Bí quyết xử lý 500 đơn hàng/ngày hiệu quả

Khi chuỗi cửa hàng kinh doanh đạt ngưỡng 500 đơn hàng/ngày và lượng đơn hàng online đến từ các kênh chiếm một tỷ lệ không nhỏ thì quy trình xử lý và giao hàng sẽ trở thành một bài toán hóc búa cho các chủ shop, câu chuyện trở nên phức tạp hơn khi hàng hóa lại đang nằm rải rác ở nhiều kho khác nhau. Sau 3 năm vận hành chuỗi cửa hàng đồ làm bánh Beemart, Chị Tống Thị Ngọc Ánh, chia sẻ bí quyết xử lý giao hàng hiệu quả hàng trăm đơn hàng mỗi ngày.

Để đạt được tốc độ tăng trưởng 100% trong 3 năm liên tiếp, Beemart đã khai thác triệt để lợi thế của bán hàng đa kênh từ online đến offline và quản lý tập trung. Theo đó, hệ thống vận hành sẽ cập nhật các đơn hàng từ các kênh bán như website, facebook, sàn, hay tại cửa hàng, Beemart có riêng bộ phận kho chuyên trách xử lý các đơn hàng đổ về từ các kênh bán, chị Ngọc Ánh chia sẻ.

Thiết lập quy trình xử lý đơn hàng phù hợp mô hình vừa online, vừa offline

Tuy lượng đơn hàng online chỉ bằng ¼ so với lượng đơn bán tại quầy, nhưng quy trình để hoàn tất đơn hàng online thường phức tạp hơn nhiều so với việc bán hàng tại cửa hàng. Quy trình bán hàng tại cửa hàng diễn ra rất đơn giản, khách hàng lựa sản phẩm rồi thanh toán tại quầy.

Quy trình xử lý đơn hàng khi bán hàng đa kênh

Trong trường hợp khách hàng lựa chọn các sản phẩm tại cửa hàng nhưng lại yêu cầu ship và trả tiền khi nhận hàng theo hình thức COD, quy trình này sẽ giống với việc tạo đơn hàng khi khách hàng mua trên các kênh online. Theo đó, người bán sẽ cần tạo đơn và đưa đơn hàng xuống bộ phận kho để xử lý, kết nối với bên vận chuyển để hoàn tất đơn hàng.

“Điều quan trọng nhất trong mô hình bán hàng đa kênh này là người bán cần kiểm soát được hàng tồn kho tức thì. Dù có sử dụng phần mềm hay thủ công, người bán luôn cần nắm bắt được lượng hàng trong kho còn hay hết trước khi chốt được đơn hàng. Vì vậy cần luôn đảm bảo chỉ hiển thị những mặt hàng còn trong kho trước khi có khách đặt đơn. Nói cách khác, việc đồng bộ tồn kho khi bán hàng đa kênh là một mắt xích cực kỳ quan trọng trong quản lý và vận hành bán lẻ”, chị Ngọc Ánh nhấn mạnh.

Sử dụng cùng lúc nhiều bên vận chuyển để luôn chủ động và giảm thiểu rủi ro

Để đáp ứng được lượng đơn hàng phải vận chuyển lớn mỗi ngày, Beemart kết nối với nhiều đơn vị vận chuyển cho nội thành khu vực Hà Nội, Tp. HCM và các tỉnh thành khác. Mặc dù không có sự khác biệt lớn giữa các đơn vị chuyển phát nhanh mảng TMĐT, nhưng mỗi đơn vị vẫn có những lợi thế riêng của mình. “Việc cùng lúc đồng hành với nhiều bên vận chuyển cho phép Beemart linh hoạt hơn trong việc chủ động kết nối để đảm bảo việc giao hàng đúng hẹn và tránh việc phụ thuộc vào một đơn vị vận chuyển nào”, chị Ngọc Ánh cho biết.

Chẳng hạn, Giao hàng nhanh và Giao hàng tiết kiệm có lợi thế với các đơn hàng giao hàng nội thành Hà Nội và Hồ Chí Minh, mức chi phí hợp lý và hệ thống tích hợp kết nối đơn hàng vận chuyển tự động, cùng với các báo cáo theo dõi về tình trạng đơn hàng luôn được cập nhật kịp thời, thuận tiện cho người quản lý. Trong khi đó, với các đơn hàng đi tỉnh, Beemart chủ yếu sử dụng dịch vụ của Shipchung, ViettelPost và VNPost. Một điểm lưu ý nữa khi lựa chọn các đơn vị vận chuyển là ngoài yếu tố về giá thành, thời gian giao hàng, các chủ shop cũng nên quan tâm cả khả năng phối hợp khi xử lý các sự cố và khiếu nại, chị Ngọc Ánh bổ sung.

Lựa chọn nền tảng quản lý kết nối đẩy đơn tự động sang các bên vận chuyển

Hiện nay, với sự sẵn sàng của các công cụ, giải pháp về TMĐT, không khó để lựa chọn một nền tảng vận hành mở có khả năng tích hợp được với các bên thứ 3 giúp cho chủ shop tận dụng được lợi thế của công nghệ. Chị Ánh cho hay riêng trong khâu giao vận, khi đơn hàng lên tới hàng trăm đơn mỗi tháng là ngay lập tức sẽ gặp rất nhiều những khó khăn trong quá trình vận hành và quản lý, mất quá nhiều thời gian thủ công cho những bước nhỏ ở giữa các khâu quan trọng. Ví dụ như khách hỏi phí ship phải vào từng hệ thống đơn vị vận chuyển kiểm tra cước cho từng địa điểm rồi báo lại, nhận đơn xong thì phải tạo đơn lại từ đầu trên các hệ thống vận chuyển để họ đến lấy hàng, sau đó muốn theo dõi trạng thái của từng đơn lại vào từng bên vận chuyển để theo dõi, rồi tổng hợp, đối soát, thanh toán công nợ… Nếu dùng nhiều bên vận chuyển, không cẩn thận dễ bị tẩu hỏa nhập ma lúc nào không hay.

Với kinh nghiệm hơn 3 năm sử dụng nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh Sapo.vn, chị Ngọc Ánh cho biết: “Việc sử dụng phần mềm tích hợp các đơn vị vận chuyển giúp mình có thể so sánh giá ship, đẩy đơn tự động sang các đơn vị vận chuyển. Điều này giúp mình tiết kiệm tới 70% thời gian so với trước đây khi phải thủ công vào từng đơn vị để xem giá ship gói hàng và tạo đơn lại trên hệ thống. Từ đó không những giảm thiểu được công sức, thời gian xử lý đơn hàng mà còn giảm thiểu tối đa tỷ lệ sai sót về thông tin đơn hàng. Ngoài ra, mình cũng dễ dàng theo dõi được tình trạng đơn hàng được giao hàng như thế nào tại một nơi, chi tiết lộ trình của đơn hàng được cập nhật liên tục để phản hồi cho khách hàng”.

Thời buổi cạnh tranh hiện nay, để kiếm được đơn hàng đã khó nên việc tăng cường trải nghiệm đến tận khâu giao hàng và thu tiền cũng cần diễn ra hết sức trơn tru và hiệu quả. Các chủ shop nên trải nghiệm các đơn vị vận chuyển khác nhau để lựa chọn cho mình những đơn vị uy tín và phù hợp nhất theo nhóm ngành hàng. Khai thác yếu tố công nghệ trong viêc tích hợp giữa nền tảng vận hành với các đơn vị vận chuyển sẽ là một lợi thế lớn để rút ngắn thời gian giao hàng và tiết kiệm chi phí cho shop.