Quản lý tài chính cá nhân cho chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ

Quản lý tài chính dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ thực chất không quá hóc búa như bạn tưởng tượng. Bên cạnh một vài khái niệm đặc thù dành cho kinh doanh chuyên biệt, thực chất, việc quản lý ngân sách doanh nghiệp thường có nhiều tương đồng với cách thức quản lý tài chính cá nhân.

Quản lý tài chính trong doanh nghiệp nhỏ có nhiều mối liên hệ với quản lý chi tiêu cá nhân, đặc biệt là khi bạn mới bắt đầu khởi sự kinh doanh. Ở giai đoạn này, đôi khi hoạt động giao dịch của các tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp và tài khoản doanh nghiệp có liên hệ chặt chẽ hơn bạn nghĩ.

Chính vì điều đó, một vài nguyên tắc kinh điển trong tài chính cá nhân có thể hữu dụng trong quá trình quản lý tài khoản doanh nghiệp. Dưới đây là 10 lời khuyên của chuyên gia về điều này.

Theo dõi sát hoạt động dòng tiền thực tế

Nate Masterson, giám đốc tài chính của Maple Holistics, khuyên rằng, mỗi người nên tự tạo cho mình một bảng biểu quản lý và theo dõi dòng tiền hàng tháng của mình. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo luôn có một khoản tiền sẵn sàng trong sổ cái. “Bạn không thể lúc nào cũng ứng tiền riêng của bản thân ra cho công việc kinh doanh được. Hãy làm điều đó khi bạn thực sự có kế hoạch đầu tư thêm vào doanh nghiệp, hoặc khi doanh nghiệp có đủ tiền bù đắp lại khoản vay này”, Masterson chia sẻ.

Bằng cách theo dõi dòng tiền thực tế của chính mình, bạn sẽ dễ dàng quản lý lợi nhuận mỗi tháng của công việc kinh doanh. Từ đó, bạn có thể tìm ra những kế hoạch sử dụng khoản tiền cá nhân nhàn rỗi hiệu quả nhất.

Tránh những khoản nợ “không nên có”

Thế nào là các khoản nợ không nên có? Theo McDermott, bạn nên tự hỏi bản thân mình thực sự cần gì để quản lý tài chính doanh nghiệp. Một nghiên cứu của Finder chỉ ra rằng, 7.3% người Mỹ có những khoản nợ này nói rằng, vay tiền để đầu tư vào một công việc kinh doanh là sai lầm lớn nhất của họ.

Nghĩa vụ của vay nợ là trả tiền, vì thế, hãy cân nhắc kĩ trước khi quyết định

Với vấn đề vay nợ, McDermott khuyên rằng, bạn chỉ nên vay tiền khi bạn có kế hoạch chi trả khả thi cho nó trong khoảng thời gian thỏa thuận. Điều này là đúng với cả tài chính cá nhân và kinh doanh. Khi bạn vay nợ, trả nợ là một nghĩa vụ. Không có khoản tiền nào là miễn phí hết.

Luôn để dành một khoản tiền khẩn cấp

Mọi người thường tạo cho mình một khoản tiền riêng để phòng thân lúc bất trắc, và điều này cũng nên áp dụng tương tự cho các doanh nghiệp. “Làm thế nào để trả tiền thuê nhà, tiền lương nhân viên bây giờ nếu bỗng nhiên khách hàng của bạn không thể thanh toán đúng hẹn? Hãy tạo cho doanh nghiệp của bạn một khoản tiền phòng trừ cho những thời điểm bất ngờ.”

Học cách lên kế hoạch ngân sách

Bạn có thể tìm thấy hàng trăm hàng ngàn công cụ, phương thức hỗ trợ quản lý tài chính ngoài kia, nhưng cách thức đơn giản mà hiệu quả nhất là lên kế hoạch ngân sách chuẩn chỉ ngay từ đầu. Bạn sẽ chỉ tốn một đống thời gian sức lực nếu như không thể xây dựng được một kế hoạch ngân sách chính xác và thực tế nhất với doanh nghiệp của mình.

Lên kế hoạch

Kevin Ward, Chủ tịch Hãng tư vấn đầu tư Park+Elm ủng hộ quan điểm này: “Bạn nên xây dựng kế hoạch ngân sách của mình dựa trên những báo cáo kế toán trong quá khứ. Bằng cách sử dụng các ghi chép này, bạn có thể phân phối dòng tiền vào những khoản chi cần thiết nhất cũng đầu tư hợp lý để tăng lợi nhuận và cải thiện tình hình tài chính.”

Ghi chép tài chính thật chính xác

Xây dựng các bản ghi chép tài chính chính xác nhất, cập nhật nhất là một điều bắt buộc trong quy trình quản lý dòng tiền. Nếu đây không phải thế mạnh của bạn, hãy thuê một ai đó làm việc này. Bạn không nhất thiết phải thuê một kế toán toàn thời gian. Hãy cân nhắc một trợ lý kế toán làm việc trực tuyến bán thời gian để hỗ trợ mình.

Đầu tư cho tương lai

Jeff Proctor đến từ DollarSpout.com, một công ty truyền thông về tài chính cá nhân hướng đến những người trẻ, cho rằng, chúng ta thường dễ rơi vào tình trạng chỉ chăm chăm cho công việc ngày một ngày hai mà không có cái nhìn dài hạn hơn. Ông khuyên rằng, một cách hiệu quả để phát triển kinh doanh là tạo thói quen dành một phần lợi nhuận tái đầu tư vào những việc như đào tạo nhân viên, phát triển sản phẩm mới.

Tiêu ít hơn số tiền bạn kiếm được

Duy trì một dòng tiền tích cực, tức là dòng tiền ra nhỏ hơn dòng tiền vào, là một nguyên tắc đơn giản nhưng đôi khi các doanh nghiệp vẫn quên không áp dụng, đặc biệt là các công ty phụ thuộc vào quỹ đầu tư. “Với các doanh nghiệp nhỏ, điều tiên quyết là duy trì dòng tiền tích cực trong mọi tình huống.”

Tính toán trước về các khoản thuế

“Hãy để dành 35% lợi nhuận cho các khoản thuế”, Ward chia sẻ (Mỹ). Hơn nữa, nhờ có khấu trừ kinh doanh, số tiền thuế thực tế cần trả có thể thấp hơn bạn nghĩ. Khoản tiền dư ra so với dự kiến này có thể được sử dụng cho một việc đầu tư nào đó hiệu quả hơn.

Xây dựng một quỹ tiền linh hoạt

Làm kinh doanh là phải chấp nhận có lúc thăng lúc trầm. “Vào những tháng có doanh thu cao gấp hai gấp ba bình thường, hãy đặt riêng ra một khoản dành cho thuế, một khoản lương hưu và một quỹ khẩn cấp. Sau đó, hãy trả lương cho chính mình và dành chỗ còn lại cho một tài khoản linh hoạt để sử dụng khi cần thiết”.

Tích lũy cho một khoản tiền hưu trí

Chẳng bao giờ chúng ta có thể dự tính trước được mọi chuyện. “Hãy cân nhắc xây dựng cho bản thân một khoản Hưu trí đơn giản (Simplified Employee Pension) hoặc Quỹ hưu đơn giản, trong trường hợp bạn có thuê nhân viên. Khoản tiền tích lũy dần dần này thường tốt hơn so với một khoản tiền hưu truyền thống”.

Quản lý tài chính cá nhân và doanh nghiệp đôi khi có thể khiến bạn choáng ngợp. Thế nhưng, 10 nguyên tắc cơ bản này có thể giúp bạn theo dõi và kiểm soát vấn đề này đơn giản nhất, hiệu quả nhất. Hãy luôn nhớ rằng, học thêm về tài chính doanh nghiệp hay đầu tư vào các việc thuê chuyên gia có thể tốn thời gian tâm sức và chi phí của bạn, thế nhưng, đó là khoản đầu tư hiệu quả lâu dài và bền vững cho dù bạn làm việc trong bất cứ lĩnh vực nào.

Via Fnbvietnam