Mùa Corona ập đến, các Event Agency nên làm gì?

Hết Tết, mùa Corona bất ngờ ập đến. Lướt trang tin mỗi ngày đều thấy các anh em đồng nghiệp thống kê số show bị huỷ hoặc bị dời vô thời hạn, chủ doanh nghiệp thì đau đầu vì nguyên Quý 1/2020 chắc cả công ty sẽ ngồi chơi…

Thôi thì dịch cũng đã xảy ra, giống như Kịch bản thay đổi phút chót vậy, không giữ được thì chúng ta tìm cách thích nghi.

Nghĩ tích cực một chút, thì biết đâu đây là một khoảng thời gian rảnh rỗi cần thiết để các Event Agency có thể làm những công việc, mà theo guồng quay tất bật của ngành chúng ta hiếm khi có thời gian.

Đạo diễn Bill Nguyen thử gợi ý một vài điều mà các Event Agency có thể làm vào mùa Corona này nhé.

1. Huấn luyện và đào tạo nhân viên

Một trong những cách làm hay mà @VEG chúng tôi áp dụng là để các Thành viên tự training kỹ năng chéo cho nhau. Bạn sẽ phát hiện ra nhiều điểm thú vị từ nhân viên của mình.

Thay vì vào công ty mà không có dự án nào chạy, ngồi lướt facebook thì chúng ta hãy lên kế hoạch cho nhiều buổi huấn luyện và đào tạo kỹ năng cho nhân viên của mình. Dành thời gian để giúp nhân viên trau dồi kỹ năng làm proposal, báo giá, thuyết trình, thương thảo với khách hàng đến các kỹ năng thực chiến như chạy rehearsal, kỹ thuật chỉnh âm thanh, chạy màn hình… biết đâu sẽ giúp tất cả thành viên trong công ty phát huy được thêm các điểm mạnh trong bản thân mà trước đây họ chưa từng thấy được.

2. Thiết lập quy trình, biểu mẫu, work flow làm việc

Tận dụng thời gian này để rà soát lại quy trình làm việc, các biểu mẫu báo giá, work flow của các phòng ban trong công ty nhằm tinh chỉnh hệ thống. Việc này giúp cho các event agency có thể năng cao năng suất và hiệu suất lao động của nhân viên lên từ 1.5 - 2 lần, giúp mọi người làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn.

Bill đang thử áp dụng OKRs & Trello vào workflow của VEG, chưa biết có làm được hiệu quả hay không, nhưng phải thử mới biết được, đúng không cả nhà…?

3. Viết các ý tưởng thành proposal

Tôi tin là tất cả event agency đều có những ý tưởng event rất hay ho trong những lần brainstorm hay planning, nhưng đôi khi các ý tưởng này chưa bao giờ được bán, hay thậm chí được viết nên thành một event proposal hoàn chỉnh để đi chào hàng.

Vậy thì còn chờ gì nữa, lúc này thay vì ngồi xem MV, hãy kéo cả team mình vào ngồi brainstorm, cùng nhau xây các proposal mà mình từng nghĩ, để rồi sau này có cơ hội mà biến nó thành hiện thực.

Dù event agency là công ty dịch vụ, nhưng chúng ta luôn có thể tạo ra các sản phẩm để chào hàng, là các proposal thật hấp dẫn. Bắt tay ngay nào việc này đi nào…

4. Truyền thông và xây thương hiệu cho agency của mình

Có trên 50% các event agency không có website và các kênh truyền thông cho mình, hoặc nếu như có, thì website hay facebook đó cũng đã phủ bụi rất lâu.

Đầu tư vào việc xây dựng thương hiệu cho agency là công việc có thể làm ngay bây giờ, trong lúc không có việc gì để làm, thì hãy cùng nhau xây “ngôi nhà online” của mình thật ấn tượng và chuyên nghiệp, để khi mùa Corona ra đi, thì mùa gặt Event Brief lại về. Lúc này bạn đã có một profile chỉn chu để tiếp cận khách hàng.

5. Đừng tìm brief mới - hãy mở rộng mối quan hệ mới

Thay vì mất công đi tìm brief mới để có job chạy, thôi thì hãy đi mở rộng mối quan hệ của mình.

Mùa này đại đa số khách hàng đều không brief hoặc nếu như có brief thì cũng brief những dự án rất xa. Vậy chúng ta hãy cố gắng gồng qua quý 1 này, tận dụng 01 tháng rảnh rỗi này để đi cafe, gặp gỡ thêm nhiều đối tác, nhiều mối quan hệ tiềm năng.

Biết đâu trong hạt giống mối quan hệ chúng ta gieo trong Q1 này, sẽ nảy mầm 01 dự định thật to vào cuối năm, khi mà Corona đã lìa xa…

6. Dọn kho - vệ sinh công ty - thay đổi layout văn phòng

Và điều cuối cùng, để phòng dịch cũng như tái tạo nguồn năng lượng mới cho văn phòng của mình, các event agency hãy thử thay đổi layout văn phòng, tranh thủ dọn cái kho đã quá chật qua mùa tết vừa rồi, vệ sinh lại cái công ty đang còn âm hưởng ngày tết… để có một không gian làm việc hoàn toàn mới cho tháng tiếp theo.

Văn phòng của nhà người ta.

Vài điều chia sẻ tích cực cùng anh em để thay đổi không khí im ắng của toàn ngành, anh em có thêm điều gì có thể làm thêm mùa Corona này thì góp ý cùng Bill nhé.

Chúc cho tất cả Event Agency, Event Ekip vượt qua được khó khăn đầu năm Canh Tý 2020.

Đạo diễn Bill Nguyen với hơn 15 năm trong kinh nghiệm trong vị trí Nhà sản xuất và Tổng Đạo Diễn cho nhiều chương trình sự kiện lớn cấp tỉnh và cho các sự kiện lớn của các nhãn hàng. Vừa qua anh là Tổng đạo diễn cho Chuỗi Đại Nhạc Hội Honda Youth Fest tổ chức tại 4 thành phố lớn với tổng số lượng khán giả đến hơn 150,000 người...

Đạo diễn Bill Nguyễn hiện đang giảng dạy môn Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại các trường BMG, Kent International College, Đại Học Tôn Đức Thắng, Đại Học Tài Chính Marketing....

Bill Nguyễn
Đạo diễn & Nhà tổ chức sự kiện