Quy trình 5 bước để doanh nghiệp thực hiện thành công S&OP

Khi công việc kinh doanh tiến triển, doanh nghiệp sẽ tăng dần quy mô đồng thời đối đầu với nhiều thử thách hơn, tổ chức lớn hơn, hoạt động phức tạp hơn, việc phối hợp giữa các phòng ban – nhất là khâu bán hàng (Sale) và khâu vận hành (Operation), cũng khó khăn hơn. Khi bộ phận Sale cần tung hàng với số lượng lớn cho dịp Tết Nguyên Đán nhưng lại không phối hợp chặt chẽ cùng nhà máy, công ty sẽ lâm vào tình trạng thiếu hàng, không đáp ứng được hết khách hàng và tạo cơ hội béo bở cho đối thủ cạnh tranh. Do đó, hoạch định S&OP (Sale & Operation Planning) chính là giải pháp ‘văn võ song toàn’ cho doanh nghiệp của bạn.

Mặc dù mỗi doanh nghiệp với đặc thù riêng sẽ có cách áp dụng S&OP khác nhau, quy trình 5 bước sau đây với tính chặt chẽ và hợp lý vẫn xứng đáng để bạn tham khảo và áp dụng:

Bước 1 – Lựa chọn chiến lược sản phẩm

Ở bước này, ban quản trị công ty sẽ cùng trả lời và quyết định những điểm quan trọng, định hình con đường đi đến trái tim khách hàng:

(1) Nên tung sản phẩm nào ra thị trường?

(2) Nên chọn thời điểm nào ra sản phẩm mới? (câu này bị lặp từ với câu trên nè anh)

(3) Nên cắt giảm hay ngừng kinh doanh sản phẩm nào?

Đây là những câu hỏi quan trọng, để trả lời được chúng, bạn phải am hiểu thị trường, khách hàng và năng lực doanh nghiệp bạn. Khi đã có câu trả lời, toàn bộ hoạt động doanh nghiệp – từ bán hàng, sản xuất, kho bãi, tài chính, đều sẽ định hình theo đó.

Hầu hết các công ty đều phải dùng các công cụ phân tích số liệu đồ sộ để trả lời các vấn đề này. Dựa vào các số liệu đó, bạn phải dự đoán được xu hướng phát triển sắp tới của thị trường.

Bước 2 – Phân tích nhu cầu

Nếu như ở bước 1, bạn chỉ cần dự đoán đúng những xu hướng chính, những đường nét tổng quan của thị trường, thì ở bước này, bạn phải dự đoán cụ thể hơn về lượng nhu cầu cho sản phẩm: số lượng đơn hàng (order), số lượng vận đơn (shipment), xu hướng phát triển các điểm bán lẻ (Point of sale)… Để xử lý trơn tru và khai thác tốt nhu cầu thị trường, doanh nghiệp bạn cần 2 năng lực sau:

(1) Nắm bắt nhu cầu: dự đoán không bao giờ chính xác 100%, do đó, bạn cần cập nhật liên tục và kịp thời các số liệu về nhu cầu trong thực tế so với con số dự đoán ban đầu, và lý giải xem nguyên nhân gì khiến thực tế không như dự đoán, và sau cùng, điều chỉnh theo thực tế.

(2) Định hình nhu cầu: thông qua các hoạt động Marketing như tung sản phẩm, khuyến mại, chiết khấu, coupon, sự kiện… bạn có thể tăng lượng nhu cầu theo mục tiêu bạn mong muốn.

Hai năng lực trên là 2 công cụ đắc lực bổ trợ lẫn nhau, chúng sẽ giúp doanh nghiệp bạn cân bằng: chủ động tối đa với nguồn lực của mình, và thích ứng với xu hướng khách quan của thị trường để đạt mục tiêu chiến lược.

Bước 3 – Phân tích năng lực cung ứng

Khi đã xác định xong lượng nhu cầu ở bước 2, bạn cần phải xây dựng chiến lược cung ứng để đạt mục tiêu đó với 2 nhiệm vụ sau:

(1) Tối ưu hóa tồn kho

Tồn kho là 1 hạng mục đầu tư lớn và ảnh hưởng lớn nhất đến chính sách dịch vụ khách hàng của bạn. Thành phẩm sẽ được lưu kho để đáp ứng cho lượng nhu cầu trong ngắn hạn, còn nguyên vật liệu được lưu kho để đáp ứng cho nhu cầu dài hạn. Tồn kho nhiều giúp bạn dễ đáp ứng lượng đơn hàng, nhưng cũng dễ thiếu tiền mặt. Cân bằng giữa tồn kho ngắn hạn & dài hạn, giữa lượng tồn kho & dòng tiền chính là mấu chốt vấn đề.

(2) Tối ưu hóa sản xuất

Để tối ưu hóa sản xuất, ngoài việc phân tích, tính toán số liệu, bạn có thể dựa vào những nguyên tắc nền tảng sau:

• Không vượt quá định mức sản xuất đã thiết lập cho một giai đoạn nhất định.

• Không vượt quá số lượng nguyên vật liệu dự trù có thể mua được.

• Không vượt quá khả năng sản xuất.

• Tối ưu hóa lượng tồn kho cho mùa cao điểm.

• Không vượt quá giới hạn lưu kho của trung tâm phân phối.

• Tối ưu hóa khối lượng hàng vận chuyển.

Bước 4 – Tính toán tài chính

Trong các bước trước, dù cố gắng khách quan đến đâu, bạn cũng có thể ít nhiều phiến diện khi đưa ra quyết định. Để phát hiện những quyết định phiến diện, bạn cần lập bảng phân tích số liệu. Điều quan trọng nhất trong bước này là ban quản trị doanh nghiệp phải thống nhất và chấp nhận 1 số tiêu chuẩn chung cho các bộ phận, và dựa vào những tiêu chuẩn chung này để đánh giá các chiến lược ở các bước trước. Chẳng hạn: bộ phận sản xuất quyết định sẽ sản xuất với 98% công suất để tận dụng tối ưu nguyên vật liệu và nguồn lực, đó là tiêu chí từ phía bộ phận sản xuất. Tuy nhiên khi xem xét bằng các tiêu chuẩn chung, việc sản xuất với 98% công suất sẽ dẫn đến dư thừa tồn kho cho các sản phẩm khó bán, do đó cần phải tính toán lại công suất tối ưu.

Bước 5 - Kế hoạch hành động

Bản kế hoạch hành động ngoài danh sách những nhiệm vụ cụ thể cần triển khai, cần có những kịch bản cung cầu khác nhau và kế hoạch ứng phó với rủi ro. Các loại rủi ro phổ biến nhất sẽ bao gồm:

• Chất lượng

• Nhà cung ứng

• Lượng nhu cầu

• Sản phẩm lỗi thời

• Mâu thuẫn – nội bộ lẫn với bên ngoài

Lời kết

Các doanh nghiệp lớn ngày càng nhận ra tầm quan trọng của S&OP trong việc phối hợp hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên, để S&OP thực sự phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ 1 quy trình chặt chẽ, được triển khai và kiểm tra kĩ càng ở từng bước. Bộ quy trình 5 bước trên hợp lý và đủ linh hoạt để áp dụng ở nhiều doanh nghiệp khác nhau.

Khóa học Trade Promotion & S&OP giúp học viên có năng lực hiểu toàn diện về nguyên tắc vận hành & vai trò quan trọng của S&OP (Sales & Operation Planning) trong việc hoạch định & dự báo số bán, từ đó có thể tự tay thiết kế kế hoạch Promotion dài hạn trong 1 năm & triển khai xuống thành Promotion Guideline & Brief Sales. Chi tiết khoá học:

• Khai giảng: 24/10/2020
• Đăng ký tại đây

CASK chuyên thiết kế giải pháp (chiến lược & thực thi) để đáp ứng mục tiêu kinh doanh cho chủ doanh nghiệp & huấn luyện cá nhân trong chuyên môn Brand - Trade - Sales - Business. Xem thêm thông tin chi tiết tại:

• Website: https://www.cask.vn
• Facebook: https://www.facebook.com/cask.vn
• Hotline: ‎‎‎08 991 89198