Thực hành tổ chức & quản lý một sự kiện (Phần 1)

Vì dường như tổ chức sự kiện là một nhiệm vụ khá khó khăn, vì là một sự kiện không thể thành công nếu như thiếu khâu chuẩn bị và tổ chức một cách kỹ lưỡng. Chính vì thế chúng ta - những người tổ chức sự kiện - sinh ra là giúp cho các sự kiện được hoàn hảo và thành công. Muốn được như vậy khâu chuẩn bị phải trải qua các bước không đơn giản.

Phần 1/4: Kế hoạch 1 tháng trước sự kiện

1. Xác định mục đích của sự kiện

Bạn đang lên kế hoạch đẩy mạnh cho nền giáo dục trong nước? Bạn muốn thuyết phục các nhà tài trợ tiềm năng đầu tư cho một quỹ hoạt động nào đó? Hay đơn giản là tổ chức một sự kiện cá nhân hoặc cho một nhóm? Một số những câu hỏi hình thành sẽ giúp bạn định hướng rõ ràng cho việc tổ chức sự kiện. Những mục tiêu này sẽ kiểm soát cái bạn đang làm, và sẽ đảm bảo rằng bạn biết bạn đang gì và lý do tại sao bạn lại làm nó.

Hãy xem việc đặt câu hỏi cho bản thân là một nhiệm vụ tất yếu. Đó là cốt lõi để bạn thành công khi bạn tổ chức một sự kiện và dũ nhiên mọi việc sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết khi bạn biết chính xác bạn muốn gì.

2. Thiết lập mục tiêu

Mục tiêu mà bạn muốn đạt được là gì? Đó không phải là việc bạn muốn trình bày trước bao nhiêu người, thậm chí cũng không phải là quá trình sự kiện diễn ra thực tế thế nào, mà là bạn muốn nhận được thành quả gì sau khi sự kiện kết thúc? Lợi nhuận 1000$? bạn muốn mọi người thay đổi cách nhìn nhận về sản phẩm? hay là làm cho mọi người cảm thấy hào hứng với sản phẩm mới. Đó sẽ là tất cả mục tiêu bạn đề ra và mong muốn gặt hái sau sự kiện. Mục tiêu của bạn có thể là: Gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ…

Hãy nghĩ tới 3 điều quan trọng nhất mà bạn muốn hướng tới và mong muốn gặt hái sau sự kiện: Gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ cá nhân…và tập trung vào nó. Mục tiêu tùy thuộc ở bạn.

3. Phát triển nguồn lực tình nguyện viên

Một nhóm làm việc có hiệu quả khi có nhiều thành viên với các kỹ năng khác nhau từ khâu chuẩn bị lên kế hoạch và ngân sách, làm thiệp mời và áp phích, chào đón khách hàng và cả công việc hậu cần sau sự kiện. Nói cách khác, tình nguyện viên có thể giúp sự kiện diễn ra một cách tốt nhất suôn sẽ nhất. Bạn có thể làm việc với các tình nguyện viên thân thiết để chắc rằng mọi việc thật suôn sẻ.

Bạn phải chắc chắn rằng các thành viên và người quản lý thực hiện”đúng tiến độ” như kế hoạch đã đề ra. Sự hợp tác nhịp nhàng giữa các thành viên làm cho công việc dễ dàng & trôi chảy hơn.

Nếu bạn không thể tìm thấy được tình nguyện viên phù hợp thì hãy thuê một nhóm chuyên trách phù hợp với loại hình sự kiệnbạn đangtổ chứchoặc bạn có thể thuê một công ty thứ ba.

4. Xác định ngân sách

Việc xác định ngân sách giúp chúng ta có kế hoạch đúng đắn và các giải pháp phù hợp hơn để tránh lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất dựa trên ngân sách bỏ ra. Nếu không dự trù ngân sách, bạn sẽ kết thúc tất cả với một xấp hóa đơn và không một ý tưởng sáng tạo nào được hình thành.
Sử dụng ngân sách hợp lý với chi phí thấp bằng nhiều phương án: tìm tình nguyện viên, xem xétcác địa điểm tổ chứcvới mức chi phí phù hợp hơn(có thể tồ chức tại nhà riêng). Hãy nhớ rằng:một sự kiện với quy mô nhỏ, đơn giản nhưng tổ chức tốt sẽ ấn tượng hơn một sự kiện hoành tráng nhưng tổ chức với nhiều thiếu sót.

5. Quyết định thời gian và địa điểm

Đây là một yếu tố nổi bật quan trọng đối với thành công của một sự kiện. Đây cũng là một trong những yếu tố thu hút khách hàng tiềm năng đến với sự kiện của bạn. Bạn cần cân nhắc lưa chọn thời gian và địa điểm thuận tiện nhất cho các khách hàng mục tiêu của mình.

Cần tính toán xem thời gian tổ chức sự kiện có trùng với sự kiện khác hay không. Nếu khách hàng mục tiêu của bạn là nội trợ thì có thể chọn thời gian linh hoạt trong ngày và tại một nơi gần đó có thể sẽ là một sự lựa chọn đáng để suy nghĩ. Một điều hiển nhiên là cho dù ở địa điểm nào bạn cũng cần phải đặt trước để chắc rằng không phải vì yếu tố địa điểm mà ảnh hưởng tới kế hoạch của bạn.

6. Công tác hậu cần

Bạn cần xét yếu tố hậu cần cho mọi thứ: Nơi đậu xe như thế nào? Cần chuẩn bị những gì cho người tàn tật ? Bạn sẽ tổ chức những gì trong không gian cho phép? Bạn sẽ cần thiết bị gì? Những vật dụng nào bạn cần chuẩn bị thêm ( nước, đồ ăn, tờ rơi ), tất cả phải được tính vào chi phí phát sinh? Bạn cần bao nhiêu nhân sự hỗ trợ cho sự kiện?

Điều quan trọng là phải cần có thời gian cùng bàn bạc với nhóm và nêu ra tất cả những vấn đề có thể xảy ra, có những rủi ro nào mà bạn có thể biết được và cách giải quyết? Những khách mời đặc biệt cần phải được chuẩn bị trước chỗ ở. Có trường hợp ngoại lệ nào cần được giải quyết không?

7. Quảng cáo và tiếp thị

Trong quá trình thực hiện sự kiện, bạn phải chuẩn bị băng rôn áp phích với địa điểm, thời gian, tên của sự kiện, tên khách mời, phông nền hoặc là tag line cho sự kiện. Bạn có thể mất khá nhiều thời gian cho khâu chuẩn bị này, nhưng tốt hơn hết là bạn nên phác thảo sơ bộ tất cả (có thể bằng thiết kế 2D 3D) để thấy được rằng mọi thứ thật hoàn hảo như khi bạn tưởng tượng.

Hãy nghĩ tới các phương án tiếp thị khác trên Facebook, Twitter. Những hoạt động quảng cáo nào sẽ được truyền thông trước sự kiện, những hoạt động nào trong sự kiện sẽ được diễn ra để níu chân khách hàng ở lại cho tới hết sự kiện.

8. Tổ chức quản lý chính bản thân mình

Có thể bạn sẽ có cảm giác bận rộn mệt mỏi, chỉ có thể hoàn tất được khi bạn có ba đầu sáu tay. Hãy hít thở thư giãn và mở Excel lên chuẩn bị một dự thảo kế hoạch các hoạt động trong sự kiện này. Thực hiện một vài bảng tính để tổ chức kiểm soát được mọi việc. Bạn sẽ có cảm giác đây là công việc giấy tờ mất thời gian không cần thiết, nhưng bạn sẽ thấy việc bạn làm sẽ vô cùng hữu ích trong 2 tháng tới.

Chuẩn bị time line (kế hoạch cụ thể bao gồm về nhân sự cùng với thời gian nhất định để hoàn tất công việc) cho từng hoạt động cụ thể . Viết tên tất cả nhân sự tham gia tổ chức, họ sẽ làm chính xác ở khâu nào và khi nào cần hoàn thành công việc. Bằng cách đó bạn có thể sắp xếp thời gian của bản thân và trả lời bất kỳ câu hỏi thắc mắc từ mọi người trong bất kỳ trường hợp nào.

Bài viết với sự tham khảo từ trang WikiHow và biên tập dựa trên thực tế tại Việt Nam. Xin vui lòng góp ý thêm bên dưới, đồng thời chia sẻ kinh nghiệm và ý kiến của bạn với các nhà tổ chức sự kiện khắp Việt Nam, để cộng đồng chúng ta thật sự mang lại dấu ấn mạnh mẽ với các nhân tố Tổ chức sự kiện đầy tài năng.

Bill Nguyễn
Đạo diễn & Nhà tổ chức sự kiện