Rốt cuộc thì làm PR là làm gì?

Bỏ qua những khái niệm mang tính hàn lâm và những định nghĩa từ sách vở, liên quan đến chuyện muôn thuở "PR là gì?" Xin được cung cấp với các bạn một số góc nhìn từ những câu chuyện đã qua kiểm chứng như sau:

Làm PR tức là làm gì?

Về cơ bản, Làm PR chính là làm việc với THÔNG TIN, là quản lý các nhóm thông tin để đạt được các mục đích khác nhau.

Quản lý thông tin là làm những gì?

Theo dõi thông tin, soạn mới thông tin, biên tập thông tin, tổng hợp nhóm gọn thông tin, sáng tạo các hình thức mới cho thông tin (tin tức, bài viết, bài phân tích, bài bình luận, status, poster, printed documents, online event, offline event, sponcor…), phân phối thông tin trên các kênh, đính chính thông tin, làm mới thông tin…

Mục đích truyền thông có thể đặt là gì?

Gia tăng hiểu biết, thay đổi thái độ, thay đổi hành vi, duy trì quan hệ, cải thiện quan hệ, hỗ trợ Marketing bla blo…

Tài sản lớn nhất của người làm PR là gì?

Là THÔNG TIN. Người làm PR mà không có thông tin thì coi như chẳng có gì. Kể cả khi bạn sở hữu nhiều kênh truyền thông trong tay, nhiều chi phí nhiều quan hệ lớn… biết làm gì với những điều này đây khi chúng ta không có thông tin đưa vào đó và nhiều nơi thậm chí chưa có cả mục đích của việc truyền thông.

Mới làm PR thì bắt đầu từ đâu?

Bắt đầu từ thu thập và quy hoạch thông tin ở tất cả các dạng thức: tin tức, thông cáo báo chí, hình ảnh, brand identity, video, bài phát biểu, báo cáo định kỳ, tin bài trên báo chí, tâm thư của CBNV… cho đến những hiểu biết xã hội, luật pháp, cơ chế… về ngành, lĩnh vực của tổ chức/doanh nghiệp đang hoạt động.

Bắt đầu từ quy hoạch lại hệ thống kênh phân phối thông tin có thể có. Có thể chia nhóm theo những kênh chính thống không mất phí (Website, Bảng tin tòa nhà, Fanpage Facebook, Youtube, Tweeter, Linkedin, Issu, Slideshare…), kênh nội bộ không mất phí (Intranet, Email Stuff, Bảng tin công ty…), kênh chính thống mất phí, kênh quảng cáo mất phí, kênh báo chí chính thống mất phí, kênh trang tin điện tử, kênh báo chuyên ngành…

Bắt đầu từ xác định mục đích của hoạt động quản lý thông tin (chính là mục đích và mục tiêu của bộ phận PR đạt được trong giai đoạn sắp tới. Hãy đặt mục tiêu xa và mục tiêu gần. Như thế nào là xa và như thế nào là gần thì hoàn toàn do bạn và sếp bạn :). Như mình thường lấy xa là 6 tháng, gần là trong tuần này, trong tháng này. Vừa làm vừa dò đường mà. Công ty vừa và nhỏ đến kế hoạch kinh doanh còn khó có cho 6 tháng trở lên nữa là kế hoạch PR.

Bắt đầu từ việc tạo thói quen hàng ngày nhận diện và ghi chép lại những thông tin mang tính thời sự của tổ chức, tốt hơn hết là lưu trữ ở dạng tin tức một cách khoa học đểu sau này có thể dễ dàng truy suất.

Và bắt đầu bằng việc “nhập gia tùy tục”. Hoàn thành hết các nhiệm vụ mà những người quản lý doanh nghiệp giao phó theo cách mà họ muốn, có sự tư vấn và điều chỉnh của bạn. Hãy hoàn thành tốt công việc mà người trả tiền cho bạn muốn bạn làm và nghĩ bạn làm như thế sẽ tốt, trước khi bạn được họ tin tưởng giao phó cho bạn làm dự án gì đó thực sự có dấu ấn của bản thân mình.

Công việc hàng ngày của người làm PR-in-house là gì?

Lý thuyết thì giống câu trên. Nhưng thực tế là nên có những việc như thế này nè:

• Đọc báo ngành và các trang tin tức xã hội liên quan
• Đọc trang tin chính thức của cơ quan quản lý nhà nước về ngành
• Đọc website và facebook đối thủ
• Đọc Gooole Alerts các keywords mà liên quan đến ngành (bạn phải tự set trước đó)
• Đọc blog/Facebook của các chuyên gia trong ngành để có thêm hiểu biết và góc nhìn cho các vấn đề nổi cộm
• Đọc báo cáo công việc của các bộ phận, xác định thông tin và viết tin tức ghi chép lưu trữ
• Gửi thông tin mới quan trọng mà có thể các đơn vị báo chí quan tâm tới list phóng viên thân thuộc của doanh nghiệp (Nếu doanh nghiệp bạn chưa từng có chính sách mở cửa thông tin đối với các cơ quan báo chí thì bạn có thể bắt đầu bằng việc đề xuất 1 kế hoạch tổ chức gặp gỡ và trao đổi thông tin với các đơn vị báo chí trong thời gian gần.)
• Đi xuống làm quen với đầu mối thông tin ở các các bộ phận và chụp ảnh, ghi chép tin làm tư liệu
• Đặt lịch đăng bài cho Website và Facebook công ty (Intranet, các site khác blablo)
• Viết bài cho báo nội bộ theo kế hoạch
• Chuẩn bị các hạng mục cho sự kiện nội bộ sắp tới
• Làm kế hoạch và báo cáo
• …

Vậy thì người quản lý bộ phận PR sẽ quản lý gì?

• Quản lý các đầu việc của nhân sự cấp dưới theo kế hoạch
• Quản lý mức độ hoàn thành các công việc cam kết của nhân sự
• Quản lý và ra quyết định điều chỉnh các hoạt động thông tin để đảm bảo mục đích truyền thông
• Quản lý và đánh giá budget chi cho PR, MKT có mang lại hiệu quả
• Khuyến khích nhân sự sáng tạo ra các “combo” quản lý thông tin hiệu quả hơn
• Đo lường hiệu quả công việc của nhân sự và nỗ lực làm mới bộ phận
• Quản lý các mong muốn của sếp và Tư vấn cho sếp để xếp hạng ưu tiên các công việc
• Kiểm duyệt đầu ra các ấn phẩm thông tin của đơn vị
• Quản lý sức ì của bản thân để mọi việc chạy thật nhanh, đúng hạn và không bỏ lỡ các thời cơ thông tin quý giá
• Lâu lâu ngẫu nhiên kiểm tra một cách thật tự do xem tổng thể thông tin và hình ảnh của tổ chức mình trên các kênh thường thấy đang ở tình trạng nào? Lướt qua các trang đối thủ và các hãng lớn lên trên thế giới xem họ có gì để mình học hỏi không?
• Tham gia vào các diễn đàn uy tín về nghề nghiệp để liên tục cập nhật về xu hướng truyền thông và trở thành một mắt xích quan trọng hỗ trợ mạng lưới về thông tin khi có điều kiện.

Vậy thì, như các bạn đã thấy, có những doanh nghiệp để làm tốt hoạt động truyền thông với mục đích cụ thể của họ đề ra thì thậm chí không cần tiền (trừ tiền chi cho nhân sự).

Cảm ơn các bạn đã dành thời gian tham khảo, hãy chia sẻ nếu thấy bài viết có ích cho bạn bè và nếu có gì đó cảm thấy chưa được tường minh thì vui lòng comment, chúng ta sẽ cùng bàn luận.

Bạch Dương
BetterCre Creative Agency