Mảng tối của ngành Tổ chức Sự kiện

Ngành tổ chức sự kiện - một ngành đầy sôi nổi & thú vị trên thị trường trong những năm gần đây. Rất nhiều bạn đã lựa chọn dấn thân vào ngành này bằng việc trở thành một thành viên hoặc mở một công ty sự kiện. Tuy nhiên, trong ngành này cũng có một số những mảng tối mà chúng ta phải đối mặt mỗi ngày.

Dưới đây là 11 mảng tối của thế giới các sự kiện và những gì chúng ta nên chuẩn bị để có thể làm để làm cho ngành tổ chức sự kiện tốt hơn.

Bài viết này đưa ra những góc nhìn chân thật về ngành đang diễn ra mỗi ngày tại Việt Nam, những yếu tố về luật pháp, sở hữu trí tuệ, cạnh tranh không lành mạnh… xuất hiện mỗi ngày và ảnh hưởng đến tất cả chúng ta, và ngành mà chúng ta đam mê.

Hãy lập kế hoạch để đối mặt với các vấn đề này. Đừng ngây thơ và tìm hiểu các khoảng tối này để đảm bảo rằng bạn và công ty của mình luôn có sự chuẩn bị tốt nhất khi sự việc diễn.

Hãy cùng hợp tác để đoàn kết và giữ cho ngành tổ chức sự kiện công bằng, trung thực, chuyên nghiệp và thậm chí tốt hơn trong tương lai. Hãy làm việc cùng nhau để giữ cho ngành công nghiệp sự kiện Việt Nam phát triển tuyệt vời hơn trong tương lai.

1. Đánh cắp những ý tưởng & nội dung

Những bài viết hình ảnh trên website & Facebook, các bài thuyết trình (proposal) , chủ đề /ý tưởng/theme / video clip, các báo cáo, số liệu thống kê, infographic – bất cứ thứ gì tương tự về ý tưởng & nội dung, một khi được chúng ta đăng lên các kênh truyền thông thì sẽ có nguy cơ bị “đánh cắp” . Ngay khi nó xuất hiện, những công ty khác, những người khác sẵn sàng chờ đợi và háo hức để “trộm đi” những nội dung mà bạn và đội ngũ đã dày công tạo ra để dùng cho chính công việc của họ. Tất nhiên không phải ai cũng đăng ký sở hữu ý tưởng hoặc nội dung, nên việc đánh cắp xảy ra thường xuyên. Họ chỉ cần thay đổi từ ngữ, hình ảnh hoặc tiêu đề để tránh sự phát hiện của chúng ta.

Chúng tôi thậm chí chứng kiến câu chuyện của một người lâu năm trong nghề là khi họ tham dự một một hội thảo sự kiện, Diễn giả đã sử dụng file Proposal của công ty họ và hình ảnh sự kiện của cho bài thuyết trình của anh ta. Và vô số ví dụ khác về những chủ đề, ý tưởng bị đánh cắp hoặc khi chúng ta đến sự kiện và nhận ra khách hàng của chúng ta đã sử dụng chính ý tưởng mà chúng ta đề xuất và do một công ty khác thực hiện.

Với các công ty tự đứng ra tổ chức sự kiện bán vé như các: hội thảo, triển lãm, chương trình âm nhạc….. vẫn dễ dàng bị sao chép từ tên sự kiện, thiết kế, nội dung… cho một sự kiện khác nhằm mục đích cạnh tranh trực tiếp.

Sự trùng lắp ý tưởng là câu bào chữa hợp lý nhất cho việc “đánh cắp trắng trợn” này. Điều này đang trở nên quá phổ biến trên thị trường và nguy hiểm cho các nhà tổ chức sự kiện.

Nhà tổ chức sự kiện có thể làm gì?

KHÔNG ĐƯỢC đánh cắp hoặc trích xuất nội dung hoặc công việc của người khác. Đây là yếu tố kiên quyết về bản quyền ý tưởng & nội dung.

Nếu bạn muốn tham khảo nội dung của người khác thì hãy hành động công bằng và đảm bảo tính bản quyền của ý tưởng. Khi trích dẫn các nội dung trên các bài thuyết trình, website , bản báo cáo và nội dung khác của bạn, hãy trích nguồn dẫn nội dung để tránh bất kỳ "sự hiểu lầm" nào.

Đăng ký bản quyền sở hữu trí tuệ cho ý tưởng, logo và sự kiện của bạn để bảo vệ nó như một tên công ty. Nếu có thể, bạn cũng có thể mua tên miền sự kiện và cho các tên miền liên quan để đảm bảo bạn sở hữu toàn bộ ý tưởng & sự kiện của mình.

2. Lôi kéo nhân sự giỏi

Đối thủ của bạn sẽ thường xuyên “để mắt” theo dõi các sự kiện của công ty bạn và đội ngũ của bạn, có đôi khi họ sẽ trực tiếp tiếp cận nhân viên xuất sắc của bạn để lôi kéo họ chuyển sang công ty của họ.

Có thể dễ hiểu khi họ muốn có nhân viên giỏi nhất cho mình, nhưng cũng có đôi khi các đối thủ cạnh tranh có thể có “động cơ kín đáo” hơn, chẳng hạn như để tiếp cận các mối quan hệ khách hàng của công ty bạn, hiểu rõ quy trình làm việc của công ty bạn hoặc gây ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa bạn và khách hàng ….. Việc lôi kéo nhân sự giỏi luôn diễn ra khi các công ty sự kiện mới được đăng ký mỗi ngày…. Bạn cần có hành động để ngăn chặn vấn đề này.

Nhà tổ chức sự kiện có thể làm gì?

Đảm bảo rằng tất cả nhân viên của bạn đã ký hợp đồng với điều khoản không cạnh tranh, điều này ngăn cản họ làm việc cho một đối thủ cạnh tranh trong vài tháng (hoặc lâu hơn) trong một khu vực địa lý cụ thể hoặc một ngành nhất định.

Bạn có thể xem xét kéo dài thời gian thông báo nghỉ việc của các nhân sự chủ chốt của công ty lên 45 - 90 ngày để có phương án chuẩn bị.

Hãy giữ nhân viên chủ động ở lại công ty,không chỉ bằng cách trả tiền cho họ nhiều hơn…, mà còn bằng cách tạo ra một nơi làm việc và giá trị và văn hóa công ty có thể làm cho họ muốn gắn bó lâu dài.

Hãy ghi nhớ “nhân viên không rời bỏ công ty - họ rời bỏ lãnh đạo của mình!”

3. Chèo kéo khách hàng

Ngành tổ chức sự kiện là ngành dịch vụ tập trung vào con người & mối quan hệ, do đó chúng ta làm việc chăm chỉ để thu hút khách hàng, sáng tạo ý tưởng độc đáo, thực hiện sự kiện hoàn hảo, phát triển mối quan hệ lâu dài với khách hàng và giữ lòng trung thành của họ, vì vậy việc đánh mất một khách hàng có thể là một thiệt hại lớn cho kinh doanh của công ty.

Trong khi nhiều công ty xem việc hoạch định và tổ chức sự kiện tốt là ưu tiên hàng đầu và sẽ không bao giờ nhắm mục tiêu khách hàng của các công ty khác, thì cũng có những công ty xem việc chèo kéo khách hàng là hiển nhiên trong "thế giới kinh doanh khốc liệt". Họ có thể làm tất cả mọi việc từ sao chép ý tưởng, giảm giá hoặc những hành động khác để giành khách hàng về công ty mình.

Nhà tổ chức sự kiện có thể làm gì?

Cách tốt nhất để tránh đối thủ cạnh tranh chèo kéo khách hàng là đảm bảo dịch vụ của bạn luôn làm khách hàng hài lòng và vượt quá kỳ vọng của họ. Nếu khách hàng của bạn luôn hài lòng với chất lượng dịch vụ bạn cung cấp, thì việc tiếp cận trực tiếp hoặc lôi kéo của đối thủ sẽ không còn hiệu quả.

Để tránh các nhân viên cũ chèo kéo khách hàng của công ty, hãy đảm bảo rằng hợp đồng lao động của họ luôn bao gồm các điều khoản hạn chế về lôi kéo khách hàng và luôn sẵn sàng có các biện pháp đề phòng.

Và tất nhiên hãy chuẩn bị thật kỹ để chào đón khách hàng nào bị cám dỗ quay trở lại khi họ nhận ra rằng cỏ ngọn đồi bên kia không phải lúc nào cũng xanh hơn!

4. Bôi nhọ và nói xấu

Đối thủ sẵn sàng chia sẻ những thất bại hay những sai lầm trong trong sự kiện của bạn nhằm bôi xấu hình ảnh của công ty bạn, hay chất lượng sự kiện mà bạn cung cấp. Những chuyện này có thể diễn ra hàng ngày ngay cả khi những điều nói ra hoàn toàn không phải là sự thật.

Nhà tổ chức sự kiện có thể làm gì?

Cũng giống như việc lôi kéo khách hàng là một trong những hành vi thiếu chuyên nghiệp, thì bạn cũng hãy tránh việc nói xấu hoặc bôi nhọ các công ty khác trong cùng ngành.

Đừng bị lôi kéo vào những cuộc trò chuyện tiêu cực hoặc truyền bá tin đồn không chính xác. Hãy làm tốt công việc của mình và xây dựng thương hiệu công ty thông qua những sự kiện thành công và nhận được sự khen ngợi của khách hàng. Nếu bạn làm việc trong ngành tổ chức sự kiện, hãy tin rằng đây là một thế giới rất nhỏ.

5. Hiện tượng “chân gỗ”

Chúng ta có thể sẽ phải mất hàng giờ, hàng tuần để tạo ra một proposal thật ấn tượng để hy vọng giành chiến thắng trong một cuộc đấu thầu cho sự kiện mới. Có thể hiểu được sự thất vọng và bực bội để sau đó chúng ta biết rằng đó chỉ là một bài tập để đủ số lượng công ty và bạn sẽ chẳng bao giờ có được cơ hội chiến thắng, vì ngay từ đầu, người chiến thắng đã được lựa chọn.

Nhà tổ chức sự kiện có thể làm gì?

Hãy lựa chọn và đánh giá thật kỹ các yêu cầu đấu thầu của khách hàng, xem xét tiềm năng & mối quan hệ để đảm bảo tham dự một cuộc đấu thầu công bằng và minh bạch.

Để giữ mối quan hệ với một khách hàng mời và giảm thiểu thời gian cho việc thực hiện các bản kế hoạch, báo giá hay proposal, nên phát triển các đề xuất về chủ đề và ý tưởng để trình bày trước khi đi vào chi tiết kế hoạch thực hiện hay thiết kế.

Hãy chuẩn bị các proposal mẫu hay bảng chào giá tiêu chuẩn (rate card) hãy gửi cho khách hàng nếu như khách hàng có yêu cầu.

Nếu bạn thực sự quan tâm đến gói thầu của sự kiện, hãy nên cố gắng trò chuyện trực tiếp với người liên hệ hoặc người có tiếng nói quyết định trong dự án và làm rõ bất kỳ câu hỏi. Đôi khi điều này cần để xác định khả năng thành công và quyết định xem nó có đáng để đầu tư thời gian của bạn không. Thật không may đôi khi bạn làm tất cả mọi sự chuẩn bị và bạn vẫn trở thành một “chân gỗ” không mong muốn cho một dự án nào đó. Vậy thì không sao cả, đây là chi phí cơ hội mà chúng ta bỏ ra, vì “để giành chiến thắng, bạn phải ở trong cuộc thi đó ".

6. Khách mời “giả” & Khán giả “ảo”

Một trong những điều thường xảy ra là những khách mời nhận thư mời và xác nhận tham dự, những khán giả trả lời nhưng sau đó không bao giờ thực sự xuất hiện tại sự kiện.

Việc này gây ảnh hưởng lớn đến chất lượng sự kiện diễn ra, nó có thể dẫn đến sự thất vọng của khách hàng khi nhìn thấy những chỗ trống trong khán phòng hoặc những bức ảnh báo cáo “không có khán giả”. Việc này gây sự lãng phí tiền bạc và cũng lãng phí về thực phẩm, đồ uống và các mặt hàng liên quan khác trong thời điểm chi phí tổ chức sự kiện đang tăng cao.

Chính điều này đã làm các nhà tổ chức sự kiện sử dụng các khách mời “giả” và khán giả “ảo” đến các sự kiện được tổ chức nhằm mục đích lắp đầy khán phòng và có hình ảnh báo cáo chất lượng. Tuy vậy, việc làm này không mang đến hiệu quả cho truyền thông và tiếp cận các đối tượng khách hàng tiềm năng.

Nhà tổ chức sự kiện có thể làm gì?

Mặc dù không có giải pháp hoàn hảo đưa ra cho vấn đề này, bạn cần phải truyền thông thật nhiều đến các đối tượng mục tiêu về một sự kiện thật độc đáo và đúng nhu cầu của khách mời và khán giả để kích thích nhu cầu tham gia sự kiện của họ.

Hãy chăm sóc từng khách mời / khán giả như khách hàng của bạn bằng các công cụ CRM như : email, sms… để đảm bảo họ sẽ đến sự kiện của bạn.

7. Quá tải & kiệt sức

Các nhà tổ chức sự kiện không ngại ngần bỏ ra hàng giờ làm việc liên tục cho sự kiện của mình, nhưng nếu bạn liên tục làm việc hơn 10 giờ một ngày, hơn 80 giờ một tuần, bạn cần phải suy nghĩ lại để tránh bị kiệt sức và tổn hại lâu dài cho sức khỏe của bạn và nhân viên công ty.

Sau một ngày dài sự kiện khó khăn, một khởi đầu sớm hoặc kết thúc muộn, hãy quan tâm đến sức khoẻ và thật sự thận trọng khi đang làm việc, chạy sự kiện, điều khiển máy móc hoặc lái xe trong tình trạng mệt mỏi. Điều này có thể gây nguy hiểm cho bạn, nhân viên bạn và cả sự kiện của bạn.

Nhà tổ chức sự kiện có thể làm gì?

Đừng gây nguy hiểm cho bản thân hoặc người khác. Hãy đặt chỗ thêm một đêm sau sự kiện ở tỉnh xa, hãy dừng chân và nghỉ ngơi nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ nào về sự tỉnh táo và khả năng hoạt động của bản thân một cách an toàn.

8. Căng thẳng & áp lực

Bạn không cần chúng tôi nói với bạn rằng bạn làm việc một trong những ngành áp lực nhất thế giới. Một chút căng thẳng & áp lực đôi khi có thể tốt về hiệu suất và tăng adrenaline trong lúc làm việc nhưng quá nhiều căng thẳng trong một thời gian lâu dài có thể gây tổn hại cho tinh thần của bạn.

Hãy nhớ rằng đã có những người tự tử vì áp lực và căng thẳng trong công việc.

Nhà tổ chức sự kiện có thể làm gì?

Tất nhiên, việc nói dễ luôn hơn làm nhưng cố gắng đạt được một số cân bằng cuộc sống và công việc sẽ giúp chúng ta giảm bớt căng thẳng và áp lực trong ngành này.

9. Những khoản tiền dưới bàn

Ngay đến cả hai sự kiện lớn trên toàn cầu, World Cup và Thế vận hội, vẫn đang được điều tra về các khoản thanh toán hối lộ và bất thường. Việc các khoản tiền được chi ngoài sổ sách để giúp các công ty tổ chức sự kiện được thắng thầu, hoặc việc chọn các nhà cung cấp, các địa điểm tổ chức luôn là một vấn đề tồn tại trong ngành tổ chức sự kiện tại bất kỳ quốc gia nào.

Những khoản “khuyến mãi" này có thể ảnh hưởng đến quyết định của một sự kiện, và đôi khi các hợp đồng sự kiện được ký kết dựa trên điều này hơn là chất lượng dịch vụ hoặc ý tưởng đề xuất.

Nhà tổ chức sự kiện có thể làm gì?

Việc này có thể xảy ra ở mọi cấp độ và mọi lúc mọi nơi. Hãy đảm bảo rằng bạn luôn cung cấp dịch vụ tốt nhất để có thể chiến thắng sự kiện mà không cần đến những khoản này.

10. Sự cố & tai nạn

Không có số liệu chính xác nào có sẵn cho số lượng thương tích hay tử vong do người lao động trên các trang web thống kê sự kiện, vì các con số thường được liệt kê dưới sự cố tại các công trường xây dựng. Tuy nhiên, chúng có nhiều trường hợp bi thảm tại các địa điểm lễ hội, đặc biệt trong quá trình xây dựng và tháo dỡ khi máy móc thường được sử dụng.

Các sự cố chết người cũng thường xuyên được báo cáo tại các sự kiện, đặc biệt là các sự kiện với số lượng người tham gia lớn. Phải biết rằng 13% số ca tử vong trong các lễ hội trên toàn thế giới là do ma túy và rượu. Hãy ghi nhớ thảm kịch vừa xảy ra tại lễ hội “Trip to the Moon” để có các biện pháp giữ an toàn cho sự kiện của mình.

Bạn không bao giờ mong muốn phải đối mặt với sự cố và các tai nạn nhưng với số lượng người tham gia lớn thì chuyện gì cũng có thể xảy ra.

Nhà tổ chức sự kiện có thể làm gì?

Chúng ta bắt buộc có nhiệm vụ để giữ cho công nhân, nhà cung cấp và người tham dự luôn an toàn. Từ việc tuân thủ các quy định an toàn trong dàn dựng và thi công sự kiện, đến giảm thiểu tử vong do ma túy tại các lễ hội thông qua việc sử dụng các nhà cung cấp có uy tín và đảm bảo các quy trình an toàn và sức khỏe được tôn trọng và nghiêm ngặt.

11. Các yếu tố bất khả kháng

Khi làm sự kiện, các yếu tố về luật pháp, chính trị, văn hoá và con người tại mỗi địa phương có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện diễn ra. Thời gian gần đây, việc những yếu tố luật định đã làm cho một số sự kiện bị hoãn hay bị huỷ bỏ trong khi đã tiến đến gần giai đoạn thực hiện hoặc sắp diễn ra. Việc ca sĩ Tuấn Hưng bị dừng tổ chức Liveshow “Ngựa Hoang” trước giờ diễn ra là một ví dụ điển hình.

Điều này gây ra nhiều khó khăn cho công ty tổ chức sự kiện, tổn thất về tài chính cho khách hàng và sự hụt hẫng cho khán giả mong chờ sự kiện diễn ra.

Nhà tổ chức sự kiện có thể làm gì?

Chúng ta hãy tuân theo các luật định liên quan đến giấy phép tổ chức chương trình, các yếu tố văn hoá và thuần phong mỹ tục, các quy định về bản quyền, tác quyền, an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, an toàn vệ sinh thực phẩm …. Và hàng loạt các yếu tố khác để đảm bảo sự kiện được diễn ra như kế hoạch

Kết luận

Mỗi ngành đều có một khoảng tối và góc khuất, nhất là ngành tổ chức sự kiện với vô số ánh hào quang sân khấu. Bằng cách nâng cao chuyên môn, nhận thức & thái độ đúng đắn với ngành, các nhà tổ chức sự kiện có thể đoàn kết và cùng nhau phát triển ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam. Một ngành nghề đầy đam mê và sôi động.

Bài viết với sự tham khảo từ trang www.eventmanagerblog.com và biên tập dựa trên thực tế tại Việt Nam. Xin vui lòng góp ý dưới đây và chia sẻ kinh nghiệm và ý kiến của bạn với các nhà tổ chức sự kiện khắp Việt Nam

Bill Nguyễn
Đạo diễn & Nhà tổ chức sự kiện