Việc đầu tiên khi rà soát lại hoạt động PR cho tổ chức là gì?

Công việc của những người làm truyền thông (bao hàm cả PR và Marketing) bản chất không có gì cao sang hơn mà đó chính là việc quản lý thông tin để đạt được những mục đích truyền thông khác nhau.

Quản lý thông tin ở đây được hiểu là thu thập thông tin cũ nếu đã có; soạn ra thông tin mới; đóng gói thông tin thành các dạng thức khác nhau như dạng ký tự (bài viết, thông cáo báo chí, trạng thái trên mạng xã hội), dạng hình ảnh (poster, banner, video) hay lớn hơn nữa là dạng sự kiện, dự án; phân phối thông tin trên các kênh sao cho đạt được mục đích tại thời điểm đó của doanh nghiệp và sâu hơn nữa là tiếp nhận xử lý các phản hồi.

Đối với việc “làm PR” cho một tổ chức, hay trong giới chuyên môn thường quen gọi với thuật ngữ “làm PR-in-house” cho tổ chức nào đó thì tài nguyên quan trọng nhất cần quan tâm chính là các gói thông tin xoay quanh tổ chức đó.

Vậy giả dụ như chúng ta đang ở trong tình huống khi mà BGĐ muốn giao cho cô nhân viên PR mới về rà soát thực trạng hoạt động PR của một doanh nghiệp, thì công việc nghiệp vụ đầu tiên cần làm là lùng sục khắp nơi để mang về cho bạn những nhóm thông tin về chính doanh nghiệp đó. Có thể kể ngắn gọn ở đây như:

• Nhóm thông tin lịch sử hình thành, các danh hiệu, hệ thống đơn vị thành viên;
• Nhóm thông tin về đội ngũ lãnh đạo và nhân viên qua các thời kỳ;
• Nhóm thông tin các sản phẩm dịch vụ chủ đạo;
• Nhóm thông tin về ác dự án lớn;
• Nhóm thông tin về các đối tác, bạn hàng;
• Nhóm thông tin về các mối quan hệ với các cơ quan chính quyền địa phương, chính quyền ngành dọc;
• Nhóm thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh;
• Nhóm thông tin về các hoạt động thông tin nội bộ của doanh nghiệp
• …

Với tùy quy mô của doanh nghiệp, tùy ngành lĩnh vực mà doanh nghiệp đó đang hoạt động, tùy loại hình sản phẩm dịch vụ và tùy theo khả năng sắp xếp thông tin của bạn, mà chúng ta sẽ gói ghém ra được những gói thông tin khác nhau. Bởi vậy gần như không có file biểu mẫu nào giúp được bạn việc này cả.

Sau ghi thu gom để biết và hiểu cặn kẽ những nhóm thông tin đang xoay trong guồng vận động nhộn nhịp của doanh nghiệp, bạn có thể mạnh dạn đóng gói lại và soạn mới bổ khuyết những nhóm thông tin mà doanh nghiệp đáng lẽ cần có nhưng chưa có theo cách hiểu và cách sắp xếp của riêng bạn.

Công việc có phần thủ công tỉ mỉ này không chỉ giúp bạn nhanh chóng nắm bắt và hiểu nhanh về doanh nghiệp, thậm mà còn giúp bạn có góc nhìn tổng quan nhất về những luồng thông tin đang vận động, thậm chí có khi hiểu cả những góc bạn nghĩ “chắc chẳng bao giờ dùng tới”. Sự thật là thông tin nào cũng rất quan trọng và bạn rất cần chúng.

Cùng một công thu gom lại tài liệu, bạn cũng gói ghém và dán tem mác mới cho cả dữ liệu dạng ảnh (photo), phim (video) và các tài nguyên khác phục vụ cho công việc như: danh sách các bài báo đã đăng về doanh nghiệp, danh sách liên lạc của đại diện cơ quan báo chí, danh sách liên lạc của khách mời VIPs trong ngành, danh sách liên lạc của các khách hàng thân thiết…

Bạch Dương

Founder BetterCre Creative PR Agency