội nghị qua điện thoại, hội nghị qua video), nên sắp xếp cho nhân viên tham khảo ý kiến ​​bác sĩ để được tư vấn về sức khỏe trước khi đi.

Đối với nhân viên có công việc được thực hiện ở các quốc gia hoặc khu vực bị ảnh hưởng, cần đảm bảo rằng nhân viên được bảo vệ hoặc theo dõi đầy đủ theo hướng dẫn của Bộ Y tế.

• Linh động cho các nhân viên đã từng ở vùng dịch trong 14 ngày qua làm việc tại nhà, trao đổi công việc qua điện thoại, video...
• Xem lại chính sách bảo hiểm y tế cho người lao động.

Quy trình kinh doanh

• Xác định các chức năng kinh doanh quan trọng (các hoạt động ưu tiên) và nhân viên thiết yếu. Thiết lập các nhóm nhân viên thay thế (Ví dụ: Đội A & Đội B) được triển khai ở các lịch trình làm việc khác nhau (Ví dụ: Đội A làm việc trong văn phòng, trong khi đội B làm việc trực tuyến). Hai đội thay đổi xen kẽ từng tuần để tránh nguy cơ lây nhiễm giữa các đội.
• Hướng dẫn nhân viên về kiểm soát nhiễm trùng và vệ sinh cá nhân (xem Phụ lục 2).
• Xây dựng kế hoạch liên quan đến sàng lọc khách ghé thăm và nhân viên cũng như các hành động tiếp theo (xem Phụ lục 3 về các quy trình được đề nghị kiểm tra sức khỏe của khách và nhân viên).
• Theo dõi chặt chẽ tình hình liên quan đến dịch bệnh. Tuân thủ các khuyến nghị khi đi công tác từ cố vấn y tế và các cơ quan chính phủ khác.
• Khi ra nước ngoài, nhân viên nên áp dụng các biện pháp phòng ngừa sau:
• Tránh tiếp xúc với động vật sống bao gồm gia cầm và chim. Không tiêu thụ thịt sống và nấu chưa chín.
• Tránh những nơi đông người và tiếp xúc gần gũi với những người không khỏe hoặc có triệu chứng bệnh.
• Giữ vệ sinh cá nhân.
• Rửa tay thường xuyên bằng xà phòng (trước khi xử lý thực phẩm, ăn uống, sau khi đi vệ sinh, hoặc khi tay bị bẩn sau khi ho hoặc hắt hơi).
• Đeo khẩu trang khi tiếp xúc gần (dưới 2m) với người khác.
• Che miệng bằng khăn giấy khi ho hoặc hắt hơi, và vứt giấy lụa bẩn vào thùng rác ngay lập tức.
• Tìm kiếm sự chăm sóc y tế kịp thời nếu cảm thấy không khỏe.
• Phát triển một quy trình giám sát chuẩn để xác định và xử lý tình huống khi nhân viên không khỏe.
• Đảm bảo cung cấp đầy đủ thiết bị bảo vệ cá nhân thích hợp và thiết bị y tế (Ví dụ: nhiệt kế, găng tay dùng một lần, khẩu trang phẫu thuật, khẩu trang N-95 và chất khử trùng).
• Khử trùng các vật dụng có tiếp xúc với các trường hợp nghi ngờ hoặc được xác nhận nhiễm virus corona.

Quản lý nhà cung cấp và khách hàng

• Xác định các nhà cung cấp sản phẩm/ dịch vụ thiết yếu và thảo luận về các vấn đề đảm bảo việc duy trì kinh doanh liên tục. Hỗ trợ kế hoạch kinh doanh liên tục của họ.
• Xác định các khách hàng thiết yếu và đảm bảo có kế hoạch đáp ứng nhu cầu khách hàng.
• Xây dựng kế hoạch về cách thức và thời điểm kích hoạt.
• Có danh sách nhà cung cấp thay thế.
• Phương tiện giao hàng thay thế cho khách hàng.

Truyền thông

• Bắt đầu bằng cách xác định nhân sự chịu đảm nhiệm việc xây dựng kế hoạch truyền thông phù hợp với nhu cầu và kế hoạch kinh doanh.
• Đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ về vai trò và trách nhiệm của họ trước khi virus bùng phát. Các nhân viên cần nắm được Kế hoạch kinh doanh trước tình hình phòng chống dịch bệnh sẽ tác động đến họ như thế. Họ cũng cần được cập nhật về các chính sách và tiến trình thực hiện các biện pháp trong trường hợp bùng phát dịch. Xem xét việc thiết lập một kênh liên lạc để nhân viên báo cáo tình trạng của họ và tạo các yêu cầu cần thiết.
• Xác định các bên liên quan như nhà cung cấp nguyên liệu/ dịch vụ và các khách hàng. Xác định thông điệp chính cho từng nhóm và trao đổi với họ về các biện pháp dự phòng tiềm năng trong hiện tại và tương lai.

Thủ tục phát hiện khách và nhân viên không khỏe

1. Ví dụ về quy trình sàng lọc khách ghé thăm nơi làm việc

2. Ví dụ về quy trình xử lý tình huống khi có một nhân viên không khỏe tại nơi làm việc

3. Ví dụ về quy trình xử lý tình huống khi có một nhân viên không khỏe ngoài nơi làm việc

Đánh giá tác động của dịch virus Corona tới 23 nhóm ngành:

(Xem thêm tại slide tài liệu)

Tài liệu chỉ mang tính tham khảo. Việc ứng dụng sẽ tùy vào tình hình dịch bệnh thực tế và từng doanh nghiệp. Tải full tài liệu tại đây.

Cẩm nang do Haravan phiên dịch và bổ sung. Nguồn tài liệu tham khảo từ:

• Enterprise Singapore
• Seedcom
• SSI
• Cổng thông tin Bộ Y tế Việt Nam
• Báo Tuổi Trẻ

Hi vọng cẩm nang sẽ phần nào giúp quý doanh nghiệp an tâm kinh doanh trong mùa virus. Mọi góp ý xin vui lòng để lại ở mục Bình luận!

Tham khảo các giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp vượt khó & tăng trưởng bán hàng tại Haravan.