Nhật ký những ngày đầu “trầy trật” của một Account Intern – Phần 1
Mình muốn trở thành một Account xuất sắc! Và ngày tháng trôi qua, bạn có còn giữ vững ước mơ như ban đầu?
Nguyễn Hoàng Hà
Hà là sinh viên tốt nghiệp loại khá từ một trường đại học, chuyên ngành quản trị kinh doanh tại TP. HCM. Hà thích giao tiếp, điều phối sắp xếp công việc và gặp gỡ nhiều người. Sau khi tìm hiểu kỹ về ngành Marketing & Communication, Hà cảm thấy thích công việc Account Management bên phía Agency và quyết tâm đầu tư bản thân cho công việc này.
Sau hai vòng phỏng vấn: vòng đầu tiên với người quản lý trực tiếp là chị Chi – Senior Account Manager và vòng hai với anh Tuấn – Head of Client Service – người chịu trách nhiệm cao nhất của phòng Account. Hà rất thích Agency này và nể phục các leader vì họ giỏi giang và giàu kinh nghiệm, do đó Hà quyết định dừng chân tại đây để được học hỏi và phát triển.
Hooray! Thăng trầm trong công việc của một Account chính thức bắt đầu.
Cuộc sống thường ngày của một Account Intern.
Thứ Hai: Ngày làm việc đầu tiên
Buổi sáng Thứ Hai, chuẩn bị cho ngày đi làm đầu tiên Hà thật hứng khởi. Mặc bộ quần áo mới mua theo phong cách smart-casual, Hà đã không còn là cô sinh viên bụi bặm ngày xưa. Không khí văn phòng lúc 9am thật nhộn nhịp với những gương mặt sáng láng, ăn mặc hiện đại, tóc nhuộm màu và nhiều hình xăm thú vị.
Tất cả nhân viên trong văn phòng tấp nập dồn về phòng họp lớn để chuẩn bị cho buổi họp WIP (work-in-progress meeting) đầu tuần. Hà hơi “khớp” vì suốt buổi meeting, các anh chị nói tiếng Anh như gió, ứng đối với sếp rất nhanh và gãy gọn. Mặc dù không hiểu lắm vì chưa quen nhưng Hà vẫn cố gắng lắng nghe. Trước khi tan họp, Hà được anh Tuấn giới thiệu trước toàn bộ công ty với vai trò Account Intern mới trong nhóm của chị Chi.
Sau buổi WIP meeting hào hứng, toàn bộ nhân viên tản về khu vực của mình để bắt đầu công việc. Hà được chị Chi dẫn về chỗ ngồi với máy tính đã chuẩn bị sẵn sàng và cảm thấy vô cùng vinh dự, vì từ đây đã chính thức được làm việc ở công ty quảng cáo nổi tiếng toàn cầu đáng mơ ước. Sau khoảng 15 phút, Hà ngước mắt lên và ngắm nghía xung quanh, nhưng chỉ thấy được những gương mặt khuất sau ánh đèn màn hình máy vi tính đang chuyên chú làm việc; phía góc phải, chị Chi vừa nói chuyện qua điện thoại vừa gõ máy tính; anh Tuấn đang ngồi trong phòng họp với sếp lớn. Hà bắt đầu thấy bối rối vì mình sẽ bắt đầu từ đâu? Ai phân công công việc cho mình?
Chờ đến hơn 30 phút, chị Chi vẫn chưa dứt cuộc gọi, Hà lục lọi trong máy tìm tài liệu để đọc thì không thấy file nào cả. Nhìn xung quanh mọi người vẫn tập trung làm việc, Hà quyết định vào facebook và cập nhật dòng trạng thái “Ngày đầu tiên đi làm trong Agency nổi tiếng, so excited…”.
“Ngày đầu tiên đi làm trong Agency nổi tiếng, so excited…”
Nhiệm vụ số 1
Trong lúc đang lướt facebook, Hà nhận được email đầu tiên từ chị Chi, trong đó chị Chi ghi ngắn gọn rằng “Hà, tải file này về (kèm link) và circulate cho cả team”. Hà nhanh chóng nhấp vào link để lấy file về, nhưng khi đã có đầy đủ file, Hà lại không biết team là những ai để gửi file cho họ. Lúng túng, Hà tìm chị Chi để hỏi thì chị Chi đã vào phòng họp và đang nói chuyện với anh Tuấn. Hà đành phải ngồi chờ.
Đến gần sát giờ trưa vẫn chưa thấy chị Chi và anh Tuấn họp xong, Hà hỏi các bạn đồng nghiệp xung quanh là team của chị Chi gồm những ai thì chỉ nhận được câu trả lời rằng “Tuỳ theo khách hàng”. Sau đó Hà thấy một số bạn đứng lên đi ra ngoài ăn trưa, một số còn lại vẫn tiếp tục làm việc. Chưa biết phải làm gì tiếp theo, Hà quyết định đi ăn trưa thật nhanh và hy vọng lúc về sẽ gặp được chị Chi để hỏi rõ về việc team members là những ai để gửi file đi.
Hà hỏi thử vài bạn còn lại trong công ty để đi ăn trưa cùng thì chỉ nhận được cái lắc đầu, vậy là Hà lặng lẽ bước ra khỏi văn phòng và tìm chỗ ăn trưa một mình. Vừa nuốt vội vài đũa cơm để về văn phòng sớm, Hà chớm buồn vì mọi việc không như mình nghĩ. Về đến văn phòng sau 20 phút, Hà không còn thấy anh Tuấn và chị Chi nữa, chắc mẩm có lẽ họ đã đi ăn trưa rồi. Hà quyết định chờ tiếp.
Sau một tiếng đồng hồ, chị Chi trở về cùng với Executive Creative Director, họ đi thẳng đến khu vực của Creative và tiếp tục bàn về công việc. Hà cảm thấy không thể tiếp tục chờ đợi được nên nên mon men lại gần và xin phép ngắt lời chị Chi: “Em đã down file về, bây giờ em gửi cho team là những ai hả chị?”. Chị Chi vẻ không bằng lòng và trả lời “Don’t interrupt my conversation”. Hà sợ hãi và sốc. Về chỗ ngồi, Hà cảm thấy buồn bã ghê gớm, cảm giác bất lực vì không thể làm gì khá hơn để hoàn tất công việc bé cỏn con này.
Bài học số 1: Hãy trình bày kết quả công việc, đừng trình bày việc bạn đã phải khó nhọc như thế nào.
Sau hơn hai tiếng đồng hồ chờ đợi, Hà bỗng chợt nghe chị Chi gọi một số bạn vào họp và gọi cả Hà. Bước vào phòng, câu đầu tiên chị Chi hỏi Hà “Tại sao chưa ai nhận được tài liệu để chuẩn bị brief cho dự án đấu thầu (pitch) quan trọng?”. Hà ú ớ một lúc mới thốt nên lời: “Em xin lỗi chị, em không biết team là những ai để gửi, em đợi để hỏi chị từ sáng đến giờ mà không gặp được. Vậy bây giờ em phải làm sao?” Chị Chi sững đi một lúc rồi gọi một bạn Account Executive khác: “Thảo, em ra in file này và phát cho mọi người trong phòng”. Hà điếng người vì hiểu rằng mình không được tích sự gì trong việc này.
Khoảng 15 phút sau, tất cả các thành viên trong nhóm đều nhận được bản in bao gồm brief và tài liệu tham khảo về nước mắm Liên Thành. Mục tiêu mà Liên Thành giao cho các Agency tham gia đấu thầu là khẳng định đẳng cấp chất lượng của thương hiệu nước mắm lâu đời này. Hiện nay Liên Thành được nhận định là khá lép vế so với những thương hiệu mới nổi khác do chưa chú trọng vào làm truyền thông bài bản. Chị Chi bắt đầu brief và cùng bàn luận với cả team về thời gian, phân công nhân sự cho dự án đấu thầu đầy hứng khởi này.
Cả team cùng nhất trí với proposition “Only Quality Makes It a Legend” và chỉ có vỏn vẹn hai tuần kể từ Thứ Hai này để hoạch định chiến lược và phát triển ý tưởng truyền thông – giới thiệu Liên Thành đến người tiêu dùng. Hà ngồi nghe mà tai cứ ù đi vì vẫn còn cảm thấy tội lỗi khi chưa hoàn thành nhiệm vụ của mình. Buổi brief kết thúc sau hơn 1.5 tiếng, mọi người thu dọn đồ dùng rồi hối hả rời phòng họp, chuẩn bị làm việc cao độ trong hai tuần sắp tới.
Nhiệm vụ số 2
Chị Chi gọi Hà đến bàn làm việc và phân công công việc. Ánh mắt chị lạnh lùng, khác hẳn với hôm chị phỏng vấn Hà. Chị yêu cầu Hà làm Communication Review cho toàn bộ ngành hàng nước nắm trong hai năm 2014 – 2015. Chị giao deadline Hà phải hoàn tất việc này vào Thứ Tư để team Planning và team Creative tham khảo. Song song đó chị giải thích với Hà: “Từ ngày mai cho đến ngày đấu thầu, mình cần phải tạo ấn tượng với Khách hàng rằng mình quan tâm đến họ, đồng thời mình biết tầm quan trọng của ý tưởng sáng tạo trong hiệu quả kinh doanh. Do đó, mỗi ngày em phải gửi một mẫu quảng cáo hay trong ngành hàng nước mắm hoặc mở rộng ra ngành hàng thực phẩm cho Client”. Hà cảm thấy vui hơn một chút với đề xuất này.
Tối về đến nhà, Hà cảm thấy buồn vui lẫn lộn, và hơi mệt vì ngồi thấp thỏm chờ đợi cả ngày, chưa có nhiều việc để làm. Hà mở máy tính cá nhân và bắt đầu tìm tất cả quảng cáo của ngành hàng nước mắm trong hai năm vừa qua. Đồng thời, Hà đặc biệt không quên tìm cả những quảng cáo hay trong ngành hàng thực phẩm. Hà chỉ có ngày Thứ Ba để hoàn tất mọi việc nên bằng mọi giá Hà phải tìm được hết các mẫu quảng cáo trong đêm nay. Hà miệt mài làm đến 2am.
Thứ Ba
Hà có mặt tại văn phòng lúc 9am và chưa thấy chị Chi đến. Hà hứng khởi viết email báo cáo với chị về mẫu quảng cáo Hà thấy hay và muốn gửi cho Client. Hà viết:
“Dear chị,
Từ hôm nay đến ngày đấu thầu mình còn chín ngày (không kể Thứ Bảy, Chủ Nhật), em đã tìm được chín mẫu quảng cáo hay để lần lượt gửi đi từng ngày. Trong đó có hai mẫu quảng cáo liên quan trực tiếp đến nước mắm là Chin-su và Nam Ngư; còn bảy mẫu quảng cáo còn lại là của mì tôm, tương ớt, tương cà, cá hộp, cà phê, vừa là quảng cáo tại Việt Nam vừa là quảng cáo ở nước ngoài. Em gửi chín mẫu quảng cáo. Sáng nay em bắt đầu gửi cho Client mẫu đầu tiên về Chin-su.
Em cảm ơn chị nhiều.
Em Hà,”
Gửi xong email, Hà bắt đầu mở file powerpoint để làm Communication Review. Khoảng 30 phút sau, chị Chi đến văn phòng. Chị mở máy kiểm tra email và gọi Hà vào phòng. Sau đó Hà bước ra, mặt buồn so và bắt đầu viết một email khác:
“Dear chị Chi,
Em đã nhớ lời chị dặn về vấn đề nhạy cảm khi khen Chin-su là ad hay vì là đối thủ cạnh tranh trực tiếp của Liên Thành. Em đã soạn lại cho Client. Nhờ chị approve giúp em.Dear anh chị,
Nhằm mục đích chia sẻ những mẫu quảng cáo hay, em xin gửi đến các anh chị mẫu quảng cáo cá hộp John West. Mẫu quảng cáo này đơn giản và hài hước, nêu bật lên vị ngon của cá hộp John West vì được làm từ cá tươi.
Chúc các anh chị một ngày làm việc vui vẻ nhé.
Cám ơn các anh chị.
Em Hà,Và chị Chi ơi, sau khi gửi xong email này, em sẽ tìm thêm những mẫu quảng cáo khác nữa và sẽ gửi lại để chị approve.
Em cám ơn chị nhiều.
Em Hà,”
Hà tiếp tục làm Communication Review vì chỉ còn mỗi ngày hôm nay thôi. Hà lần lượt cắt một vài khung hình chủ đạo của TVC rồi ghi lại lời đọc của mẫu quảng cáo, tóm lược lại Key Message của từng mẫu.
Bài học số 2: Kỹ năng soạn thảo email là vô cùng quan trọng đấy.
Hà làm một mạch đến chiều và chợt nhận ra chị Chi vẫn chưa feedback về email Hà soạn gửi khách hàng Liên Thành. Hà chạy vào hỏi chị thì nhận được câu trả lời “Chị đã nhờ Thảo viết lại và gửi đi rồi.” Lại hụt hẫng vì không biết mình đã làm gì sai, Hà thất thểu quay lại chỗ ngồi và tự nhủ mình phải làm cho xong Commmunication Review này vào cuối ngày hôm nay. Đến tối Hà mang việc về nhà và tiếp tục miệt mài đến 2am.
“Mình đã làm gì sai?…”
Thứ Tư
9am, Hà có mặt tại văn phòng, kiểm tra lại bản Communication Review lần cuối trước khi trình bày với chị Chi. Hà lo sợ liệu mình làm như vậy có đầy đủ và đúng ý chị Chi chưa. 9.30am chị Chi có mặt tại văn phòng, Hà tiến đến gặp chị và bắt đầu trình bày về Communication Review của ngành hàng nước mắm. Suốt lúc trình bày, gương mặt chị Chi không biểu lộ một chút cảm xúc nào.
Bonus nhiệm vụ số 2
Sau khi kết thúc, chị Chi nhận xét rằng Hà chỉ mới dừng ở việc đánh giá quảng cáo truyền hình và quảng cáo báo là những thứ có sẵn và dễ tìm. Hà chưa nỗ lực đi ra ngoài, khảo sát thị trường để đánh giá việc làm truyền thông tại điểm bán. Như vậy bản Communication Review của Hà chưa phản ánh toàn diện về mặt truyền thông của ngành hàng. Chị yêu cầu Hà phải làm bổ sung thêm và hoàn tất trong ngày hôm nay.
Hơi lo lắng, Hà bật hỏi ngay “Dạ, bây giờ em sẽ đi siêu thị và chợ để chụp hình về mặt hàng nước mắm, nhưng em phải nói làm sao để người ta cho em chụp hình vậy chị?” Chị Chi ngoảnh mặt bỏ đi và không trả lời. Hà hít thở thật sâu, chuẩn bị đồ đạc để đi chợ, siêu thị và cửa hàng tạp hoá trong khu vực quận 1.
“Làm sao? Làm sao? Làm sao đây?!!!”
Đến cửa hàng, đầu tiên Hà cảm thấy hơi lo sợ, không biết chủ cửa hàng sẽ có thái độ như thế nào với mình vì trong 2 ngày qua đã có quá nhiều việc đã đập vỡ suy nghĩ tích cực của Hà mất rồi. Hít một hơi thật sâu, Hà tự giới thiệu là nhân viên công ty nghiên cứu thị trường và hỏi cô bán hàng về hiệu nước mắm nào bán chạy, khách hàng hay tìm mua là ai... Dần dần Hà cũng chiếm được cảm tình của cô bán hàng và xin phép chụp vài tấm hình khu vực mặt hàng nước mắm. Đến chiều Hà đã có kha khá thông tin và hình ảnh các thương hiệu nước mắm làm truyền thông tại điểm bán ra sao. Hà cảm thấy vui và tự tin hơn để về báo cáo với sếp những khám phá mới.
Bài học số 3: Thêm “lăn xả” và “tâm huyết” vào bộ sưu tập từ khoá của mình nha!
Vừa về đến văn phòng, chị Chi hỏi: “Em đã gửi mẫu quảng cáo hay thứ 2 cho Client chưa?” Hà giật mình và lúng túng “Em tưởng chị giao việc này cho bạn Thảo rồi vì hôm qua chị đã nhờ bạn Thảo gửi đi. Bây giờ em làm tiếp phải không chị?” Chị Chi nhấn mạnh từng chữ “Đó là việc của em. Hôm qua em viết email quá tệ nên chị phải nhờ Thảo. Hôm nay em phải viết email tốt hơn và gửi cho chị xem một lần nữa trước khi gửi Client.” Hà lục lại bài học về Professional Email Writing và viết:
“Dear chị Chi,
Đây là email thứ hai em sẽ gửi cho Client, nhờ chị approve giúp em.Dear Liên Thành team,
Em xin giới thiệu em tên là Hoàng Hà – Account Intern mới trong dự án đấu thầu chiến dịch truyền thông của Liên Thành. Em rất vui được làm việc cùng các anh chị.
Em viết email này để chia sẻ đến các anh chị những mẫu quảng cáo hay và qua đó cho thấy vai trò quan trọng của Truyền thông – Sáng tạo đối với ngành hàng thực phẩm.
Và mẫu quảng cáo của ngày hôm nay là Heinz KetchUp. Ý tưởng rất đơn giản về tương cà chua của Heinz rất ngon vì được chế biến từ cà chua tươi mới hái tại vườn.
Em hy vọng các anh chị yêu thích mẫu quảng cáo này và hẹn gặp lại các anh chị vào ngày mai.
Chúc các anh chị một ngày làm việc vui vẻ.
Cám ơn các anh chị,
Nguyễn Hoàng HàMong chị Chi cho em ý kiến để em có thể viết email tốt hơn.
Em cám ơn chị nhiều,
Nguyễn Hoàng Hà”
Hà báo cáo với chị Chi đã gửi email, nhờ chị feedback và hẹn chị sau hai tiếng nữa Hà sẽ hoàn thành bản Communication Review. Trong lúc miệt mài cập nhật thông tin thị trường, Hà nhận được email của chị Chi “OK rồi, gửi đi cho Client. Thanks”. Hà thở phào nhẹ nhõm và forward email cho Client. Cuối ngày, Hà hoàn thành xong bài Communication Review và gửi cho chị Chi. Chị hẹn sáng mai 9.30am sẽ chia sẻ file này cho team Creative và Planning.
Thứ Năm
9.30am cả team phụ trách dự án đấu thầu nước mắm Liên Thành có mặt tại phòng họp lớn. Hà đến văn phòng muộn 45 phút vì ngủ quên. Hớt hải bước vào phòng họp, Hà nghe chị Chi mở đầu giới thiệu mục đích của buổi họp là để chia sẻ Communication Review của ngành hàng nước mắm để cả team cùng có thông tin, từ đó định hướng cho Liên Thành. Sau đó chị Chi yêu cầu Hà trình bày. Hà khá run vì phải thuyết trình trước các anh chị senior. Những đối thủ lớn trong ngành như Masan (Chinsu, Nam Ngư, Đệ Nhị), Hưng Thịnh, Thái Long, Hương Việt, Reeva Ba Miền lần lượt được nêu lên trong mạch trình bày của Hà.
Trong lúc này, Hà nhiều lần nhìn xuống chị Chi. Vẫn gương mặt lạnh lùng, thỉnh thoảng lại cau mày khiến Hà nơm nớp lo sợ, vì thế Hà nhìn sang những anh chị khác để tìm kiếm sự ủng hộ. Anh Toàn – Planning Director – lắng nghe chăm chú nhưng tránh ánh mắt của Hà. Càng về sau anh càng mất dần sự tập trung và bắt đầu cầm điện thoại nhắn tin. Nhìn sang anh Đạt – Creative Director – thì thấy mắt anh nhìn xa xôi tận đâu, thi thoảng gật gù, Hà không biết anh có đang nghe mình nói không. Anh Sang và chị Nguyệt – bộ đôi art và copy thì hý hoáy vẽ những hình ảnh nghịch ngợm trên sổ tay. Cảm thấy như mình đang nói giữa không trung tuyệt vọng, Hà vuốt tóc liên tục vì cảm thấy hai tay thừa thãi, và nhìn lên trần nhà để cảm thấy dễ thở hơn. Kết thúc slide cuối cùng Hà cảm thấy như trút được gánh nặng.
Bài học số 4: Không người nào thật sự hứng thú với điều mà ai cũng biết.
Anh Toàn – Plannning Director – lên tiếng: “Cám ơn em, em mới vào mà làm bài dài thế này là nỗ lực nhiều lắm đấy. Thực ra anh không tìm được điều gì mới trong bài này vì những điều em liệt kê ra là những điều tụi anh đã thấy hằng ngày rồi. Communication Review là rút ra bài học từ đối thủ cạnh tranh và từ chính brand của mình nữa, điều hay thì làm tiếp, điều gì chưa hay thì tránh. Khả năng đúc kết bài học chỉ phát triển khi mình có sự trải nghiệm để hình thành point of view. Cái em đang làm hiện tại là thu thập thông tin và cho vào powerpoint. Vậy nên em cố gắng một thời gian nữa sẽ có thể tự đánh giá và nhận định, để những Planner như tụi anh và Creative có thể learn something được. Cám ơn em. Và Chi à, anh nghĩ Communication Review này quá sức với một bạn intern, em nên để bạn nào senior hoặc là em làm thì đỡ phí thời gian của bọn anh hơn.”
Chị Chi trả lời: “Thời gian gấp quá, em sẽ cố gắng bổ sung thêm.”
Còn Hà thì cảm thấy biết ơn những lời thẳng thắn của anh Toàn, nhưng đâu đó vẫn có một chút buồn bã xen lẫn thất vọng.
“Thực ra cũng nên khen em nó một câu” anh Đạt – Creative Director – tiếp lời khi thấy không khí có vẻ nghiêm trọng. “Em nó có cố gắng đi ra ngoài thị trường, chụp hình và thu thập thông tin. Creative bọn anh cũng học được vài điều để đề xuất ý tưởng tại điểm bán hàng. Vỗ tay khen em nó một cái đi, nó đứng chôn chân ở một góc từ đầu buổi đến giờ kìa.” Vậy là cả phòng họp như sực tỉnh với tràng pháo tay động viên Hà.
Tiếng vỗ tay vừa ngớt, chị Chi chuyển ngay sang thảo luận về thời gian và tiến độ. Các anh chị thống nhất buổi chiều Thứ Sáu sẽ cùng ngồi xem xét vòng ý tưởng đầu tiên.
Cuộc họp kết thúc, Hà nhanh chóng bước ra khỏi phòng và đi đến toilet. Hà bật khóc nhưng không dám để thành tiếng, vậy là công trình hai ngày làm việc thâu đêm chẳng có kết quả gì, phần được khen cũng bởi do chị Chi áp lực Hà phải đi thị trường đánh giá nhãn hàng. Nhưng dẫu sao các anh chị cũng khích lệ mình nhiều.
Bài học số 5: Có trách nhiệm sẽ khiến chúng ta chuyên nghiệp hơn trong mắt người khác.
Lau nước mắt và đợi một lúc cho mắt bớt đỏ, Hà bước vào văn phòng và nhận được ngay cái lườm của chị Chi: “Em họp xong phải biết dọn dẹp phòng họp, xếp bàn ghế, tắt máy chiếu máy lạnh. Chị không phải là người đi dọn cho em nhé. Chị để nguyên hiện trạng nên giờ em vào dọn dẹp đi.” Hà chạy vội vào phòng họp thu dọn đồ đạc, trong lòng nặng trĩu.
Quay trở lại bàn làm việc, Hà kiểm tra To Do List của ngày hôm nay và biết rằng mình phải chuẩn bị gửi mẫu quảng cáo tiếp theo cho Client. Sắp xếp lại tâm trạng của mình, Hà tự nhủ phải lạc quan để có thể viết một email thật hay về quảng cáo của KitKat.
Buổi trưa, Hà may mắn tìm được một bạn intern cũng giống mình là Tâm đi ăn trưa cùng. Hà hỏi thăm Tâm thấy công việc thế nào thì Tâm cho hay do mới vào nên công việc cũng không quá tất bật. Không dám thổ lộ gì hơn về hoàn cảnh hiện tại, nhưng dù sao gặp được người cùng vị trí với mình thì cũng đỡ cô độc, Hà nghĩ tích cực hơn.
Nhiệm vụ số 3
Đến chiều, chị Chi gọi Hà vào và giao một file excel về dự toán chi phí cho toàn bộ gói thầu làm truyền thông cho cả năm của Liên Thành. Chị giải thích: “Trong file này chị đã phân bổ chi phí cho tổng ngân sách một triệu đô. Vì mình đang ở giai đoạn đấu thầu và chi phí rất sơ khởi nên bảng báo giá này cũng mang tính chất bao quát mà thôi.”
“Bây giờ chị cần em làm tiếp 2 options nữa – option 1 tổng ngân sách cao hơn 20%; option 2 tổng ngân sách thấp hơn 10%. Em có 15 phút để làm việc này, OK?”. Hà nghĩ nhanh rồi đề nghị chị Chi cho thêm thời gian để hoàn thành, Hà giải thích: “Vì em khá mới với việc này nên chị cho em 2 tiếng được không?”. Chị Chi nhăn mặt, “File excel chị đã làm sẵn rồi, em chỉ việc play with numbers thôi. Đúng 15 phút không hơn”. Hà biết chị Chi đã quyết nên nhanh chóng chạy về bàn làm việc ngay.
Bài học số 6: Nếu bạn không giỏi trong việc thấu hiểu người đối diện, vậy tập luyện bằng cách nắm bắt ý sếp nhé.
Hà mở thêm 2 sheet mới, bao gồm “Option 1 +20%” và “Option 2 –10%”. Hà copy nội dung của sheet đầu tiên và thay số ở cột Phân Bổ tương ứng với tỉ lệ tăng giảm của từng option. Công việc xong trong đúng 15 phút, Hà vội vàng đến báo cáo với chị Chi. Vừa nhìn vào file excel, chị Chi đã lừ mắt: “Mục đích chị làm file này để so sánh ba options. Em tách ra làm ba sheet thì chị phải xem từng sheet rời rạc. Em chỉ cần làm 1 sheet, trong đó có 3 cột Phân Bổ tương ứng với ba options – 0, 1, 2 – là chị biết ngay. Khẩn trương về làm lại cho chị”. Hà lại hớt hơ hớt hải về bàn, hý hoáy cut and paste để kịp hoàn thành nhiệm vụ.
Thứ Sáu
Nhiệm vụ số 4
Buổi sáng bước vào văn phòng Hà nhận được tin nhắn của chị Chi: “Sáng nay 10am đến Liên Thành họp gấp. Chị đi thẳng đến Liên Thành, em chạy đến văn phòng XXX đường YYY gặp chị.”
Bài học số 7: Luôn luôn có khả năng xảy ra các trường hợp “không bao giờ có thể”.
Vừa đọc xong Hà tức tốc xuống tầng hầm lấy xe và phóng đến điểm hẹn. Đến nơi Hà còn 7 phút trước giờ họp, đang dáo dác tìm phòng họp, Hà thấy chị Chi thì mừng quá chạy ào đến. Vừa nhìn thấy Hà chị Chi nghiêm mặt “Em đi họp mà mặc quần jeans, áo thun hình thù chữ viết nhố nhăng thế này à? Đi họp đi tay không thế à? Sổ tay và bút viết đâu?”
Hà lí nhí đáp: “Em tưởng hôm nay là Casual Friday nên ăn mặc thoải mái một chút, em không biết có họp. Em chạy vội nên quên không mang sổ và bút. Em biết lỗi rồi ạ. Vậy em có phải vào họp không chị?” Chị Chi lắc đầu dứt khoát và yêu cầu Hà đi về. Hà lủi thủi xuống lấy xe và về văn phòng, tự cảm thấy sao mà ê chề đến thế.
Quay lại văn phòng, Hà kiểm tra To Do List và bắt đầu gửi mẫu quảng cáo thứ năm cho Client. Gần sát giờ trưa, chị Chi về văn phòng với dáng vẻ vội vã, gọi Hà vào và không đả động gì đến chuyện cũ. “Đây là những gì chị take note cho buổi họp sáng nay, đáng lẽ em phải là người take note và làm Contact Report nhưng chị đã không cho em vào họp. Note này chị ghi rất rõ ràng, em biết làm Contact Report chứ?” Hà gật đầu và cầm tờ note của chị Chi về bàn.
Hà đánh máy lại những dòng note của chị Chi, chị ghi khá rõ ràng nên Hà phân biệt được bốn phần: Background, Discussion, Agreement and Next steps. Qua việc này, Hà nhận ra nội dung cuộc họp gấp rút vì lý do Client thay đổi brief, họ không muốn chỉ đơn thuần là giới thiệu chung chung về nước mắm Liên Thành, mà cần phải nhấn mạnh về dòng sản phẩm mới làm từ huyết yến vốn rất kỳ công mà họ phải mất năm năm trời nghiên cứu.
Chị Chi cũng trình bày rõ ràng với Liên Thành, việc chuẩn bị cho dự án đấu thầu này đã đi được nửa chặng đường và cả team đã sẵn sàng cho buổi thuyết trình vào Thứ Sáu tuần sau. Vì vậy, việc đổi thay đổi brief đến từ Client dẫn đến Agency cần phải bổ sung, chỉnh sửa thông tin và thời gian sẽ kéo dài không đúng như dự kiến ban đầu. Tuy nhiên, khách hàng vẫn không đồng ý kéo dài thêm nữa và yêu cầu Agency phải giữ nguyên deadline.
Nhiệm vụ số 5
Viết xong Contact Report, Hà gửi chị Chi kiểm tra và chuẩn bị qua chào chị vì cũng đã đến giờ tan tầm. Gặp Hà, chị nhắc: “Cuối tuần này cả team đi làm vì mình chỉ còn sáu ngày nữa, chưa kể Client đổi brief”. Hà xoa tay lúng túng: “Chết rồi, cuối tuần này em có hẹn sinh nhật bạn, bọn em đã book vé đi Đà Lạt chơi rồi...” Chị Chi trả lời nhanh “Không sao, enjoy your trip and birthday party”.
“Vậy là cuối cùng cũng xooooooooong một tuần…”
“Con sen” “người đưa tin” “lon ton” là những biệt danh mà nhiều người gắn cho Account. Thực tế, trong 10 bạn, chỉ tìm được 1 Account thực sự làm chủ công việc của mình, 2 – 3 bạn tương đối biết chọn lọc thông tin và nói chuyện được với team nội bộ, còn lại, các bạn vẫn dừng lại ở vai trò truyền tin nhiều hơn. Tại các Agency quốc tế, Account phải có kiến thức sâu rộng về thị trường, chiến lược, thương hiệu và cả sáng tạo nữa. Có vậy thì mới đủ sức giúp khách hàng đồng thời dẫn dắt phòng sáng tạo ra ý tưởng thật tốt. Khoá học Account Management là điểm bắt đầu để bạn làm quen với chuẩn mực của một Account chính hiệu, đồng thời, bước chân vào thế giới Agency với cơ hội việc làm sau khi tốt nghiệp. Xem thông tin khoá học tại đây.