Hành trình Management Trainee #6 - Nguyễn Thị Thanh Ngọc @ INSEE Vietnam: Lấp đầy những lỗ hổng
Trở thành Management Trainee (MT) – Quản trị viên Tập sự tại các công ty lớn, các tập đoàn đa quốc gia không phải là đích đến, mà là khởi đầu của một hành trình đầy thử thách.
Không màu hồng, không dễ chịu, nhiều thách thức, nhiều áp lực, luân chuyển công việc liên tục, là cách mà các công ty đề ra để đào tạo những “nhà lãnh đạo trẻ tương lai”. Hành trình ấy sẽ không đơn giản, ưu ái hay mặc nhiên “được làm sếp” như nhiều bạn thường ngộ nhận.
Vì vậy, thay vì đặt câu hỏi “phải làm sao để được làm MT”, chúng tôi viết loạt bài này để mang đến cho các bạn trẻ cái nhìn rõ ràng hơn, đời thực hơn, về những gì một bạn MT phải trải qua, và để “tốt nghiệp MT” thành công, thì cần những tố chất gì.
Có thể khi đọc xong, bạn sẽ tự đặt câu hỏi cho bản thân mình: Liệu tôi có còn MUỐN thi MT nữa không? Với những tố chất hiện tại, liệu MT có phải là con đường tôi NÊN đi hay không? Khi đó, bạn sẽ có cái nhìn và cách tiếp cận đúng hơn khi lựa chọn ứng tuyển vào các chương trình MT.
Khách mời tiếp theo của chuyên mục Hành trình Management Trainee là bạn Nguyễn Thị Thanh Ngọc đến từ INSEE Việt Nam. Tốt nghiệp chương trình INSEE Young Talents Development Program, Thanh Ngọc hiện đang phụ trách mảng Kế hoạch Nhu cầu và Cung ứng tại INSEE Việt Nam.
* Cảm ơn Ngọc đã nhận lời chia sẻ về trải nghiệm cá nhân trong thời gian tham gia INSEE Young Talents Development Program tại INSEE Việt Nam. Hành trình của Ngọc đã bắt đầu như thế nào?
Xin chào bạn đọc, Ngọc rất vui được chia sẻ về hành trình INSEE Young Talents Development đáng nhớ của mình tại INSEE Việt Nam.
Không giống với các chương trình Management Trainee khác, chương trình INSEE Young Talents Development Program chỉ gói gọn trong 12 tháng với một lộ trình phát triển được thiết kế cụ thể cho từng vị trí, các kiến thức cần học, các khóa đào tạo được trang bị và cả những phòng ban cần luân chuyển. Ngọc cảm thấy hành trình GDP của mình tại INSEE đầy những điều thú vị và bất ngờ.
Năm đó, Ngọc tốt nghiệp Đại học Ngoại thương, chuyên ngành Kinh tế đối ngoại và vì yêu thích những chiến dịch truyền thông sáng tạo, nên Ngọc đã đăng kí tham dự chương trình INSEE Young Talents Development Program với nguyện vọng làm việc tại Bộ phận Marketing. Tuy nhiên, sau khi phỏng vấn trực tiếp với các anh chị Nhân sự, Ngọc lại nhận được đề nghị từ INSEE cho vị trí thuộc Bộ phận Supply Chain!! (cười) Đề nghị này làm cho Ngọc vô cùng bất ngờ vì không nghĩ mình sẽ phù hợp với công việc đó và cũng rất tò mò không hiểu vì sao mình lại được “ngắm” vào vị trí này. Dù vậy, Ngọc vẫn quyết định chấp nhận và thử sức với cơ hội công việc đầu tiên không dễ gì có được này: trở thành GDP Supply Chain năm 2014 tại INSEE Việt Nam.
* Những công việc đầu tiên của Ngọc là gì?
Ở INSEE, bất kể bạn làm việc ở Bộ phận sản xuất hay Khối văn phòng, điều đầu tiên và phải luôn ghi nhớ đó là an toàn cho bản thân và an toàn cho người khác. Đây cũng là công việc đầu tiên của Ngọc trong hành trình GDP tại INSEE: tìm hiểu và ghi nhớ toàn bộ các quy chuẩn, quy định, yêu cầu về an toàn và quy trình vận hành. Trong suốt 2 tuần đầu tiên, Ngọc đã được đi khảo sát các trạm xi măng để có cái nhìn tổng quan về cách vận hành của thiết bị và nhà máy.
Tiếp theo, Ngọc bắt đầu học cách hiểu và làm các báo cáo. Khi mới bắt tay vào việc, Ngọc nghĩ khá đơn giản, chỉ cần thu thập dữ liệu và tính ra số là được. Nhưng đến lúc thực sự bắt tay vào việc, Ngọc mới nhận ra thử thách nằm ở đâu. Đọc báo cáo là một chuyện, nhưng hiểu được con số thể hiện điều gì là chuyện khác. Ngọc phải tổng hợp dữ liệu từ 5 nhà máy và 2 kho khác nhau với rất nhiều số liệu, và gần như ngày nào cũng mắc lỗi. Tuy nhiên, sau mỗi lần sai, Ngọc lại hiểu thêm một chút về số liệu. Dần dần, Ngọc đã có thể hoàn thành báo cáo một cách đầy đủ, chính xác và các con số không còn “đáng sợ” với Ngọc như trước nữa.
* Thử thách tiếp theo của Ngọc là gì?
Sau đó, Ngọc được thử thách với dự án “Chuẩn hóa Hệ thống” cho đội ngũ Vận chuyển. Vào thời điểm này, team Vận chuyển vẫn đang sử dụng hệ thống cũ với nhiều hạn chế và phụ thuộc. Ngọc đã dành thời gian cùng team quan sát, theo dõi, đánh giá lại hệ thống cũ trong vòng 1 tháng tại Nhà máy Cát Lái, và mạnh dạn đề xuất ý tưởng tận dụng phần mềm mới tích hợp GPS để theo dõi trực tuyến các chuyến hàng.
Tuy nhiên, đề xuất của Ngọc chưa được cả team chấp nhận vì thay đổi cả một quy trình của phòng ban không đơn giản chỉ là cài đặt phần mềm mới rồi sử dụng ngay mà phải có thử nghiệm và quá trình chuyển đổi. Giai đoạn này giúp Ngọc hiểu và phát triển kĩ năng “quản lý thay đổi” (change management).
Thời gian đầu, team sử dụng song song hai phần mềm để đảm bảo dữ liệu luôn được lưu trữ, đồng thời tìm hiểu và làm quen với phần mềm mới. Cũng trong thời gian đó, team bất ngờ gặp sự cố hệ thống cũ sập nguồn trong 8 tiếng, Ngọc và mọi người nhận thấy đây cũng là cơ hội cho sự thay đổi. Khi đó, với hỗ trợ và phê duyệt của sếp, hệ thống mới đã chính thức được triển khai. Có thể nói, phần mềm mới cũng giúp công việc của các anh nhẹ nhàng hơn: tập trung được toàn bộ thông tin trên một trình duyệt, theo dõi trực tuyến quãng đường vận chuyển, quản lý và báo cáo cũng dễ dàng hơn. Riêng cá nhân Ngọc cũng thấy vui và tự đánh giá đây là một thành công nho nhỏ đầu tiên trong hành trình GDP tại INSEE Việt Nam.
* Trong suốt hành trình tham gia chương trình INSEE Young Talents, dự án đáng nhớ nhất với Ngọc là gì?
Thử thách đáng nhớ nhất với Ngọc có lẽ là thời gian thực hiện dự án “Palletizer” với team Supply Chain: sử dụng công nghệ để đưa xi măng lên phương tiện vận chuyển cho khách hàng giúp giảm thiểu bụi và tai nạn lao động. Cụ thể, xi măng sẽ được xếp thành một khối vuông gồm 40 bao tương đương 2 tấn xi măng trên một tấm pallet. Sau đó, cần cẩu sẽ được móc vào toàn bộ khối xi măng để chuyển lên phương tiện (sà lan, xe tải) của khách hàng.
Đây là dự án lớn mà Ngọc cảm thấy vừa thích thú vừa lo lắng. Thích thú vì được là một phần trong dự án áp dụng công nghệ kỹ thuật đem lại giải pháp tối ưu cho khách hàng vốn đã là ưu thế của INSEE trên thị trường sản xuất xi măng. Nhưng cũng không kém phần lo lắng vì đây là lần đầu Ngọc được làm việc trực tiếp với khách hàng để trình bày và thuyết phục họ áp dụng giải pháp mới.
Trước tiên, Ngọc cùng team chuyên môn nghiên cứu và khảo sát phương tiện vận chuyển cũng như đánh giá tác động của thay đổi đối với từng loại phương tiện của khách hàng. Sau đó, team dựa trên các dữ liệu thu thập được, kết hợp cùng kỹ thuật viên tại nhà máy và các chuyên gia tư vấn để triển khai phương án lắp đặt máy móc, hình thành quy trình giao nhận mới. Tiếp đó, Ngọc và team cùng tiếp cận khách hàng để trình bày về giải pháp mới cũng như thuyết phục họ lắp đặt cần cẩu tại kho, điều chỉnh thiết kế phương tiện sao cho phù hợp. Tuy nhiên, hầu hết khách hàng đều từ chối vì họ vẫn chưa thực sự hình dung hết lợi ích kinh tế của giải pháp này.
Nhưng sau một thời gian, khách hàng cũng nhận ra ưu điểm của Palletizer: bao xi măng được xếp ngay ngắn, vuông vức và sạch đẹp, tiết kiệm thời gian giao nhận, cải thiện sức khỏe cũng như an toàn hơn cho người lao động. Từ đó, các khách hàng lớn, sau khi cân nhắc, đã tiên phong cải tiến quy trình với sự hỗ trợ của team Ngọc. Sau 1 năm, tất cả khách hàng INSEE đều hài lòng đón nhận hình thức nhận hàng mới từ Palletizer.
* Khó khăn lớn nhất đối với Ngọc trong suốt hành trình này là gì?
Đối với Ngọc, đây là hành trình nhiều thú vị hơn là khó khăn. Mỗi thử thách giúp Ngọc học thêm nhiều điều mới. Có thể nói, hành trình GDP tại INSEE của Ngọc là một hành trình “lấp đầy những lỗ hổng”.
Giai đoạn đầu, khi bản thân còn nhiều lỗ hổng kiến thức và kinh nghiệm, Ngọc gặp khá nhiều khó khăn khi đề xuất ý tưởng và thuyết phục đồng nghiệp cùng triển khai với mình. Tất cả các anh chị đồng nghiệp của Ngọc đều gắn bó với INSEE từ rất lâu, 7 năm, 10 năm hay thậm chí là 20 năm, nên khi đề xuất ý tưởng mới Ngọc thường nhận được lời khuyên: “Em tin anh đi, anh làm công việc này nhiều năm rồi, kinh nghiệm của anh có khi còn lớn hơn tuổi em nữa. Anh không sai đâu”. Những lời khuyên này làm Ngọc vô cùng bối rối và thường “cầu cứu” sếp để được hỗ trợ.
Dần dần, khi kiến thức tích lũy nhiều hơn qua các buổi training chuyên môn cũng như kinh nghiệm làm việc thực tế, Ngọc đã biết cách đề xuất và trình bày ý tưởng để thuyết phục cả những anh chị kỹ tính nhất, biết cách hợp tác với đồng nghiệp để hướng đến mục tiêu cuối cùng của công việc. Trải qua hành trình GDP, Ngọc hiểu và biết nhiều hơn về cách làm việc với đồng nghiệp, đặc biệt là những đồng nghiệp lớn tuổi hơn mình. Bây giờ nhìn lại, Ngọc thấy mình đã thay đổi rất nhiều, biết cách chia sẻ hơn, thấu hiểu hơn và cũng cởi mở hơn rất nhiều.
* Ngọc có thể kể về hình ảnh một người sếp có dấu ấn mạnh mẽ trong suốt hành trình của mình?
Đó là sếp của Ngọc, cũng chính là người đã giúp Ngọc từng bước định hướng con đường phát triển cá nhân và sự nghiệp đến ngày hôm nay.
Thời điểm Ngọc bước vào INSEE là giai đoạn công ty đang chuyển đổi. Sau đó, Ngọc được nhận vị trí mới với trách nhiệm cao hơn và mỗi quyết định của Ngọc có tầm ảnh hưởng lớn hơn. Lo lắng và sợ hãi nên thời gian đầu Ngọc gần như không đưa ra bất kì quyết định gì, hầu như lúc nào cũng tìm đến sếp hỏi “Anh ơi, em làm cái này có được không?”. Sau vài lần như vậy, Sếp đã nhẹ nhàng yêu cầu Ngọc: “Cho anh thấy những lựa chọn em đang có và đề xuất của em”.
Kể từ đó, trước khi gặp sếp, Ngọc luôn chuẩn bị đầy đủ các phương án đề xuất cho từng vấn đề của mình vì luôn nhớ lời anh: “Em là người hiểu rõ nhất công việc của mình, anh chỉ có thể tư vấn và giúp em lựa chọn giải pháp mà thôi. Em phải tự quyết công việc của mình”. Và trước mỗi đề xuất của Ngọc, anh luôn cùng xem xét, đánh giá và trao đổi để giúp Ngọc định hướng triển khai phù hợp nhất. Tương tự với những khó khăn, anh luôn khuyến khích tất cả nhân viên nên chủ động trao đổi khi có vướng mắc để cùng giải quyết, sai thì cùng nhau sửa.
Sự tin tưởng, hỗ trợ và hướng dẫn của sếp thật sự đã truyền cảm hứng cho Ngọc rất nhiều trong suốt quá trình làm việc tại INSEE.
* Lý do Ngọc chọn chương trình INSEE Young Talents Development Program là gì?
Như các bạn sinh viên mới ra trường khác, Ngọc lựa chọn chương trình với hai lý do chính: trước hết là mong muốn tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp có thể tạo điều kiện cho mình phát triển, thứ hai là Ngọc thích thử thách bản thân nên đã tham gia để thực sự hiểu được khả năng của mình. Và theo đánh giá cá nhân, Ngọc thấy chương trình INSEE Young Talents Development Program thực sự đầu tư rất nhiều cho thế hệ trẻ, Ngọc đã được tham gia nhiều khóa training kĩ năng, kiến thức khác nhau và làm việc hiệu quả hơn.
* Ngọc có gì nhắn nhủ với các bạn sinh viên theo dõi chuyên mục này?
Ngọc có 2 điều muốn nhắn đến các bạn sinh viên theo dõi chuyên mục và cũng có thể là thế hệ INSEE Young Talents tương lai:
Thứ nhất, các bạn nên có sự cởi mở hơn với dự định công việc tương lai, đừng nên chỉ đóng khung mình với ngành học và công việc mình dự định trong đầu. Mà đôi khi, có thể mình sẽ phù hợp với một cơ hội bất ngờ, ví dụ như trường hợp của Ngọc. Khi trở thành GDP Supply Chain, Ngọc như được bước vào một chân trời mới và học được rất nhiều những kiến thức kĩ năng không chỉ gói gọn trong ngành mà còn liên quan đến Sales, Marketing, Chăm sóc khách hàng, Sản xuất… Sau 5 năm làm việc, Ngọc vẫn chưa cảm thấy chán bởi mỗi ngày công việc đều đem đến cho Ngọc cảm giác mới mẻ, đòi hỏi bản thân không ngừng vận động và sáng tạo.
Thứ hai, điều mà các chương trình tuyển chọn tài năng trẻ luôn tìm kiếm đó là các bạn sinh viên mới ra trường với thái độ tích cực, quyết tâm, cầu tiến và nhiệt huyết với cơ hội việc làm của mình. Ngọc hiểu trong giai đoạn mới tốt nghiệp, các bạn phải loay hoay tìm định hướng cho mình và rất dễ bị ảnh hưởng bởi người khác. Vậy nên, các bạn cần nhớ rằng thái độ sẽ quyết định sự thành công của mình, sẵn sàng đón nhận, cởi mở với những trải nghiệm mới, quyết tâm và luôn hướng đến kết quả cuối cùng (drive for results).
Chúc các bạn sinh viên thành công trên hành trình học tập của mình. Ngọc rất mong sẽ được gặp các bạn INSEE Young Talents thế hệ mới trong thời gian sớm nhất.
* Cảm ơn những chia sẻ của Ngọc! Chúc Ngọc thành công trên con đường sắp tới.
Xem thêm bài viết cùng chuyên mục tại đây.
Nghe thêm podcasts cùng chuyên mục tại đây.
Diệu Uyên / Brands Vietnam
* Nguồn: Brands Vietnam