Có giao tiếp sẽ có thay đổi - Bàn về tối ưu các công cụ cho PR nội bộ

Công cụ trong PR nội bộ được hiểu là những phương tiện để giúp người làm PR nội bộ có thể làm tốt công việc của mình, đó là thúc đẩy giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp. Những công cụ này cần được làm mới cũng như cần kết hợp với những cộng cụ mới của thời đại truyền thông 3.0 để tăng cường hiệu quả truyền thông nội bộ. Dưới đây là một số gợi ý cho các bạn về các công cụ mới cho PR nội bộ và cách ứng dụng chúng hiệu quả:

Làm mới bản tin nội bộ

Bản tin nội bộ là một trong số những công cụ phổ biến và lưu trữ thông tin quan trọng trong doanh nghiệp. Báo chí hiện đại đang ngày một đổi mới và phân hóa sâu sắc để thu hút được sự chú ý và quan tâm của các nhóm đối tượng độc giả. Vậy bản tin nội bộ, muốn được độc giả nội bộ quan tâm cũng cần những sự F5 triệt để.

Được chủ biên một tờ tạp chí nội bộ, trước tiên hãy suy nghĩ và hành động như bạn đang sở hữu một tòa soạn mini:

• Hãy xác định mục đích thành lập bản tin. Từ đó định được hướng đi cho bản tin, tần suất ra mắt ấn phẩm, số lượng bài viết, xây dựng đội ngũ CTV lấy tin và đội ngũ chuyên gia để cùng bạn biên tập những chuyên đề yêu cầu chuyên môn cao. Bản tin nội bộ đối với độc giả của một doanh nghiệp thì cũng có chức năng như các chức năng của báo chí thông thường vậy: chức năng thông tin chính thống, chức năng định hướng tư tưởng cổ vũ hành động, chức năng khai sáng và giải trí, chức năng giám sát và phản biện, chức năng quảng bá.

• Hãy thành lập những chuyên mục, xây dựng những chuyên đề và lựa chọn những nhóm thông tin độc giả nội bộ thực sự quan tâm. Các nhóm chuyên mục được gợi ý: Tin tức mới nhất về sự vận động của các bộ phận trong doanh nghiệp, Kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, Chính sách của công ty và ngành dọc đối với người lao động, Thông tin giúp nâng cao cải thiện đời sống văn hóa tinh thần, Các câu chuyện thể hiện những góc khuất chưa khai thác của đồng nghiệp đằng sau những nỗ lực trong công việc và cuộc sống, Những cuộc thi có phần thưởng...

• Hãy đầu tư cho hình thức bản tin: Có hai điều người làm truyền thông nội bộ cần lưu ý đó là sử dụng HÌNH ẢNH và THIẾT KẾ trong các ấn phẩm nội bộ. Hãy luôn luôn lưu ý để bố trí nhân sự chụp lại những tấm ảnh đẹp, ảnh có tính thời sự, có sắc thái của nhân vật. Công nghệ thiết kế dàn trang ngày nay đã đạt đến nhiều nấc thang mới của sự sáng tạo, truyền cảm hứng với những hình khối, màu sắc và font chữ hiện đại. Hãy chịu khó cập nhật những xu hướng thiết kế này để ấn phẩm cuối của các bạn thật xuất sắc.

Khoác cho thông tin những hình thái mới

Thông tin trong thời đại truyền thông 3.0 cần được thể hiện ở dạng diễn đạt ngắn gọn, xúc tích, cho thấy bối cảnh tổng quan và thông minh. Vậy vận hết nội công để hô biến những câu chuyện trong doanh nghiệp của mình thành những “sản phẩm nghệ thuật bình dân” mới mẻ như thơ, vè, bài hát, hình ảnh, infographic, animation motion graphic, vlog, emotional video, illustrator vector, tranh biếm họa vẽ tay, infomatic website, contest...

Hiệu ứng từ hình ảnh, màu sắc, âm thanh của những chất liệu đa phương tiện sẽ giúp độc giả hứng thú hơn kể cả với những thông tin tưởng chừng như là khó tiếp nhận.

Sử dụng “Celebrities” nội bộ

Những vị lãnh đạo, quản lý bậc trung giàu cảm hứng, có phong cách hay chỉ là những bạn “phó thường dân” với nụ cười duyên và một chút tài lẻ, một chút nhiệt tình với công việc đoàn thể sẽ là những sứ giả tuyệt vời để việc truyền tải thông tin tới CBNV của bạn trở nên thuận lợi hơn. Hình ảnh, cá tính của các Celeb nội bộ là những thông điệp rất cụ thể và thân thiện để gây cho CBNV sự dễ cảm mến.

Đồng loạt và Nhất quán đẩy thông tin lên các kênh nội bộ trực tuyến

Ngày càng có nhiều công cụ trực tuyến được nghiên cứu, phát triển và ứng dụng rất tốt vào việc làm kênh thông tin cho nội bộ các doanh nghiệp.

• Group Facebook & Group Linkedin: Facebook và Linkedin là 2 trang mạng xã hội phát triển chức năng “Nhóm/Group”. Đây là chức năng giúp cung cấp một không gian ảo trên internet giúp một nhóm nhỏ có thể chia sẻ thông tin và tương tác. Người làm PR nội bộ có thể sử dụng các Group trên mạng xã hội để đăng tải các thông tin “nóng”, thông tin theo thời gian thực và các nhóm thông tin nhẹ nhàng kêu gọi sự giao tiếp “ảo mà thật” của nhân sự. Những loại thông tin ngắn này cũng có thể gửi trực tiếp qua điện thoại thông minh cho nhân sự qua các OTT Group Chat có nền tảng công nghệ ổn định như Viber, Line Chat, Whatsapp, Zalo.

• eMagazine ISSU: Với chức năng chính là biến những file thiết kế PDF thành ấn phẩm có thể đọc dưới dạng trải nghiệm mô phỏng trang lật, ISSU giúp cho những ấn phẩm thiết kế điện tử trở nên thân thiện hơn với người đọc. Bên cạnh đó, bạn có thể dễ dàng tạo một tài khoản cho doanh nghiệp và quản lý các ấn phẩm theo thời gian đăng tải.

• Bảng tin điện tử LCD: Không còn phải in ấn các bản tin bằng giấy A4 và chạy qua chạy lại giữa các bộ phận để ghim lên bảng giấy như cách làm truyền thống, những người làm PR hiện đại có thể đề xuất sử dụng hệ thống LCD thông tin nội bộ. Chỉ cần một hệ thống quản trị nho nhỏ và vài lượt click chuột, ấn phẩm thiết kế ưng ý của bạn có thể đến với khắp các góc ngách của doanh nghiệp. Thông tin qua LCD, bạn còn có thể sử dụng các sản phẩm đa phương tiện như Radio, Audio vô cùng hấp dẫn.

Sự kiện nội bộ

Sự kiện nói chung và sự kiện nội bộ nói riêng luôn là những dịp đặc biệt đem lại những cảm xúc sâu sắc và ấn tượng khó quên. Sử dụng cả một sự kiện để truyền đạt những thông tin nội bộ luôn là một cách làm hiệu quả.

• Tăng tần suất tổ chức sự kiện: Hãy mạnh dạn đề xuất tăng dần tần suất tổ chức các sự kiện nội bộ với quy mô nhỏ hơn. Nhiều niềm vui nho nhỏ sẽ góp thành niềm vui to lớn, nhiều câu chuyện được chia sẻ nho nhỏ sẽ làm nên sự thấu hiểu xuyên suốt bộ máy.

• Tham khảo một số loại hình sự kiện mới: “Truyền hình thi gì, ta thi nấy” đã từng là một xu hướng tổ chức sự kiện nội bộ trong các doanh nghiệp ở Việt Nam. Nhưng thi mãi cũng nhàm, trong khi mục đích là muốn mọi người giao tiếp nhiều hơn với nhau, các bạn có thể tham khảo mô hình Team Set, Speaking Minutes, Happy Hours. Đây là các mô hình mà người làm PR nội bộ khuyến khích lãnh đạo và CBNV dành 30 phút mỗi tuần để tạm dừng công việc, tới một không gian chung và chia sẻ quan điểm cá nhân theo cặp hoặc theo nhóm về những vấn đề xã hội.

• Tham gia chứ đừng tham dự: Hãy tạo môi trường và khuyến khích CBNV cùng tham gia vào khâu tổ chức các sự kiện nội bộ. Khi tham gia, dù chỉ đóng góp với một vị trí rất nhỏ, nhân sự sẽ có tình cảm và trách nhiệm cống hiến cho sự kiện đó. Không chỉ tới tham gia sự kiện, các bạn sẽ có ý thức về việc vận động đồng nghiệp cùng tới dự.

Tạm kết

Bất cứ bạn trẻ nào đến với Tập đoàn Công nghệ Tinh Vân cũng sẽ bị thu hút bởi những câu thơ ngắn treo ở nhiều nơi thể hiện những lời nhắn nhủ rất văn hóa được “Celeb” của Tinh Vân là chủ tịch HĐQT Hoàng Tô trực tiếp viết; bất cứ ai truy cập vào intranet của Tập đoàn công nghệ HIPT cũng có thể thấy được không khí trẻ trung sôi nổi và cống hiến cho hoạt động đoàn thể hiện lên trên từng gương mặt CBNV; bất cứ bạn nào nhìn sang doanh nghiệp của con-nhà-người-ta cũng thấy họ có thật nhiều hoạt động hay ho, thú vị. Vậy bạn hãy mạnh dạn ngay từ hôm nay, ứng dụng những công cụ được gợi ý ở trên, cải thiện giao tiếp trong công sở của chính mình nhé.

Tin là, có giao tiếp sẽ có thay đổi!