7 vấn đề và giải pháp của phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp ngành F&B
Ở thị trường Việt Nam, doanh nghiệp F&B phát triển khá mạnh mẽ trong 5-10 năm qua cùng với sự phát triển của kinh tế và nhu cầu của người tiêu dùng. Các doanh nghiệp F&B bắt đầu mở chuỗi, mở rộng hệ thống, nhận diện thương hiệu. Và bài toán khó bắt đầu ở khâu quản trị mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng, quản lý điểm bán (POS) sẽ giải quyết được bài toán quản lý với những doanh nghiệp F&B nhỏ có 1-2 điểm bán. Tuy nhiên với những doanh nghiệp F&B hoạt động chuỗi, có nhiều hoạt động cần quản lý hơn.
Những phần mềm nhỏ lẻ khó đáp ứng được nhu cầu quản trị. Lúc này, doanh nghiệp đòi hỏi một giải pháp quản trị tổng thể, có tính liên kết tất cả các hoạt động, các phòng ban; từ quản lý kho, kế toán/thu-chi, quản lý phòng nhân sự/kinh doanh, quản lý hoạt động thu mua, quản lý điểm bán… Mọi dữ liệu/hoạt động được cập nhật dựa trên thời gian thực (realtime) và minh bạch hoá.
Vấn đề chung của các doanh nghiệp
- Dùng quá nhiều công cụ và hệ thống để quản lý công việc
- Mất thời gian theo dõi và kiểm soát
- Dữ liệu và nguồn lực bị phân mảnh
- Hoạt động quản trị khó khăn, khả năng mở rộng kém linh hoạt
- Quy trình còn nhiều vướng mắc, các bộ phận thiếu sự kết nối trong công việc
- CEO luôn phải theo dõi sát sao và rất khó thoát việc để tập trung phát triển kinh doanh
- Nhân viên làm việc đối phó, chống chế, không có công cụ đo lường để nắm bắt
- Thống kê số liệu kinh doanh thiếu tính tức thời, dẫn đến kế hoạch và chiến lược kinh doanh bị ảnh hưởng
Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết về bài toán Triển khai phần mềm ERP quản trị tổng thể cho các doanh nghiệp đang kinh doanh ngành F&B.
7 vấn đề & giải pháp của ERP mang lại cho doanh nghiệp F&B
1. Quản lý bán hàng POS, quản lý nhiều cửa hàng (trực thuộc, nhượng quyền)
Hiện trạng:
- Phần mềm chạy offline cài đặt cứng trên máy
- Khó khăn khi mở chuỗi vì không có tính đồng bộ dữ liệu
- Không thể kiểm soát được cửa hàng nhượng quyền thương hiệu
- Giao diện máy POS phức tạp, quá nhiều tính năng
Giải pháp ERP:
- Phần mềm chạy nền tảng điện toán đám mây (cloud), hỗ trợ cả online và offline
- Hệ thống chuyên dụng cho chuỗi, dữ liệu đồng bộ tức thời
- Kiểm soát chặt chẽ cửa hàng nhượng quyền thương hiệu
- Giao diện đơn giản, thân thiện, dễ dùng cho nhân viên bán hàng, pha chế, bếp
2. Quản lý pha chế & bếp sau khi khách đặt món (order)
Hiện trạng:
- Khó quản lý việc phân chia món cho pha chế hay bếp để làm
- Không kiểm soát được tức thời việc nhân viên pha chế (đầu bếp) rời khỏi quầy (bếp)
- Không kiểm soát và thống kê được thời gian pha chế (nấu nướng) của từng món
- Không cảnh báo khi pha chế đủ món cho một hoá đơn (bill)
Giải pháp ERP:
- Cơ chế phân chia món tự động theo hàng đợi, đo lường KPI pha chế của nhân viên
- Bộ cảm biến GPS tích hợp trong thẻ nhân viên cho phép kiểm soát được tình trạng nhân viên ra vào quầy/bếp
- Thống kê thời gian trung bình từ lúc tạo bill, nhận món, hoàn thành mất bao lâu, cảnh báo khi đủ món trên bill
3. Quản lý chương trình khuyến mãi, tích điểm thành viên
Hiện trạng:
- Khó kiểm soát và áp dụng khuyến mãi, tích điểm đồng bộ ở toàn bộ chuỗi
- Khó kiểm soát được khuyến mãi, tích điểm có thể áp dụng cho một hay nhiều cửa hàng
- Khó thay đổi chương trình khuyến mãi, tích điểm đồng loạt cho chuỗi cửa hàng
Giải pháp ERP:
- Kiểm soát chặt chẽ chương trình khuyến mãi, tích điểm có thể áp dụng đồng bộ toàn chuỗi (sở hữu hoặc nhượng quyền)
- Kiểm soát được việc khuyến mãi, tích điểm áp dụng cho cửa hàng nào bất kỳ từ phòng điều hành kinh doanh
- Có thể thay đổi chương trình khuyến mãi, tích điểm linh hoạt
4. Quản lý mua nguyên liệu & tồn kho
Hiện trạng:
- Khó kiểm soát việc thu mua nguyên liệu, giá thành, hao hụt, tồn kho thực tế
- Khó tra cứu lịch sử thu mua nguyên liệu, lựa chọn nhà cung cấp tốt
- Khó định lượng được chỉ số tồn tối đa và tối thiểu của nguyên vật liệu
- Khó quản lý lô date của các nguyên liệu có hạn sử dụng
- Khó kiểm soát việc luân chuyển nguyên vật liệu giữa các kho
Giải pháp ERP:
- Kiểm soát chặt chẽ khâu thu mua nguyên vật liệu
- Kiểm soát tồn kho chi tiết đến từng điểm bán hàng, hạn chế thất thoát
- Quy định mức tồn tối đa và tối thiểu của sản phẩm, nguyên vật liệu trong kho
- Kiểm soát lô date hạn sử dụng của nguyên vật liệu chi tiết
- Rà soát và đối chiếu chặt chẽ các lệnh chuyển kho
5. Khấu hao nguyên vật liệu sau khi pha chế
Hiện trạng:
- Không quản lý menu món có công thức chi tiết là gì
- Ướm chừng và phỏng đoán theo kinh nghiệm cho việc khấu hao nguyên vật liệu
- Khó theo dõi thất thoát và rà soát được nguyên nhân vì hao hụt nguyên liệu
Giải pháp ERP:
- Cấu hình chi tiết cho phép theo dõi công thức của menu món
- Định mức theo định lượng và giá thành sản xuất
- Tính toán định lượng và chi phí khấu hao nguyên vật liệu tự động
- Theo dõi và rà soát nguyên vật liệu, kiểm kho định kỳ, kiểm kho đột xuất
6. Báo cáo lãi lỗ tức thời
Hiện trạng:
- Chờ đợi báo cáo từ kế toán, thủ quỹ rất lâu
- Chủ doanh nghiệp không thể chủ động được việc theo dõi doanh thu và chi phí
- Mỗi quyết định kinh doanh đều có thể bị chậm trễ bởi báo cáo không tức thời
- Quy mô mở rộng dễ dẫn đến việc mất kiểm soát thu và chi
Giải pháp ERP:
- Báo cáo kế toán, dòng tiền luôn chạy theo thời gian thực
- Chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể khống chế và chủ động được việc theo dõi doanh thu và chi phí
- Mỗi quyết định kinh doanh có thể xử lý nhanh chóng nhờ báo cáo tức thời
- Quy mô mở rộng, kiểm soát nhượng quyền dễ dàng nhờ việc kiểm soát chặt chẽ doanh thu và chi phí
7. Tích hợp CRM Wifi, Tổng đài, SMS, Email
Hiện trạng:
- Khó tích hợp với các hệ thống bên ngoài
- Khó đo lường được hiệu quả sử dụng hệ thống riêng
Giải pháp ERP:
- Tích hợp dễ dàng với các hệ thống bên ngoài như Wifi CRM, Tổng đài, SMS, Email
- Đo lường sự hiệu quả khi sử dụng các tính năng tích hợp
- Là đại lý cấp 1 của VHT
Tài liệu chi tiết về Triển khai phần mềm ERP quản trị tổng thể cho ngành F&B