70-90% trong 1,3 triệu chủ shop kinh doanh nhỏ lẻ vẫn quản lý cửa hàng bằng ghi chép thủ công

Số liệu của AC Nielsen cho thấy Việt Nam hiện có khoảng hơn 1,3 triệu cửa hàng bán lẻ, đáng chú ý là hơn 90% chủ cửa hàng tại các tỉnh và 70% cửa hàng tại các thành phố lớn vẫn đang quản lý cửa hàng bằng cách ghi chép thủ công.

21 giờ, Khánh Linh - cô chủ của một shop mỹ phẩm tại Hà Nội vẫn đang loay hoay ngồi kiểm hàng, miệng lẩm nhẩm, tay ghi chép rồi bấm máy tính. Thi thoảng Linh lại vò đầu bứt tai, đăm chiêu như đang lục tìm gì đó trong trí nhớ.

Một ngày làm việc của “cô chủ” Linh luôn bắt đầu vào 8h sáng và kết thúc lúc 9-10h đêm. Guồng quay kinh doanh một ngày bắt đầu từ vô vàn những công việc không tên từ đăng bán hàng, tư vấn, ghi chép, tính toán, rồi xuất nhập, kiểm kê hàng hóa, quản lý thu chi, lãi lỗ, vận chuyển, thanh toán… nhiều lúc chỉ vì chênh lệch một vài con số mà mất nửa ngày mới tìm ra nguyên nhân.

Hơn 70% shop vẫn đang quản lý thủ công

Thời kỳ đầu, Linh dùng sổ sách và excel thấy vẫn ổn, không có vấn đề gì xảy ra. Lúc ấy gần như mọi thứ sẵn trong đầu và chị luôn tự tin vào “trí nhớ tốt” của bản thân.

Dần dần lượng đơn hàng ngày càng tăng, các loại mặt hàng cũng nhiều hơn. Một mình không đảm nhận xuể các công việc, Linh cũng thuê thêm 1 nhân viên bán thời gian để bán hàng phụ giúp. Nhưng mọi thứ không đơn giản như Linh nghĩ, nhân viên cập nhật file excel thường xuyên sai sót, đôi khi bán thêm cái này, khách trả lại hàng cái kia… mà quên không nhập vào file để theo dõi, khiến lượng hàng hóa, tiền thu chi, lãi lỗ bị chênh lệch nhiều.

Hàng thì lúc dư, lúc thiếu, có khi mất hàng cũng không hay. Mỗi lần khách đặt hàng là lại phải vào kho kiểm tra lại chính xác mặt hàng đó còn hay hết rồi mới dám phản hồi lại cho khách, vừa mất thời gian, lại thiếu chuyên nghiệp.

Linh không bao giờ an tâm giao cửa hàng cho nhân viên chăm nom, nên cả ngày lúc nào cũng túc trực tại cửa hàng. Cô chủ shop này rơi vào tình cảnh rối ren trong kinh doanh không phải vì không có khách mà chỉ vì không nắm được chính xác hàng hóa, không quản lý được nhân viên, cửa hàng. Cảm giác như mình đang là nô lệ cho cửa hàng không còn thời gian cho gia đình hay bản thân.

Tình trạng như của Khánh Linh chỉ là một ví dụ điển hình của các chủ shop đang kinh doanh và quản lý theo cách thủ công truyền thống. Theo số liệu của AC Nielsen, Việt Nam hiện có khoảng hơn 1,3 triệu cửa hàng bán lẻ, đáng chú ý là hơn 90% chủ cửa hàng tại các tỉnh và 70% cửa hàng tại các thành phố lớn vẫn đang quản lý cửa hàng bằng cách ghi chép thủ công.

Tỷ lệ sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cũng vẫn đang có sự chênh lệch khá lớn giữa các khu vực. Theo thống kê trên hơn 10.000 khách hàng đang dùng phần mềm quản lý bán hàng Sapo POS, có tới 65% khách hàng của Sapo đến từ Hà Nội và Hồ Chí Minh, các tỉnh thành khác tỷ lệ sử dụng còn rất hạn chế. Điều đó cũng cho thấy sự chênh lệch khá lớn giữa thực tế ứng dụng công nghệ vào bán lẻ của các khu vực.

Các chủ shop chưa sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cơ bản là những trường hợp như của chị Linh thời kỳ đầu mới mở cửa hàng, quy mô còn quá nhỏ, số lượng sản phẩm, khách hàng chưa nhiều. Thế nhưng theo nghiên cứu, các nhà bán lẻ sẽ mất tới 12% doanh thu mỗi tháng do không kiểm soát tốt hàng hóa, chi phí do cách quản lý thủ công bằng sổ sách, ghi chép tay. Chỉ khi "mất bò" các chủ shop mới nghĩ đến việc "làm chuồng".

Công nghệ đã sẵn sàng, ai tận dụng được sẽ là người thắng cuộc

Công nghệ ngày nay đang có xu hướng phục vụ “tận răng” cho người bán hàng giúp họ kinh doanh “nhàn tênh” và hiệu quả hơn. So với trước đây, công nghệ quản lý bán hàng không còn là thứ gì đó quá xa xỉ nữa khi chỉ cần khoảng trên dưới 200.000 đồng mỗi tháng, người kinh doanh đã sở hữu một phần mềm quản lý bán hàng tối ưu. Chủ cửa hàng hoàn toàn có thể quản lý từ xa từng hoạt động của cửa hàng, nhân viên, nắm bắt báo cáo về hàng hóa, doanh thu, lãi lỗ, hàng bán chạy hay bán chậm… để đưa ra những quyết định kinh doanh kịp thời, chính xác.

Ông Trần Trọng Tuyến - Giám đốc điều hành CTCP Công nghệ Sapo, cung cấp phần mềm quản lý bán hàng Sapo POS, cho biết “Kinh doanh bây giờ không còn là cuộc chiến của việc ai cần mẫn hơn mà là ai biết khai thác công nghệ để chúng phục vụ, tạo nên lợi thế cho mình, người đó sẽ thắng cuộc”.

Ông Tuyến cũng cho hay, hiện nay nền tảng Sapo.vn có hơn 43.000 khách hàng trong đó phần mềm quản lý bán hàng Sapo POS có hơn 10.000 khách hàng, là một trong những phần mềm dễ sử dụng và tối ưu nhất cho người bán hàng. Sapo có thế mạnh trong việc quản lý bán hàng đa kênh và có thể nâng cấp gói dịch vụ theo nhu cầu, quy mô trong từng thời kỳ của người bán hàng một cách nhanh chóng.

Thị trường bán lẻ Việt Nam được đánh giá là miếng bánh hấp dẫn, đang có sự tăng trưởng nóng và có tiềm năng phát triển mạnh mẽ trong thời gian tới. Theo Tổng cục thống kê, thị trường bán lẻ hàng hóa của Việt Nam năm 2017 ước tính đạt 130 tỷ USD (tăng 10,9% so với năm 2016). Báo cáo của A.T. Kearney cũng cho thấy Việt Nam xếp thứ 6 trong Chỉ số phát triển Bán lẻ toàn cầu.

Mặc dù vậy nhưng tốc độ tăng trưởng và tỷ lệ thành công phần lớn lại phụ thuộc vào việc các doanh nghiệp, các chủ shop bắt kịp sự thay đổi của thị trường như thế nào. Rõ ràng cơ hội tăng trưởng vẫn luôn hiện hữu và công bằng cho tất cả mọi người, điều quan trọng là các cửa hàng biết cách tận dụng nguồn lực, ứng dụng công nghệ để quản lý cửa hàng hiệu quả, tiết kiệm.

Việc lựa chọn một phần mềm phù hợp sẽ giúp các chủ shop tiết kiệm rất nhiều nguồn lực và tài chính, giảm thiểu thất thoát hàng hóa, chi phí và hoàn toàn có thể quản lý từ xa để đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác.

Theo Cafebiz