Quy trình chuẩn check giá mua vật dụng marketing tối ưu hiệu suất làm việc

Là một nhân viên phòng marketing, một trong những nghiệp vụ cần phải tinh thông đó là khả năng check và thương lượng giá vật dụng marketing (marketing material).

Bạn có biết mỗi một chiến dịch quảng cáo, công ty thường sẽ sử dụng các dịch vụ như in ấn (tờ rơi, poster, banner, brochure…), in ấn label, check giá dịch vụ thiết kế, dịch vụ quảng cáo báo, quảng cáo google, quảng cáo facebook, quà tặng doanh nghiệp, quà tặng quảng cáo… và rất nhiều loại vật dụng khác nhau mà các marketers hay gọi chung là marketing material (*Posm là một nhóm trong marketing material này, đừng nhầm lẫn giữa hai khái niệm này nhé).

Vì sao cần tối ưu chi phí mua vật dụng marketing?

Check giá, thương lượng giá là cả một nghệ thuật, không phải chỉ đơn giản là hỏi giá vật dụng cần làm, loại gì, số lượng... Vì nếu check giá theo quy trình đó thì kể cả phòng kế toán, hay nhân sự đều có thể làm thay bạn. Câu hỏi đặt ra là cấp trên của bạn liệu có còn cần bạn thực hiện việc này nữa không?

Kể cả nếu chỉ đơn giản vậy thì bạn chẳng thể ghi điểm ấn tượng với tổ chức, với cấp trên và bộ phận ban giám đốc. Những vị trưởng phòng, hay ban giám đốc dễ tính họ sẽ chấp nhận việc đó, nhưng đối với những người kỹ tính thì chắc chắn họ sẽ không đánh giá cao mức độ thực hiện công việc của bạn. Thử hỏi bạn mang lại sản phẩm chất lượng như yêu cầu với chi phí thấp hơn, liệu cấp trên của bạn có thích không? Câu trả lời chắc chắn có, và khi đó bạn đặt 1 viên gạch tín nhiệm về nghiệp vụ này trong tâm trí của cấp trên.

Ngoài ra, tối ưu chi phí phòng marketing cũng là góp phần tăng tính hiệu quả của các hoạt động này. Và đa phần, chi phí chi cho việc mua marketing materials chiếm một khoản ngân sách không hề nhỏ. Do đó ngoài việc xem xét tính hiệu quả của từng kênh để mà điều chỉnh, các vị MM, CMO,… rất để tâm đến việc cắt giảm chi phí không hợp lý trong phòng marketing nhằm gia tăng tính hiệu quả.

Quy trình check giá, thương lượng và báo giá cho cấp trên như thế nào mới được xem là ấn tượng?

Bước 1: Thu thập thông tin

Bước này là bước cơ bản, nhìn có vẻ nhẹ tênh đơn giản, nhưng nếu bước này bạn không lấy đủ thông tin sẽ dẫn đến việc bạn hỏi giá lần 1, sau đó lại hỏi giá vì có thêm 1 thông tin ảnh hưởng đến giá, thời gian, thanh toán…. , và không phải bất kỳ loại nào, vật dụng nào bạn hỏi là supplier có thể báo giá ngay cho bạn được đâu, họ cần tính toán, check lại với nội bộ của họ, hoặc trình sếp họ duyệt giá rồi họ mới báo lại, như thế check qua lại thì cũng mất mấy ngày mới xong. Công việc của bạn thì không chỉ có mỗi việc check giá không đâu, bạn còn làm các việc khác song song cùng thời điểm, do đó việc thu thập đầy đủ thông tin ngay từ bước ban đầu sẽ giúp bạn tối ưu được thời gian đầu tư cho việc này, bạn sẽ có thời gian trống làm chuyện khác, nhờ đó năng suất, performance của bạn sẽ được cải thiện và nâng cao.

Vậy cụ thể các thông tin cần thu thập gồm những gì?

Loại vật phẩm nào cần check giá:

In ấn tời rơi, brochure, quà tặng quảng cáo, poster, standee, sổ tay... việc xác định loại nào giúp bạn định hình nên check với supplier nào, search từ khóa nào...

Quy cách:

Ứng với mỗi vật dụng, quy cách sản phẩm sẽ ảnh hưởng đến giá sản phẩm.

Đơn cử check giá in ấn tờ rơi, bạn cần biết tờ rơi in kích thước bao nhiêu, có cấn hay bế góc theo hình thù đặc biệt không, loại giấy dày mỏng, cán màng mờ, cán màng bóng hay không cán màng... hoặc check giá quà tặng tranh ghép đồng hồ thì cần biết khoảng kích thước, loại in pp hay laminate... Nếu cấp trên chưa có định hình rõ quy cách thế nào thì bạn hỏi các yếu tố bên dưới và dựa vào đó mà check giá với đơn vị đầu tiên, phán đoán quy cách phù hợp và check giá các đơn vị khác.

Ngân sách:

Ngân sách ảnh hưởng lớn đến quy cách, giả dụ như ngân sách là 180.000đ cho quà tặng doanh nghiệp tranh ghép đồng hồ chẳng hạn, nhưng bạn không biết lại chọn loại quà tặng cũng dòng này nhưng nó có giá 295.000đ – 400.000đ, bạn check, tìm kiếm supplier rồi thương lượng... nhưng bạn không có ngân sách trần, hoặc không áng chừng được ngân sách mà sếp có thể chấp nhận, thì kết quả rất có thể bạn làm từ bước 1 đến bước 5 bị bác đề xuất, hoặc phải làm lại cả quy trình lại từ đầu đến cuối với một khoản ngân sách khác.

Số lượng:

Số lượng nhiều hay ít cũng ảnh hưởng mạnh đến giá cả, kể cả thời gian giao hàng nữa, nhiều trường hợp còn ảnh hưởng đến việc vận chuyển hàng.

Quy cách đóng gói:

Nhiều loại vật dụng quy cách đóng gói có vấn đề ảnh hưởng lớn đến mục tiêu marketing, nhưng bạn lại bỏ sót không check với supplier.

Ví dụ như: bạn order ly in logo nhưng quên hỏi quy cách đóng gói, kết quả là họ giao hộp 6 ly, trong khi bạn cần mỗi ly đóng gói trong một hộp. Đến lúc bạn nhận hàng mới phát giác thì đã muộn, hợp đồng rõ ràng đã ký và không đề cập, tiền đã chuyển khoản. Bạn sẽ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp hoặc không kỹ lưỡng.

Thời gian giao hàng:

Bạn cần biết kể từ ngày bạn gửi mẫu thiết kế bao lâu họ làm mẫu gửi bạn duyệt? và kể từ ngày duyệt mẫu bao lâu sẽ giao hàng? Trong nhiều trường hợp, thời gian giao hàng là điều kiện tiên quyết trong việc lựa chọn supplier bất kể supplier này giá cao hơn supplier kia.

Ví dụ: ngày 7 cần brochure để phát tại hội thảo, mà đến ngày 8 mới giao thì còn có ý nghĩa gì nữa?

Có xuất hóa đơn Giá trị gia tăng (hóa đơn VAT) hay không?

Nhiều đơn vị supplier không có khả năng xuất hóa đơn giá trị gia tăng trong khi doanh nghiệp bạn lại cần hóa đơn. Và bạn lưu ý hóa đơn giá trị gia tăng khác hóa đơn trực tiếp, đôi khi bạn nói hóa đơn đỏ, supplier lại hiểu là hóa đơn trực tiếp. Thường các báo giá họ hay báo giá chưa gồm VAT, vì vậy giá trị hợp đồng bạn cần cộng VAT vào bảng đề xuất.

Có Free-shipping đến kho của công ty bạn hay không?

Thông thường sẽ có, nhưng nhiều nơi không free-shipping do đó bạn cũng phải check trước.

Có hỗ trợ thiết kế hay không?

Nếu công ty bạn không có designer, tuyệt nhiên đừng bỏ qua bước này. Đôi khi có thiết kế rồi nhưng bạn cũng nên check xem có hỗ trợ thiết kế không để phòng trường hợp vì lý do gì đó thiết kế của bạn không thực hiện được marquette thiết kế cho loại vật dụng này.

Hình thức check giá công ty bạn là:

Đấu thầu kín hay bạn tự check với các supplier. Nhiều công ty lớn như Pepsi, Lavie, Coca-Cola... check giá bằng biện pháp đấu thầu nhằm đảm bảo tính minh bạch, không xảy ra tình trạng các supplier đi đêm với bộ phận order vật dụng.

Thanh toán:

Thanh toán tiền mặt, chuyển khoản, đặt cọc bao nhiêu %, chuyển khoản khác ngân hàng, ai là người chịu phí... cần được làm rõ. Thu thập thông tin thêm bằng cách tham khảo team mình, lịch sử giao dịch công ty...

Bước 2: Tìm kiếm hỏi báo giá từ các supplier

Dựa vào các thông tin trên, bạn bắt đầu check giá ở giai đoạn này.

Xem trong danh sách hiện có của công ty, có sẵn đơn vị supplier nào cung cấp loại sản phẩm này chưa, nếu có hãy liên hệ họ đầu tiên. Thông thường nhân viên mới vào công ty hay sử dụng supplier của bản thân hay làm, vì bạn đã trải nghiệm chất lượng dịch vụ sản phẩm của họ ở quá khứ và có mối quan hệ và sự tín nhiệm nhất định với họ. Nhưng theo quan điểm của Shabe blog thì bạn nên check cả supplier mà bạn quen và supplier từng cộng tác với công ty vì các lý do sau:

• Đảm bảo tính khách quan và trong sạch của bạn trong quá trình check giá. Hiện tượng nhân viên marketing hưởng commission khi chọn dịch vụ của supplier là có thật, sếp không thích điều này, kể cả khi bạn không đòi hỏi nhưng supplier vẫn cứ gửi cho bạn gọi là cảm ơn. Và sếp hoàn toàn hiểu rõ hiện tượng này.
• Làm sao bạn dám chắc supplier của bạn mang đến giá cả và chất lượng sản phẩm/ dịch vụ tốt hơn cả supplier mà công ty hiện có?
• Supplier của công ty đã quen với công ty nên đôi khi sẽ làm việc trơn tru hơn supplier của bạn, vì bạn làm trong một tổ chức, chứ không phải tổ chức do bạn làm chủ, supplier là phục vụ cho tổ chức của bạn mà bạn là người đại diện giao tiếp. Do đó, có nhiều vấn đề phát sinh mà có thể ảnh hưởng đến tiến độ, quy trình thanh toán, giá trị đặt cọc... bạn cần cân nhắc.

Vì các lý do trên, bạn nên đưa supplier hiện có của công ty vào danh sách check giá nhé.

Sau đó bạn tìm kiếm thêm, hoặc hỏi bạn bè trong giới để có thêm vài nhà supplier mà theo đánh giá sơ bộ là ổn để tiếp tục tham khảo giá.

Bước 3: Xem xét các báo giá, tìm ra mấu chốt vấn đề để thương lượng

Như nói ở trên nếu hình thức check giá đấu thầu thì bạn sẽ tuân theo quy trình có sẵn trong cách check giá. Còn nếu bạn tự check thì cần xem xét, thương lượng kỹ.

Sau khi có danh sách, bạn làm template table trong excel gồm ma trận như sau: cột danh sách supplier, hàng ngang gồm tất cả tiêu chí trên. Khi check giá bạn dựa vào bảng này để không bỏ sót chi tiết nào trong toàn bộ quá trình. Đồng thời yêu cầu họ gửi hợp đồng mẫu để rút gọn thời gian.

Tại sao phải xem hợp đồng ở bước này? Đã chắc là sẽ được duyệt? Không sai, nhưng bạn cần tiết kiệm thời gian, sau khi bạn có giá và lọc được top 3 -5 công ty bạn dự định thương lượng giá cả, lúc này bạn nghía đến hợp đồng mẫu, đồng thời gửi kế toán của công ty bạn xem để họ có comment gì không, và bạn có gì cần chỉnh trong hợp đồng không, để khi deal giá bạn nói luôn.

Việc bạn cẩn thận như vậy thứ nhất saving time, song song đó bạn cũng gửi cho kế toán check, các bước tiếp theo không cần phải qua quy trình review của kế toán.

Thứ hai nó giúp cho supplier cảm thấy rằng bạn đang xem xét nghiêm túc bảng giá, từ đó họ sẽ có chính sách phù hợp khi thương lượng với bạn.

Tiếp đến bạn nhìn vào bảng thấy có những giá chênh lệch nhau nhiều hay ít, bạn phải tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch giữa các supplier, hoặc giá ngang nhau nhưng một số dịch vụ không bao gồm như free-shipping, hỗ trợ thiết kế, free in logo lên hộp chẳng hạn... hãy thương lượng với 3 đơn vị mà bạn đánh giá là phù hợp với những gì công ty bạn cần, trao đổi với họ tất cả các điều khoản trên, đòi hỏi thêm quyền lợi cho công ty...

Bước 4: Chốt giá

Chốt giá, không có nghĩa là bạn nói ký kết hợp đồng với supplier mà là reconfirm với supplier:

Sau mỗi cuộc thương lượng, điều chỉnh giá... Bạn nên viết một email briefing lại nội dung cuộc thương lượng và gửi supplier để họ căn cứ vào đó báo lại giá mà không bỏ sót chi tiết nào.

Phải có email đồng ý xác nhận, văn bản, ít ra là có tin nhắn... để khi một trong hai bên quên thì còn lật lại kiểm tra.

Bước 5: Trình ban giám đốc duyệt

Trình ban giám đốc duyệt, không có nghĩa bạn gửi cho sếp bảng excel trên chi chit note, list dài sọc supplier.

Sau khi chốt giá, bạn làm file mới với tên file là quotation for approval... trong đó cũng chứa các tiêu chí trên, và list thứ tự từ trên xuống supplier tiềm năng nhất phù hợp nhất đến supplier ít phù hợp nhất. Đồng thời trong email, bạn cũng tóm tắt ý chính, và nhận định cá nhân bạn nên chọn supplier nào, lý do bạn đề xuất supplier đó. Sếp sẽ rất thích với hành động chuyên nghiệp này của bạn.

Đấy là thực tế Shabe blog trải qua, còn bạn, bạn thường thực hiện như thế nào?

Shabe Blog