Agency có cần một hệ thống quản trị dự án để quản lý hiệu quả hay không?

Vào mùa Pitching hàng năm, các agency không chỉ vật lộn với những dự án cận Tết, mà còn bận rộn trong việc thực hiện rất nhiều chương trình lễ hội cuối năm khác để gây dựng lòng tin và sự quý mến với các khách hàng của mình.

Những ai làm việc lâu năm trong agency có thể thấy, việc lên kế hoạch thực hiện dự án không phải bắt đầu từ lúc thắng Pitching, mà mọi nỗ lực và công sức đều đã được đầu tư bài bản từ lúc Planning cho đến khi thắng Pitch. Đây rõ ràng là sự đóng góp quan trọng từ những phòng ban có liên quan, đã gắn bó và làm việc với nhau xuyên suốt một khoảng thời gian ngắn cho sự thành công đó.

Việc hiểu rõ chức năng và trao đổi thông tin trong dự án là rất cần thiết, điều này giúp agency luôn nắm bắt và hiểu rõ những thông tin chi tiết trong quá trình thực hiện.

Với vai trò quản trị toàn dự án, việc thắng Pitching, ký hợp đồng và lấy được phần kinh phí thực hiện không phải là kết thúc, mà đó mới chỉ là bước bắt đầu. Quản trị các bước thực hiện dự án giúp cho các phần việc trong dự án được thúc đẩy tiến độ hoàn thành kịp thời, nhanh chóng, mà không vượt kinh phí, đảm bảo doanh thu.

Có một hệ thống quản trị dự án trong agency lúc này là rất cần thiết.

Theo ZOHO, “Theo dõi dự án là công việc bắt đầu từ khi hoạch định cho đến thực thi chi tiết để hoàn thành dự án. Điều này giúp cho chúng ta giám sát nhiều dự án cùng một lúc trong quá trình thực hiện, xác định được những rủi ro có thể xảy ra tại đúng thời điểm để có được những quyết định chính xác. Lợi ích chính vẫn là mức độ hiệu quả của dự án, được đánh giá và xác định rõ ràng từ bản kế hoạch, cũng như đảm bảo được tiến độ. Hệ thống đó đồng thời cũng giúp ta quản lý chi phí hiệu quả.”

Có 2 lợi ích chính từ việc sử dụng hệ thống quản trị dự án là Quản Lý Tiến Độ và Quản Trị Kinh Phí Thực Hiện.

Quản lý tiến độ

Ngành quảng cáo đặc thù được nhìn nhận như là một lĩnh vực dịch vụ chuyên nghiệp, nên thực hiện một dự án đúng tiến độ mới định nghĩa được sự thành công của dự án, ngoài các mục tiêu KPIs khác. Các phần việc trong chiến dịch PR tung sản phẩm mới, xây dựng Website, TVC quảng cáo, hay viết nội dung; tất cả đều có thể được áp đặt những deadline rất khắc nghiệt. Với hệ thống quản trị dự án, chúng ta quản lý được thời gian thực hiện, có khi là làm việc thâu đêm để sản phẩm được ra đời vào sáng hôm sau như cột móc thời gian đã được giao kết trong hợp đồng.

Khi trao đổi với những nhân sự kỳ cựu bất kỳ nào mà đã có thời gian làm việc thâm niên trong ngành quảng cáo, thì chỉ vẫn là những câu chuyện khác nhau về việc thức khuya dậy sớm, ăn nằm với dự án để hoàn thành công việc kéo dài 2 tuần trong 3 ngày liên tiếp với những dự án chạy tiến độ sát nút.

Có thể đây là chuyện đương nhiên cho bất kỳ ai làm việc trong ngành quảng cáo, chưa tính đến năng suất lao động có thể giảm sút, mà nhiều ngày liền không tiếp xúc với gia đình, bạn bè và cuộc sống cá nhân có thể gây ra các áp lực tinh thần, dẫn đến tỷ lệ thôi việc trong ngành quảng cáo tăng rất cao.

Hệ thống quản trị lúc này có thể đóng vai trò như là công cụ kiểm soát tiến độ, phân bổ các công việc hợp lý giảm thiểu những rủi ro về nhân sự, mà có thể ảnh hưởng đến toàn bộ dự án về lâu dài. Cho dù gì đi nữa, sáng tạo vẫn luôncần sự thoải mái về không gian và thời gian.

Quản trị kinh phí thực hiện

Khi kinh phí càng thấp, càng bị giới hạn, agency quảng cáo cần một hệ thống tốt hơn để kiểm soát kinh phí thực hiện một cách toàn diện. Hệ thống giúp phân bổ kinh phí dễ dàng, giải quyết những thủ thuật thu chi thuận tiện hơn, với độ chính xác về thời gian và những báo cáo chi tiết, cũng như theo dõi thời điểm phát sinh chi phí.

Trong một bài viết gần đây của Digiday vào năm 2013, đã đề cập đến việc các agency nên cần tập trung việc kiểm soát tốt kinh phí và quản trị dự án tốt hơn. Theo bài viết này, “Hầu hết, các phân tích cho thấy tỷ lệ hóa đơn của agency quảng cáo đang giảm đi. Trung bình so với mỗi giờ trước đây, số tỷ lệ hóa đơn cho agency quảng cáo ở New York đã giảm từ $751/giờ từ năm 2008 đến $637/giờ vào năm 2011.”. Tỷ lệ này cho thấy khách hàng đang tìm cách tiết kiệm kinh phí và tối ưu chi phí quảng cáo, nên agency cần phải tối đa hóa lợi nhuận một cách hiệu quả. Chính vì vậy trang bị cho mình một hệ thống quản trị dự án ngày càng trở nên cần thiết với agency.

Tìm hiểu về hệ thống

Không chỉ giúp quản lý tiến độ và quản trị kinh phí thực hiện, mà hệ thống còn có thể cung cấp cho agency quảng cáo những lợi ích khác. Để tìm hiểu thêm về cách mà các agency trên thế giới quản trị dự án bằng hệ thống. Hãy liên hệ với độ ngũ tư vấn WorkBook qua email.

Thông tin liên hệ:

WorkBook APAC
Phòng 505, lầu 5, tòa nhà Centec
72-74 Nguyễn Thị Minh Khai, F.6, Q.3, TP. HCM
Phone: +84 08. 6299 4199
Mobile: +84 909 245 202