Tạp hoá có nên xài phần mềm quản lý không? Khi nào thì nên?

Quyết định mua hàng là một quyết định đỏi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng, dù bạn là ai, sản phẩm có giá trị cao hay thấp, bởi khi quyết định được đưa ra, hoặc là bạn hoàn toàn thoả mãn hoặc là một nỗi thất vọng.

Mua phần mềm quản lý hàng tạp hoá cũng tương tự!

Bạn là chủ cửa hàng tạp hoá, bạn đang quản lý mọi thứ từ hàng hoá, tiền bán, tiền lời mỗi ngày,... đều bằng SỔ?

Bạn bán hàng cũng được hơn 1 năm rồi, thu nhập không tệ mỗi tháng và rồi bạn nghe ai đó nói về phần mềm quản lý. Giúp bạn quản lý dễ hơn, thoải mái hơn, có nhiều thời gian hơn... nhưng bạn phân vân là có nên mua hay không?

Bạn cũng nghe vài nơi bỏ tiền ra mua nhưng là bỏ xó cả năm không động tới, tự nhiên thấy xót tiền. Tự hỏi lỡ mua rồi có như vậy không.

Hoặc bạn cảm tưởng phải biết xài vi tính thì mới nên mua, chứ cùng lắm chỉ xài điện thoại như mình thì mua làm gì, mất thời gian, có khi nhờ người ta chỉ hoài mà không biết xài thì cũng ngại.

Hoặc thôi, người ta tạp hoá lớn, buôn bán như tôm thì mới xài, chứ mình nhỏ xíu xài làm gì mắc công.

Có rất nhiều lý do để tự bạn chất vấn việc có nên mua và sử dụng phần mềm trước khi ra quyết định và toàn bộ các lý do này...

Đều hợp lý!

Quả thật bạn không nên xài nếu những đều này xảy ra bởi vì việc sử dụng phần mềm không chỉ như tên gọi hoặc ám chỉ tới việc thao tác với máy tính mà đòi hỏi sự kỷ luật trong quá trình sử dụng.

Vì phần mềm được thiết kế với mục đích cuối cùng là cung cấp thông tin chính xác cho người dùng (báo cáo, thống kê...), nên nếu xảy ra bất kỳ sự thiết sót nào trong quá trình nhập liệu, thì toàn bộ thông tin, báo cáo đầu ra đều chỉ mang tính tương đối và cuối cùng là sau 1 thời gian sử dụng, bạn sẽ dễ dàng thốt lên: "tưởng gì, cũng thường thôi"

Chính vì vậy tính kỷ luật trong sử dụng rất quan trọng nếu đã quyết tâm đầu tư phần mềm. Và như bất kỳ khoản đầu tư nào, thấy sinh lợi thì hẳn làm nhé bạn.

Đừng vì bất kì lời kêu gọi, giới thiệu hoặc "cám dỗ" nào về hình ảnh đẹp đẽ ngồi bên cạnh chiếc máy vi tính và một máy tít mã vạch mà quên đi liệu mình có thực sự cần nó hay không.

Hãy làm rõ và củng cố lý do vì sao bạn sẽ cần một phần mềm quản lý bán hàng và quyết tâm đến cùng (ít nhất là 6 tháng) để khai thác tối đa khoản đầu tư này.

Và đây là những tình huống và lý do bạn nên cân nhắc chọn mua phần mềm quản lý.

1. Thấy rằng việc quản lý ngày càng quan trọng

Lúc mới bắt đầu buôn bán, có thể quy mô còn nhỏ nên việc quản lý sổ sách hầu như đều có thể ghi trên giấy và việc cộng trừ tính toán cũng không mấy phức tạp.

Nhưng khi bắt đầu buôn bán có lãi, hàng nhập về bán ra đều đều, thì tự nhiên công sức và thời gian bỏ ra làm sổ sách nó thay đổi chóng mặt. Lúc này tính nhẩm rồi tính nhầm cũng dễ xảy ra hơn.

Chưa kể không phải ngày nào cũng có quỹ thời gian để làm. Nếu đang trong tình huống này, hãy cân nhắc nhé.

Nếu sử dụng phần mềm, ban đầu sẽ hơi mất thời gian và nhọc công nhập liệu, học xài phần mềm, nhưng lợi ích sẽ sớm đến, khi thạo việc sử dụng rồi, thì các tính toán trong ngày có thể giảm đi rất nhiều.

Tất nhiên, kết quả sau cùng đừng quên là làm nhẹ gánh việc quản lý. Sự kỷ luật và quyết tâm chính là mấu chốt để thành công.

2. Cảm thấy mình thực sự khách quan và lý trí trong quyết định

Không chỉ là cao hứng khi nghe lời giới thiệu hay hình ảnh long lanh.

Quá trình ra quyết định thường mất thời gian và nó nên như vậy. Bạn phải cân nhắc, đong đếm các khả năng, lợi ích và chi phí sẽ bỏ ra để quyết định việc đó có đáng hay không.

Nên bỏ thời gian ra tìm hiểu, hỏi han để thực sự thấy rõ bức tranh.

3. Thực sự hiểu được mình sẽ mua và sử dụng cho việc gì

Không chỉ là việc dùng tới mỗi khi bán hàng, bạn cần rõ trong đầu những kịch bản hoặc tình huống mình sẽ cần tới phần mềm, bởi nếu chỉ nghĩ tới 1 công dụng duy nhất, bạn sẽ không khai thác hết công năng mà phần mềm được thiết kế.

Càng thấy được những gì mình sẽ cần ở phần mềm, bạn càng có cơ sở tin tưởng quyết định của mình là đúng đắn.

Vậy là bạn đã cân nhắc rất kỹ và quyết định sẽ mua phần mềm, bạn hiểu rằng quyết định này làm nghiêm túc và thấy rõ lợi ích mà việc này mang lại.

Chúc mừng bạn, và thay vì đơn giản là 1 lời chúc, xin lưu ý bạn một vài điều sau:

Về lựa chọn phần mềm

Phần mềm quản lý cho tạp hoá ngày nay khá nhiều nơi cung cấp, ngót cũng 10 đầu ngón tay, nên cho dù đã quyết định mua phần mềm rồi, 1 quyết định khác khó khăn không kém là chọn ai đây?

Đừng nghĩ đơn giản ai cũng được, không ổn thì mình đổi bên khác. Xong!

Không hề nhé, bởi việc đổi nhà cung cấp phần mềm (sau khi đã triển khai làm danh mục, hướng dẫn sử dụng xong xuôi) sẽ làm tổn thất về thời gian và chi phí rất lớn.

Vậy nên thà mất thời gian cho quyết định chọn ai để "gửi vàng", còn hơn chọn nhanh nhưng chọn nhầm và phải chọn lại.

Để có lựa chọn đúng đắn, hãy hiểu rằng thời gian tìm hiểu, khai thác thông tin là rất quan trọng và hãy nghiêm túc.

Hãy nhờ nhân viên tư vấn bên nhà cung cấp hướng dẫn đầy đủ tính năng phần mềm và từ đó, hình dung ra những tình huống sử dụng hoặc câu hỏi để hiểu rõ về phần mềm đang được giới thiệu càng tốt.

Hãy nói họ cho bạn xem những khách hàng tương tự bạn mà phần mềm họ đã triển khai. Hãy hỏi về cách xử lý cái này cái kia trên thực tế và làm trên phần mềm ra sao.

Về chi phí

Không đơn giản là cao hay thấp, mà là ở cách thức thanh toán.

Đối với phần mềm mua đứt bán đoạn, việc thanh toán cả triệu đồng là thường thấy và ý định thay đổi nhà cung cấp, nên thường mô hình thành toán này hiện nay ít được chuộng, tất nhiên vẫn có vì đâu phải ai cũng không thích vậy đâu.

Mô hình thường thấy hiện nay là thanh toán định kì (tháng / năm), điểm lưu ý là một số nhà cung cấp để việc giữ khách hàng được hữu hiệu thường áp dụng việc bán theo năm (kèm khuyến mãi tặng thiết bị) thay vì theo tháng.

Về bản chất việc này cũng có hơi hướng như mua đứt bán đoạn, chỉ khác mang tính định kì nhưng thời gian thì tương đối đủ lâu để bạn khó mà thay đổi quyết định (dù thấy không phù hợp).

Như vậy, bạn đã đi qua một số điều có thể lưu ý trong quá trình quyết định bỏ tiền đầu tư cho phần mềm quản lý bán hàng ở cửa hàng tạp hoá của mình.

Hãy hiểu rằng đây là quyết định quan trọng nên sự cân nhắc các thông tin và đánh giá là cần thiết để đưa ra lựa chọn phù hợp với mình.

Nguồn: S3co.vn