Các bước chuẩn bị cho sự kiện hội nghị hội thảo thành công

Tổ chức hội nghị hội thảo là một sự kiện quan trọng, mang tính quyết định tới sự phát triển và thăng tiến của doanh nghiệp. Do đó, tổ chức thành công và hiệu quả là tiêu chí đầu tiên để lựa chọn người tổ chức hoặc đơn vị tổ chức cho doanh nghiệp.

Để tổ chức thành công một buổi hội nghị hội thảo, ban tổ chức cần có một sự chuẩn bị chu đáo để tránh mọi rủi ro xảy đến trong quá trình thực hiện chương trình. Để đảm bảo cho một buổi hội nghị hội thảo thành công, cần đảm bảo 8 bước chuẩn bị sau:

Xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo

Nếu bạn tổ chức buổi hội thảo cấp trường, cấp công ty, nội bộ thì bạn chỉ cần có quyết định ký của ban giám hiệu trường hoặc ban giám hiệu công ty.

Nếu là một buổi hội thảo, hội nghị cấp phường, quận hay cấp quốc gia thì cần xin cấp phép ở các cơ quan có thẩm quyền.

Việc xin cấp phép là rất quan trọng bởi việc xin phép vừa thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp, tổ chức của bạn đối với chính quyền địa phương. Xin phép chính quyền cũng sẽ giúp việc diễn ra sự kiện được thuận lợi đảm bảo hơn. Khi bất ngờ xảy ra những sự cố trong quá trình tổ chức cũng sẽ được chính quyền hỗ trợ để bạn có thể xử lý ổn thỏa.

Chuẩn bị tài liệu hội thảo

Hội nghị, hội thảo là một quá trình thảo luận, họp bàn đến thống nhất vấn đề. Một buổi họp không thể thiếu giấy tờ liên quan để người họp có cái nhìn chính xác nhất về những vấn đề trong buổi họp. Do đó, bạn cần chuẩn bị đủ tài liệu theo số lượng người tham gia, tài liệu nên được sắp xếp theo thứ tự của buổi họp, logic, rõ ràng và tránh nhàu nát để thể hiện sự tôn trọng với người tham gia.

Làm việc với diễn giả, MC, người điều hành

Người chủ trì buổi họp là MC hay diễn giả đống vai trò rất quan trọng với chương trình. Mặc dù không phải là người nắm toàn bộ nội dung cuộc họp những sẽ là người dẫn dắt buổi họp so cho logic và hợp lý nhất.

Trước khi buổi họp được diễn ra, ban tổ chức cần làm việc qua với diễn giả/MC, thống nhất tất cả các hoạt động diễn ra trong chương trình, tên và chức vụ của các vị đại biểu, lịch trình buổi họp cụ thể để tránh việc mất thống nhất giữa người nói và người làm.

Chọn địa điểm phù hợp

Địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo không khó để tìm nhưng yêu cần cần phù hợp với nội dung buổi họp số lượng thành viên tham gia cũng như kinh phí cho tổ chức. Trước khi chọn địa điểm, bạn cần tổng hợp số lượng khách mời cũng như dự trù được kinh phí tổ chức để chọn được địa điểm phù hợp.

Có 4 địa điểm bạn có thể tham khảo lực chọn để tổ chức hội nghị hội thảo tại TP Hồ Chí Minh:

• Phòng họp của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp lớn thường có phòng họp riêng cho các buổi họp thường niên của doanh nghiệp mình. Đây sẽ là lựa chọn hàng đầu cho những doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí tổ chức. Tuy nhiên, với những buổi hội thảo lớn thì những phòng họp nhỏ sẽ không đáp ứng được về số lượng cũng như âm thanh tổ chức. Bạn sẽ cần tham khảo thêm 3 điểm dưới đây.

• Các trung tâm hội nghị, hội thảo

Các trung tâm hội nghị hội thảo được thành lập với mục đích chính là tổ chức các sự kiện họp hội nghị, hội thảo hay tiệc cưới, sinh nhật. Nằm ngay tại trung tâm các thành phố lớn, các trung tâm hội nghị cũng rất tiện lợi cho khách mời di chuyển. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đặt tiệc, tổ chức tea breack cho khách mời ngày tại trung tâm tổ chức. Do đó nếu không muốn đi xa, trung tâm hội nghị là một lựa chọn tuyệt vời nhất cho buổi hội thảo của bạn.

• Các khu resort

Đi xa hơn một chút, tạm tránh những ồn ào của phố thị, các khu resort cũng là địa điểm đáng lưu tâm cho sự kiện sắp tới của bạn. Không chỉ đảm bảo yêu cầu về công việc, resort cũng là điểm tham quan chụp ảnh đẹp, mang lại không gian thư giãn, thoải mái giải lao giữa giờ cho các khách mời. Tạo điều kiện gián tiếp cho một buổi họp thành công.

• Các khu du lịch

Nếu doanh nghiệp bạn có điều kiện về thời gian và kinh phí tổ chức thì các điểm du lịch sẽ là lựa chọn rất tốt cho chương trình hội nghị, hội thảo của bạn. Vừa tạo sự mới lạ trong công tác tổ chức, vừa như một món quà tri ân tới những thành viên công ty, các vị khách mời hay tri ân tới những khách hàng của bạn.

Các khách sạn, nhà hàng cao cấp tại các khu du lịch cũng luôn được xây dựng những phòng họp chuyên dụng để phục vụ khách hàng. Nên đừng lo về cơ sở vật chất phục vụ cho buổi họp nhé.

Truyền thông sự kiện

Ngay khi có kế hoạch tổ chức, việc truyền thông về buổi họp cũng cần được làm ngay. Một số buổi hội thảo mang tính chất công việc bắt buộc, người tham gia sẽ nhận thông tin, chuẩn bị các tài liệu liên quan và sãn sàng cho sự kiện. Tuy nhiên, hội nghị mang tính chất linh hoạt hơn, bạn nên truyền thông rõ về mục đích, ý nghĩa của chương trình, đem lại những hào hứng nhất định cho người tham gia để hiệu ứng chương trình được lan tỏa nhất.

Dù hội thảo hay hội nghị cũng đúng nên quá áp đặt nhân viên để tránh tình trạng tham gia chống đối, khiến hiệu quả của sự kiện không đúng như mong đợi.

Chuẩn bị

Chuẩn bị cho một buổi hội thảo không cần quá nhiều hạng mục. Những hạng mục chính ban cần chuẩn bị như:

Hội trường sự kiện

Âm thanh, ánh sáng cho sự kiện

MC/ diễn giả điều khiển sự kiện

Ekip tổ chức chương trình

Banner, backgrop cho sự kiện

Thiệp mời (nếu cần)

Tài liệu cuộc họp

Máy ảnh, máy quay cho truyền thông sự kiện

Tiệc tea break giữa giờ

Tiệc chiêu đãi (nếu cần) sau buổi họp

Chuẩn bị càng chu đáo và chi tiết cho sự kiện sẽ càng giúp cho chương trình được diễn ra thuận lợi và tránh được các rủi ro nhất.

Nguồn tham khảo : https://saigonevents.vn/to-chuc-hoi-nghi-hoi-thao-hcm/