Nghề tổ chức sự kiện - Bắt đầu như thế nào?

Ngành tổ chức sự kiện - một ngành đầy sôi nổi và thú vị trên thị trường trong những năm gần đây. Tôi thường truyền cảm hứng cho mọi người rằng đây là một nghề thật sự đặc biệt, nó có thể mang đến cho các bạn nhiều trải nghiệm cuộc sống hơn bất cứ một nghề nào trên trái đất này.

Bạn muốn trở thành một phần của ngành công nghiệp trị giá khoảng 500 tỉ USD trên toàn thế giới? Nếu bạn thường xuyên có những ý tưởng tuyệt vời; bạn là một người cẩn thận, tỉ mỉ, có ý thức sáng tạo; bạn muốn khám phá một lĩnh vực nghề nghiệp đầy đam mê và thú vị; hãy đọc và tìm hiểu làm thế nào để trang bị đầy đủ cho bản thân trước khi dấn thân vào lĩnh vực này.

1. Đừng bỏ học

Nhiều bạn trẻ vẫn chưa có định hướng nghề nghiệp rõ ràng khi ngồi trên ghế phổ thông, nên đã chọn những ngành mình không có đam mê và khả năng để theo học. Sau một thời gian, theo tiếng gọi của con tim lại chuyển qua ngành event, và đam mê với nó. Sau đó, bỏ học để theo nghề...

Với tôi đây là một sự lựa chọn không hoàn toàn chính xác. Hãy cố gắng hoàn tất chương trình học của mình, dù là bạn đang theo học những ngành khó khăn như kế toán hay nhân sự. Vì event là một nghề vô cùng đặc biệt, dù cho ngành học của bạn là gì cũng sẽ tích luỹ được những kiến thức hữu dụng cho nghề event, và tấm bằng đại học sẽ như một minh chứng cho việc bạn đã có đầy đủ kiến thức cơ bản để có thể trở thành một người đi làm chuyên nghiệp.

Với các bạn đang trên ghế nhà trường và chuẩn bị vào đại học, nếu muốn làm nghề event, hãy chọn những ngành học có khả năng hỗ trợ tốt cho nghề này: Quản trị kinh doanh, Marketing, Nhà hàng khách sạn, Thiết kế, Ngôn ngữ... để giúp các bạn có thêm những kiến thức và lợi thế trong quá trình làm việc.

2. Hãy trải nghiệm nhiều

Hãy cố gắng tham dự nhiều nhất có thể các sự kiện mà bạn có khả năng tham dự. Mỗi sự kiện đều cho bạn những kiến thức và các trải nghiệm khác nhau ở góc nhìn của một người khán giả. Hội chợ, triển lãm, các buổi ra mắt sản phẩm, chương trình ca nhạc, cuộc thi...; bất kỳ sự kiện nào bạn có được thông tin, hãy tìm cách đến đó. Bạn có thể vào cửa tự do, đi xin vé mời của BTC, hoặc bất cứ cách gì để có thể biến mình trở thành 1 phần của sự kiện mà mình yêu thích.

Nếu như có các cuộc hội thảo, hội nghị hoặc triển lãm của riêng ngành sự kiện, hãy tới ngay lập tức. Đó là nơi rất tốt để nói chuyện với chuyên gia về những ưu và khuyết điểm của ngành công nghiệp, đây cũng là cách tối ưu để tìm ra loại sự kiện phù hợp với thế mạnh của bạn.

3. Tham gia CLB, Hội đoàn, đội nhóm

Chẳng có cách nào tốt hơn để các bạn thực hành khả năng tổ chức sự kiện của mình bằng việc trở thành thành viên của các CLB, hội đoàn, đội nhóm của các bạn tại trường đại học.

Hãy xung phong trở thành trưởng nhóm sự kiện, nơi mà bạn và các thành viên của mình có thể thử sức với các sự kiện từ A-Z. Bạn sẽ phải làm rất nhiều việc để tổ chức được một sự kiện của CLB thành công từ khâu lên ý tưởng, tìm tài trợ, truyền thông, thực hiện sự kiện... Chính điều này sẽ giúp cho các bạn trui rèn được khả năng và các kỹ năng của mình.

Và hãy ghi nhớ, đây chính là kinh nghiệm hết sức quý giá mà bạn có được để có thể tự tin để nói chuyện và trình bày với nhà tuyển dụng.

4. Nhân viên & Tình nguyện viên cho các sự kiện

Hãy tìm kiếm thông tin của các sự kiện lớn, các nhà tổ chức sự kiện có tên tuổi để gửi thông tin của các bạn đến cho họ. Các nhà tổ chức luôn cần một số lượng lớn nhân viên và tình nguyện viên tham gia vào các sự kiện được tổ chức để giúp nhà tổ chức điều hành sự kiện.

Đây là cơ hội rất tốt để các bạn có thể tìm hiểu và học tập chuyên nghiệp ngay tại hiện trường đầy áp lực của các sự kiện lớn.

Đừng ngại khó khăn, đừng sợ mệt nhọc, đừng yêu cầu cao về tiền lương… vì bạn đã đạt được thứ quý giá nhất là kiến thức, kinh nghiệm và mối quan hệ thông qua mỗi sự kiện đỉnh cao mà bạn được tham dự.

5.Tham gia các khóa đào tạo chuyên ngành

Mặc dù không nhất thiết phải qua đào tạo ở trường để trở thành một nhà tổ chức sự kiện, nhưng sẽ là điều kiện thuận lợi cho bạn khi có được giấy chứng nhận chuyên ngành. Đó cũng là cách tối ưu để đảm bảo rằng bạn có kiến thức tốt, có thể bắt đầu làm việc theo quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Có một vài cách để có bằng đào tạo chính quy nhưng trước hết cũng phải xác định loại bằng cấp mà bạn muốn nhận được. Nó phụ thuộc vào điều kiện và khả năng của bạn. Có nhiều cách sau cho bạn tham khảo:

• Theo học nghề với doanh nghiệp trong lĩnh vực này với vai trò nhân viên thực tập. Làm việc bằng năng lực bản thân để có chỗ đứng trong công ty
• Hoàn thành khóa học chính quy thông qua một trường đào tạo có dạy về tổ chức sự kiện. Hoàn thành khoá học bạn có thể có được bằng chứng nhận để được tham gia vào ngành sự kiện một cách chính quy.
• Khoá học trực tuyến: các khoá học trực tuyến cũng có khả năng cung cấp cho các bạn một số kiến thưc căn bản để bạn có nền tảng kiến thức nhất định để giúp ích cho công việc.

6. Thực tập tại các công ty ngay khi còn đi học

Có rất nhiều công ty sự kiện trên thị trường luôn mong muốn có một đội ngũ trẻ, năng động và sáng tạo để tham gia vào công ty của họ. Các công ty luôn đón nhận các bạn trẻ thử sức với môi trường làm việc ở công ty. Ở các công ty này, bạn sẽ được đào tạo, được làm việc, hơn nữa có thể có một ít thu nhập từ việc tham gia vào ngành mình yêu thích. Vậy, tại sao không nhỉ?

Đừng đợi chờ đến thời gian thực tập cố định của trường rồi mới bắt đầu đi thực tập. Bạn hoàn toàn có thể chủ động thời gian để thực tập ngay khi bắt đầu học năm 2 của đại học. Như thế, sau khi ra trường, bạn đã hơn những bạn bè đồng trang lứa của mình ít nhất 2 năm làm việc trong môi trường chuyên nghiệp.

7. Quyết định lĩnh vực tổ chức sự kiện mà bạn muốn trở thành

Suy nghĩ về việc bạn có thế mạnh gì và muốn được trở thành nhà tổ chức sự kiện trong lĩnh vực nào. Bạn có thể là một tổ chức sự kiện chung chung (nhận hợp đồng cho bất cứ loại sự kiện nào) hoặc là bạn sẽ trở nên nổi bật với một thế mạnh riêng. Ví dụ như chuyên tổ chức tiệc cưới, hội nghị của công ty, hội nghị thể thao, v.v... Lựa chọn cuối cùng của bạn sẽ giúp bạn phát triển chuyên môn trong một lĩnh vực cụ thể, hoặc nhận tổ chức sự kiện trên tất cả các lĩnh vực sẽ cho phép bạn có nhiều lựa chọn hơn.

Lĩnh vực mà bạn lựa chọn, sẽ ảnh hưởng đến con đường sự nghiệp của bạn sau này, do đó, hãy lựa chọn thật kỹ. Hãy tự đánh giá năng lực của bản thân để chọn được vị trí và lĩnh vực sự kiện phù hợp với bạn. Hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau để xem bạn phù hợp với vai trò nào:

• Bạn có phải là người sáng tạo? Bạn có khả năng tổ chức và định hướng tốt? Khả năng tổ chức quan trọng hơn khả năng sáng tạo bởi vì bạn có trách nhiệm vận hành trơn tru mọi hoạt động, trong khi đó bạn luôn có thể thuê người khác sáng tạo cho bạn.
• Bạn có khả năng bao quát công việc và không gò bó trong phạm vi nhỏ hẹp?
• Bạn có thích làm việc theo nhóm? Bạn có phải là người kiên nhẫn, hay có kỹ năng thuyết phục và nói trước đám đông?
• Bạn có khả năng làm việc trong môi trường áp lực về thời gian hay không? Bởi vì bạn thường phải làm việc nhiều hơn trong ngày nghỉ, ví dụ như những ngày cuối tuần, ngày lễ, tết..
• Bạn có khả năng xử lý sự cố không? Đặc biệt là những thay đổi vào phút cuối và xử lý nhạy bén những vấn đề phát sinh?
• Bạn có phải là một chuyên gia công nghệ (khả năng sử dụng thành thạo máy vi tính, cài đặt âm thanh, Powerpoint,...)?
• Bạn có sự nhạy bén trong kinh doanh không (bao gồm khả năng đàm phán, thuyết phục, tiếp nhận thông tin và phản hồi khách hàng)?
• Quan trọng nhất, bạn có kỹ năng làm việc với mọi tầng lớp trong xã hội không? Luôn nhớ, kỹ năng ứng xử rất quan trọng trong nghề này.

8. Tìm cho mình một mentor

Người này có thể là người dạy bạn, khuyến khích và hướng dẫn bạn con đường sự nghiệp trong tương lai. Mối quan hệ này thường được phát triển từ các mối quan hệ có từ trước hoặc với một người nào đó mà bạn ngưỡng mộ.

Hãy tiếp cận với những người mà bạn biết, người có thể sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm và sự hiểu biết của họ với bạn. Có thể không nhất thiết phải là một ai đó am hiểu lĩnh vực của bạn. Điều quan trọng chính là những gì bạn cần từ mối quan hệ này.

Trước khi bạn yêu cầu nhờ vả ai đó giúp mình, hãy nghĩ xem mình có thể làm được gì để giúp đỡ họ trước. Tập trung vào làm việc, sắp xếp lịch làm việc cho họ, chạy những việc lặt vặt... hãy làm gì đó có ích, vì điều đó có thể mang lại cho bạn nhiều cơ hội giá trị về sau.

Bạn có thể tìm kiếm sự hỗ trợ và chia sẻ từ những người có mục tiêu giống như bạn. Bắt đầu là một nhóm gặp mặt thường xuyên hoặc tổ chức một câu lạc bộ ở trường. Tham gia với những người có cùng chí hướng để chia sẻ thông tin, trách nhiệm và những thành công.

Kết nối với các nhóm cựu sinh viên, tham gia các sự kiện trực tuyến và các cuộc gặp mặt của tổ chức chuyên nghiệp là những nơi tuyệt vời để tìm được một người cố vấn tiềm năng.

9. Tìm kiếm công việc và công ty phù hợp

Chuẩn bị CV & portfolio; làm một bộ hồ sơ đầy đủ thông tin về bạn; có những ví dụ cụ thể về công việc đã làm để chứng minh bạn là người có triển vọng. Mang lại sự tín nhiệm ban đầu và nhấn mạnh bạn là một người có kiến thức và có kinh nghiệm.

Giữ lại hồ sơ của bất kỳ sự kiện nào bạn tham gia lên kế hoạch hoặc thực hiện. Giữ lại những bức ảnh, các mẫu thiếp mời và các tài liệu tham khảo từ khách hàng và nhà cung cấp xác nhận độ tin cậy và chuyên môn của bạn. Cất giữ cẩn thận, nếu có thể hãy scan ra để sẵn sàng gửi nó đến các nhà tuyển dụng tiềm năng thông qua email.

Chuẩn bị một bộ hồ sơ cá nhân ghi đầy đủ những kinh nghiệm và bằng cấp đạt được. Hãy chắc chắn đã liệt kê hết danh sách quá trình bạn tham gia làm thành viên trong các tổ chức tình nguyện và các tổ chức khác khi còn là sinh viên.

Viết thư tiếp cận công việc mỗi khi có tin tuyển dụng. Không có thứ gọi là “một cho tất cả” đối với thư tiếp cận công việc. Tùy chỉnh nội dung để phù hợp với mỗi địa chỉ cụ thể mà bạn nộp đơn và bằng cách nào đó để bạn có cơ hội được phỏng vấn.

Kết luận

Với các bạn trẻ, con đường sự nghiệp của mỗi người luôn không phải lúc nào cũng bằng phẳng như lúc các bạn còn ngồi trên ghế nhà trường. Để trở thành một người giỏi trong bất kỹ lĩnh vực ngành nghề nào, bạn phải thực sự rất cố gắng, nắm bắt mọi cơ hội có được và có sự chuẩn bị tốt nhất cho con đường sự nghiệp của mình.

Ngành sự kiện là một ngành rất đặc biệt với vô số hào quang sân khấu vây quanh. Nhưng rất ít người có thể đạt được thành công và sống lâu dài với ngành này nếu không có sự cố gắng và đam mê cháy bỏng. Bằng cách nâng cao chuyên môn, nhận thức và thái độ đúng đắn với ngành, các nhà tổ chức sự kiện có thể đoàn kết và cùng nhau phát triển ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam - một ngành nghề sôi động và đầy thử thách.

Bài viết với sự tham khảo từ trang WikiHow và biên tập dựa trên thực tế tại Việt Nam. Xin vui lòng góp ý thêm bên dưới, đồng thời chia sẻ kinh nghiệm và ý kiến của bạn với các nhà tổ chức sự kiện khắp Việt Nam, để cộng đồng chúng ta thật sự mang lại dấu ấn mạnh mẽ với các nhân tố Tổ chức sự kiện đầy tài năng.

Bill Nguyễn
Đạo diễn & Nhà tổ chức sự kiện