Tổ chức sự kiện dưới góc nhìn người lập kế hoạch

Tổ chức một sự kiện quy mô hoành tráng với hàng trăm, hàng nghìn khách mời tham dự, hay một sự kiện đơn giản chỉ với vài chục người thì đứng đằng sau chúng là bóng dáng của một người lập kế hoạch cho sự kiện. Từ ý tưởng, tổ chức, phân công trách nhiệm vị trí cho từng người, giám sát tổng thể toàn bộ chương trình.

Một sự kiện có hay hoặc dở phần nhiều phụ thuộc vào người lập kế hoạch tổ chức. Một ý tưởng tốt nhưng khâu tổ chức không tốt thì ý tưởng đó cũng thành dở, một ý tưởng chưa được hoàn thiện lắm nhưng tổ chức tốt khách mời hài lòng cũng phần nào che đi được bớt điểm chưa tốt. Trước nay có lẽ các bạn đã đọc nhiều bài viết về việc một client hợp tác với agency tổ chức sự kiện ra sao hoặc một agency tổ chức sự kiện cho một client phải làm như thế nào. Nhưng có lẽ việc một client tự tổ chức một sự kiện thì có lẽ chưa được đề cập đến nhiều, thực tế nó khá phổ biến ở các doanh nghiệp nhỏ và trong ngành Thẩm mỹ tôi đang làm.

Mỗi một sự kiện cần một mục đích rõ ràng hướng tới

Sự thật ngầm hiểu là mục tiêu quan trọng mỗi sự kiện hướng tới

Mục đích khi tổ chức sự kiện càng rõ ràng bao nhiêu thì việc bạn lên ý tưởng cho toàn bộ chương trình càng dễ bấy nhiêu. Có rất nhiều mục đích phổ biến như: bán hàng, tăng sự phổ biến thương hiệu, gắn kết khách hàng với thương hiệu... để sau khi sự kiện kết thúc, khách hàng nhận được sự thật ngầm hiểu là điều gì có đúng với mục đích của thương hiệu đưa ra hay không. Các mục tiêu đều cần phải đo đếm được bằng định tính hoặc định lượng từ đó nhìn nhận sự thành công hay thất bại của sự kiện.

Phác hoạ ý tưởng với nhóm và hoàn thiện gửi lên Ban Giám Đốc

Ý tưởng dù có hay đến mấy cũng đều cần phải hoàn thiện để tốt hơn, phù hợp hơn với bối cảnh hiện tại của thương hiệu. Kĩ năng Brainstorming của người lập kế hoạch là yếu tố kiên quyết giúp cả nhóm đưa ra những ý tưởng bổ xung cho ý tưởng chính. Liên tục đặt những câu hỏi 5W1H (Who-What-When-Where-Why-How) và trả lời cho tới khi cả nhóm thấy tất cả câu trả lời đều hài lòng.

Dự trù ngân sách cũng là điều cần phải có song song với việc khởi tạo ý tưởng, giúp các ý tưởng thực tế hơn

Master Plan và phân công nhiệm vụ cụ thể

Gắn liền với mỗi sự kiện là một chiến dịch truyền thông trước - trong - sau chương trình. Người lập kế hoạch cần phải có cái nhìn tổng thể để kiểm soát toàn bộ, bao gồm:

1. Truyền thông trước sự kiện, thu hút công chúng mục tiêu, đảm bảo tiêu chí khách mời
2. Truyền thông nội bộ về chương trình sắp tổ chức
3. Thông cáo báo chí, mời các cơ quan truyền thông tham dự sự kiện
4. Kiểm soát truyền thông và có phương án xử lý khủng hoảng trong sự kiện
5. Truyền thông sau sự kiện, lan toả thông tin

Rất nhiều thương hiệu tập trung làm truyền thông bên ngoài nhưng lại quên đi điều quan trọng nhất và cơ bản nhất là truyền thông nội bộ. Nếu chính các bộ phận liên quan, những người phụ trách không hiểu sâu sắc về mục tiêu của sự kiện thì rất khó để công chúng mục tiêu có thể hiểu và đạt được mục tiêu truyền thông khi tổ chức sự kiện.

Một bản kế hoạch nên cần càng chi tiết càng tốt, có cả phương án tốt và phương án xấu sẽ diễn ra. Truyền đạt đúng mục tiêu và nhiệm vụ của nhân sự được phân công phụ trách, sự kiện diễn ra sẽ không rối. Từng cá nhân có trách nhiệm và biết sẽ phải làm những gì trong buổi sự kiện quan trọng của thương hiệu.